Приложение 2. Правила обработки персональных данных в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области"

Приложение 2
к постановлению администрации
МО "Краснознаменский муниципальный округ
Калининградской области"
от 13 августа 2024 года N 620

Правила
обработки персональных данных в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области"

1. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

1.2. Обработка персональных данных в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области".

1.3. Правила определяют политику администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений

2.1. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 5 положения об обработке и защите персональных данных в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении муниципальной службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции определяется по форме согласно приложению 1, либо по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

2.2. В целях, указанных в пункте 2.1. настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных лиц, замещающих муниципальные должности в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", муниципальных служащих администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы:

1) фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

6) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

7) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

8) реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

9) идентификационный номер налогоплательщика;

10) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

11) реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о социальном положении;

13) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);

14) сведения о трудовой деятельности;

15) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

16) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

17) сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

18) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

19) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1. Правил.

2.3. Обработка персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений осуществляется специалистом, уполномоченным соответствующим распоряжением администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" на осуществление обработки персональных данных, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.4. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы.

2.5. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений у третьей стороны следует известить их об этом заранее, получить письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.

2.6. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу лиц, замещающих муниципальные должности в администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", муниципальных служащих администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы, персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2. настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.7. При сборе персональных данных уполномоченное лицо, указанное в пункте 2.3. настоящих Правил, осуществляющее сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.8. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций

3.1. Обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в администрацию муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", осуществляется, в том числе, в целях предоставления государственных или муниципальных услуг и осуществления муниципальных функций определяется по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в администрацию муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

3.3. При рассмотрении обращений граждан и организаций подлежат обработке их следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.

3.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется с предварительного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, когда допускается обработка персональных данных без согласия гражданина.

3.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется администрацией муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", или должностными лицами, ответственными за предоставление соответствующих государственных или муниципальных услуг и (или) осуществление муниципальных функций, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется непосредственно от субъектов персональных данных путем:

1) получения подлинников документов, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг или реализации вопросов местного значения, в том числе заявления;

2) заверения необходимых копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в информационные системы администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области".

3.7. При обработке персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.8. При сборе персональных данных муниципальный служащий администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", предоставляющий государственные или муниципальные услуги и исполняющий муниципальные функции, осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных или в связи с реализацией вопросов местного значения, обязан разъяснить субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

3.9. В случае отказа субъектов персональных данных предоставить персональные данные заполняется форма согласно приложению 4 к настоящим Правилам, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ.

3.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

4. Обезличивание персональных данных

4.1. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

4.2. Обезличивание персональных данных может быть проведено с целью ведения статистического учета и отчетности, снижения ущерба от разглашения персональных данных, снижения уровня защищенности автоматизированных информационных систем, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Обезличивание персональных данных осуществляется в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных".

4.4. Обезличенные персональные данные не подлежат разглашению.

4.5. Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

5. Сроки обработки и хранения персональных данных

5.1. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, со сроком хранения, определенным частью 7 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

5.2. Если сроки обработки и хранения персональных данных не установлены законодательством Российской Федерации, то обработка и хранение персональных данных категорий субъектов осуществляются не дольше, чем этого требуют цели их обработки и хранения.

5.3. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5.4. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

5.5. Контроль хранения и использования материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений администрации муниципального образования "Краснознаменский городской округ".

6. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

6.1. Администрацией муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", осуществляется систематический контроль документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащими уничтожению.

6.2. Структурными подразделениями администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который передается в экспертно-проверочную комиссию, назначаемую соответствующим распоряжением администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области".

6.3. После утверждения и согласования экспертно-проверочной комиссией акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы, содержащие персональные данные, могут быть уничтожены. Об уничтожении составляется акт.

6.4. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

7. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

7.1. Субъекты персональных данных имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных.

7.2. Субъекты персональных данных вправе требовать от администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области" уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7.3. Информация, касающаяся обработки персональных данных, должна быть предоставлена субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в ней не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

7.4. Информация, касающаяся обработки персональных данных, предоставляется субъекту персональных данных или его представителю муниципальным служащим структурного подразделения администрации муниципального образования "Краснознаменский муниципальный округ Калининградской области", осуществляющего обработку соответствующих персональных данных, при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его предста