Постановление Правительства Новгородской области от 12 сентября 2024 г. N 429 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области"

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция):

1. Дополнить пункт 2.5.2 абзацем следующего содержания:

"Внесение изменения в правовой акт путем изложения его в редакции не допускается.".

2. Считать пункты 6.1.1 - 6.1.3 пунктами 6.1.2 - 6.1.4 соответственно.

3. Дополнить пунктом 6.1.1 следующего содержания:

"6.1.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, образовавшихся в деятельности Правительства Новгородской области, осуществляется в соответствии Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее Правила).".

4. Изложить в пункте 6.2.1 третий, четвертый абзацы в редакции:

"Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел включается в СЭД ОИВ Новгородской области в качестве справочника, на основании которого осуществляются систематизация и учет документов, а также их метаданных.".

5. Изложить пункт 6.2.2 в редакции:

"6.2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее Перечень), Регламентом Правительства Новгородской области, иными правовыми актами Правительства Новгородской области.".

6. Изложить в пункте 6.2.3 третий, четвертый абзацы в редакции:

"Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется в последнем квартале текущего года, утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, его замещающим, в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования с ЭК и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства Новгородской области (в случае изменения структуры, состава, наименования и функций Правительства Новгородской области номенклатура дел Правительства Новгородской области подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее ЭПК области).".

7. В пункте 6.2.4:

7.1. Заменить в двадцать седьмом абзаце слова "Срок хранения и номера статей по перечню" на "Срок хранения и N статьи по перечню";

7.2. Заменить в двадцать девятом абзаце слова "временного срока" на "временных сроков", "Срок хранения и номер статьи по перечню" на "Срок хранения и N статьи по перечню";

7.3. Изложить последний абзац в редакции:

"В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел. По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел Правительства Новгородской области о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временных сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временных сроков хранения.".

8. Дополнить пункт 6.3.1 абзацем следующего содержания:

"Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).".

9. В пункте 6.3.2:

9.1. Дополнить после второго абзаца абзацем следующего содержания:

"в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;";

9.2. Изложить седьмой абзац в редакции:

"по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;".

10. Заменить в пункте 6.3.3 слово "временного" на "временных".

11. В пункте 6.3.4:

11.1. Изложить первый абзац в редакции:

"6.3.4. Законченные делопроизводством дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив и подлежат оформлению и описанию.";

11.2. Заменить:

во втором абзаце слово "временного" на "временных";

в третьем абзаце слова "временного" на "временных", "срока" на "сроков";

в одиннадцатом абзаце слова "электронных дел" на "электронных документов".

12. Изложить пункт 6.3.6 в редакции:

"6.3.6. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;

номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.".

13. В пункте 6.3.8:

13.1. Заменить в первом абзаце слово "временного" на "временных";

13.2. Изложить третий абзац в редакции:

"В конце внутренней описи документов дела указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.".

14. Дополнить в пункте 6.3.9 первый абзац после слова "постоянного" словом "срока".

15. В пункте 6.3.10:

15.1. Заменить в шестом абзаце слово "Датой" на "Датами";

15.2. Изложить седьмой абзац в редакции:

"Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.".

16. Изложить пункт 6.3.11 в редакции:

"6.3.11. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются управлением делопроизводства и архива после рассмотрения годового раздела сводной описи ЭПК области и утверждения Губернатором Новгородской области или лицом, исполняющим его обязанности (до этого архивный шифр проставляется карандашом).".

17. Изложить в пункте 6.4.1 второй абзац в редакции:

"Экспертиза ценности документов Правительства Новгородской области проводится при составлении номенклатуры дел Правительства Новгородской области в процессе формирования дел, при подготовке дел, электронных документов к передаче в ведомственный архив, при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный архив, при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.".

18. Изложить пункт 6.4.4 в редакции:

"6.4.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел Правительства Новгородской области;

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в ведомственный архив;

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.".

19. Заменить в первом абзаце пункта 6.4.5 слова "временного" на "временных", "срока" на "сроков".

20. Изложить в пункте 6.4.6 первый, второй абзацы в редакции:

"6.4.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются номенклатура дел Правительства Новгородской области, описи дел, документов, описи электронных документов: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 36 к Инструкции по делопроизводству, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Акт согласовывается на заседании ЭК, направляется на утверждение ЭПК области и подписывается Губернатором Новгородской области или лицом, исполняющим его обязанности, в СЭД ОИВ Новгородской области.".

21. Исключить пункт 6.4.7.

22. Заменить в первом абзаце пункта 6.5.1 слово "временного" на "временных".

23. Изложить пункт 6.5.3 в редакции:

"6.5.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются из управления делопроизводства и архива, структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области в ведомственный архив не ранее чем через один год и не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временных (до 10 лет) сроков хранения передаче в ведомственный архив не подлежат (хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области и по истечении сроков их хранения после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению в установленном порядке).".

24. В пункте 6.5.4:

24.1. Исключить второй абзац;

24.2. Дополнить последний абзац после слов "Губернатора Новгородской области" словами "или лица, исполняющего его обязанности,".

25. Дополнить пункт 6.5.5 после слов "Губернатора Новгородской области" словами "или лица, исполняющего его обязанности".

26. Дополнить пунктом 6.5.7 следующего содержания:

"6.5.7. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Новгородской области, структурным подразделением Администрации Губернатора Новгородской области принимаются меры по их розыску.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела структурным подразделением Администрации Губернатора Новгородской области составляется акт о недостаче документов и дел постоянного хранения, по личному составу в произвольной форме, который подписывается начальником управления делопроизводства и архива и руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области и передается вместе с описями дел, документов лицу, ответственному за ведомственный архив. Сводный акт о недостаче документов и дел постоянного хранения, по личному составу составляется управлением делопроизводства и архива и утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, исполняющим его обязанности.".

27. Исключить в четвертом абзаце пункта 6.6.2 слово "дел,".

28. Изложить название раздела 6.7 в редакции:

"6.7. Составление описей дел, документов, электронных документов".

29. В пункте 6.7.1:

29.1. Заменить в первом абзаце слово "временного" на "временных";

29.2. Дополнить:

второй абзац после слов "описи дел" словом ", документов";

третий абзац после слова "дел" словом ", документов".

30. Изложить пункт 6.7.2 в редакции:

"6.7.2. В зависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронные документы по формам согласно приложениям N 31 - 35 к Инструкции по делопроизводству.".

31. Исключить в первом абзаце пункта 6.7.4 слова "справочный аппарат к описи и".

32. Дополнить в пункте 6.7.5 первый абзац после слов "описи дел" словами ", документов, описей электронных документов".

33. Изложить пункты 6.7.7 - 6.7.9 в редакции:

"6.7.7. При составлении описи электронных документов в опись включаются:

номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела по номенклатуре дел;

вид, заголовок;

регистрационный номер документа;

дата документа;

указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу);

срок хранения;

примечания.

В реестрах файлов электронных документов учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера электронного документа (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата).

Реестры файлов электронных документов составляются и хранятся в электронном виде.

6.7.8. Состав справочного аппарата к описи дел, документов, его содержание, а также количество составляемых описей дел, документов и порядок их представления на ЭПК области определяется пунктами 29, 70 - 72 Правил.

6.7.9. Вместе с описью дел, документов постоянного хранения на рассмотрение ЭПК области представляется историческая справка к фонду (дополнение к исторической справке). Историческая справка к фонду Правительства Новгородской области состоит из 3 разделов: история фондообразователя, отражающая историю Правительства Новгородской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственная принадлежность, структура и функции, их изменения, название организации-предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду Правительства Новгородской области, место хранения документов по личному составу). Историческая справка подписывается работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива.

Историческая справка к фонду составляется в 2 экземплярах, один экземпляр хранится в деле фонда, второй - передается в государственный архив.".

34. Заменить в первом абзаце пункта 6.8.1 слова "справочный аппарат" на "научно-справочный аппарат".

35. Дополнить пункт 6.8.6 после слов "акт о выдаче" словом "архивных".

36. Изложить пункт 6.8.10 в редакции:

"6.8.10. Финансовое управление Администрации Губернатора Новгородской области исполняет запросы социально-правового характера (запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) в форме архивных справок, архивных выписок (далее справки). Справки подписываются уполномоченным должностным лицом Правительства Новгородской области и начальником финансового управления Администрации Губернатора Новгородской области - главным бухгалтером.".

37. Исключить пункты 6.8.11 - 6.8.14.

38. Дополнить в приложении N 31 к Инструкции в названии после слова "выдаче" словом "архивных".

39. Исключить в названии, тексте приложения N 35 к Инструкции слово "дел,".

Губернатор Новгородской области

А.С. Никитин