Приложение 1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

Информация об изменениях:

Приложение 1 изменено с 1 января 2019 г. - Распоряжение Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 27 декабря 2018 г. N 312-р

См. предыдущую редакцию

ГАРАНТ:

Настоящая инструкция вступает в силу с момента согласования Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Комитета
по труду и занятости населения
Санкт-Петербурга
от 29.03.2013 N 66-р

Инструкция
по делопроизводству в Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2018 г., 26 мая 2021 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга (далее - Комитет).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.3. Методическое руководство Комитетом и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга в соответствии с их компетенцией.

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Комитета осуществляет отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей.

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Специалисты (работники) Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета или его заместителям об утрате документов.

1.9. При уходе специалиста (работника) в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому специалисту (работнику) по указанию председателя Комитета или его заместителей.

1.10. Порядок прохождения документов и организации контроля за исполнением документов разработан в Комитете в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Комитета и изложен в разделах 7, 9, 10 Инструкции.

В Комитете устанавливается централизованная система регистрации документов, их направления на рассмотрение исполнителям по принадлежности вопросов и поручений, отправки исходящих документов.

1.11. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, законами Санкт-Петербурга, "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также на основании Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп.

1.12. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности Комитета, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы) является собирательным обозначением автора документа. Автором документа является Комитет по труду и занятости населения Санкт-Петербурга. Данное наименование закреплено в Положении о Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 12.12.2006 N 1542.

Если документ подготавливается совместно двумя и более исполнительными органами, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Справочные данные о Комитете

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование исполнительного органа).

Наименование вида документа печатается прописными буквами, например, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.

2.1.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов, организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что этот документ включен в Комитете в ЕСЭДД, находится под контролем и ответственностью Комитета.

Не допускается отправлять из Комитета письма, не имеющие регистрационного номера.

2.1.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования исполнительного органа.

Например: "Комитет по труду и занятости населения Санкт-Петербурга".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в Комитете грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в локальных нормативных актах Комитета. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:
	Для служебного пользования Экз. N 1

2.1.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:
	Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.

Например:
	Руководителю Федеральной службы по труду и занятости Вуколову В.Л.

При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно.

Например:
	Администрациям районов Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным адресатом) указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документы печатаются в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа), который остается в деле отправителя.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе"):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Например:
От кого:	Комитет по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
Откуда:	Галерная ул., д. 7, Санкт-Петербург, 190000
		Кому:	Учебно-методический центр документоведения и управления
		Куда:	2-ой Смоленский пер., д. 1/4, стр. 1, Москва, 121099

Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите "Адресат" указывается его наименование, затем почтовый адрес.

Например:
	Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга Караванная ул., д. 9, литера А, Санкт-Петербург, 191023

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, государственные учреждения, подведомственные Комитету, а также при переписке между структурными подразделениями Комитета (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию и инициалы, почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:
	Председателю Архивного комитета Санкт-Петербурга Соколову С.А. Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015 Ветрову И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Отрадное, Кировский р-н, Ленинградская обл., 187330

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:
	Комитет по информатизации и связи kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: (по списку).

2.1.12. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
	Подпись		Д.С. Чернейко
	14.08.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:
УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга			УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по информатизации и связи
Подпись		Д.С. Чернейко	Подпись		Д.П. Чамара
14.08.2018			14.08.2018

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО распоряжением Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 02.08.2018 N 21-р

Наименование исполнительного органа, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".

Заголовок составляет автор документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В распоряжениях, приказах, издаваемых Комитетом, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопросы:

о чем? (о ком?),
например:
О создании Методического совета Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
что? чего? (кого?),
например:
Должностной регламент главного специалиста.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Ключевое слово заголовка к приложению печатается отдельной строкой прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста).

Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

Например:

СЛУЖЕБНЫЙ РАСПОРЯДОК Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

или:

СОСТАВ Редакционной коллегии Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

Допускается отсутствие заголовка к тексту документа, если документ не превышает 4-5 строк.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.1.14. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровень рубрикаций текста не должен быть более четырех.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в приложении N 3 к Инструкции.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:

1. Положение об Аттестационной комиссии на 3 л. в 1 экз. 2. Состав Аттестационной комиссии на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Приказ от 31.07.2018 N 7 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение:	в 2 экз.
или
Приложение:	Список региональных соглашений между профсоюзами, работодателями и органами государственной власти в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер).

Например:
	Приложение N 3 к распоряжению Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 14.05.2018 N 152-р

Если приложением к распорядительному документу Комитета является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ - приложение.

Например:
	Приложение N 2 УТВЕРЖДЕНО распоряжением Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 14.05.2018 N 152-р

Если распорядительный документ Комитета имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

2.1.16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных исполнительными органами, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами без кавычек), должности лица, которым согласован документ (включая наименование исполнительного органа), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:
	СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
	Подпись		Д.С. Чернейко
	09.07.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то согласование оформляется по следующей форме:

Например:
	СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 09.07.2018 N 02-12-3456/18-0-0

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
			Положение о...

СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга			СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга
Подпись		Д.С. Чернейко	Подпись		А.Н. Ржаненков
14.08.2018			14.08.2018

2.1.17. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица исполнительного органа с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:
	Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
	Подпись		Д.С. Чернейко
	25.06.2018

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

	Замечания прилагаются Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
	Подпись		Д.С. Чернейко
	25.06.2018

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В Комитете применяется система электронного документооборота, поэтому визирование (внутреннее согласование) может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Согласование проекта правового акта Комитета осуществляется в соответствии с процедурой, изложенной в Регламенте Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга (далее - Регламент Комитета).

2.1.18. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит "Подпись" оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (под отметкой о наличии приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Реквизит "Подпись" печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:
Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга	подпись	Д.С. Чернейко

При оформлении документа на бланке Комитета в реквизите "Подпись" наименование должности лица указывается сокращенно.

Например:
Заместитель председателя Комитета	подпись	П.Е. Тищенко

Если документ оформлен не на бланке Комитета, а также на втором листе, в наименование должности включается наименование Комитета, при этом подпись оформляется следующим образом:

Первый заместитель председателя Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

подпись

Н.А. Рогачев

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:
Председатель Комитета	подпись	Д.С. Чернейко
Заместитель председателя Комитета - главный бухгалтер	подпись	Е.В. Иванова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:
Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга	Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
Подпись А.А. Корабельников	подпись	Д.С. Чернейко

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

Например:
Председатель комиссии	подпись	П.Е. Тищенко
Заместитель председателя комиссии	подпись	Е.В. Иванова
Секретарь комиссии	подпись	Т.А. Венедиктова
Члены комиссии	подпись	Г.В. Фролова

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:
Исполняющий обязанности председателя Комитета	подпись	Е.В. Иванова

2.1.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством.

Например:
Первый заместитель председателя Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга	Герб Санкт-Петербурга ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 00000000 Владелец Рогачев Николай Александрович Действителен с 01.01.20 по 31.12.20	Н.А. Рогачев

2.1.20. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оттиск печати с изображением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Герба Санкт-Петербурга приведен в приложении N 4.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы Комитета, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается "МП") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

Немина В.Н. (812) 576-28-18

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Немина Валентина Николаевна, начальник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей (812) 576-28-18, nemina_vn@ktzn.gov.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера и оформляться как нижний колонтитул.

2.1.22. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись: "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, собственноручная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:
ВЕРНО Начальник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей 25.10.2018	подпись	В.Н. Немина

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Комитете, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью.

Например:
	В данном документе прошито и пронумеровано 5 (пять) листов ВЕРНО Начальник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей
	Подпись					В.Н. Немина
	"		"				2018 г.
	МП

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Созданные копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"), заверяются электронной подписью председателя Комитета или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, предоставляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файлов;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: "Приложение к письму от (дата) N...".

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия предоставляется по сети "Интернет", или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в исполнительные органы содержит наименование исполнительного органа или наименование его структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

Отметку о поступлении документа располагают в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В Комитете применяется штамп для проставления отметки о поступлении документа, при использовании ЕСЭДД - этикетка со штрих-кодом, содержащим входящий регистрационный номер документа.

2.1.24. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата.

Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель исполнения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: "прошу зайти", "прошу переговорить" и т.п.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

В резолюции к документам, не требующим указаний по исполнению и имеющим типовые сроки исполнения, указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция на документ, поступивший на рассмотрение в электронном виде посредством системы электронного документооборота, оформляется в подсистеме "Кодекс: Управление документами" (УД). При этом в электронной карточке документа производится назначение исполнителя путем выбора его из классификатора (списка исполнителей), устанавливается срок исполнения документа (дата) и в поле "Резолюция" печатается (выбирается из списка) текст указания (поручения).

Если поступивший документ носит информационный характер, в поле "без возврата" электронной карточки документа делается соответствующая отметка ("V").

Резолюция адресуется конкретному лицу (не структурному подразделению). Если ответственные за вопрос, изложенный в документе, начальник структурного подразделения и (или) специалист (работник), находятся в составе структурного подразделения, назначается только один исполнитель - начальник данного структурного подразделения, непосредственно подчиненный автору резолюции.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций только лицам, непосредственно им подчиненным.

В отдельных случаях возможно рассмотрение председателем Комитета (заместителями председателя) Комитета документа непосредственно на бумажном носителе. Такая резолюция пишется председателем (заместителями председателя) Комитета от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Например:
	Танцюре С.А. Прошу подготовить проект письма по данному вопросу к 21.05.2018
	Подпись		П.Е. Тищенко
	16.04.2018

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

В этом случае рассмотренный документ с вынесенной резолюцией возвращается в отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета. Уполномоченный специалист (работник) отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей вносит содержание резолюции председателя (заместителей председателя) Комитета, сведения об исполнителях и сроках исполнения, переданного на бумажном носителе документа в его электронную карточку.

2.1.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения соблюдения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, Регламентом Комитета, распорядительными документами и (или) резолюцией председателя (заместителей председателя) Комитета.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

2.1.26. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения Комитета, в котором исполнен документ.

Например:
Отправлен факс 25.10.2018 В дело N 02-139 Заместитель начальника отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей
Подпись		Н.А. Уткина
или
Издан приказ от 09.07.2018 N 9-п "О приеме на работу" В дело N 10-140 Начальник отдела по вопросам государственной службы и кадров
Подпись		Н.А. Титова
12.07.2018

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты документов указаны в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата А4 приведена в приложении N 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

2.3.1. Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов Комитета разрабатываются отделом организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета и согласовываются с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

2.3.3. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.

2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в структурных подразделениях Комитета, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных гербовых бланков составляется акт по форме согласно приложению N 7 к Инструкции.

2.3.5. В Комитете также используются электронные формы бланков идентичные гербовым бланкам.

2.4. Изготовление и использование печатей и штампов

В Комитете используются печати с воспроизведением герба Санкт-Петербурга, печать отдела по вопросам государственной службы и кадров, печати для отдельных категорий документов (для справок), штампы для проставления отметок о регистрации, исполнении документов, опечатывании помещений.

Печати и штампы Комитета изготавливаются в ограниченном количестве и используются исключительно в служебных целях. Решение об их изготовлении принимает председатель Комитета. Заявку на изготовление печати (штампа) и ее эскиз готовит соответствующее структурное подразделение Комитета и передает в отдел эксплуатации здания Комитета.

Печати и штампы Комитета подлежат обязательной регистрации. Их общий учет ведет заместитель начальника отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета. Журнал учета печатей и штампов вносится в номенклатуру дел Комитета, все листы в нем должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью.

Выдача зарегистрированных печатей и штампов в структурные подразделения Комитета производится заместителем начальника отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета с обязательной распиской специалистов (работников) в специальном регистрационном журнале.

Печати и штампы, выданные специалистам (работникам) структурных подразделений Комитета, должны храниться в надежно закрывающихся шкафах или сейфах.

Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати Комитета возлагается на председателя Комитета, других печатей и штампов на специалистов (работников) структурных подразделений Комитета, получивших их для использования в работе.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях Комитета проверяется заместителем начальника отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

Печати и штампы, признанные недействительными, передаются с реестром оттисков в отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета для централизованного уничтожения. В журнале ставится отметка о передаче.

Уничтожение печатей и штампов производится централизовано комиссией, назначенной приказом Комитета, и оформляется актом, который утверждается председателем Комитета.

Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель начальника отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без знака точки посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Текст документа составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

При переписке с иностранными корреспондентами текст документа может быть составлен как на русском языке, так и на языке страны адресата.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Санкт-Петербурга и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Санкт-Петербурга, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.

В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости).

Во второй части (заключительной) указываются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть.

Например, распоряжения и приказы могут содержать распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Заголовки разделов и подразделов выделяются полужирным шрифтом, точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов Комитета, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

В приказах, распоряжениях Комитета текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю").

В документах коллегиальных и совещательных органов Комитета текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "комиссия... решила").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений Комитета (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав подведомственного учреждения входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение... ");

от третьего лица единственного числа ("Комитет по труду и занятости населения Санкт-Петербурга не возражает...", "комиссия считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("прошу представить...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.п.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1 -1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются.

3.2. Порядок оформления и рассылки правовых актов

3.2.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и Комитета (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа, издающего правовой акт, название вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем правовой акт).

3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.12 Инструкции.

3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением.

Например:

"6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя председателя Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга Рогачева Н.А.".

3.2.7. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД.

3.3. Постановление (распоряжение) Губернатора Санкт-Петербурга, постановление (распоряжение) Правительства Санкт-Петербурга

Постановления (распоряжения) Губернатора Санкт-Петербурга, постановления (распоряжения) Правительства Санкт-Петербурга оформляются на гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:

герб Санкт-Петербурга;

наименование органа или должностного лица, издающего постановление (распоряжение);

название вида акта;

дата акта - отделяется от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами;

номер акта;

заголовок к тексту акта.

Заголовок к тексту акта печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается через один интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную) и отделяется от преамбулы и постановляющей (распорядительной) части акта одним межстрочным интервалом.

Преамбула в постановлениях Губернатора Санкт-Петербурга завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", а в постановлениях Правительства Санкт-Петербурга - словами "Правительство Санкт-Петербурга ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слова "ПОСТАНОВЛЯЕТ" и "ПОСТАНОВЛЯЮ" печатаются полужирным шрифтом, прописными буквами, вразрядку, без кавычек.

Подпись Губернатора Санкт-Петербурга отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Санкт-Петербурга", которые печатаются в две строки через один межстрочный интервал полужирным шрифтом и центрируются относительно самой длинной строки.

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений. Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.4. Распоряжение (приказ) Комитета

3.4.1. Распоряжение (приказ) - нормативный или индивидуальный правовой акт по вопросам, отнесенным законодательством к компетенции Комитета, издаваемый Комитетом.

3.4.2. Распоряжения издаются в Комитете по основной деятельности. Распоряжения Комитета о проведении проверок юридических лиц издаются по форме, установленной Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

3.4.3. Приказы издаются в Комитете по вопросам внутренней организации работы по трем группам вопросов и подразделяются на приказы по отделу по вопросам государственной службы и кадров (по основной деятельности), приказы по кадрам (по личному составу), которые устанавливают, изменяют или отменяют права, или обязанности конкретных должностных лиц.

3.4.4. Проекты распоряжений (приказов) готовят структурные подразделения Комитета на основании поручений председателя Комитета (его заместителей) или в инициативном порядке.

3.4.5. Распоряжения (приказы) печатаются на гербовом бланке установленного образца.

Реквизитами распоряжения (приказа) являются: наименование Комитета, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

3.4.6. Текст распоряжения (приказа), как правило, состоит из трех частей: вводной (констатирующей), распорядительной и заключительной.

Вводную (констатирующую) часть распоряжения (приказа) следует начинать устойчивыми формулировками: "В соответствии", "В целях", "Во исполнение...".

Если распоряжение (приказ) издается на основании федерального закона, закона Санкт-Петербурга, постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации, постановления (распоряжения) Правительства (Губернатора) Санкт-Петербурга, то во вводной части указывается название соответствующего документа, его заголовок, номер и дата. Вводная часть содержит краткую характеристику рассматриваемого вопроса с обязательным указанием на обоснование.

При отсутствии вводной части, если распорядительная часть распоряжения (приказа) не нуждается в обосновании, распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек, с отдельной строки.

После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие.

Распоряжение словесной императивной формулы не имеет.

Текст распоряжения (приказа) может делиться на статьи или пункты, пункты могут разделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами. Каждый пункт (статья) распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер и должен содержать законченную мысль. Если пункт (статья) распоряжения (приказа) содержит конкретное поручение, он должен начинаться с указания исполнителя (структурного подразделения или должностного лица) в дательном падеже, затем - срока исполнения и предписываемого действия. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).

В последнем пункте (статье) распорядительной части указывают лицо, на которое возлагается контроль за выполнением распоряжения (приказа).

Например:

"3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Комитета Тищенко П.Е.".

В заключительную часть текста проекта могут включаться: переходные положения; указания о сроке вступления правового акта в силу, если такое указание необходимо; об отмене или изменении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет или изменяет действующий правовой акт.

3.4.7. Особенности оформления приказа по кадровым вопросам

Статьи (пункты) распорядительной части приказа начинаются с глаголов, обозначающих действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.д., и пишутся прописными буквами, затем следует фамилия (прописными буквами), имя, отчество (полностью) специалиста (работника), на которого распространяется действие приказа. Пункт заканчивается указанием основания для его составления.

Фамилии в пределах пункта следует располагать по алфавиту.

3.4.8. Распоряжения (приказы) подписывает председатель Комитета или в случае его отсутствия - заместитель председателя Комитета, исполняющий обязанности председателя.

3.4.9. Регистрация распоряжений, приказов по отделу по вопросам государственной службы и кадров, а также инициативных исходящих документов ведется раздельно, им присваиваются порядковые номера в пределах года. К номерам приказов по кадровым вопросам присоединяется буквенный индекс (к).

Образец оформления приказа представлен в приложении N 8 к Инструкции.

Образец оформления распоряжения представлен в приложении N 9 к Инструкции.

3.5. Правила, инструкция, регламент, положение

3.5.1. Правила, инструкция, регламент, положение - нормативные документы, устанавливающие определенный порядок, нормы работы по направлениям деятельности Комитета в целом или по отдельным направлениям его деятельности.

Правила - правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - правовой акт, устанавливающий порядок выполнения определенного вида деятельности или положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Регламент - правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, той или иной организации.

Должностной регламент разрабатывается в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Санкт-Петербурга о государственной гражданской службе, а также в соответствии с Положением о Комитете.

Положение регламентирует деятельность конкретного структурного подразделения Комитета или устанавливает порядок осуществления управленческого действия.

3.5.2. Правила (инструкция, регламент, положение) могут применяться как самостоятельные правовые акты, подписанные председателем Комитета, или как акты, утверждаемые Комитетом. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об утверждении. Решение о порядке принятия правил, инструкций, положений находится в ведении Комитета.

3.5.3. Правила (инструкция, регламент, положение) печатаются на листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Наименование вида документа и заголовок к тексту согласуются.

Например:

Положение об отделе развития человеческого капитала;

Положение об оплате труда;

Должностной регламент главного специалиста

Основной текст правил (инструкции, регламента, положения) может состоять из разделов, пунктов, подпунктов, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного лица. "не допускается" и т.п.

3.6. Протокол

3.6.1. Протокол - документ, в котором последовательно фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях, переговорах, деловых встречах.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, а также представленных тезисов докладов и выступлений, материалов, подготовленных к заседанию.

3.6.2. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости, визы.

3.6.3. В заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание органа или делового мероприятия:

Протокол совещания...

3.6.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются фамилии председателя, секретаря, членов коллегиального или совещательного органа, присутствующих на заседании, или участников делового мероприятия, лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов, повестка дня.

Фамилии членов коллегиального органа (делового совещания) перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей; лиц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и места работы.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали: 39 человек (список прилагается).

В повестке дня заседания вопросы располагаются по степени важности, сложности, предполагаемого времени обсуждения вопроса. Вопросы формулируются с предлогом "О (Об)" и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. В разделах приводятся фамилии, инициалы докладчиков, выступающих, изложение докладов, сообщений, текстов выступлений, ход обсуждения вопросов. Готовые тексты докладов и выступлений даются в приложениях. Текст решения строится по образцу текста распоряжения (приказа).

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

3.6.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Прилагаемые к протоколу документы должны быть оформлены в установленном порядке.

К протоколу прилагаются:

подлинники принятых решений;

тексты (тезисы) докладов, содокладов, выступлений по каждому вопросу повестки дня;

справки, обзоры, информации и т.д.

3.6.6. Протокол Аттестационной комиссии Комитета оформляется в соответствии с распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 26.07.2016 N 49-рп "О проведении аттестации и квалификационного экзамена государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга".

3.7. Акт

3.7.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов и событий.

Акт составляется:

коллегиально (не менее чем двумя составителями);

комиссией, созданной приказом руководителя;

комиссией, действующей постоянно.

3.7.2. Акт оформляется на листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (акт), дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях - ознакомительные визы.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

3.7.3. Акт проверки юридического лица составляется по форме, установленной Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

3.8. Служебное письмо

3.8.1. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами. В зависимости от содержания различают следующие разновидности писем: инициативные, письма-ответы, сопроводительные, информационные, отзывы, гарантийные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения и другие.

Наименование разновидности письма может быть отражено в заголовке к тексту документа.

3.8.2. Все письма, за исключением писем объемом до 4-5 строк, должны иметь заголовок к тексту, излагающий содержание письма.

Например:

О нарушении правил комплектования,

учета и использования архивных документов.

3.8.3. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются:

Уважаемый Сергей Петрович!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемые господа! (в случае, если неизвестны имена получателей письма)

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

3.8.4. Текст писем строится по определенной схеме, исходя из содержания (разновидности) письма и по одному вопросу, чтобы облегчить и ускорить их обработку. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

3.8.5. Инициативное письмо-запрос может иметь следующую структуру текста: причина обращения, изложение просьбы (обращения), ожидаемый результат.

3.8.6. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) документа, на который дается ответ. Форма ответа зависит от характера инициативного документа.

3.8.7. Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки ему прилагаемого к письму документа, содержит пояснения относительно исполнения или цели направления документа.

3.8.8. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или должностному лицу. Гарантийное письмо излагается от первого лица множественного числа.

3.8.9. Письмо-заключение, отзыв (мнение организации, должностного лица) строится по схеме: общая оценка вопросов, общие предложения, конкретные замечания по отдельным положениям (текст замечаний излагается по пунктам).

Если по рассматриваемому вопросу замечаний нет, используется трафаретный текст:

     По проекту _____________________ замечаний и предложений не имеется.

               Наименование документа

3.8.10. Заключительная часть письма заканчивается формулой вежливости.

Например:
С уважением, заместитель председателя Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга	подпись	П.Е. Тищенко

3.9. Докладные и служебные записки

3.9.1. Докладная записка - документ, адресованный должностному лицу Комитета, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется в целях информирования должностных лиц о событиях и фактах, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка требует резолюции должностного лица.

3.9.2. Служебная записка - документ, используемый для оперативного обмена информацией, является носителем определенной информации.

3.9.3. Докладные (служебные) записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. В Комитете ведется регистрации докладных (служебных) записок в ЕСЭДД.

3.10. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Например:

ГОЛОВКА (ШАПКА) ТАБЛИЦЫ
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
строк	Строка	Строка	Строка	Строка
БОКОВИК	ПРОГРАФКА (ГРАФЫ)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования показателей.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение текстовой содержательной части таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, подзаголовков нижнего яруса головки (шапки) - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы.

При составлении номенклатуры дел Комитета головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа, кроме случаев, когда подзаголовки грамматически подчинены заголовку. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Правила оформления приложений в виде таблиц даны в приложении N 10 к Инструкции.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени должностных лиц Комитета, оформляются на гербовом бланке письма Комитета.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением".

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иным должностным лицам, предусматриваются следующие реквизиты:

4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:
	American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, NY. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.

Например:
	Mr. A. Widmar, Chairman, D. Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:
	Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля.

4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в приложении N 11 к Инструкции.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:

REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ;

AIR MAIL - АВИА;

EXPRESS DELIVERY (MAIL) - О СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ;

POSTE RESTANTE - ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL").

Для того чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

соблюдение установленных размеров полей;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное построение таблиц.

5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.3. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.

Правовые акты и документы Комитета печатаются шрифтом Times New Roman размера N 12 через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата A4, A5 и A6, печатается через один межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Например:
СОГЛАСОВАНО			(1,5 интервала)
Председатель Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга			(межстрочный интервал)
Подпись		Д.С. Чернейко	(1,5 интервала)

5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги, имеющих собственную нумерацию и систему сокращений.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

СОСТАВ Координационного совета
Председатель
Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
Заместитель председателя
Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
Члены совета:
Фамилия Имя Отчество (в алфавитном порядке)	- полное наименование должности

5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

Например:
Колдунова Людмила Юрьевна	- начальник отдела развития человеческого капитала Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга
Суворова Анна Владимировна	- начальник Контрольно-ревизионного отдела Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга

5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:
Заместитель председателя Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга	подпись	П.Е. Тищенко

5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной

надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

5.15. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла.

5.16. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.17. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

5.18. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники в структурных подразделениях Комитета, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

5.19. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.20. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другими строками.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки.

Например:
	...гражда- не хотят...;	... многие не хотят... .

5.21. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре.

Например:

в двух экземплярах;

1-я очередь;

2-й этаж;

на 1, 2 и 3-й линиях.

5.22. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется.

Например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Севастополь, Кейптаун, Магдебург.

5.23. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала.

Например:
	Председателю Комитета по здравоохранению Дубине М.В.

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала.

Например:
	Иванову И.П. ул. Ленина, д. 6, кв. 22, г. Псков, 301264

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Например:

Уважаемый Иван Петрович!

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению N 12 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: "номер" или "НР", "минус", "плюс" и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности должностного лица, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста.

Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @.

Например:

ktzn@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети "Интернет" допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

COM - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

7. Порядок регистрации документов в Комитете

7.1. Регистрация поступающих (входящих) документов

7.1.1. Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в Комитет путем проставления на документе регистрационного номера и даты.

7.1.2. В Комитете установлена централизованная система регистрации и приема документов. Прием, первичная обработка и регистрация документов осуществляется в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

7.1.3. В Комитете используется электронный способ регистрации входящих документов в ЕСЭДД.

7.1.4. На документах, поступивших в Комитет до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления. На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

7.1.5. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа, а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, Правительства Санкт-Петербурга, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

7.1.6. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком и должен иметь стабильное расположение составных частей. Регистрационный номер входящего документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.

Например:

регистрационный номер, проставляемый на документе при его поступлении в Комитет:

01-13-279/18-0-1, где

1- код структурного подразделения Комитета;

13 - индекс дела по номенклатуре дел;

279 - порядковый номер документа;

18 - две последние цифры года регистрации;

0 - счетчик для повторных документов;

0 - счетчик для ответов и запросов.

7.1.7. Документы просматриваются в день их поступления. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции, в том числе через ЕСЭДД.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, или отмеченное особо. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных по отдельным направлениям деятельности. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа несут все исполнители.

Передача документов исполнителям фиксируется в ЕСЭДД.

7.2. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

7.2.1. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется централизованно в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета в день утверждения или подписания документов. Исходящие и входящие документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно и правильно оформлены.

При приеме исходящих документов проверяется правильность их оформления: адрес, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

7.2.2. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

Отправка документа фиксируется в электронном виде в ЕСЭДД.

7.2.3. Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа.

Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.

Например:

регистрационный номер, проставляемый на документе:

2-20-485/18-0-1, где

02 - код исходящего документа (инициативный);

20 - цифровое обозначение структурного подразделения, подготовившего документ;

485 - порядковый номер документа;

13 - две последние цифры года регистрации;

0 - счетчик для повторных документов;

1- счетчик ответов.

7.2.4. Обработка отправляемых по почте документов включает в себя вложение в конверты, оформление адресов отправителя и получателя, заклеивание, определение и проставление стоимости, составление отдельных списков на заказную и простую корреспонденции, передачу подготовленных документов в отделение Почты России.

Передача документов в отделение Почты России осуществляется не реже 2 раз в течение 5 рабочих дней. Заказные письма и бандероли оформляются в первую очередь и передаются в отделение Почты России не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации исходящих документов, направляемых заказной корреспонденцией.

7.2.5. Письма, отправляемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, отправляемые разными структурными подразделениями Комитета в один адрес, могут вкладываться в один конверт.

7.2.6. Допускается выдача оригинала подписанного документа на руки в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается отметка о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается его контактный телефон. Соответствующая отметка ставится в ЕСЭДД.

7.3. Регистрация документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

7.3.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки информации, ее передачи между любыми пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

При отправке электронного сообщения создается файл сообщения, в котором указываются необходимые реквизиты, и передается адресатам.

Полученное по электронной почте сообщение распечатывается, регистрируется, передается в установленном порядке для исполнения.

7.3.2. Организация прохождения документов, полученных по каналам факсимильной связи, соответствует порядку регистрации и исполнения документов, полученных через отделение почтовой связи.

Для удобства хранения факсограммы до их рассмотрения председателем Комитета ксерокопируются специалистом (работником) отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

В случае получения подлинника документа факсограмма подлежит замене на подлинный документ, имеющий тот же регистрационный номер и соответствующие резолюции.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

8. Организация работы с обращениями граждан

Под обращением гражданина понимается направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

8.1. Регистрация обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в Комитете на отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей.

8.1.2. Все поступившие в Комитет обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

При регистрации обращения заполняется регистрационная карта с приложением электронного образа документа.

Также обращения граждан регистрируются в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета в отдельном журнале (форма журнала приводится в приложении N 13 к Инструкции).

8.1.3. Входящий регистрационный номер обращения состоит из регистрационного номера заявителя, валового номера документа, года регистрации обращения, а также из порядковых номеров исходящих и входящих документов, связанных с обращением.

Например:

N ОБ - 217-450/18-0-1, где:

ОБ - префикс, обозначающий, что текст автора является обращением;

217 - регистрационный номер заявителя;

450 - валовый номер документа;

18 - год регистрации обращения;

0 - порядковый номер входящих документов, связанных с обращением;

1 - порядковый номер исходящих документов, связанных с обращением.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в сети "Интернет".

8.1.4. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.

8.1.5. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. Повторными обращениями считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

При поступлении повторных обращений исполнителю подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан), направленные им (ими) в различные адреса, а затем поступившие в Комитет, учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.1.6. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение списывается "В дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.1.7. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации обращения возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данных судебных решений.

8.1.8. Комитет при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу в адрес должностных лиц, а также членов их семей, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

8.1.9. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в течение семи дней со дня регистрации такого обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

8.1.10. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета либо уполномоченные им лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что:

указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет;

гражданин предупреждался о возможности принятия решения о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.

О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.1.11. Поступившие в Комитет обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы по принадлежности для разрешения вопросов и ответа авторам.

Обращения, поступившие в Комитет из отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - отдел приема обращений Управления), должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией.

Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в отделе приема обращений Управления.

8.1.12. Отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета несет в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее специалистам исполнительных органов и заявителям по их запросам.

8.1.13. Обращение, содержание вопросов и решение которых не относится к компетенции Комитета, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется по компетенции в соответствующий орган, либо соответствующему должностному лицу, либо в учреждение и организацию, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения по компетенции подлинник обращения направляется в соответствующий орган либо соответствующему должностному лицу, либо в указанные учреждения и организацию.

Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня их получения направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

8.1.14. В случае, если на обращении поставлен штамп "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", обращение при ответе подлежит возврату.

8.1.15. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.1.16. Рассмотрение поступивших в Комитет обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется председателем Комитета либо уполномоченными им лицами ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

Результаты рассмотрения обращений председателем Комитета или уполномоченными им лицами отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

8.1.17. Все рассмотренные председателем Комитета либо уполномоченными им лицами обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.1.18. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.

8.1.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.1.20. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен председателем Комитета, либо уполномоченными на то должностными лицами, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 60 дней со дня регистрации обращения.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

8.1.21. Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения, перечисленные в пункте 8.1.22 Инструкции.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению.

8.1.22. Ответ на обращение должен содержать:

информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено.

Например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

Информация об изменениях:

Пункт 8.1.23 изменен с 26 мая 2021 г. - Распоряжение Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 26 мая 2021 г. N 105-р

См. предыдущую редакцию

8.1.23. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

Ответы на обращения подписываются председателем Комитета, либо уполномоченными на то должностными лицами.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, создается в форме электронного документа, визируется и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Специалист отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета при регистрации ответа на обращение, подписанного квалифицированной электронной подписью, одновременно проставляет факсимильную подпись (клише-печать), воспроизводящую собственноручную подпись уполномоченных лиц Комитета:

первого заместителя председателя Комитета;

заместителя председателя Комитета;

заместителя председателя Комитета - главного бухгалтера.

Копии ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности и для сведения в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга одновременно с ответом заявителю.

8.1.24. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Специалист (работник) отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета проверяет подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.1.22 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.1.22 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

8.1.25. На бланках ответов на обращение ставятся дата отправки и регистрационный номер обращения. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.

Подлинники ответов направляются в отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета, который осуществляет отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.1.26. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

Ответ на обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, может быть размещен на веб-странице Комитета официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета в сети "Интернет".

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на веб-странице Комитета официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, а также на официальном сайте Комитета в сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется лицу, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя коллектива граждан, подписавших коллективное обращение. Если получатель ответа в коллективном обращении не определен, ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в коллективном обращении указана первой, с пометкой "для сведения созаявителей (заинтересованных лиц)".

8.1.27. Комитет представляет ежеквартально в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Информационно-аналитические справки о работе Комитета с обращениями граждан ежеквартально готовятся начальником отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета и доводятся до сведения председателя Комитета.

8.2. Личный прием граждан

8.2.1. Личный прием граждан проводится: председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами (первым заместителем председателя Комитета, заместителями председателя Комитета, начальниками структурных подразделений Комитета).

8.2.2. Прием граждан осуществляется в специальных помещениях - приемных Комитета, обеспечивающих доступность для заявителей с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечающих санитарно-эпидемиологическим требованиям (далее - приемная), в том числе в режиме видеоконференц-связи и иных видов связи.

Личный прием граждан проводится сотрудниками отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета ежедневно по рабочим дням в соответствии с режимом работы Комитета.

Личный прием граждан председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами проводится по предварительной записи.

Сотрудник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета осуществляет по справочным телефонам консультирование граждан о личном приеме.

8.2.3. Организацию приема граждан председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами обеспечивает отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

Организация личного приема граждан включает в себя:

составление ежемесячного графика личного приема граждан и обеспечение его соблюдения;

предварительную запись граждан на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов;

участие в проводимых председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами личных приемах граждан и их документационное обеспечение;

осуществление контроля за выполнением решений, принятых председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами, проводившими личный прием граждан.

8.2.4. Предварительная запись граждан на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам осуществляется сотрудником отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета в целях объективного и всестороннего рассмотрения вопросов, поставленных гражданином, и проработки возможных вариантов их решения.

К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на личный прием к председателю Комитета либо уполномоченным им должностным лицам, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета.

Предварительная запись гражданина на личный прием не производится в случаях, если:

отсутствует письменное заявление о записи на личный прием;

в указанном заявлении отсутствует информация, предусмотренная в абзаце втором настоящего пункта;

решение поставленного гражданином вопроса не входит в компетенцию Комитета (с разъяснением гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться);

по поставленному гражданином вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе предварительной записи на личный прием он не приводит новых доводов или обстоятельств;

гражданин обжалует судебное решение;

у гражданина отсутствуют документы на представление интересов граждан, в чьих интересах он обратился с заявлением о предварительной записи на личный прием.

8.2.5. Для принятия решения председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами о проведении личного приема гражданина сотрудник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета формирует дело, в которое включает заявление гражданина о записи на личный прием, переписку по предыдущим обращениям гражданина, хранящуюся в Комитете; правовые акты; справки организаций, рассматривавших обращение; иные документы по данному вопросу.

На основании полученных материалов принимается одно из следующих решений:

о проведении личного приема гражданина;

об отказе в проведении личного приема.

О проведении личного приема сотрудник отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета информирует гражданина.

В случае принятия решения об отказе в проведении личного приема лицом, рассматривающим заявление о записи на личный прием, дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

8.2.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

8.2.7. В приемной осуществляется видео- и (или) аудиопротоколирование личного приема граждан, о чем гражданин должен быть информирован.

При несогласии гражданина с видео- и (или) аудиопротоколированием личного приема личный прием проводится без видео- и (или) аудиопротоколирования, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема граждан.

Видео- и (или) аудиозапись личного приема гражданином может осуществляться исключительно с согласия должностного лица, проводящего личный прием.

8.2.8. Личный прием не проводится, а начатый личный прием прекращается в случаях, если:

гражданин осуществляет видео- и (или) аудиозапись личного приема без согласия должностного лица, проводящего личный прием;

гражданин имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения, или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии;

гражданин нарушает общественный порядок, оскорбляет должностных лиц, проводящих личный прием, угрожает насилием либо иными опасными действиями.

8.2.9. Учет устных обращений осуществляется в ЕСЭДД.

8.2.10. Решение, принятое председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами на личном приеме гражданина, заносится в карточку личного приема граждан согласно приложению N 14 к Инструкции, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, проводившим личный прием, и после регистрации в отделе организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета направляется исполнителю.

8.2.11. Поручения записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

8.2.12. Поручения должны исполняться в срок, установленный в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

8.2.13. Сроки выполнения поручений могут быть продлены должностным лицом, установившим срок его исполнения, либо по его поручению начальником отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета.

Информация о продлении сроков исполнения поручений фиксируется в ЕСЭДД.

8.2.14. Ответы на обращения, подготовленные в соответствии с поручениями, анализируются сотрудником отдела организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета и направляются должностному лицу, давшему поручение.

8.2.15. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

8.2.16. В целях информирования должностных лиц о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций отдел организационной работы, информационного обеспечения и внешних связей Комитета готовит статистические справки о количестве граждан, принятых председателем Комитета либо уполномоченными им должностными лицами, а также о выполнении поручений должностных лиц по рассмотрению обращений (ежемесячные, ежеквартальные, годовые).

8.3. Порядок приема и рассмотрения жалоб

8.3.1. Жалоба подается в Комитет в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

8.3.2. Жалоба должна содержать:

наименование Комитета, должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействия) Комитета и его должностных лиц, а также работников подведомственных Комитету государственных учреждений: Санкт-Петербургского государственного автономного учреждения "Центр занятости населения Санкт-Петербурга" (далее - СПб ГАУ ЦЗН) и Санкт-Петербургского государственного автономного учреждения "Центр трудовых ресурсов" (далее - СПб ГАУ ЦТР);

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Комитета, должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

8.3.3. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

8.3.4. Прием жалоб осуществляется в Комитете.

Время приема жалоб совпадает с режимом работы СПб ГАУ ЦЗН и СПб ГАУ ЦТР.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

официального сайта Комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

единого портала государственных и муниципальных услуг.

При подаче жалобы в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

8.3.5. Жалоба рассматривается Комитетом. В случае если обжалуются решения должностных лиц Комитета жалоба подается в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд), Губернатору Санкт-Петербурга, в Правительство Санкт-Петербурга (Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга). При обжаловании действий директора СПб ГАУ ЦЗН, директора СПб ГАУ ЦТР жалоба подается в Комитет.

8.3.6. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение сроков при оказании государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными актами Санкт-Петербурга для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга для предоставления государственной услуги, у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга;

отказ Комитета, СПб ГАУ ЦЗН, СПб ГАУ ЦТР, должностного лица Комитета, работника СПб ГАУ ЦЗН, работника СПб ГАУ ЦТР, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

8.3.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

8.3.8. Уполномоченными на рассмотрение жалоб должностными лицами Комитета являются:

заместители председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей, которые обеспечивают:

рассмотрением жалоб и подготовку на них ответов;

направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган;

в случае установления в ходе или по результатам рассм