Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

23. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация заявления и документов;

2) рассмотрение документов заявителя и принятие решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении государственной услуги;

3) выдача документов по результатам предоставления государственной услуги.

24. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации заявления является обращение гражданина в департамент посредством:

1) личного обращения заявителя (представителя заявителя) с заявлением и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги;

2) почтового отправления заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

3) направления заявления и документов по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, включая ЕПГУ, ЕПКО (при наличии технической возможности), электронной почте в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (при наличии технической возможности).

25. При личном обращении заявитель обращается в департамент.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:

1) проверяет документ, подтверждающий полномочия лица, обращающегося с заявлением о предоставлении государственной услуги, в случае если с заявлением о предоставлении государственной услуги обращается представитель заявителя;

2) если заявителем не предоставлены копии документов, необходимых для предоставления государственной услуги производит копирование оригиналов документов, удостоверяет копии документов надписью "копия верна", датой, личной подписью, штампом (печатью);

3) при отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении, помогает заявителю заполнить заявление или заполняет их самостоятельной представляет на подпись заявителю;

4) принимает и регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации заявлений граждан и организаций (приложение N 3);

5) сканирует предоставленные заявителем заявление и документы, заносит электронные образы документов в учетную карточку обращения электронного журнала регистрации обращений (при наличии технических возможностей);

6) информирует заявителя о сроках и способах получения государственной услуги;

7) передает комплект документов заявителя специалисту, ответственному за рассмотрение документов.

26. При поступлении заявления по почте специалист, ответственный за делопроизводство, вскрывает конверт и регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации обращений граждан и организаций и, в порядке делопроизводства, установленном в департаменте, передает зарегистрированный комплект документов специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:

1) регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации заявлений граждан и организаций;

2) сканирует предоставленные заявителем документы, заносит электронные образы документов в учетную карточку обращения электронного журнала регистрации обращений (при наличии технических возможностей);

3) передает документы специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя.

27. Особенности приема заявления и документов, полученных от заявителя в форме электронных документов.

При поступлении заявления и документов через ЕПГУ, ЕПКО или на официальную электронную почту департамента специалист, ответственный за прием, регистрацию заявления и документов заявителя, осуществляет прием заявления и документов с учетом следующих особенностей:

1) оформляет заявление и электронные образы, полученных от заявителя документов на бумажных носителях, заверяет их надписью "копия верна", датой, подписью и печатью;

2) проверяет действительность усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя, использованной при обращении за получением государственной услуги.

В рамках проверки действительности усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя, осуществляется проверка соблюдения следующих условий:

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

квалифицированный сертификат действителен на момент подписания заявления и прилагаемых к нему документов (при наличии достоверной информации о моменте подписания заявления и прилагаемых к нему документов) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания заявления и прилагаемых к нему документов не определен;

имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписано заявление и прилагаемые к нему документы, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в заявление и прилагаемые к нему документы после ее подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего заявление и прилагаемые к нему документы.

Проверка усиленной квалифицированной электронной подписи может осуществляться самостоятельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, которая входит в состав инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления услуг. Проверка усиленной квалифицированной электронной подписи также может осуществляться с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра;

3) регистрирует заявление в электронном журнале регистрации обращений (при наличии технической возможности).

Регистрация заявления, сформированного и отправленного через ЕПГУ, ЕПКО либо направленного на официальную электронную почту департамента в выходные дни, праздничные дни, после окончания рабочего дня согласно графику работы департамента, производится в следующий рабочий день;

4) при наличии оснований, указанных в пункте 14 настоящего административного регламента, отказывает в регистрации заявления и направляет заявителю уведомление об отказе в приеме к рассмотрению заявления и документов в электронной форме.

Решение об отказе в приеме к рассмотрению заявления и документов принимается директором департамента в течение 1 рабочего дня со дня поступления заявления или, в случае если в результате проведения проверки усиленной квалифицированной электронной подписи выявлено несоблюдение установленных статьей 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" условий признания ее действительности, - в день завершения проведения такой проверки. Специалист, ответственный за прием, регистрацию заявления и документов заявителя, в день принятия решения направляет заявителю в электронной форме уведомление об отказе в приеме к рассмотрению заявления и документов с указанием оснований для принятия решения.

Указанное уведомление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора департамента и направляется по адресу электронной почты заявителя или с использованием ЕПГУ, ЕПКО в личный кабинет заявителя (при наличии технических возможностей). После получения уведомления заявитель вправе обратиться повторно с заявлением, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в приеме к рассмотрению первичного заявления;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4) уведомляет заявителя путем направления расписки о приеме документов по форме согласно приложению N 4 к настоящему административному регламенту;

5) передает специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, зарегистрированный комплект документов.

28. Результатом исполнения административной процедуры является прием и регистрация в журнале регистрации заявлений граждан и организаций или в электронном журнале регистрации обращений заявления с прилагаемыми к нему'документами и передача их специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, либо уведомление заявителя в электронной форме об отказе в регистрации заявления.

29. Максимальный срок выполнения административных действий составляет 10 минут.

30. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

31. Основанием для начала административной процедуры рассмотрения документов заявителя и принятия решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении государственной услуги является получение документов специалистом, ответственным за рассмотрение документов заявителя.

32. При поступлении документов специалист, ответственный за рассмотрение документов:

1) устанавливает предмет обращения заявителя;

2) устанавливает наличие или отсутствие в фондах государственных архивов Костромской области или муниципальных архивах документов, на основании которых предоставляются сведения, запрашиваемые заявителем;

3) в случае поступления заявления, не относящегося к составу хранящихся в государственных или муниципальных архивах документов, в течение 5 календарных дней с момента регистрации заявления направляет заявление в организацию, где могут храниться документы, уведомляет об этом заявителя.

4) осуществляет подготовку проекта одного из документов, указанного в пункте 7 настоящего административного регламента, и сопроводительного письма;

5) проект документа о предоставлении государственной услуги, сопроводительное письмо вместе с комплектом документов заявителя передает на подпись директору департамента (в случае отсутствия директора - исполняющему обязанности директора департамента).

33. Директор департамента рассматривает представленные документы, подписывает (в случае их соответствия действующему законодательству), передает документы специалисту, ответственному за выдачу документов заявителю.

34. В случае если директором департамента будет выявлено несоответствие подготовленных проектов документов нормативным правовым актам, указанное должностное лицо ставит об этом соответствующую резолюцию и передает проект документа вместе с документами заявителя специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, для устранения выявленных нарушений и повторного направления на согласованней подписание.

35. Результатом административной процедуры рассмотрения документов заявителя и принятия решения о предоставлении государственной услуги или об отказе в ее предоставлении является получение архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня, тематического обзора, тематической подборки, либо ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, либо уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги, подписанного директором департамента, специалистом, ответственным за выдачу документов заявителю.

36. Максимальный срок выполнения административных действий 30 минут.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 28 календарных дней.

При возникновении на территории Костромской области ситуаций чрезвычайного характера срок исполнения административной процедуры составляет 13 календарных дней.

37. Основание для начала административной процедуры выдачи заявителю результата предоставления государственной услуги является получение специалистом, ответственным за выдачу документов заявителю, документа о предоставлении государственной услуги.

38. Специалист, ответственный за выдачу документов, в зависимости от способа получения результатов государственной услуги, избранного заявителем:

1) регистрирует документ о предоставлении государственной услуги в порядке делопроизводства, установленном в департаменте;

2) уведомляет заявителя об окончании хода предоставления государственной услуги любым из способов указанных в заявлении (телефон, факс, электронная почта или посредством отправки соответствующего статуса в ЕПКО, ЕПГУ;

3) вручает (направляет) заявителю (лично, почтовым отправлением с уведомлением о доставке, в электронной форме через ЕПКО, ЕПГУ) документ о предоставлении услуги;

4) передает дело специалисту, ответственному за делопроизводство, для передачи его в архив.

39. Результатом административной процедуры выдачи заявителю результата предоставления государственной услуги является вручение (направление) заявителю документа о предоставлении государственной услуги и сопроводительного письма за подписью директора департамента о предоставлении государственной услуги.

40. Максимальный срок исполнения административных действий 15 минут.

Максимальный срок исполнения административной процедуры 1 рабочий день.

41. В случае обнаружения опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, заявитель направляет в адрес департамента заявление об исправлении допущенных опечаток и ошибок с приложением оригинала документа, выданного в результате предоставления государственной услуги.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах:

1) несоответствие заявителя кругу лиц, указанных в пункте 2 настоящего административного регламента;

2) отсутствие факта допущения опечаток и ошибок в выданных документах.

Заявление в порядке, установленном в департаменте, передается на рассмотрение специалисту, ответственному за оформление и выдачу документов.

Срок рассмотрения и выдачи документов с исправленными опечатками, ошибками не может превышать 5 рабочих дней со дня регистрации заявления.

В случае внесения изменений в выданный по результатам предоставления государственной услуги документ, направленный на исправление ошибок, допущенных по вине департамента и (или) его должностных лиц, плата с заявителя не взимается.

Жалоба заявителя на отказ департамента в исправлении допущенных опечаток, ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений рассматривается в порядке, установленном разделом 5 настоящего административного регламента.