Приложение. Порядок исполнения запросов юридических и физических лиц в отделе по делам архивов администрации городского округа "Город Чита"

Приложение
к постановлению
администрации городского округа
"Город Чита"
от 16.10.2024 г. N 611

Порядок
исполнения запросов юридических и физических лиц в отделе по делам архивов администрации городского округа "Город Чита"

1. Общие положения

1.1. Порядок регламентирует организацию использования архивных документов, сроки, последовательность действий в процессе взаимодействия отдела по делам архивов администрации городского округа "Город Чита", исполняющего функции муниципального архива, с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями и организациями при получении и исполнении запросов.

1.2. Исполнение запросов юридических и физических лиц (далее - пользователей) включает в себя организацию исполнения поступающих в администрацию городского округа "Город Чита", либо непосредственно в отдел по делам архивов администрации городского округа "Город Чита" (далее - отдел по делам архивов), от российских и иностранных пользователей тематических и социально-правовых запросов.

2. Круг пользователей

2.1. Пользователями являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы и организации, общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

3. Организация использования архивных документов

3.1. Основными формами использования архивных документов являются:

- исполнение запросов юридических и физических лиц;

- подготовка и выдача копий архивных документов работникам государственных органов, органов местного самоуправления и их структурных подразделений, организаций.

3.2. Запросы пользователей подразделяются на:

- запросы социально-правового характера (запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации);

- тематические запросы (запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту).

3.3. Отдел по делам архивов организует прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения на личном приеме, с использованием почтовой связи и официальной электронной почты, а также с использованием государственных информационных систем.

3.4. Поступивший запрос рассматривается и исполняется при наличии в нем наименования юридического лица или фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и (или) электронного адреса пользователя, контактного телефона и темы запроса (приложение N 1). Пользователи - физические лица дают согласие на обработку персональных данных (приложение N 2).

3.5. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

а) в запросе отсутствует информация, указанная в пункте 3.4;

б) запрос не поддается прочтению;

в) запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее неоднократно давались письменные ответы по существу, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

г) в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу работников, а также членов их семей;

д) у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

3.6. Все запросы исполняются на безвозмездной основе.

3.7. Ответы на запросы пользователей оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

3.8. Архивная справка оформляется на бланке отдела по делам архивов и содержит название "Архивная справка", подписывается начальником отдела по делам архивов и заверяется печатью (приложение N 3). Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается электронной цифровой подписью.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. Данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Изменения, исправления и комментарии не допускаются.

3.9. Архивная выписка оформляется на бланке отдела по делам архивов с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (приложение N 4).

Архивная выписка подписывается начальником отдела по делам архивов и заверяется печатью.

3.10. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра и номеров листов.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется начальником отдела по делам архивов.

3.11. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются пользователю по почте, информационно-коммуникационным сетям или выдаются под расписку пользователю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или при предъявлении доверенности.

3.12. Информационное письмо оформляется на бланке отдела по делам архивов и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, о пересылке запроса по принадлежности в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, или содержит отказ о предоставлении сведений, если это влечет нарушение конфиденциальности персональных данных других лиц (приложение N 5).

4. Сроки регистрации и исполнения запросов пользователей

Регистрация запросов пользователей осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня поступления в отдел по делам архивов.

При поступлении интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Запросы граждан, органов и организаций о предоставлении информации, при отсутствии документов в фондах муниципального архива, в течение 5 дней со дня регистрации направляются по принадлежности в другие архивы, органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архив сообщает пользователю.

Запросы государственных и муниципальных органов, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, запросы граждан и организаций о предоставлении архивных документов исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

При поступлении запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел по делам архивов в 5-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

5. Информирование о работе отдела по делам архивов
(Муниципальный архив)

Информирование о работе муниципального архива осуществляется отделом по делам архивов администрации городского округа "Город Чита".

Местонахождение архива:

672090, Забайкальский край, г. Чита, ул. Чайковского, 13, 4 этаж, тел./факс (3022) 26-25-50.

Электронный адрес: arhiv-chita@msuchita.ru, arhiv-chita@mail.ru

График работы отдела по делам архивов:

Понедельник-четверг - с 8.30 до 17.45

Пятница - с 8.30 до 16.30

Обеденный перерыв - с 13.00 до 14.00

Выходной: суббота, воскресенье.

Личный прием граждан осуществляется специалистами отдела по делам архивов по адресу: г. Чита, ул. Чайковского, 13, 4 этаж, кабинет N 2, по следующему графику:

Понедельник - с 14.30 до 17.00

Среда - с 09.00 до 17.00

Пятница - с 09.00 до 12.00.

Пользователи могут получить исчерпывающую информацию по вопросам работы муниципального архива, в том числе по вопросам организации исполнения запросов пользователей, связанных с реализацией их законных прав и свобод, следующими способами:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении;

- по электронной почте;

- с помощью информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- на информационном стенде в архиве;

- на официальном сайте администрации городского округа "Город Чита" (www.admin.msuchita.ru).