Приложение 2. Типовая программа выездной оценки соответствия органа по сертификации систем менеджмента

1.1. Проведение экспертом по аккредитации - руководителем экспертной группы с участием членов экспертной группы (технических экспертов) вступительного совещания.

На вступительном совещании:

- излагаются цели и критерии оценки;

- подтверждаются план и область оценки;

- разъясняются функции каждого члена экспертной группы;

- обсуждаются другие участники, включая наблюдателей, сопровождающих лиц и переводчиков, с указанием их роли в оценке;

- обсуждаются вопросы, связанные с конфиденциальностью и защитой информации;

- представляется информация по следующим вопросам:

- условия, при которых выездная экспертиза может быть прекращена;

- как поступать с обнаружениями, выявленными в процессе проведения выездной экспертизы;

- система обратной связи от аккредитованного лица по обнаружениям или заключениям по результатам выездной экспертизы, включая жалобы или апелляции.

1.2. Информирование аккредитованного лица о результатах проведения документарной оценки соответствия документов и сведений, представленных аккредитованным лицом с заявлением о проведении процедуры подтверждения компетентности аккредитованного лица в целях подтверждения соответствия критериям аккредитации (в случае, если проводилась документарная оценка).

1.3. В случае проведения документарной оценки соответствия документов и сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации оценка устранения аккредитованным лицом несоответствий, выявленных при экспертизе документов и (или) сведений, представленных аккредитованным лицом, подтверждающих соответствие критериям аккредитации (в случае наличия несоответствий).

Исходные материалы, факты и наблюдения: план проведения выездной оценки соответствия аккредитованного лица критериям аккредитации, сведения реестра аккредитованных лиц, документы, подтверждающие изменения; документы, подтверждающие устранение несоответствий.

2.1. Подтверждение наличия СМК в соответствии с требованиями критериев аккредитации и разделом 10 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, в том числе наличие и соблюдение правил применения изображения знака национальной системы аккредитации в соответствии с приказом Минэкономразвития от 30 июля 2020 г. N 473 "Об установлении изображения знака национальной системы аккредитации, в том числе в комбинации со знаками международных организаций по аккредитации, и порядка их применения" с учетом документа СМ N 04.1-9.0014 "Политика использования аккредитованными лицами знака национальной системы аккредитации".

2.2. Оценка соблюдения в деятельности аккредитованного лица (в том числе оценка соблюдения работниками аккредитованного лица при осуществлении деятельности) требований СМК в соответствии с разделом 10 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017.

2.3. Оценка процесса управления персоналом органа по сертификации систем менеджмента в соответствии с пунктами 7.1 - 7.4 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо разделами 5 - 7 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2-2021, пунктами 7.1 - 7.3 ГОСТ Р 53755-2020/ISO/TS 22003:2013, пунктами 7.1 - 7.3 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020, разделами 5 - 6 ГОСТ Р ИСО 17021-3-2017.

Исходные материалы, факты, наблюдения: процедура определения критериев компетентности персонала, участвующего в организации и проведении аудитов и сертификации, документированные процессы для первоначального оценивания компетентности и осуществлять постоянный мониторинг компетентности и результативности деятельности всего персонала, участвующего в организации и проведении аудитов и сертификации.

2.4. В соответствии с требованиями пункта 7.5 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо, с требованиями пункта 7.5 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020, оценка привлечения аккредитованным лицом сторонних организаций, включённых в перечень одобренных заявителем поставщиков субподрядных услуг (аутсорсинг), в целях выполнения отдельных работ по сертификации, и ведения записей о соответствии выполненной ими работы критериям аккредитации и документам по стандартизации.

Исходные материалы, факты, наблюдения: процедура, по одобрению и мониторингу всех организаций, оказывающих услуги на условиях аутсорсинга, которые привлекаются для работ по сертификации, записи о компетентности всех лиц, участвующих в работах по сертификации.

2.5. Оценка процесса управления информацией, включая наличие у аккредитованного лица сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", содержащего информацию о деятельности органа по сертификации систем менеджмента в соответствии с пунктами 8.1 - 8.5 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо, пунктами 8.1 - 8.5 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020, IAF MD 15:2023.

Исходные материалы, факты, наблюдения: ведение информации (используя печатные, электронные или другие средства) о процессах аудита, о процессах, связанных с принятием решения о сертификации, о типах систем менеджмента, проверяемых органом, и применяемых схемах сертификации, о праве использовать название органа по сертификации и сертификационный знак или логотип, о процессах работы с запросами на получение информации, жалобами и апелляциями, о политике в области обеспечения беспристрастности, наличие сертификационных документов, оборудование и средства, обеспечивающие безопасное обращение с конфиденциальной информацией.

2.6. Оценка наличия и соблюдения процедур сертификации систем менеджмента в соответствии с пунктами 9.1 - 9.6 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо, разделом 9 ГОСТ Р 53755-2020/ISO/TS 22003:2013, пунктами 9.1 - 9.6 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020, IAF MD 1:2023, IAF MD 2:2023, IAF MD 5:2023, IAF MD 11:2023, IAF MD 12:2023, IAF MD 17:2023, IAF MD 23:2023.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы и записи по результатам выполнения процедуры сертификации СМК, объективные свидетельства, подтверждающие соблюдение установленных требований СМК в том числе, входные данные по анализу со стороны руководства: отчет по результатам аудита, обратная связь с заказчиком.

2.7. Оценка системы хранения и архивирования документов аккредитованного лица в соответствии с пунктами 9.9 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы СМК, объективные свидетельства, подтверждающие соблюдение установленных требований СМК в том числе, документы, хранящиеся в архиве, документы, факты и наблюдения, подтверждающие соблюдение правил передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, правил резервного копирования и восстановления документов, программы аудита, журналы, листы регистрации, протоколы, записи и иные объективные свидетельства.

2.8. Оценка наличия и соблюдения процедуры по урегулированию жалоб (претензий) заказчиков или других сторон, в том числе наличие записей по всем жалобам (претензиям), расследованиям, а также корректирующим действиям, предпринятым органом по сертификации систем менеджмента в соответствии с разделами 9.7 и 9.8 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо, разделом 9.8 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы СМК, объективные свидетельства, подтверждающие соблюдение установленных требований СМК в том числе, записи по всем претензиям (жалобам), журнал регистрации претензий (жалоб), протокол комиссии по рассмотрению жалобы, план корректирующих мероприятий, реестр рисков, уведомления о результатах рассмотрения жалоб и иные объективные свидетельства

2.9. Оценка результатов проведения внутренних аудитов, анализа СМК со стороны руководства, оценка результативности проведения корректирующих мероприятий и управления рисками в соответствии с разделами 10.2.5, 10.2.6, 10.2.7 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017, а также, если применимо, ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы СМК, объективные свидетельства, подтверждающие соблюдение установленных требований СМК в том числе, план проведения аудита, программа аудита, отчет по результатам аудита, реестр аудиторов, чек-лист, опросный лист аудитора, планы корректирующих действий, журнал корректирующих действий и иные объективные свидетельства.

3.1. Оценка помещений, в том числе:

- подтверждение фактического наличия помещений для осуществления деятельности в области аккредитации (в том числе в целях ведения архива документов по результатам деятельности в области аккредитации) и оценка документов, подтверждающих право собственности или иное законное основание, предусматривающее право владения и пользования помещениями, а также соответствие адресов фактического расположения помещений адресам мест осуществления деятельности аккредитованного лица, указанным в реестре аккредитованных лиц;

- оценка состояния помещений для проведения работ в области аккредитации, в том числе подтверждение их соответствия по площади и иным характеристикам, характеру и объему работ, выполняемых в области аккредитации, требованиям документов, включенных в область аккредитации, оценка наличия документов, выданных уполномоченными органами, подтверждающих соответствие помещений требованиям иных отраслевых документов, инструкциям по эксплуатации оборудования (при наличии таких требований), численности работников аккредитованного лица, требованиям, предусмотренным СМК аккредитованного лица;

- оценка обеспечения контроля за доступом посторонних лиц к местам проведения работ в области аккредитации.

3.2. Оценка оборудования, технических средств и иных материальных ресурсов, необходимых аккредитованному лицу для осуществления деятельности в области аккредитации (для выполнения работ по сертификации) и указанных в документах, прилагаемых к заявлению о подтверждении компетентности аккредитованного лица, в том числе:

- подтверждение фактического наличия и достаточности (с учетом объема и состава области аккредитации, численности работников и др.) оборудования, технических средств и иных материальных ресурсов по местам осуществления деятельности аккредитованного лица, в принадлежащих ему помещениях;

- оценка документов, подтверждающих право собственности или иное законное основание, предусматривающее право владения и пользования, а также внутренних документов аккредитованного лица, подтверждающих передачу оборудования, технических средств и иных материальных ресурсов непосредственно в структурное подразделение, функционально выполняющее работы в области аккредитации;

- проверка соблюдения условий размещения в помещениях аккредитованного лица оборудования, технических средств и иных материальных ресурсов, предусмотренных технической документацией и (или) методиками применения;

- проверка фактического состояния и соответствия оборудования, технических средств и иных материальных ресурсов, требованиям документов, включенных в область аккредитации, иных отраслевых документов в области деятельности аккредитованного лица, технической документации, устанавливающей правила использования (применения) конкретного материально-технического средства.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы, подтверждающие право собственности или иное законное основание, предусматривающее право владения и пользования, в том числе первичные (основные) документы (в случае, если документы, подтверждающие законное основание, предусматривающее право владения и пользования, являются производными от первичных (основных) документов) (при необходимости); факт наличия по адресу (адресам) места (мест) осуществления деятельности в области аккредитации всех материально-технических ресурсов (при необходимости).

4.1. Подтверждение фактического наличия необходимых документов в соответствии с областью аккредитации по всем адресам мест осуществления деятельности, наличия актуальных версий документов, а также наличия документов в местах их применения работниками аккредитованного лица.

4.2. Оценка соблюдения в деятельности аккредитованного лица требований указанных документов, в том числе оценка соблюдения дополнительных требований к работникам аккредитованного лица в случаях, предусмотренных документами, указанными в области аккредитации и иными документами, устанавливающими требования к проведению работ по сертификации.

4.3. Подтверждение ознакомления работников аккредитованного лица с документами, включенными в область аккредитации.

Исходные материалы, факты, наблюдения: нормативные правовые акты, документы в области стандартизации, документы, устанавливающие требования к деятельности аккредитованного лица в соответствии с заявленной областью аккредитации и иные документы, необходимые для оценки обеспеченности аккредитованного лица необходимой документацией; факты и установление посредством наблюдения (дистанционного) наличия указанных документов и соблюдения их в деятельности аккредитованного лица по адресу (адресам) места (мест) осуществления деятельности, записи аккредитованного лица о регистрации и актуализации указанных документов.

5.1. Проверка фактического наличия работников (их идентификация), их соответствия требованиям к штатной численности, а также соответствия документов, устанавливающих правоотношения работников с аккредитованным лицом.

5.2. Оценка наличия у работников высшего образования, либо среднего профессионального образования или дополнительного профессионального образования по профилю, соответствующему области аккредитации, либо ученой степени по специальности и (или) направлению подготовки, соответствующему области аккредитации.

5.3. Практическая оценка наличия у работников необходимого опыта работы в сфере подтверждения соответствия.

5.4. Оценка наличия действующего допуска работников к работам в области аккредитации, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну (при необходимости), оформленного в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области защиты государственной тайны, включая знание работником требований нормативных документов в области защиты государственной тайны.

5.5. Оценка соблюдения требований по привлечению к выполнению работ в области аккредитации работников, не отвечающих установленным критериям аккредитации (стажеров), подтверждение соблюдения процедуры контроля со стороны руководства и работников, соответствующих критериям аккредитации.

5.6. Оценка соблюдения политик и процедур выявления потребности в дополнительной профессиональной подготовке и обучении работников органа по сертификации систем менеджмента, обеспечения прохождения ими такой подготовки, правил привлечения стажеров к выполнению работ по сертификации, системы обеспечения компетентности работников и контроля за деятельностью работников со стороны уполномоченных лиц.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы, удостоверяющие личность работников; документы о получении работниками аккредитованного лица необходимого образования или ученой степени; трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности ⁵, трудовые договоры, документы, подтверждающие наличие опыта работы в области аккредитации, указанной в реестре аккредитованных лиц (при необходимости); документы, устанавливающие должностные и функциональные обязанности, в том числе по предыдущим местам работы (при необходимости); документы по допуску к проведению работ в области аккредитации, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну (при необходимости), иные документы, подтверждающие соответствие критериям аккредитации, в том числе разделу 7.1 ГОСТ Р ИСО 17021-1-2017 а также, если применимо, разделом 7.1 ГОСТ Р 53755-2020/ISO/TS 22003:2013, разделом 7.1 ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020, разделами 4 - 7 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2-2021, IAF MD 11:2023.

6.1. Оценка соответствия проведения процесса сертификации систем менеджмента работниками аккредитованного лица.

6.2. Оценка соответствия документов и записей, оформляемых работниками аккредитованного лица по результатам проведенного моделирования процесса сертификации систем менеджмента, критериям аккредитации и документам по стандартизации.

Исходные материалы, факты, наблюдения: документы и записи по результатам выполнения процесса сертификации систем менеджмента, в том числе документы, представленные аккредитованным лицом, результаты собеседования, тестирования и наблюдения.

8.1. Оценка области аккредитации на предмет обеспеченности необходимыми документами, указанными в области аккредитации, работниками, соответствующими критериям аккредитации и документам по стандартизации, материально-техническими ресурсами, необходимыми для проведения работ в области аккредитации.

Сведения о сокращении части расширяемой области аккредитации, не обеспеченной соответствующими ресурсами (при наличии).

8.2. Оценка оформления области аккредитации в соответствии с приказом Минэкономразвития России от 16 августа 2021 г. N 496 "Об утверждении форм заявления об аккредитации, заявления о расширении области аккредитации, заявления о сокращении области аккредитации, заявления о проведении процедуры подтверждения компетентности аккредитованного лица, заявления о внесении изменений в сведения реестра аккредитованных лиц, заявления о прекращении действия аккредитации", в том числе, в части наличия подписи уполномоченных лиц, соблюдения требований к заполнению разделов области аккредитации, достоверности сведений, содержащихся в окончательном проекте области аккредитации аккредитованного лица, а также в части отсутствия в области аккредитации позиций, которые не были заявлены (отсутствовали в области аккредитации, являющейся приложением к заявлению о проведении процедуры подтверждении компетентности аккредитованного лица).

8.3. Оценка оформления области аккредитации с учетом всех областей аккредитации, утвержденных ранее в рамках процедур аккредитации, расширения области аккредитации, подтверждения компетентности аккредитованного лица (с учетом совмещенных процедур, в том числе подтверждение компетентности и изменение места осуществления деятельности, подтверждение компетентности и расширение области аккредитации), а также с учетом сокращений области аккредитации, в том числе установление отсутствия в области аккредитации позиций, которые не были утверждены в рамках указанных процедур и установление отсутствия исключения позиций области аккредитации без процедуры сокращения области аккредитации.

Исходные материалы, факты, наблюдения: утверждённая область аккредитации (в случае изменения места осуществления деятельности утвержденная область аккредитации оформляется с учетом нового места (мест) осуществления деятельности), заявленная на расширение область аккредитации (в случае проведения процедуры расширения области аккредитации), область аккредитации, оформленная при проведении предыдущих процедур аккредитации, расширения области аккредитации, сокращения области аккредитации, подтверждения компетентности, документы, подтверждающие соответствие органа по сертификации систем менеджмента критериям аккредитации.

11.1. Проведение заключительного совещания.

Заключительное совещание проводится в присутствии членов экспертной группы и представителей аккредитованного лица с целью представления выводов и заключений по результатам выездной оценки.

На заключительном совещании руководитель экспертной группы сообщает аккредитованному лицу:

- сроки подготовки отчетных документов по результатам выездной экспертизы;

- результаты оценки соответствия аккредитованного лица Критериям аккредитации, требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и дополнительных стандартов (если применимо);

- о выявленных несоответствиях аккредитованного лица критериям аккредитации с подробным письменным изложением и разъяснением указанных несоответствий;

- согласованный процесс обработки обнаружений оценки;

- возможные последствия неправильной обработки обнаружений оценки соответствия;

- все виды деятельности после оценки (выполнение и анализ корректирующих действий, рассмотрение жалоб, процесс апелляции).

Все мнения, расходящиеся относительно обнаружений и заключений по результатам оценки соответствия органа по сертификации систем менеджмента Критериям аккредитации, требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 и дополнительных стандартов (если применимо), следует обсудить между экспертной группой вместе с аккредитованным лицом и, по возможности, прийти к соглашению. В противном случае эти мнения записать в соответствующий раздел акта выездной экспертизы.

Если это входит в цели оценки, могут быть представлены рекомендации по улучшению.

11.2. Обобщение экспертной группой результатов выездной экспертизы соответствия аккредитованного лица критериям аккредитации и оформление результатов выездной экспертизы с приложением документов:

- подтверждающих результаты работ по наблюдению за выполнением аккредитованным лицом работ в соответствии с областью аккредитации (свидетельской оценки), перечень несоответствий критериям аккредитации (при наличии) подтверждающих несоответствие аккредитованного лица критериям аккредитации, включая лист (листы) выявленных несоответствий (в том числе могут быть приложены фото- и видеоматериалы);

- сведения об области аккредитации с приложением документа, содержащего ее описание, который формируется посредством федеральной государственной информационной системы в области аккредитации в машиночитаемой форме и представлен в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью эксперта по аккредитации, членов экспертной группы, а также уполномоченного представителя аккредитованного лица;

- перечень сведений об аккредитованном лице в соответствии с подпунктом "б" части 4.1 статьи 11 Федерального закона N 412-ФЗ "Об аккредитации в национальной системе аккредитации" (далее - Федеральный закон N 412-ФЗ);

- предложения по формированию программы следующей выездной оценки соответствия аккредитованного лица критериям аккредитации.

Составление акта экспертизы или акта выездной экспертизы в 2-х экземплярах по форме и с указанием сведений, установленных приказом Минэкономразвития России от 23 мая 2014 г. N 284 "Об утверждении форм и перечней сведений, содержащихся в экспертном заключении, акте выездной экспертизы, акте экспертизы" в соответствии с приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2021 г. N 657 "О порядке заполнения форм заявлений об аккредитации, о расширении области аккредитации, о проведении процедуры подтверждения компетентности аккредитованного лица, о внесении изменений в сведения реестра аккредитованных лиц, о прекращении действия аккредитации, перечне прилагаемых к указанным заявлениям документов, сведений и требований к ним, методике отбора экспертов по аккредитации для выполнения работ в области аккредитации, порядке формирования экспертной группы, порядке заполнения форм и перечней сведений, содержащихся в экспертном заключении, акте выездной экспертизы, акте экспертизы, порядке рассмотрения экспертного заключения, акта выездной экспертизы, акта экспертизы на предмет соответствия требованиям законодательства Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации, а также внесении изменений в некоторые приказы Минэкономразвития России по вопросам аккредитации в национальной системе аккредитации".

В акте экспертизы выводы о соответствии (несоответствии) критериям аккредитации должны быть обоснованы и доказаны. В акте должны содержаться указания на конкретные исходные материалы, факты и наблюдения, подтверждающие соответствие (несоответствие) аккредитованного лица критериям аккредитации, свидетельствующие о выполнении экспертной группой программы выездной экспертизы в полном объеме (в том числе могут быть приложены фото- и видеоматериалы).

К акту экспертизы прилагается документ, содержащий описание области аккредитации, подписанный экспертом по аккредитации и техническими экспертами (членами экспертной группы), а также уполномоченным представителем аккредитованного лица.

Акт должен содержать, в том числе, сведения об устранении аккредитованным лицом несоответствий, выявленных при экспертизе документов и (или) сведений при расширении области аккредитации, и способах их устранения (при наличии выявленных несоответствий), в частности, сведения о сокращении расширяемой области аккредитации с целью устранения таких несоответствий.