Постановление Президиума Совета судей Российской Федерации от 1 апреля 2024 г. N 105 "О внесении изменений в Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованные постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708"

Заслушав и обсудив информацию заместителя начальника Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Пиванова В.В., Президиум Совета судей Российской Федерации отмечает следующее.

В целях установления единого порядка организации работы по хранению документов, в том числе электронных документов, образующихся в деятельности мировых судей, постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708 согласованы Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи (далее - Методические рекомендации).

Методические рекомендации были разработаны на основании действующего законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства и максимально унифицированы с положениями нормативных правовых актов, регулирующих вопросы архивного дела в федеральных судах общей юрисдикции.

Методические рекомендации в настоящее время определяют систему организации и ведения архивного делопроизводства в судебных участках мировых судей. Предложенный Методическими рекомендациями порядок организации работы архивов распространяется как на документы на бумажном носителе, так и на документы в электронном виде.

За прошедший период с момента согласования Методических рекомендаций Президиумом Совета судей Российской Федерации законодательство Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства претерпело ряд изменений.

С учетом необходимости актуализации положений Методических рекомендаций и их приведения в соответствие с действующим нормативным регулированием в сфере архивного дела и делопроизводства требуется внесение изменений в названный документ, в том числе касающихся порядка составления описей дел, образующихся в деятельности аппарата мирового судьи, оформления дел к последующему хранению, проведения экспертной комиссией судебного участка экспертизы ценности документов, составления паспорта архива судебного участка, учета и обеспечения дел в архиве, передачи дел на государственное хранение.

Учитывая изложенное, Президиум Совета судей Российской Федерации постановляет:

1. Информацию заместителя начальника Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Пиванова В.В. принять к сведению.

2. Согласовать изменения в Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованные постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

3. Поручить Судебному департаменту при Верховном Суде Российской Федерации довести названные изменения до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих организационное обеспечение деятельности мировых судей.

Председатель Совета

В.В. Момотов

г. Москва
1 апреля 2024 г.
N 105

СОГЛАСОВАНЫ
постановлением
Президиума Совета судей
Российской Федерации
от 1 апреля 2024 г. N 105

Изменения
в Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованные постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708

1.1. Пункт 1.1 изложить в следующей редакции:

"1.1. Методические рекомендации по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи (далее - Методические рекомендации) разработаны на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (далее - Правила N 77), Примерной номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Примерная номенклатура), Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень документов), утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, и других нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства.".

1.2. Пункт 1.3 изложить в следующей редакции:

"1.3. Методические рекомендации предлагают порядок: составления описей дел, документов (описей электронных документов); оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве и их передачи в архив; проведения экспертизы ценности документов; отбора документов на уничтожение; перевода документов в электронный вид; ведения учета архивных дел; проверки наличия и состояния архивных дел; организации использования архивных дел; обеспечения сохранности архивных дел; передачи архивных дел на хранение в государственный архив.".

1.3. Дополнить пунктом 1.6 следующего содержания:

"1.6. Приказом (распоряжением) мирового судьи назначается работник, ответственный за работу архива.".

1.4. Пункт 1.6 считать пунктом 1.7.

1.5. Абзац второй пункта 1.7 изложить в следующей редакции:

"архивное дело (архивный документ) - оформленное в соответствии с требованиями настоящих Методических рекомендаций дело (судебное дело, материал, наряд, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы) и переданное на хранение в архив, в том числе в электронной форме;".

1.6. Раздел 2 изложить в следующей редакции:

"2. Составление описей дел, документов (описей электронных документов)

2.1. Опись дел, документов (далее - опись дел) (опись электронных документов) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных документов) составляется на основе номенклатуры дел.

Объектом описания в описи дел (описи электронных документов) является дело (электронное дело).

2.2. На судебные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи (приложения N 1, 2 к настоящим Методическим рекомендациям).

Аналогичные описи составляются на электронные дела (приложение N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

2.3. Для учета дел временных (до 10 лет) сроков хранения рекомендуется вести описи дел в электронном виде.

При уничтожении таких дел в графе "Примечание" проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись полностью;

каждое дело, том вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий.

В конце описи дел за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

2.5. Перед внесением заголовков дел в описи дел работником, ответственным за ведение делопроизводства, проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работником, ответственным за ведение делопроизводства.

2.6. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, работником, ответственным за ведение делопроизводства, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, который подписывается работником, ответственным за ведение делопроизводства. Далее акт об утрате документов утверждается мировым судьей и передается вместе с описью дел работнику, ответственному за работу архива.

2.7. Опись дел, описи электронных документов (годовые разделы описей дел, описей электронных документов) (приложения N 1, 2, 3 к настоящим Методическим рекомендациям) составляются работником, ответственным за работу архива.

2.8. Первому годовому разделу описи дел присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

2.9. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

2.10. Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, каждый том описи дел должны иметь лист-заверитель.

2.11. В справочный аппарат к описи дел входят: титульный лист; перечень переименований судебного участка (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

2.12. На титульном листе описи дел указываются:

полное наименование государственного архива;

полное наименование судебного участка;

номер архивного фонда;

номер и название описи;

крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование судебного участка указывается по последнему году включения документов в опись дел.

2.13. В предисловии к описи дел указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

об изменениях в наименовании судебного участка;

о структуре судебного участка;

об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

о содержании и полноте дел;

о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.

2.14. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка и ЭПК архивного учреждения.

2.15. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения согласовываются с экспертной комиссией судебного участка.

2.16. Согласованные экспертной комиссией судебного участка описи дел (годовые разделы описей) представляются на утверждение соответствующей ЭПК архивного учреждения.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

2.17. Перед направлением описей дел на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

2.18. После утверждения описей дел (годовых разделов описей) ЭПК архивного учреждения они утверждаются мировым судьей.

2.19. Формирование электронной описи документов осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временных (свыше 10 лет) хранения).

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.".

1.7. Пункты 3.1 - 3.6 изложить в следующей редакции:

"3.1. Законченные делопроизводством дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации судебного участка") и временных (свыше 10) сроков хранения после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив судебного участка и подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел).

Оформление и описание дел до передачи в архив осуществляется ответственным работником аппарата мирового судьи в соответствии с требованиями Правил N 77, инструкцией по делопроизводству и настоящими Методическими рекомендациями.

3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

в дела группируются документы одного календарного года (исключение - переходящие дела; судебные дела);

приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся;

приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

3.3. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стакеров;

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 5 к настоящим Методическим рекомендациям);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 6 к настоящим Методическим рекомендациям);

оформление обложки дела (приложение N 7 к настоящим Методическим рекомендациям);

лист использования (при необходимости).

3.3.1. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Если количество листов в деле превышает 250, документы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

3.3.2. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При необходимости документы менее формата А5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата А4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы - в порядке их поступления.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

3.3.3. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;

номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;

листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

3.3.4. Лист-заверитель дела (приложение N 5 к настоящим Методическим рекомендациям) составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

3.3.5. На обложке дела (приложение N 7 к настоящим Методическим рекомендациям) указываются:

наименование судебного участка мирового судьи (полностью, в именительном падеже);

номер тома (части);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела (тома, части);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

номер производства по делу, уникальный идентификатор дела;

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела с указанием года, до которого осуществляется хранение;

на судебных делах - подпись мирового судьи, на делах общего делопроизводства - подпись работника, ответственного за ведение делопроизводства;

архивный шифр дела;

пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

3.3.6. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который передаются дела судебного участка - источника комплектования.

При изменении наименования судебного участка в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

3.3.7. Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу (содержанию) документов дела.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок, а также заголовок и номер каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

3.3.8. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)".

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датами дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

3.3.9. Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

3.3.10. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми перечнями документов, Перечнем документов, Примерной номенклатурой.

На дела, внесенные в опись дел (годовой раздел описи дел) судебного участка - источника комплектования государственного архива, архивный шифр проставляется после утверждения описи дел (годового раздела описи дел) ЭПК архивного учреждения и утверждения мировым судьей.

3.3.11. Во всех судебных делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 6 к настоящим Методическим рекомендациям).

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменение состава документов дела отражается в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

3.4. Архивный шифр включает в себя номера: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения - дела. На единицах хранения, содержащих документы на бумажном носителе, архивный шифр наносится на обложку в левом нижнем и правом верхнем углах в целях обеспечения учета и идентификации. При этом обозначение, наносимое в правом верхнем углу, переворачивается на 180 градусов по отношению к обозначению в левом нижнем углу.

3.5. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения перед их передачей в архив осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

3.6. Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.".

1.8. Пункты 4.1 - 4.9 изложить в следующей редакции:

"4.1. Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

4.2. Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения следующих критериев:

происхождения (значимость выполняемых функций, время и место образования документа);

содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа);

внешних особенностей документов (вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние), а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

4.3. Задачами экспертизы ценности являются:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры;

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив;

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы судебного участка мирового судьи независимо от видов носителей и способов записи.

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается ЭПК архивного учреждения.

4.4. Экспертиза ценности документов судебного участка проводится:

при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел;

при подготовке дел, электронных дел к передаче в архив;

при подготовке к передаче дел, электронных дел на хранение в государственный архив;

при выделении к уничтожению дел, электронных дел, не подлежащих хранению.

4.5. Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, Перечнем документов, Примерной номенклатурой.

4.6. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом мирового судьи создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка мирового судьи (далее - экспертная комиссия) в составе не менее 3 человек.

Экспертная комиссия действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Председателем экспертной комиссии является мировой судья, секретарем - работник, ответственный за работу архива.

В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

Судебные участки, выступающие источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.7. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

4.7.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.7.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

проектов описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

проектов номенклатур дел;

проектов актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

проектов актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

проектов актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

проектов локальных нормативных актов и методических документов судебного участка по делопроизводству и архивному делу.

4.7.3. Выполняет иные функции, установленные законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства и положением об экспертной комиссии.

4.8. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не менее двух раз в год, оформляются протоколом, который подписывается мировым судьей и секретарем комиссии.

Заседание экспертной комиссии и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии.

4.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии.".

1.9. Раздел 5 изложить в следующей редакции:

"5. Порядок уничтожения архивных документов

5.1. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный действующими Примерной номенклатурой, Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работа по отбору дел к уничтожению осуществляется работником, ответственным за работу архива, ежегодно.

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения мировым судьей описей дел постоянного хранения запрещается.

5.2. Работником, ответственным за работу архива, составляется проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 8 к настоящей Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "к настоящей Инструкции" имеется в виду "к настоящим Методическим рекомендациям"

Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на согласование экспертной комиссии, затем направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, после чего утверждается мировым судьей.

5.3. При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел (судебных дел) изъяты подлинники судебных актов, личные документы.

5.4. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями на дела постоянного хранения.

После утверждения мировым судьей описей дел постоянного срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

5.5. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в отдельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой "ЭПК", отметка "ЭПК" в акте не указывается.

5.6. Из отобранных к уничтожению судебных дел (гражданских, административных, уголовных, об административных правонарушениях) на постоянное хранение необходимо изымать подлинники судебных актов, вынесенных по существу дела, а также судебные акты судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На всех судебных актах проставляются регистрационный номера дела, номер производства, уникальный идентификатор дела, из которого они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные дела и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

5.7. При отборе к уничтожению материалов, рассмотренных в порядке гражданского, административного, уголовного судопроизводства, а также производства по делам об административным правонарушениям, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующее дело работником, ответственным за работу архива, и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящих Методических рекомендаций.

5.8. Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

5.9. Архивные документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию в организации, занимающиеся переработкой вторсырья.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения мирового судьи комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

5.10. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

5.11. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в судебном участке путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

5.12. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника судебного участка мирового судьи.

5.13. Акты о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии.

Отметка об уничтожении дела проставляется также в соответствующей описи дел.

5.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

5.15. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.".

1.10. Пункты 7.1 - 7.3 изложить в следующей редакции:

"7.1. Дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве по описям дел. Окончание производства по судебным делам определяется в порядке, установленном инструкцией по судебному делопроизводству.

Решение на передачу дел в архив принимает мировой судья, а при его отсутствии - мировой судья, на которого возложено исполнение его обязанностей. Мировой судья проверяет все производство по судебному делу, материалу.

7.2. Документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" в архив по общему правилу не передаются.

В соответствии с решением мирового судьи в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности, соответствующих помещений для их хранения и иных) документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" дела могут быть переданы в архив по соответствующим описям.

Подготовка дел временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" для передачи в архив, а также передача таких дел в архив осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 3.1, 7.1 настоящих Методических рекомендаций.

Такие дела оформляются следующим образом.

Дела подшиваются, на обложке указываются: наименование судебного участка; заголовок дела (тома, части); индекс дела по номенклатуре; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); крайние даты дела; номер производства по делу, уникальный идентификатор дела; номер тома; срок хранения дела с указанием года, до которого осуществляется хранение; подпись мирового судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временных (до 10 лет) сроков хранения или "до минования надобности" уничтожаются в порядке, установленном настоящими Методическими рекомендациями, о чем составляется акт (приложение N 8 к настоящим Методическим рекомендациям).

7.3. При передаче дел на бумажном носителе в архив работником, ответственным за работу архива, проверяется правильность их формирования, оформления (соответствие заголовка дела по описи дел содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета дела, правильность нумерации листов дела, правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии), правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела).

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел уполномоченные работники судебного участка обязаны устранить.".

1.11. Раздел 8 изложить в следующей редакции:

"8. Справочно-поисковые средства к архивным документам

8.1. Система справочно-поисковых средств включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде: обязательные - описи дел, описи электронных дел; вспомогательные (необязательные) - историческая справка к фонду, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники.

Состав вспомогательных архивных справочников определяется самостоятельно.

8.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю судебного участка со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структура и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один хранится в деле судебного участка, второй - передается в государственный архив. Историческая справка к фонду подписывается составителем.".

1.12. Раздел 9 изложить в следующей редакции:

"9. Учет документов в архиве судебного участка

9.1. Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, описи электронных дел.

Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.

9.2. Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

9.3. К обязательным учетным документам архива относятся:

паспорт архива судебного участка (приложение N 9 к настоящим Методическим рекомендациям);

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 10 к настоящим Методическим рекомендациям);

лист фонда (приложение N 12 к настоящим Методическим рекомендациям);

описи дел (приложения N 1, 2 к настоящим Методическим рекомендациям;

опись электронных дел (приложение N 3 к настоящим Методическим рекомендациям);

дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

список фондов (приложение N 11 к настоящим Методическим рекомендациям), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

книга выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям);

реестр описей дел, документов (приложение N 4 к настоящим Методическим рекомендациям);

топографические указатели (постеллажный (приложение N 30 к настоящим Методическим рекомендациям) и пофондовый (приложение N 31 к настоящим Методическим рекомендациям) (при наличии архивохранилищ);

каталоги;

указатели.

9.3.1. Паспорт архива судебного участка (приложение N 9 к настоящим Методическим рекомендациям) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй - хранится в соответствующем наряде архива.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кому представляется" указывается название государственного архива.

В строке "Кем представляется" указываются: полное наименование судебного участка, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе "Общие сведения" заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве. Если в архиве хранятся документы только одного судебного участка, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судебных участков, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра - не менее одного знака после запятой. Например: 25,4 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в судебном участке (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения и указывается следующее:

в графе 1 - количество единиц хранения документов постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве;

в графе 2 - дата самого раннего из хранящихся в архиве документов;

в графе 3 - конечные даты хранящихся в архиве документов;

в графе 4 - общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 - самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве;

в графе 6 - самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве;

в графе 7 - количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в судебном участке.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В разделе "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива судебного участка, определенное в штатном расписании.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива, при этом мировым судьей назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе "Условия хранения документов" подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в судебном участке.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается мировым судьей с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью.

При направлении в государственный архив к паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании судебного участка;

о наличии в судебном участке номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве фондов других судебных участков;

о кадровом составе - наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив судебного участка расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.3.2. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 10 к настоящим Методическим рекомендациям) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.3.3. Лист фонда (приложение N 12 к настоящим Методическим рекомендациям) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. Листы фондов формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

9.3.4. В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории судебного участка и архивного фонда, объединенного архивного фонда.

9.3.5. Для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов составляется опись дел, опись электронных дел.

9.3.6. Список фондов (приложение N 11 к настоящим Методическим рекомендациям) ведется в архиве судебного участка, хранящем документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Номер архивного фонда судебного участка вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном архиве.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, описи электронных дел.

Название архивного фонда состоит из полного наименования судебного участка с указанием его местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие изменения в наименовании отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов. В лист фонда включаются все наименования судебных участков, документы которых включены в объединенный фонд.

Ежегодно к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

Список фондов подшивается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

9.3.7. Для регистрации описей дел, описей электронных дел, учета их количества и состава ведется реестр описей дел, документов.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой описи дел, описи электронных дел: номер фонда, номер описи, вид документов, включенных в опись, количество единиц хранения, количество листов в описи и ее экземпляров.

9.4. Учетные базы данных ведутся при наличии в судебном участке технических и программных средств наравне с обязательными архивными учетными документами.

9.5. Архивные учетные документы, в том числе по одному экземпляру описи дел, размещаются в помещении для хранения учетных документов или на отдельном стеллаже в рабочей комнате работника, ответственного за работу архива.

Второй экземпляр описи дел размещается в архивохранилище обособленно от единиц хранения.

9.6. Архивные учетные документы, кроме описей дел, описей электронных дел предназначаются для служебного пользования и пользователям архивными документами не выдаются.

9.7. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании:

описи дел, описи электронных документов;

номенклатуры;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 13 к настоящим Методическим рекомендациям);

акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (приложение N 14 к настоящим Методическим рекомендациям);

акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 15 к настоящим Методическим рекомендациям);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 16 к настоящим Методическим рекомендациям);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 17 к настоящим Методическим рекомендациям);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 8 к настоящим Методическим рекомендациям).

9.8. На основании документов, указанных в пункте 9.7 настоящих Методических рекомендаций, вносятся необходимые изменения в обязательные архивные учетные документы:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда - при каждом изменении в составе и объеме архивных документов;

в список фондов - при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов находившегося на хранении архивного фонда. В графе "Отметка о выбытии фонда" списка фондов указывается место (адрес) выбытия архивного фонда, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

в реестр описей дел - при поступлении новой описи дел или выбытии всех единиц хранения находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, описям электронных дел не присваивается и остается свободным;

в описи дел, описи электронных дел - при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, электронных архивных дел, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные архивные учетные документы.".

1.13. Раздел 10 изложить в следующей редакции:

"10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке.

Проверка наличия архивных документов проводится комиссией, назначаемой мировым судьей, в состав комиссии обязательно включается работник, ответственный за работу архива.

10.2. Проверка наличия проводится:

в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в 5 лет (в том числе с пометкой "Для служебного пользования");

при смене мирового судьи (работника, ответственного за работу архива);

при подготовке архивных документов к передаче в государственный архив;

после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены.

10.3. Проверка наличия документов проводится посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел с заголовком (описанием) на обложке единицы хранения.

10.4. Проверка наличия документов включает:

выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей;

установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами;

выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел);

выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

организацию розыска отсутствующих документов.

10.5. При проверке наличия документов необходимо:

сохранять порядок расположения единиц хранения согласно топографическим указателям;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

изымать с последующей изоляцией документы, единицы хранения, зараженные плесенью и (или) другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

проставлять отметку "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки в конце проверенной описи дел.

10.6. По результатам проверки наличия документов должны быть составлены и подписаны комиссией, а затем утверждены мировым судьей:

акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 18 к настоящим Методическим рекомендациям);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 13 к настоящим Методическим рекомендациям), который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации;

акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (приложение N 14 к настоящим Методическим рекомендациям), который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду.

Проверка наличия документов считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов, после внесения по результатам проверки необходимых изменений в архивные учетные документы.

10.7. Если проверкой наличия документов установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия. Допускается продление срока розыска документов на 1 год.

В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 15 к настоящим Методическим рекомендациям), утверждаемый мировым судьей по согласованию с экспертной комиссией суда. К акту прилагается справка о проведении розыска. В случае необнаружения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета.

10.8. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

10.9. При выявлении неисправимо поврежденного архивного документа составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 17 к настоящим Методическим рекомендациям), который утверждается мировым судьей по согласованию с экспертной комиссией.

В случае выявления неисправимо поврежденного документа Архивного фонда Российской Федерации акт о неисправимом повреждении архивных документов направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией. После вынесения решения о признании архивного документа неисправимо поврежденным акт утверждается мировым судьей и соответствующие изменения вносятся в архивные учетные документы.".

1.14. Пункты 11.2 - 11.4 изложить в следующей редакции:

"11.2. Выдача единиц хранения из архивохранилища подлежит обязательной фиксации в книге выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник, ответственный за работу архива, в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником, ответственным за работу архива, выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.

11.3.1. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 22 к настоящим Методическим рекомендациям).

Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и не прошедших технического оформления и описания, может быть ограничена.

11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

11.3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью мирового судьи.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ работников аппарата мирового судьи к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом мировым судьей правами доступа к документам.

По решению мирового судьи архив может предоставлять работникам аппарата мирового судьи электронные документы по локальной сети. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, заголовок и учетный номер выданного документа.

11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками аппарата мирового судьи;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения мирового судьи на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

11.3.5. Выдача архивных документов во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение N 19 к настоящим Методическим рекомендациям).

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) работников аппарата мирового судьи и с письменного разрешения мирового судьи.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

11.4. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (приложение N 23 к настоящим Методическим рекомендациям). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.".

1.15. Абзац второй пункта 11.6 изложить в следующей редакции:

"Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 22 к настоящим Методическим рекомендациям). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива.".

1.16. Пункт 11.9 дополнить предложением следующего содержания:

"О выдаче копии документа в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 29 к настоящим Методическим рекомендациям) делается соответствующая отметка.".

1.17. В абзаце первом пункта 11.10 слова "приложение N 20" заменить словами "приложение N 24".

1.18. В пункте 11.11 слова "приложение N 21" заменить словами "приложение N 25".

1.19. Пункт 11.13 изложить в следующей редакции:

"11.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний, а также архивные справки (приложение N 28 к настоящим Методическим рекомендациям) изготавливаются работником, ответственным за работу архива, в срок, не превышающий пятнадцати календарных дней со дня поступления соответствующего заявления.".

1.20. В пункте 11.15 слова "приложение N 22" заменить словами "приложение N 26".

1.21. В пункте 11.17:

в подпункте 11.17.1 слова "приложение N 23" заменить словами "приложение N 27";

подпункт 11.17.6 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.";

абзац второй подпункта 11.17.6 считать абзацем третьим.

1.22. В подпункте 11.18.4 пункта 11.18 слова ", архивных справок (приложение N 24 к настоящим Методическим рекомендациям)" исключить.

1.23. Абзац третий пункта 11.20 изложить в следующий редакции:

"В книге выдачи единиц хранения во временное пользование (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям) из архива суда отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено.".

1.24. Раздел 12 изложить в следующей редакции:

"12.1. Хранение архивных документов в судебном участке обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:

предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов в соответствии с порядком, установленным разделом 10 настоящих Методических рекомендаций;

обеспечение возможности проведения профилактической и технической обработки архивных документов;

описание (составление описей дел) и своевременная постановка архивных документов на учет в соответствии с положениями настоящих Методических рекомендаций.

12.2. Архив размещается в здании и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения) должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 12.1 настоящих Методических рекомендаций, а также общим требованиям безопасности к общественным зданиям и сооружениям ¹.

------------------------------

¹ Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"; Градостроительный кодекс Российской Федерации.

------------------------------

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и

делопроизводства ²;

------------------------------

² Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24.

------------------------------

в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище (пункт 12.3 настоящих Методических рекомендаций);

в запирающихся шкафах или сейфах.

Размещение архива в приспособленном здании (помещении) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок).

12.3. Архивохранилище должно:

отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод, в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

иметь двери с повышенной технической укрепленностью (металлические или обшитые металлом);

иметь запирающиеся решетки на окнах (при размещении архивохранилища на цокольном, первом или втором этаже здания).

Расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 12.7 настоящих Методических рекомендаций, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м площади архивохранилища.

Каждому архивохранилищу присваивается номер, который отражается в топографических указателях в соответствии с пунктом 12.19 настоящих Методических рекомендаций.

12.4. Для обеспечения деятельности архива (при необходимости) выделяются помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям (акклиматизации), рабочая комната работника, ответственного за работу архива, помещение для предоставления доступа к архивным документам.

12.5. Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках, в гаражах и других не предназначенных для их хранения местах.

12.6. При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

12.7. При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

Размещение мобильных стеллажей производится с учетом особенностей помещений и размещаемого оборудования.

12.8. Архивные документы размещаются в первичных средствах хранения:

на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.9. На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем.

12.10. Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности ¹.

------------------------------

¹ Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности"; постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации".

------------------------------

Работник, ответственный за работу архива, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

12.11. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них (если архив размещен в отдельном здании), а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него.

12.12. Архивные документы необходимо хранить в темноте. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

12.13. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

для документов на бумажном носителе - температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - температура 8-18°С, относительная влажность воздуха - 45 - 65%;

для документов на оптических дисках - температура 10 - 23°С, относительная влажность воздуха - 20 - 50%.

12.14. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких точках архивохранилища (в зависимости от конструктивных особенностей площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:

в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

в специально оборудованном для хранения изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;

при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

12.15. В архиве должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в архивохранилище и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

12.16. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архиве поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

12.17. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.

12.18. Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз.

12.19. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном (приложение N 30 к настоящим Методическим рекомендациям) и, при наличии более одного фонда, пофондовом (приложение N 31 к настоящим Методическим рекомендациям).

При ведении топографического указателя один его экземпляр должен храниться у работника, ответственного за работу архива, второй - размещаться в соответствующем архивохранилище.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища.

12.20. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

12.21. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

12.22. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд использования электронных документов.".

1.25. Раздел 13 изложить в следующей редакции:

"13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Решение о форме приема документов (полного или выборочного) принимается ЭПК архивного учреждения.

13.2. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем государственного архива или уполномоченным им должностным лицом.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве судебного участка допускается по решению ЭПК архивного учреждения.

13.3. Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение в государственный архив, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, организует мировой судья при непосредственном участии органа исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.

13.4. Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный архив проводится рассмотрение документов на предмет снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

13.5. Передача электронных архивных дел в информационную систему государственного архива производится в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, по согласованию с государственным архивом по описям электронных документов. К описям электронных дел прилагаются реестры файлов электронных документов.

13.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 16 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - в судебном участке.

Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, а также один - в электронном виде, в формате, согласованном с государственным архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в судебном участке.

13.7. На всех экземплярах описи дел государственным архивом делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, судебный участок принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой судебным участком.

Судебный участок, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

При отсутствии (утрате) подлинников передаются их заверенные копии (при наличии).

13.8. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами.".

2. Приложения к Методическим рекомендациям изложить в редакции в соответствии с приложением к настоящим изменениям.

Приложение

Приложение N 1
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________      УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

                                        Мировой судья

Фонд N_________                        ___________ ______________________

ОПИСЬ N__________                       (подпись)  (расшифровка подписи)

дел, документов постоянного хранения   _______________

за _________ год                           (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено____________________________________________

                                      (цифрами и прописью)

_____________________________________________________________________дел,

с N _________________________по N _________________________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________________,

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи          ______________   _____________________________

                            (подпись)           (расшифровка подписи)

_________________________

         (дата)

Работник, ответственный

за работу архива           ______________   _____________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

_________________________

      (дата)

       СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНА

Протокол экспертной комиссии            Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                       комиссии архивного учреждения

от "___"_____________N______            от "____"____________N_____

Приложение N 2
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________      УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

                                        Мировой судья

Фонд N_________                        ___________ ______________________

ОПИСЬ N__________                       (подпись)  (расшифровка подписи)

дел, документов временных (свыше 10    _______________

лет) сроков хранения                       (дата)

за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данный раздел описи внесено____________________________________________

                                         (цифрами и прописью)

_____________________________________________________________________дел,

с N ________________________по N __________________________, в том числе:

литерные номера:________________________________________________________,

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи          ______________   _____________________________

                            (подпись)           (расшифровка подписи)

_________________________

         (дата)

Работник, ответственный

за работу архива           ______________   _____________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

_________________________

      (дата)

       СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНА

Протокол экспертной комиссии            Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                       комиссии архивного учреждения

от "___"_____________N______            от "____"____________N_____

Приложение N 3
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

_________________________________________                         УТВЕРЖДАЮ

 (наименование судебного участка)

Фонд N______________                                         Мировой судья

ОПИСЬ N_____________                                         ___________ __________________________

                                                              (подпись)    (расшифровка подписи)

электронных дел                                              _____________

(постоянного хранения/временных (свыше 10                       (дата)

лет) сроков хранения

за_________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок электронного дела по номенклатуре	Регистрационный номер электронного документа	Вид и заголовок электронного документа	Дата документа	Срок хранения	Количество файлов (количество файлов в контейнере)	Объем в байтах	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

В данный раздел описи внесено________________________________________________электронных документов

                                      (цифрами и прописью)

с N _______________________________________ по N _________________________________________, объемом

_______________________байт. В том числе литерные номера:_________________________________________,

пропущенные номера:________________________________________________________________________________

К делам составлены внутренние описи (реестры) дел.

Наименование должности

составителя описи                 ___________________          _________________________________

                                       (подпись)                     (расшифровка подписи)

_____________________

       (дата)

Работник, ответственный

за работу архива                  ___________________          _________________________________

                                       (подпись)                     (расшифровка подписи)

(дата)

       СОГЛАСОВАНО                                                   УТВЕРЖДЕНА

Протокол экспертной комиссии                               Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                                          комиссии архивного учреждения

от "___"_____________N______                              от "____"____________N_____

Реестр
файлов электронного документа

N п/п	N электронного дела по описи	Наименование файла	Дата и время последнего изменения файла	Объем (в байтах)	Формат файла

Приложение N 4
к Методическим рекомендациям
по организации работы архива
и формированию электронного архива
в аппарате мирового судьи

____________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

РЕЕСТР
ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

Начат__________________________

Окончен________________________

N п/п	Номер фонда	Номер описи	Название описи дел, документов	Количество дел в описи дел, документов			Крайние даты	Количество листов описи дел, документов	Количество экземпляров описи дел, документов	Примечания
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Итого на 01.01..........архиве хранится_______________________описей (при

отсутствии не включаются в итоговую запись), из них:

управленческой документации_______________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

документов личного происхождения__________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

научно-технической документации___________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

видеодокументов___________________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

кинодокументов____________________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

фонодокументов____________________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

фотодокументов____________________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

электронных документов____________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

поступило в__________г.___________________________________________описей,

                                      (цифрами и прописью)

выбыло в_________ ____г.___________________________________________описей

                                      (цифрами и прописью)

Работник, ответственный

за работу архива                 ____________ ___________________________

                                   (подпись)     (расшифровка подписи)

______________________________

           (дата)

Приложение N 5
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

               ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N_________________

В деле подшито и пронумеровано___________________________________________

                                        (цифрами и прописью)

_______________________________________________________________(листа(ов)

с N _________________________по N _________________________, в том числе:

литерные номера листов__________________________________________________,

пропущенные номера листов_______________________________________________,

+ листов внутренней описи________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности работника,

составившего заверительную

надпись                           _____________   _______________________

                                   (подпись)       (расшифровка подписи)

___________________________

           (дата)

Приложение N 6
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

                 Внутренняя опись

                 документов дела N__________________________

N п/п	Регистрационный номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого_________________________________________________________документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_________________________________листов

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности работника,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                __________________________

                                    (подпись)     (расшифровка подписи)

______________________

      (дата)

Приложение N 7
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

                                                +-----------------------+

                                                | Ф.N _______________   |

                                                | Оп. N _____________   |

                                                | Д. N ______________   |

                                                |                       |

                                                +-----------------------+

_________________________________________________________________________

                 (наименование государственного архива)

_________________________________________________________________________

                   (наименование судебного участка)

Дело, уголовное дело,

гражданское дело,

административное

дело, дело об

административном

правонарушении,

материал

ДЕЛО (УИД) N___________________________ ПРОИЗВОДСТВО N___________________

----------

МАТЕРИАЛ

                        ТОМ N______________________

_________________________________________________________________________

                            (название дела)

                     Дата начала              Дата окончания

                     производства____________ производства_______________

                     Крайние даты________________________________________

                     На____________________________________________листах

                     Хранить_____________________________________________

                          (срок хранения в годах, до какого года хранить)

+-----------------------+

| Ф.N _______________   |

| Оп. N _____________   |

| Д. N ______________   |

|                       |

+-----------------------+

                            _______________(____________________________)

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

Приложение N 8
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

            АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

о выделении к уничтожению (архивных)   _______________

документов, не подлежащих хранению        (дата)

На основании_____________________________________________________________

               (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны  к  уничтожению   как не имеющие научно-исторической ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N_______________________

                                                    (N и название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номера описи 1	Номер единицы хранения по описи (индекс по номенклатуре дел)	Количество единиц хранения (дел)	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _________________________ единиц хранения (дел, электронных дел) за

         (цифрами и прописью)

__________________________________ годы.

Описи дел постоянного хранения за___________________________________ годы

утверждены ЭПК__________________________________________________________,

                           (наименование архивного учреждения)

протокол от___________________N______________________

Работник, ответственный

за работу архива                            _____________________________

                             (подпись)          (расшифровка подписи)

_____________________

     (дата)

       СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНА

Протокол экспертной комиссии            Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                       комиссии архивного учреждения

от "___"_____________N______            от "____"____________N_____

Документы в количестве_____________________________ единиц хранения (дел,

                          (цифрами и прописью)

электронных дел):

на бумажном носителе весом______________________кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение_____________________________

_________________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование должности

работника, сдавшего

документы                                ________________________________

                          (подпись)              (расшифровка подписи)

_____________________

      (дата)

Документы уничтожены в установленном порядке.

Наименование должности

работника, уполномоченного

осуществлять контроль за утилизацией            ________________________

                                      (подпись)   (расшифровка подписи)

_________________________

      (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                            _____________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

_____________________

        (дата)

------------------------------

¹ При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графа не заполняется.

------------------------------

Приложение N 9
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

Кому представляется______________________________________________________

                               (наименование и адрес получателя)

Кем представляется_______________________________________________________

                        (наименование и адрес отчитывающегося архива

_________________________________________________________________________

               (форма собственности отчитывающегося архива)

                                Паспорт

                      архива судебного участка

                    на "____"___________20____года

     1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилищ, кв. м	Загруженность архивохранилищ, проценты
А	1	2	3
101

     2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи			хранится сверх установленного срока	образуется в год дел
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения 1	201

     3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Архивохранилища	есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление	центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи	металлические, деревянные; комбинированные; нет.
Шкафы	деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация	пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал	есть, нет.
Температурно-влажностный режим	соблюдается, не соблюдается.

"____"_____________20____г.

Мировой судья                             _______________________________

                          (подпись)             (расшифровка подписи)

Ф.И.О. и телефон исполнителя

------------------------------

¹ При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам.

------------------------------

Приложение N 10
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

____________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

____________________________________________________________________

(название архива судебного участка)

КНИГА
учета поступления и выбытия дел, документов

Том N________________________

Начат_________________________

Окончен_______________________

N п/п	Дата поступления и выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) дела, документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда	Годы поступивших или выбывших документов по описи дел, документов	Вид носителя 3	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечания
							количество единиц хранения			количество единиц хранения
							постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Итого в___________году поступило____________________________________единиц хранения(4), в том числе:

                                        (цифрами и прописью)

на бумажном носителе____________________________, электронных______________________________________.

                        (цифрами и прописью)                          (цифрами и прописью)

Показываются раздельно итоговые данные по 11, 12, 13, 15.

Работник, ответственный

за работу архива                                          __________________________________________

                                    (подпись)                       (расшифровка подписи)

______________________

        (дата)

------------------------------

³ БН - документы на бумажном носителе, ЭД - электронные документы, ГД - в опись внесены гибридные дела.

⁴ При наличии гибридных дел том(а) на бумажном носителе учитывается в строке "На бумажном носителе", том(а) на электронном носителе учитывается в строке "Электронных".

------------------------------

Приложение N 11
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

_____________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

СПИСОК ФОНДОВ

Том N_____________________

Начат______________________

Окончен____________________

Номер фонда	Дата первого поступления документов фонда	Название фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечания
			место выбытия	дата и номер документа, на основании которого выбыл
1	2	3	4	5	6

На 01.01.__________в список включены фонды с N________по N______________,

из списка исключены фонды с N _______________по N ______________________.

Всего хранится в архиве___________________________________фондов, из них:

                             (цифрами и прописью)

______________________________________________содержат особо ценные дела.

          (цифрами и прописью)

Номера свободные:________________________________________________________

Номера выбывшие (переданные):____________________________________________

Наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись

Работник, ответственный

за работу архива                          _______________________________

                             (подпись)         (расшифровка подписи)

________________________

          (дата)

Приложение N 12
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

                       ЛИСТ ФОНДА N________________

_____________________________________    ________________________________

(местонахождение фонда (наименование        (дата первого поступления

судебного участка, где хранится фонд)            документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

1. Учет неописанных документов

Дата записи	Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток)
		количество единиц хранения (документов, листов, байт)	крайние даты	количество единиц хранения (документов, листов, байт)	крайние даты	всего дел
1	2	3	4	5	6	7

2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел, документов	Год(ы)	Название описи дел, документов или аннотация (краткая характеристика документов)	Поступило единиц хранения	Выбытие				Наличие (остаток) единиц хранения
					количество единиц хранения	основание выбытия (название, дата, номер документа)	в том числе по описям, утвержденным ЭПК		количество единиц хранения	в том числе:
										постоянного хранения				по личному составу
										количество единиц хранения	крайние даты	из них по описям, утвержденным ЭПК		количество единиц хранения	крайние даты
							количество единиц хранения	крайние даты				количество единиц хранения	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Приложение N 13
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

о технических ошибках                  _______________

в учетных документах                      (дата)

Фонд N______________

Название фонда___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

В ходе выполнения________________________________________________________

                                        (вид работ)

обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения   (единиц учета)   не изменилось/

увеличилось/уменьшилось на ______________________________ единиц хранения

                                (цифрами и прописью)

(единиц учета).

Примечания:______________________________________________________________

Работник, ответственный

за работу архива                           ______________________________

                            (подпись)          (расшифровка подписи)

___________________

      (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                          _____________________________

                            (подпись)         (расшифровка подписи)

_________________________

      (дата)

Приложение N 14
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

об обнаружении архивных документов,    _______________

не относящихся к данному фонду,           (дата)

неучтенных

В ходе___________________________________________________________________

                                 (вид работы)

было обнаружено _________________________________________________________

                    (в фонде, в архивохранилище, рабочем помещении)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок единицы хранения, документа	Шифр (при наличии)	Крайние даты	Количество листов (байт)	К какому фонду относится (новый шифр)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено_________________________________________________________

                                      (цифрами и прописью)

_______________________________________________________________документов

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                             (подпись)           (расшифровка подписи)

__________________

       (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                            (подпись)            (расшифровка подписи)

____________________

      (дата)

Приложение N 15
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

о необнаружении архивных документов,   _______________

пути розыска которых исчерпаны            (дата)

Название и N фонда_______________________________________________________

В результате ____________________________________________________________

установлено отсутствие в фонде   перечисленных   ниже дел   (документов),

предпринятые архивом   меры   по розыску дел положительных результатов не

дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения (архивных документов)	Крайние даты	Количество листов (байт)	Предполагаемые причины отсутствия	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого____________________________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

___________________________________единиц хранения (архивных документов).

Содержание   утраченных   материалов   может   быть частично   восполнено

следующими единицами хранения (документами):_____________________________

                                            (номера единиц хранения и их

                                                групповые заголовки)

Работник, ответственный

за работу архива                            _____________________________

                            (подпись)           (расшифровка подписи)

____________________________

             (дата)

          УТВЕРЖДЕН(1)                            СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной           Протокол экспертной комиссии

комиссии архивного учреждения            судебного участка

от "____"____________N______             от "____"_____________N______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                               (подпись)        (расшифровка подписи)

_____________________

        (дата)

------------------------------

¹ При необнаружении дел Архивного фонда Российской Федерации.

------------------------------

Приложение N 16
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

            УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ

 Мировой судья                            _______________________________

                                              (наименование должности

           ______________                    руководителя организации,

 (подпись) (расшифровка подписи)              принимающей документы)

 ____________

 (дата)                                             _____________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

            АКТ                           ______________

 "____"__________N______________             (дата)

     приема-передачи архивных

      документов на хранение

_________________________________________________________________________

  (основание передачи, к примеру, истечение срока хранения документов)

_________________________________________________________________________

                       (название передаваемого фонда)

____________________________________________________________________сдал,

                    (название судебного участка)

а_________________________________________________________________принял.

          (наименование организации, принимающей документы)

Принимает на государственное хранение документы за___________________годы

и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи дел, документов	Количество экземпляров описи дел, документов	Количество единиц хранения	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято____________________________________________________________

                            (цифрами и прописью)

_________________________________________________________единиц хранения.

Передачу произвели:                    Прием произвели:

___________          ________________  ____________          ____________

(должность) (подпись) (расшифровка     (должность) (подпись) (расшифровка

                        подписи)                                подписи)

___________                            ____________

   (дата)                                 (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                              (подпись)          (расшифровка подписи)

___________________

        (дата)

Приложение N 17
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

о неисправимых повреждениях архивных   _______________

            документов                    (дата)

Название и N фонда_______________________________________________________

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок поврежденных единиц хранения	Крайние даты	Количество листов (байт)	Сущность и причины повреждения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого обнаружено неисправимо поврежденных________________________________

                                               (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

единиц хранения (архивных документов).

Перечисленные единицы хранения   (архивные документы)   подлежат списанию

ввиду:

_________________________________________________________________________

Эксперты(1):_____________________________________________________________

               (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка

                                  подписей, дата)

_________________________________________________________________________

     (N и дата приказа мирового судьи о снятии неисправимо поврежденных

                         архивных документов с учета)

Работник, ответственный

за работу архива                          _______________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

_________________________

        (дата)

            СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕН(2)

Протокол экспертной комиссии              Протокол экспертно-проверочной

судебного участка                         комиссии архивного учреждения

от "____"________N______                  от "____"__________N_____

Изменения в учетные документы архива внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                               (подпись)          (расшифровка подписи)

____________________

         (дата)

------------------------------

¹ Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

² При наличии документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

------------------------------

Приложение N 18
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                 УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                         Мировой судья

                                                   ______________________

"___"______________ N_______________    (подпись)  (расшифровка подписи)

   проверки наличия и состояния        _______________

      архивных документов                 (дата)

Фонд N________________

Название фонда___________________________________________________________

Номера описей____________________________________________________________

Проверка проводилась с____________________по_____________________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел:_______________________________единиц хранения.

                                 (количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеются литерные номера:

     а) не учтенные в итоговой записи____________________единиц хранения;

                                       (количество)

     б) не перечисленные, но учтенные

     в итоговой записи___________________________________единиц хранения.

                             (количество)

2.2. Пропущено номеров:

      а) не учтенных в итоговой записи___________________единиц хранения;

                                          (количество)

      б) не перечисленных, но учтенных

      в итоговой записи__________________________________единиц хранения.

                            (количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

     увеличился на_______________________________________единиц хранения;

                               (количество)

     уменьшился на_______________________________________единиц хранения.

                               (количество)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок____________________________единиц хранения.

                                   (количество)

4. Не оказалось в наличии________________________________единиц хранения.

                                   (количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи)_____________________________________единиц хранения,

                               (количество)

   из них требующих:

   а) дезинфекции________________________________________единиц хранения;

                               (количество)

   б) дезинсекции________________________________________единиц хранения;

                               (количество)

   в) реставрации________________________________________единиц хранения;

                               (количество)

   г) переплета или подшивки_____________________________единиц хранения;

                               (количество)

   д) восстановления затухающих текстов_________________ единиц хранения;

                                           (количество)

   е) снятия с учета ввиду неисправимых повреждений________________единиц

                                                     (количество)

   хранения;

   ж) проведения миграции

   (для электронных документов на

   физически обособленных носителях)_____________________единиц хранения.

                                        (количество)

   ______________________________________________________________________

   ______________________________________________________________________

   ______________________________________________________________________

6. Имеется не включенных в описи_________________________единиц хранения.

                                       (количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся

в наличии_______________________единиц хранения.

               (количество)

8. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проверку производили:

Наименование

должностей

работников                                 ______________________________

                       (подпись)                (расшифровка подписи)

_______________________

          (дата)

Приложение N 19
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________

(наименование судебного участка)

                АКТ

  "___"___________N_______________

 о выдаче архивных документов во

        временное пользование

__________________________________

    (наименование организации)

__________________________________

         (почтовый адрес)

Основание________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Цель выдачи документов___________________________________________________

Выдаются следующие единицы хранения из фонда N___________________________

                                                       (название)

_________________________________________________________________________

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения	Количество листов (байт)	Примечания
1	2	3	4	5	6

Всего выдается____________________________________________единиц хранения

                           (цифрами и прописью)

общим количеством листов (байт)__________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

на срок__________________________________________________________________

     Документы выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках,   с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

Документы выдал:

Работник, ответственный

за работу архива                          _______________________________

                             (подпись)        (расшифровка подписи)

______________________

       (дата)

Мировой судья                             _______________________________

                             (подпись)        (расшифровка подписи)

_____________________

      (дата)

     Получатель обязуется  не предоставлять  документы,   полученные   во

временное пользование,  для  просмотра,   прослушивания или использования

другим   организациям  и   посторонним лицам, не выдавать по   ним копий,

выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из   выданных

документов, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей

документы. Получатель предупрежден   об   ответственности за утрату   или

повреждение    выданных    документов в соответствии  с законодательством

Российской Федерации.

     Получатель обязуется вернуть документы  в   архив в указанный в акте

срок.

Документы принял:

Наименование должности работника

организации-получателя                            _______________________

                                    (подпись)     (расшифровка подписи)

_____________________

       (дата)

Документы сдал:

Наименование должности работника

организации-получателя                            _______________________

                                   (подпись)       (расшифровка подписи)

______________________

       (дата)

Документы принял:

Работник, ответственный

за работу архива                                  _______________________

                                  (подпись)        (расшифровка подписи)

_____________________

       (дата)

Приложение N 20
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

__________________________________                              УТВЕРЖДАЮ

(наименование судебного участка)

           АКТ                                                  Мировой судья

                                                                            ______________________

"___"______________ N_______________                             (подпись)  (расшифровка подписи)

           конвертации                                          _______________

электронных архивных документов                                     (дата)

В связи с невозможностью воспроизведения, использования электронных архивных документов в форматах,

в которых они были приняты на архивное хранение,______________________была произведена конвертация:

                                                   (дата или период

                                                       времени)

Архивный шифр	Заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа	Исходное наименование файла электронного документа	Исходные дата и время последнего изменения файла электронного документа	Исходная контрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документа	Исходный объем (в байтах) файла электронного документа	Исходный формат файла электронного документа	Наименование файла электронного документа	Дата и время последнего изменения файла электронного документа	Контрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документа	Объем (в байтах) файла электронного документа	Формат файла электронного документа	Ф.И.О. работника, выполнившего конвертацию
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Исходные файлы электронных архивных документов сохранены.

Работник, ответственный

за работу архива                                           __________________________________

                                       (подпись)                  (расшифровка подписи)

_______________________

         (дата)

Приложение N 21
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

Книга
выдачи единиц хранения во временное пользование

Начата_________________

Окончена_____________

Форма титульного листа книги выдачи дел

N п/п	Наименование (номер) выданного документа	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Дата возврата дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого в __________ году выдано из хранилища N____________________________

                                                (цифрами и прописью)

_________________________________________________________единиц хранения.

Работник, ответственный

за работу архива                             ____________________________

                              (подпись)         (расшифровка подписи)

_______________________

       (дата)

Приложение N 22
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

_____________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

Лист
использования документов

Фонд N___________Опись N_______Единица хранения N ____________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр)	N использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Приложение N 23
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

_____________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ ВЫДАНО

Фронд N	Опись N	Единица хранения N	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 24
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

Штамп
"КОПИЯ ВЕРНА" для заверения соответствия копии судебного акта подлиннику

+---------------------------------------------------+

|"Копия верна"                                      |

|подпись мирового судьи___________________________  |

|                                                   |

|                                                   |

|Наименование должности                             |

|уполномоченного работника аппарата                 |

|мирового судьи                                     |

|                                                   |

|________________ _________________________________ |

|   (подпись)          (инициалы, фамилия)          |

|"_____"______________ 20_____г.                    |

+---------------------------------------------------+

Приложение N 25
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

Образец наклейки
с заверительной надписью, используемой при оформлении заверенных копий судебных актов

+--------------------------------------------------+

|          Наименование судебного участка          |

|                  мирового судьи                  |

+--------------------------------------------------+

|                                                  |

|             Пронумеровано и скреплено            |

|              печатью__________листов             |

|              подпись__________________           |

|                                                  |

+--------------------------------------------------+

Приложение N 26
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

                             Мировому судье

                             ____________________________________________

                             от__________________________________________

                             ___________________________________________,

                                (Ф. И. О., процессуальное положение,

                             данные документа, удостоверяющего личность

                                             и полномочия)

                             проживающего по адресу:

                             ____________________________________________

                             ___________________________________________,

                             номер контактного телефона:_________________

                             ____________________________________________

                                 Заявление

                      о выдаче копии судебного акта

     1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов________________________

_________________________________________________________________________

         (указание наименование и реквизиты судебного акта)

по делу__________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Подпись/Ф. И. О. (расшифровать):

     "______"________________20_______г.

     2. Копию судебного акта получил_____________________________________

                                    (Ф. И. О. и подпись лица, получившего

                                         копию, дата выдачи копии)

     3. Выдал____________________________________________________________

               (должность, Ф. И. О., подпись работника аппарата мирового

                          судьи, выдавшего судебное дело, дата)

Приложение N 27
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

                             Мировому судье

                             ____________________________________________

                             от__________________________________________

                             ___________________________________________,

                                (Ф. И. О., процессуальное положение,

                             данные документа, удостоверяющего личность

                                             и полномочия)

                             проживающего по адресу:

                             ____________________________________________

                             ___________________________________________,

                             номер контактного телефона:_________________

                             ____________________________________________

                               Заявление

            о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

     1. Прошу выдать  мне копию(ии) аудиозаписи  судебного   заседания по

делу_____________________________________________________________________

     Подпись/Ф. И. О. (расшифровать):

     "____"______________20____г.

     2. Электронный носитель информации прилагается.

     3. Копию электронного носителя получил______________________________

                                             (Ф. И. О. и подпись лица,

                                               получившего копию, дата

                                                    выдачи копии)

     4. Выдал____________________________________________________________

              (должность, Ф. И. О., подпись работника аппарата мирового

                   судьи, выдавшего электронный носитель, дата)

Приложение N 28
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

 _________________________________

 (наименование судебного участка)

 _________________________________

 _________________________________       Адресат_________________________

 _________________________________       ________________________________

 _________________________________       ________________________________

     (почтовый адрес, индекс)

 _________________________________

          (телефон, факс)

 _________________________________

     (адрес электронной почты)

    АРХИВНАЯ СПРАВКА

_________N_____________

 (дата)

На N ____________от_________________

                                         Текст

Основание:

Мировой судья                      ______________________________________

                     (подпись)               (расшифровка подписи)

                    (печать)

Исполнитель

______________________________________

(фамилия, инициалы, номер телефона)

Приложение N 29
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

___________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исходящий номер, дата, адрес, номер телефона	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и другое)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 30
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

         _____________________________________

           (наименование судебного участка)

                       КАРТОЧКА

        ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

СТЕЛЛАЖ N __________________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ N____________

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N	Единиц хранения с N_________ по N__________	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение N 31
к Методическим рекомендациям по
организации работы архива и
формированию электронного архива в
аппарате мирового судьи

         _____________________________________

           (наименование судебного участка)

                       КАРТОЧКА

       ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ФОНД N_______________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ N_____________

Название фонда___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Опись N	Единиц хранения с N_________ по N________	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечания
1	2	3	4	5	6