Приложение

Приложение
к приказу
Агентства по делам архивов
Пермского края
от 07.11.2024 N СЭД-07-01.1-04-147

Приложение
к Положению
об экспертно-проверочной
комиссии Агентства
по делам архивов Пермского края

Перечень документов,
предоставляемых на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края

N п/п	Виды документов и наименования вопросов	Кол-во экземпляров	Необходимые приложения к основному документу (предоставляются одновременно)
1	Проекты описей дел, документов постоянного хранения. Проекты описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения	4	1. Заключение государственного или муниципального архива; 2. Историческая справка по истории фондообразователя (при первом поступлении описи); 3. Дополнение к исторической справке (при пополнении фонда или в случае реорганизации с правопреемственностью, изменений структуры, функций организации); 4. Предисловие к описи (при первом поступлении описи; 5. Дополнение к предисловию при последующем поступлении, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка форм статистической отчетности и т.п.; 6. Пояснительная записка о причинах отсутствия в описи дел и принятых мерах по их розыску или восстановлению, подписанная руководителем организации; 7. Предоставленные описи дел постоянного хранения должны иметь оформленный в установленном порядке гриф согласования ЦЭК, ЭК организации.
2	Проекты описей дел по личному составу	3	Заключение государственного или муниципального архива. Предоставленные описи дел по личному составу должны иметь оформленный в установленном порядке гриф согласования ЦЭК, ЭК организации.
3	Проекты индивидуальных номенклатур дел источников комплектования. Проекты примерных номенклатур дел подведомственных органам государственной власти Пермского края организаций и типовых номенклатур дел источников комплектования.	3	1. Заключение государственного или муниципального архива; 2. Пояснительная записка организации (в случае использования ведомственных перечней и иных нормативно-правовых документов, устанавливающих сроки хранения для отдельных видов документов).
4	Акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны. Разрешение о снятии с учёта архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.	1	Заключение государственного, муниципального архива или справка организации о проведении розыска, в которую включаются следующие сведения: - подробная информация о проведении розыска, в т.ч. по учётным документам; - о выявленной (предполагаемой) причине отсутствия дел; - в каких документах фонда и других документах архивных фондов содержится информация, которая частично может восполнить содержание необнаруженных дел. При необходимости - пояснительная записка руководителя организации-фондообразователя об отсутствии дел.
5	Акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования, а также в государственных, муниципальных архивах Пермского края. Разрешение о признании архивного документа неисправимо повреждённым.	1	Заключение государственного, муниципального архива или справка организации, в которую включаются сведения: - о причинах и характере повреждения дел; - в каких документах фонда содержится информация, которая может восполнить содержание повреждённых дел.
6	Проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение	3	1. Заключение государственного или муниципального архива; 2. Предисловие к перечню с указанием применяемых критериев отбора научно-технической документации на постоянное хранение, в т.ч. принцип историзма и уникальности научно-технических разработок, общего объёма архивных документов, подвергшихся экспертизе ценности (процент отбора).
7	Оценочные описи, составленные государственными, муниципальными архивами Пермского края на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами. Вопросы приобретения документов личного происхождения.	2	1. Заключение государственного или муниципального архива, в которое включаются сведения, указанные в пункте 19 Перечня документов; 2. Документы, которые должны быть предоставлены в зависимости от оснований приобретения архивных документов: 2.1. Проект договора дарения, договора купли-продажи; 2.2. Завещание, подписанное собственником архивных документов (копия); 2.3. Решение суда (копия).
8	Переработанные описи дел, документов. Акты переработки описей в государственных, муниципальных архивах Пермского края.	3	1. Заключение государственного или муниципального архива; 2. Акты, подтверждающие изменение количества дел (акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов, акт о технических ошибках в учётных документах, акт об обнаружении архивных документов); 3. Предисловие к описи или дополнение к предисловию (при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка форм статистической отчётности и т.п.); 4. Предоставленные описи дел должны иметь оформленный в установленном порядке гриф согласования ЦЭК, ЭК организации.
9	Опись дел, документов, созданных государственными, муниципальными архивами Пермского края в результате инициативного документирования событий современности или прошлого	1	1. Заключение государственного или муниципального архива Пермского края; 2. Акт описания архивных документов; 3. Предисловие к описи или дополнение к предисловию (при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка форм статистической отчётности и т.п.).
10	Проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в государственных, муниципальных архивах Пермского края, не подлежащих хранению.	2	Заключение государственного или муниципального архива.
11	Проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, хранящихся в источниках комплектования государственного, муниципального архива, а также в негосударственных организациях, во владении которых находятся документы, относящиеся к собственности Российской Федерации, собственности Пермского края, собственности муниципальных образований Пермского края	2	1. Для источников комплектования: Заключение государственного или муниципального архива; 2. Для иных организаций: 2.1. Сопроводительное письмо; 2.2. Копии номенклатур дел за соответствующие периоды.
12	Исторические справки к фондам	2	Исторические справки предоставляются к новым создаваемым фондам, одновременно с описями дел постоянного срока хранения и описями дел по личному составу.
13	Проекты списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним	1	Докладная записка государственного или муниципального архива Пермского края о составе источников комплектования и изменениях, прошедших с момента последнего согласования списков (перечень включённых и исключённых организаций и физических лиц со ссылкой на даты и номера протоколов ЭПК Агентства, перечень переименований организаций с момента последнего согласования списка).
14	Предложения архивных учреждений по уточнению списков организаций-источников комплектования (вопросы включения и исключения организаций)	1	Заключение государственного или муниципального архива, в которое включаются сведения: 1. При включении организации: 1.1. полное и сокращённое наименование организации; 1.2. организационно-правовая форма (по учредительным документам); 1.3. местонахождение организации и почтовый адрес по месту государственной регистрации (для общественного объединения указывается местонахождения постоянно действующего органа); 1.4. название, дата, номер правового акта об образовании организации; является ли она правопреемником другой организации (название и подчинённость организации-предшественника); 1.5. подчинённость (подведомственность) организации, учредители, наличие филиалов, представительств; 1.6. юридический статус, наличие самостоятельного баланса, расчётного счёта, штатного расписания, печати; 1.7. форма собственности (при наличии - доля государственной, муниципальной собственности в организации); 1.8. функционально-целевое назначение организации (профиль деятельности), структура организации, место в ведомстве (при его наличии) и в экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона, масштаб деятельности; 1.9. виды (группы) документов, образующиеся в деятельности организации (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные документы, документы по личному составу); полнота состава документов; 1.10. виды документов, дублирующихся в других организациях (вышестоящих органах, органах исполнительной власти, других организациях); 1.11. состояние делопроизводства и архивного дела в организации; 1.12. вывод о целесообразности включения организации в список организаций-источников комплектования с указанием рекомендуемой формы приёма (полная или выборочная). К Заключению прилагаются копии уставных, учредительных документов организации. Для общественного объединения прилагается копия договора о сотрудничестве. 2. При исключении организации: 2.1. указание на правовой акт (дата, номер, автор) о ликвидации, реорганизации организации (при необходимости прикладываются копии); 2.2. сведения о местонахождении образованных в деятельности организации архивных документов постоянного хранения и по личному составу (о поступлении документов в полном объёме в государственный или муниципальный архив по актам приёма-передачи); 2.3. письмо организации об отказе от сотрудничества (в т.ч. после передачи на постоянное хранение документов государственной организации - предшественника, включённых к состав Архивного фонда РФ); 2.4. договор или гарантийное письмо об обеспечении сохранности документов по личному составу организации-предшественника; 2.5. копии документов о реорганизации или ликвидации организации.
15	Акты описания архивных документов в государственных и муниципальных архивах Пермского края. Проекты описей дел составленные в архиве в результате проведения описания архивных документов.	1	1. Заключение государственного или муниципального архива Пермского края; 2. Предисловие к описи (при первом поступлении описи; 3. Дополнение к предисловию при последующем поступлении; при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка форм статистической отчетности и т.п.
16	Проекты методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных государственными и муниципальными архивами Пермского края	2	Инициативный документ (письмо, ходатайство, представление) заявителя. Проекты методических пособий и рекомендаций.
17	Предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве. Предложения о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Пермского края организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Пермского края.	3	1. Инициативный документ (письмо) со ссылкой на нормативные правовые акты с мотивированным обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий архивных документов и с указанием на обеспечение нормативного режима хранения архивных документов; 2. Выписка из протокола заседания ЦЭК, ЭК организации по данному вопросу.
18	Сдаточные описи на документы архивных фондов личного происхождения, вопросы о приёме или отказе в приёме указанных документов. Предложения архивных учреждений по уточнению списков физических лиц, документы которых подлежат приёму в государственные и муниципальные архивы.	1	Заключение государственного или муниципального архива, в которое включаются сведения: 1. биографические сведения, характеристика деятельности фондообразователя; 2. даты и этапы жизни и творчества, вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности, его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества, родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность, основные научные труды и т.п.; 3. характеристика передаваемых документов (содержание, полнота, художественная и историческая ценность, уникальность или типичность архивных документов для эпохи (документы рядовых граждан), опубликованность, состав и содержание собранных гражданином архивных документов); 4. от кого и на каких условиях поступают документы; 5. вопросы фондирования (предполагаемое название личного или семейного фонда, коллекции или к какому архивному фонду предлагается присоединить документы).
19	Вопросы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве. Вопросы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Пермского края. Листы учёта и описания уникальных документов, акты об изменениях и дополнениях листов учёта и описания уникальных документов	3	Заключение с обоснованными выводами о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Российской Федерации или Пермского края.
20	Информация о спорных вопросах фондирования, экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов	1	Заключение государственного или муниципального архива с изложением существа спора и предложениями по решению вопроса.