Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в администрации Златоустовского городского округа (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности в администрации Златоустовского городского округа (далее - округ, ЗГО).

2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в структурных подразделениях, отраслевых органах администрации Златоустовского городского округа (далее - структурные подразделения и отраслевые органы администрации ЗГО).

3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, по исполнению поручений Президента Российской Федерации, с обращениями граждан, с бухгалтерскими и иными специальными документами регламентируется специальными нормативными актами.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации Златоустовского городского округа осуществляется отделом по общим вопросам администрации Златоустовского городского округа (далее - отдел по общим вопросам).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации ЗГО возлагается на их руководителей, в органах местного самоуправления, отраслевых органах администрации ЗГО - на лиц, уполномоченных руководителем органа.

Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников администрации округа. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись.

Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

7. В развитие положений Инструкции отделом по общим вопросам разрабатываются методические документы (инструктивные письма, памятки и другие материалы за подписью начальника отдела).

8. При разработке настоящей инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

4) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

5) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

6) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

8) Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

9) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

10) Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст.;

11) Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" от 01.07.2017 г., утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р.7.0.97-2016);

12) Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях";

13) Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

14) Закон Челябинской области от 28.10.2004 г. N 308-ЗО "О наименовании органов МСУ и глав муниципальных образований в Челябинской области";

15) письмо Главного управления государственной вневедомственной экспертизы при Госстрое России от 27 декабря 1999 г. N 24-1-19/347 "О нормативных документах по документационному обеспечению";

16) решение Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 г. N 715 "Об утверждении символики (герба, флага) муниципального образования "город Златоуст".

9. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение, имеющих статус документов: содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну; по работе с обращениями граждан; бухгалтерской и другой специальной документации. Работа с этими документами осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.

10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

1) делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

2) документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

3) служба делопроизводства: структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;

4) архив (архивохранилище): организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

5) официальный документ: документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

6) электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме;

7) автор документа: организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

8) юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия;

9) подлинник документа: первый или единственный экземпляр документа;

10) копия документа: экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

11) электронная копия документа: копия документа, созданная в электронной форме;

12) заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

13) выписка из документа: копия части документа, заверенная в установленном порядке;

14) текстовой документ: содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

15) реквизит документа: элемент оформления документа;

16) хранение документов: организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

17) экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

18) срок хранения документов: период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

19) постоянное хранение документов: вечное хранение документов без права их уничтожения;

20) временное хранение документов: хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

21) доступ к документу: возможность и условия получения и использования документа;

22) вид документа: классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

23) бланк документа: лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

24) оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов;

25) согласование документа; визирование: оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

26) лист согласования (визирования) документа: часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

27) виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

28) гриф согласования: реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;

29) подписание (документа): заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;

30) подпись: реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

31) электронная подпись: информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

32) утверждение документа: способ придания документу правового статуса;

33) гриф утверждения: реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

34) гриф ограничения доступа к документу: реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

35) дата документа: реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;

36) место составления (издания) документа: реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа;

37) резолюция: реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

38) текст документа: основная содержательная часть документ;

39) адресат: реквизит, содержащий информацию о получателе документа;

40) отметка о наличии приложения: реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);

41) отметка о поступлении документа: реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;

42) отметка о заверении копии: реквизит, используемый для придания копии правового статуса;

43) печать: устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

44) официальное опубликование документа: первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале;

45) документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

46) электронный документооборот: документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

47) объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

48) включение документа в СЭД: осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;

49) предварительное рассмотрение документов: изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

50) регистрация документа: присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

51) регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

52) регистрационно-учетная форма: документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

53) контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

54) типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

55) индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

56) отметка об исполнении документа и направлении его в дело: реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;

57) оперативное хранение документов: хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

58) документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

59) номенклатура дел: систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

60) дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

61) лист-заверитель дела: документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

62) опись дел структурного подразделения: учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

63) уничтожение документов: исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.