Раздел II. Создание документов в администрации Златоустовского городского округа

Автоматизированная система документационного обеспечения управления

11. Делопроизводство в администрации ЗГО осуществляется с использованием Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и поручений по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов поручений по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов, контроля исполнения документов, справочно-информационной работы.

Работа в АСДОУ основывается на принципе однократной регистрации документов.

Электронный документооборот в администрации ЗГО позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. Выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль над ними, отправку уведомлений и т.д.). Защищает от несанкционированного доступа; совместно использовать документы сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа.

В администрации округа и ее структурных подразделениях вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

Бланки документов

12. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах формата A3 (420х297 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов;

13. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются автоматически.

При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Заголовки Разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

14. Состав, виды, формы образцов бланков и электронных шаблонов бланков, применяемых в администрации округа, устанавливаются настоящей инструкцией.

Текст документа набирается в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman размером N 13, 14; через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Разрешается выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman, а также шрифтов "курсив", "подчеркнутый" запрещается.

15. Правовые акты администрации ЗГО округа оформляются в АСДОУ на бланках конкретного вида документов:

1) бланк постановления администрации Златоустовского городского округа (приложение 1);

2) бланк распоряжения администрации Златоустовского городского округа (приложение 2);

При подготовке документов, указанных в настоящем пункте, используются электронные шаблоны бланков документов.

16. В администрации ЗГО используются следующие бланки:

1) бланк постановления администрации Златоустовского городского округа (приложение 1);

2) бланк распоряжения администрации Златоустовского городского округа (приложение 2);

3) бланки должностного лица:

главы округа (приложения 3, 4);

резолюции главы округа (приложение 5);

первого заместителя главы Златоустовского городского округа (приложение 6);

резолюция первого заместителя главы Златоустовского городского округа (приложение 7);

резолюции заместителя главы Златоустовского городского округа (приложение 8);

4) бланк письма администрации Златоустовского городского округа (приложение 9);

5) бланк структурного подразделения администрации округа (приложение 10).

6) бланки документов, используемые программой АСДОУ.

17. Порядок официального использования герба Златоустовского городского округа на бланках осуществляется в соответствии с решением Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст".

Внутренняя переписка в администрации округа оформляется на бланке служебной записки в программе АСДОУ.

18. По расположению реквизитов бланки администрации ЗГО имеют продольный характер. На бланке герб Златоустовского городского округа размещается в верхней части листа центрованным способом (равноудален от границы зоны расположения реквизитов).

Бланки писем структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО могут быть выполнены как в продольном, так и в угловом варианте.

19. Реквизиты органа местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевого органа и структурного подразделения администрации ЗГО и наименование вида документа располагают центрованным способом. Реквизит "справочные данные" размещается одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа размещаются флаговым способом.

20. В органах местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевых органах и структурных подразделениях администрации ЗГО устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1)	- герб (геральдический знак) муниципального образования;
2)	- код формы документа;
3)	- наименование организации - автора документа;
4)	- наименование структурного подразделения - автора документа;
5)	- наименование должности лица - автора документа;
6)	- справочные данные об организации;
7)	- наименование вида документа;
8)	- дата документа;
9)	- регистрационный номер документа;
10)	- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
11)	- место составления (издания) документа;
12)	- гриф ограничения доступа к документу;
13)	- адресат;
14)	- гриф утверждения документа;
15)	- заголовок к тексту;
16)	- текст документа;
17)	- отметка о приложении;
18)	- гриф согласования документа;
19)	- виза;
20)	- подпись;
21)	- отметка об электронной подписи;
22)	- печать;
23)	- отметка об исполнителе;
24)	- отметка о заверении копии;
25)	- отметка о поступлении документа;
26)	- резолюция;
27)	- отметка о контроле;
28)	- отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка "СРОЧНО", "ОПЕРАТИВНО", "КОНТРОЛЬ".

При оформлении реквизитов документов рекомендуется основываться на правилах оформления реквизитов (приложение 11).

21. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

1) для бланков постановления, распоряжения администрации Златоустовского городского округа:

герб Златоустовского городского округа в одноцветном варианте;

наименование вида документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа;

2) для бланков писем главы округа, первого заместителя главы округа, администрации округа:

герб Златоустовского городского округа в одноцветном или многоцветном варианте;

справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3) для бланка письма структурного подразделения, отраслевого органа:

герб Златоустовского городского округа в многоцветном или одноцветном варианте;

наименование структурного подразделения;

справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Подготовка проектов муниципальных правовых актов администрации Златоустовского городского округа

22. Муниципальными правовыми актами администрации ЗГО нормативного и ненормативного характера являются постановления и распоряжения администрации Златоустовского городского округа (далее - правовые акты) (приложения 12, 13).

23. Правовые акты принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, Федеральных конституционных законов, Федеральных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных правовых актов Челябинской области, Устава Златоустовского городского округа.

Глава Златоустовского городского округа в пределах своих полномочий, издает постановления и распоряжения администрации ЗГО по вопросам местного значения и вопросам, связанными с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Челябинской области, а так же по организационным и другим вопросам, связанными с осуществлением ими своих полномочий по вопросам организации работы администрации ЗГО:

В виде постановлений администрации ЗГО принимаются акты постоянного и временного характера, содержащие, изменяющие либо отменяющие нормы права, рассчитанные на многократное применение.

В виде распоряжений администрации ЗГО принимаются акты, рассчитанные на однократное применение, по оперативным организационным, кадровым и другим вопросам распорядительного характера, в том числе о поощрении, награждении Почетной грамотой, Благодарностью, Благодарственным письмом администрации ЗГО, выделении денежных средств, проведении различных мероприятий, распоряжении муниципальной собственностью и так далее.

Правовые акты администрации ЗГО вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

Нормативные Правовые акты администрации ЗГО, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

24. Проекты правовых актов (приложения 12, 13) разрабатываются на бумажном носителе и в электронном виде и оформляются в программе АСДОУ в соответствии с поручениями и в инициативном порядке структурными подразделениями администрации ЗГО, отраслевыми органами администрации ЗГО, иными органами местного самоуправления, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

Проекты правовых актов администрации ЗГО, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязательные требования для субъектов предпринимательской и иной экономической деятельности, обязанности для субъектов инвестиционной деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия, в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и местного бюджета.

Оценка регулирующего воздействия проектов правовых актов администрации ЗГО проводится в порядке, установленном администрацией ЗГО.

25. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут руководители органов местного, подведомственных и структурных подразделений администрации ЗГО, разработавшие проект правового акта.

Контроль за оформлением в АСДОУ, сроками прохождения согласования проекта правового акта в администрации округа несет исполнитель подготовивший проект.

Проекты правовых актов, подготовленные с нарушениями требований Инструкции, с ошибками и опечатками, возвращаются исполнителю документа на доработку и повторное согласование.

26. Проекты правовых актов обязательно согласовывают следующие должностные лица в установленном порядке:

1) руководитель структурного подразделения, отраслевого органа администрации ЗГО, подготовившего проект правового акта (инициатор правового акта);

2) руководитель Финансового управления Златоустовского городского округа (далее - Финансовое управление) (в случаях, если предметом правового регулирования проекта правового акта являются правоотношения, связанные со средствами бюджета Златоустовского городского округа, включая проекты правовых актов, устанавливающих (изменяющих, отменяющих) расходные обязательства Златоустовского городского округа, утверждающих муниципальные программы, проекты правовых актов, приводящих к изменению доходов бюджета Златоустовского городского округа;".

3) руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО и организаций, которым даны поручения в представленном проекте правового акта;

4) начальник Правового управления администрации Златоустовского городского округа (далее - Правовое управление);

5) заместитель главы ЗГО, курирующий соответствующее направление деятельности.

27. Согласование проектов правовых актов осуществляется каждым из должностных лиц в срок не более трех рабочих дней со дня поступления проекта документа, Финансовым и Правовым управлениями - не более пяти рабочих дней. Правовые акты объемом более 20 страниц рассматриваются в течение пяти рабочих дней.

Срок согласования правовых актов, поступивших после 13.00 часов, исчисляется со следующего рабочего дня.

Для соблюдения сроков согласования, при прохождении проектом процедуры согласования, отметка о передаче проекта и его получении осуществляется в контрольной карточке (приложение 14), которая направляется вместе с проектом правового акта в отдел по общим вопросам на бумажном носителе и в АСДОУ.

28. Проекты правовых актов в части, касающейся расходных обязательств Златоустовского городского округа, проекты правовых актов, приводящих к изменению доходов бюджета Златоустовского городского округа, проекты муниципальных программ до передачи в Правовое управление направляются в Контрольно-счетную палату Златоустовского городского округа (далее - КСП ЗГО) для проведения экспертизы. При этом к проектам правовых актов, за исключением проектов муниципальных программ, оформляется обращение главы округа или заместителя главы округа, курирующего данное подразделение подготовившего проект.

Проекты правовых актов направляются в КСП ЗГО с обязательным приложением заключений Финансового управления, Экономического управления администрации ЗГО (в случае направления правовых актов, утверждающих муниципальные программы).

Срок проведения экспертизы проектов правовых актов составляет 10 рабочих дней со дня их поступления на рассмотрение в КСП ЗГО. При необходимости, председателем КСП ЗГО может быть определен иной срок проведения экспертизы.

Условиями проведения экспертизы проектов правовых актов являются: достаточность времени для экспертизы с учетом ее трудоемкости и полнота необходимой информации, предоставляемой одновременно с проектами правовых актов. Результаты экспертизы оформляются заключением.

Проекты правовых актов с заключением КСП ЗГО направляются инициатору обращения - главе ЗГО, либо заместителю главы ЗГО, далее представляются в правовое управление.

29. До предоставления проекта нормативного правового акта администрации ЗГО в Правовое управление с целью проведения правовой экспертизы, проекты нормативных правовых актов администрации ЗГО касающиеся прав, свобод и обязанностей человека и гражданина; государственной и муниципальной собственности, государственной и муниципальной службы, бюджетного, налогового, таможенного, лесного, водного, земельного, градостроительного, природоохранного законодательства, законодательства о лицензировании, а также законодательства, регулирующего, деятельность государственных корпораций, фондов и иных организаций, создаваемых Российской Федерации на основании федерального закона; социальных гарантий лицам, замещающим (замещавшим) муниципальные должности, должности муниципальной службы, разработчик проекта обязан направить с электронного адреса своего структурного подразделения на официальный электронный адрес прокуратуры города Златоуста для проведения антикоррупционной экспертизы и подтвердить отправку нормативно правового акта в прокуратуру, приложить к проекту правового акта копию сопроводительного письма в прокуратуру либо скриншот.

Ответственность за отправку проекта нормативно правового акта в прокуратуру несет исполнитель подготовивший проект правового акта.

30. Согласование правового акта осуществляется путем подписания согласующими лицами листа согласования, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 67-69 настоящей инструкции. По результатам правовой экспертизы на листе согласования Правовым управлением также ставится штамп "Проект соответствует требованиям действующего законодательства", в случае согласования проекта, либо готовится отрицательное заключение, которое прилагается к проекту. По результатам экономической, финансовой экспертизы, к проекту прикладывается заключение о соответствии требованиям действующего законодательства, в случае согласования проекта, либо готовится отрицательное заключение.

Если в результате правовой, экономической, финансовой экспертизы в проект правового акта необходимо внести изменения, то проект возвращается исполнителю для доработки. Доработанный по замечаниям проект правового акта в обязательном порядке подлежит повторному согласованию с руководителем структурного подразделения, отраслевого органа разработавшего проект правового акта.

В случаях, определенных постановлением администрации Златоустовского городского округа от 26.12.2014 г. N 484-П "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов, проектов нормативных правовых актов администрации Златоустовского городского округа", Правовым управлением проводится антикоррупционная экспертиза. В случае выявления в тексте нормативного правового акта, проекта нормативно правового акта администрации ЗГО коррупциогенных факторов Правовое управление готовит заключение антикоррупционной экспертизы. Проект нормативного правового акта администрации ЗГО, в тексте которого выявлены коррупциогенные факторы, с заключением антикоррупционной экспертизы возвращается разработчику проекта.

Предоставление для дальнейшего согласования проектов нормативных правовых актов администрации ЗГО с заключением о наличии в их тексте коррупциогенных факторов не допускается.

Допускается согласование проекта с замечаниями (исправлениями) по тексту, носящими редакционный характер.

Проект правового акта отклоняется должностным лицом, согласующим проект, в случаях противоречия положений проекта требованиям действующего законодательства, а так же при наличии мотивированных возражений относительно принятия правового акта в проекте представленной редакции.

В случае отклонения проекта от согласования, соответствующее должностное лицо излагает свои возражения в письменной форме и прикладывает к проекту.

Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

Решение о необходимости учета указанных возражений принимает глава ЗГО, либо заместитель главы ЗГО, подписывающий правовой акт. Проекты правовых актов с отрицательным заключением Правового управления, подлежат обязательному возврату исполнителю и для дальнейшего согласования не принимаются.

Проекты правовых актов, не прошедшие правовую экспертизу, либо получившие отрицательное заключение Правового управления, в отдел по общим вопросам не направляются и не принимаются.

31. К проекту правового акта прилагаются:

1) контрольная карточка;

2) пояснительная записка, подписанная руководителем структурного подразделения, отраслевого органа администрации ЗГО, подготовившего проект правового акта, где указываются:

состояние законодательства в соответствующей сфере правового регулирования;

обоснование необходимости принятия правового акта;

развернутая характеристика предлагаемого решения, его основных положений;

прогноз социально-экономических последствий его принятия;

финансово-экономическое обоснование (в случаях, когда реализация предлагаемых решений потребует дополнительных материальных и иных затрат);

предложения по подготовке и принятию правовых актов, необходимых для реализации предлагаемых решений;

муниципальные правовые акты Златоустовского городского округа, отмена, изменение или дополнение которых потребуется в случае вступления в силу предлагаемого правового акта;

3) заключения: Финансового управления, Экономического управления администрации ЗГО, КСП ЗГО, Правового управления (в случаях, если в соответствии с настоящей Инструкцией требуется подготовка такого заключения).

4) документы, содержащие поручения главы ЗГО или его заместителей, предшествующие подготовке проекта правового акта (выписки из протоколов, письма с резолюциями и другие);

5) электронная копия правового акта;

6) документ (сопроводительное письмо в прокуратуру либо скриншот) подтверждающий отправку проекта правового акта в прокуратуру для проведения антикоррупционной экспертизы;

7) список рассылки к постановлению (распоряжению) с указанием наименования организации и электронного адреса, фамилия, имя, отчество конкретного лица (направление лицу по существу вопроса правового акта), индекс и адрес места назначения (приложение 16). Допускается вместо составления списка рассылки в виде отдельного документа указывать перечень в листе согласования к проекту в соответствии с пунктом 69 настоящей Инструкции.

8) лист согласования (образец оформления листа согласования приведен в приложении 17);

9) иные справочные материалы.

К проекту правового акта, отменяющего ранее принятые правовые акты или вносящего в них изменения, обязательно прилагаются копии ранее принятых правовых актов.

31. Передача проекта правового акта в отдел по общим вопросам производится строго программе АСДОУ и на бумажном носителе, с представлением его электронной версии проекта. Ответственность за идентичность текста электронной версии правового акта его бумажному варианту несет исполнитель, разработавший проект правового акта и представивший его электронную версию.

Электронная версия представленного проекта документа должна быть подготовлена средствами Microsoft Office версии не ниже 2003 (шрифт Times New Roman N 13, 14; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт меньших размеров) с использованием программы АСДОУ, либо передается на электронном носителе, либо по электронной почте.

На каждом электронном носителе должен содержаться только один документ - проект представленного правового акта. Допускается размещение текста проекта правового акта и приложений к нему в отдельных файлах.

Электронный носитель не должен содержать вирусов и поврежденных участков. На каждом электронном носителе обязательно указываются: заголовок документа, исполнитель (наименование органа власти, фамилия, инициалы) и его служебный телефон.

Электронный носитель, не соответствующий предъявляемым требованиям, возвращается исполнителю для устранения замечаний вместе с проектом правового акта на бумажном носителе.

32. Согласованный всеми должностными лицами проект правового акта, на бумажном носителе, оформленный в программе АСДОУ, передается в отдел по общим вопросам для проверки, оформления на бланке и представления на подписание главе ЗГО либо первому заместителю главы ЗГО, заместителю главы ЗГО, наделенному полномочиями по соответствующему направлению деятельности.

Отдел по общим вопросам в течение трех рабочих дней проводит проверку на наличие и правильность оформления виз, подписей, приложений. В случае выявления нарушений проект правового акта возвращается исполнителю на доработку.

Проверенные проекты правовых актов оформляются на соответствующих бланках постановления (распоряжения) администрации ЗГО и передаются на подписание главе ЗГО либо первому заместителю главы ЗГО, заместителю главы ЗГО, наделенному полномочиями по соответствующему направлению деятельности.

Проекты правовых актов, поступившие в отдел по общим вопросам с резолюцией заместителя главы ЗГО, руководителя структурного подразделения с пометкой "Срочно" оформляются на соответствующих бланках в день предоставления проекта правового акта и передаются на подписание главе ЗГО либо первому заместителю главы ЗГО, заместителю главы ЗГО.

33. В случае не подписания главой ЗГО либо первым заместителем главы ЗГО, заместителем главы ЗГО представленного проекта правового акта указанный проект направляется должностному лицу, которому адресована резолюция главы ЗГО либо первого заместителя главы округа, заместителя главы округа либо исполнителю документа, если в резолюции не указано конкретное должностное лицо.

Ответ на резолюцию главы округа (первого заместителя главы ЗГО, заместителя главы ЗГО) вместе с проектом правового акта в течение двух дней представляется в отдел по общим вопросам в виде служебной записки на имя главы ЗГО (первого заместителя главы ЗГО, заместителя главы ЗГО) за подписью должностного лица, курирующего соответствующее направление деятельности, либо руководителя структурного подразделения администрации ЗГО. Проект правового акта повторно направляется отделом по общим вопросам на подпись главе ЗГО либо первому заместителю главы ЗГО либо заместителю главы ЗГО.

34. Сплошная регистрация подписанных главой ЗГО (первым заместителем главы ЗГО, заместителем главы ЗГО) правовых актов осуществляется отделом по общим вопросам электронным способом регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных в программе АСДОУ.

35. Копии правовых актов заверяются электронно-цифровой подписью, соответствующего должностного лица подписавшего документ, в необходимых случаях разрешается копии правовых актов заверять круглой печатью "Отдел по общим вопросам администрации Златоустовского городского округа". Оттиск печати ставится на место ниже подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.

Копии подписанных и зарегистрированных правовых актов - электронных документов направляются посредством АСДОУ и тиражируются одновременно, рассылаются отделом по общим вопросам адресатам строго в соответствии с представленным исполнителем списком рассылки или перечнем рассылки, указанным в листе согласования, перечень рассылки также заполняется в программе АСДОУ.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель, подготовивший проект правового акта.

36. Подлинники правовых актов хранятся в отделе по общим вопросам в электронном и бумажном носителях в течение пяти лет, после чего формируются в дела и передаются на постоянное ответственное хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа".

37. Правовые акты оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 мм x 297 мм) с изображением герба Златоустовского городского округа в центре верхней части бланка (приложения 1, 2).

38. В случае размещения правового акта на двух (и более) листах, текст второго (и каждого последующего) листа должен быть пронумерован арабскими цифрами по центру верхнего поля листа без проставления точек, черточек, кавычек и написания букв "стр.".

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Приложения к правовым актам оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм x 297 мм).

39. Текст правового акта набирается в текстовом редакторе Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman N 13, 14; через 1-1,5 междустрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman, а также шрифтов "курсив", "подчеркнутый" запрещается.

40. Каждый напечатанный лист правового акта, оформленный как на бланке, так и на обычном листе формата А4, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

41. Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности - число, месяц, год (например: 25.06.2024 г.).

Число месяца с первого по девятое оформляются с проставлением впереди цифры ноль (06.06.2024 г.).

Датой регистрации правового акта является дата его подписания.

42. Постановлениям администрации Златоустовского городского округа присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами. Перед цифрой ставится знак "N", пробел. За цифрой ставится дефис, буква (прописная) "П", с добавлением косой черты и прописных букв "АДМ".

Например:

постановление администрации Златоустовского городского округа от 25.01.2024 г. N 3-П/АДМ.

43. Распоряжениям администрации Златоустовского городского округа присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, которые оформляются арабскими цифрами. Перед цифрой ставится знак "N", пробел. За цифрой ставится дефис, строчная буква "р", с добавлением косой черты и прописных букв "АДМ".

Например:

распоряжение администрации Златоустовского городского округа от 25.01.2024 г. N 15-р/АДМ.

44. Наименование правового акта:

1) должно в краткой форме отражать предмет правового регулирования и соответствовать содержанию правового акта, формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?" ("О ком?").

Например:

О Положении...;

О внесении изменений в постановление...;

О признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов...;

О составе рабочей группы...;

О направлении средств областного бюджета...;

2) размещается ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа" сразу от левого поля на расстоянии 10 сантиметров от верхнего края листа;

3) пишется с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по обеим границам зоны расположения реквизита, не содержит точки в конце и оформляется без кавычек.

45. Содержательная часть правового акта отделяется от наименования двумя междустрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине печатной страницы).

Каждый абзац начинается отступом 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

46. Содержательная часть правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (для постановлений), распорядительной (для распоряжений).

Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Если преамбула содержит ссылки на правовые акты, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

1) наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

2) наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Констатирующая часть (преамбула) постановления администрации ЗГО завершается трафаретным словом: "ПОСТАНОВЛЯЮ:", после которого ставится двоеточие. Это слово располагается на отдельной строке сразу от левого поля и печатается прописными буквами. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть правового акта.

В распоряжениях администрации округа трафаретное слово отсутствует. Констатирующая часть распоряжения (если имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть правового акта.

47. Первая строка постановляющей (распорядительной) части правового акта начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

48. В постановляющей (распорядительной) части правового акта предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Например: 1., 2. и так далее.

Пункты заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с круглой скобкой. Например: 1), 2), 3) и так далее.

Следующее за цифрой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.

Пункты и подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с новой строки на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля. Абзацы не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт (подпункт). При ссылке на абзац его подразумеваемый номер прописывается словами.

Например:

абзац первый, в абзаце втором и так далее.

49. В значительных по объему правовых актах пункты близкого содержания объединяются в главы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки (например: IV. Задачи и функции управления), а пункты имеют сквозную нумерацию. Заголовок главы после римской цифры с точкой начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Главы объединяются в Разделы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют заголовки.

Например: Раздел I. Общие положения.

50. При ссылке в тексте постановляющей (распорядительной) части правового акта на:

1) постановления администрации ЗГО указывается их официальное обозначение: реквизиты и наименование правового акта.

Например:

постановление администрации Златоустовского городского округа от 28.01.2020 г. N 55-П/АДМ "Об организации выставочной деятельности в 2020 году";

2) федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Челябинской области указываются реквизиты и наименование. Например:

Федеральный закон от 06 марта 2006 года N 35-ФЗ "О противодействии терроризму";

Указ Президента Российской Федерации от 31 октября 2009 года N 1233 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы, флага и знамени Службы внешней разведки Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 20 января 2011 г. N 13 "О внесении изменения в перечень видов деятельности в сфере здравоохранения, сфере образования и социальной сфере, осуществляемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых плановые проверки проводятся с установленной периодичностью";

распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 2267-р;

Закон Челябинской области от 30.05.2002 г. N 87-ЗО "О нормативных правовых актах Челябинской области".

Дата указывается, таким образом, как был официально зарегистрирован правовой акт.

51. Если проект правового акта влечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, то указание об этом включается в проект данного правового акта или оформляется одновременно в виде отдельного проекта правового акта.

52. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.

53. Если в ранее принятый правовой акт необходимо внести изменения (замена или исключение слов, цифр, предложений, структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями или исключение из структурной единицы слов, цифр, предложений), то разрабатывается соответствующий проект правового акта, в наименовании которого содержится слово "изменение" в соответствующем числе и падеже.

Например:

О внесении изменений...;

О внесении изменения....

54. Если ранее принятый правовой акт или его структурную единицу необходимо признать утратившими силу, то разрабатывается соответствующий проект правового акта с соответствующим наименованием.

Например:

О признании утратившим силу....

При признании принятого правового акта утратившим силу полностью или частично как сам правовой акт, так и все правовые акты и структурные единицы правовых актов, которыми вносились изменения, признаются утратившими силу. Правовые акты указываются в хронологическом порядке с соответствующим источником официального опубликования.

Например:

Признать утратившим силу:

пункт 2 постановления администрации Златоустовского городского округа от 10.02.2018 г. N 38-П "О проведении конкурсов".

55. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

56. Если в пункте правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

В пункте 1 постановления администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2018 г. N 48-П "О проведении конкурсов слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)..." в соответствующих числе и падеже.

57. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.

Например: подпункт 1 пункта 2 постановления администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2018 г. N 48-П "О проведении конкурсов" дополнить предложением следующего содержания: "..."

или

в подпункте 1 пункта 2 постановления администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2018 г. N 48-П "О проведении конкурсов" слова "..." заменить словами "...".

58. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

59. В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "...".

60. Если при изменении правового акта его структурные единицы (Раздел, глава, пункт, подпункт, абзац), приложения к правовому акту исключаются из текста, то их признают утратившими силу, а позиции, строки, предложения, слова, цифры - исключают.

Например:

1) пункт 1 признать утратившим силу;

2) абзац второй пункта 2 признать утратившим силу;

3) приложение 1 к Порядку назначения и выплаты пенсии по случаю потери кормильца признать утратившим силу;

4) слово "положение" исключить;

5) строку "..." исключить.

При исключении Разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта не допускается изменение нумерации Разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта.

61. В случае если новые Разделы, главы, пункты, подпункты, которыми дополняется ранее принятый правовой акт, помещаются в середину текста, им присваиваются номера, состоящие из номеров Разделов, глав, пунктов, подпунктов правового акта с добавлением дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, помещаемых через дефис к основным цифрам.

Например:

Раздел II-1, пункт 2-1, пункт 2-2; подпункт 1-1), подпункт 1-2).

62. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:

"1. Внести в постановление администрации Златоустовского городского округа от 11.02.2023 г. N 48-П "О проведении конкурсов" следующие изменения:

1) в пункте 1:

в подпункте 2 слова "..." заменить словами "...";

абзац второй подпункта 3 после слов "..." дополнить словами "...";

подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: "...";

2) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;

3) пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. ...";

4) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания: "...";

5) пункт 5 признать утратившим силу;

6) абзац второй пункта 6 признать утратившим силу;

7) подпункт 4 пункта 7 признать утратившим силу;

8) пункт 8 дополнить подпунктом 8-1 следующего содержания:

"8-1) ...";

9) пункт 9 дополнить подпунктом 9-2 следующего содержания:

"9-2) ...";

10) дополнить пунктами 10-1 - 10-2 следующего содержания:

"10-1) ...;

10-2) ...".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).

63. При необходимости замены цифровых обозначений употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".

При замене слова и цифр употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".

64. Дополнение пункта, подпункта новыми абзацами оформляется следующим образом:

при дополнении абзацем в конце структурной единицы:

пункт 1 дополнить абзацем следующего содержания:

"...";

дополнение между уже имеющимися абзацами новым абзацем оформляется следующим образом:

после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"...";

при признании абзаца, утратившим силу подсчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

65. Проекты муниципальных правовых актов должны отдельным пунктом содержать указание на опубликование на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет" (или) и опубликование в периодическом печатном издании, изданным для официального опубликования правовых актов (для нормативных правовых актов, в том числе затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина).

Например:

4. Пресс-службе администрации Златоустовского городского округа (Фамилия И.О.) опубликовать настоящее распоряжение в газете "Златоустовский рабочий" и разместить на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет".

Сканированные образцы муниципальных правовых актов подлежащих публикации в средствах массовой информации и размещению на официальном сайте администрации ЗГО направляются в пресс-службу администрации ЗГО по программе АСДОУ.

Ответственность за своевременное опубликование в средствах массовой информации и размещение на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети "Интернет" постановлений и распоряжений администрации ЗГО несет пресс-служба администрации ЗГО.

Контроль за публикацией в средствах массовой информации и размещением на официальном сайте Златоустовского городского округа в сети Интернет муниципальных правовых актов осуществляет исполнитель, подготовивший проект правового акта.

2) поручение первому заместителю главы округа, заместителю главы округа, курирующему соответствующее направление деятельности, или руководителю структурного подразделения (отраслевого органа) администрации округа по организации и (или) контролю выполнения правового акта.

Например:

"5. Организацию выполнения настоящего постановления возложить на заместителя главы Златоустовского городского округа по инфраструктуре Фамилия И.О.".

В случае, когда глава ЗГО (первый заместитель главы ЗГО, заместитель главы ЗГО) осуществляет личный контроль за выполнением правового акта, это оформляется следующим образом:

"5. Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой";

3) если предписания правового акта требуют его вступления в силу со дня подписания или с определенной даты, то это оговаривается в последнем пункте постановляющей (распорядительной) части.

Например:

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания";

"6. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его официального опубликования";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с 1 января 2025 года";

"7. Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его подписания (опубликования) и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 октября 2024 года";

66. По окончании содержательной части правового акта через три межстрочных интервала размещаются реквизиты подписи уполномоченного лица, включающие наименование должности его личную подпись (только на подлиннике правового акта), его инициалы и фамилию, которые печатаются у правой границы текстового поля, при этом инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Например:

Глава

Златоустовского городского округа И.О. Фамилия

При подписании правового акта должностным лицом, исполняющим обязанности главы Златоустовского городского округа, подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности главы

Златоустовского городского округа И.О. Фамилия

67. Порядок оформления листа согласования правовых актов предусматривает следующее:

1) лист согласования (образец оформления согласования приведен в приложении 17) располагается на оборотной стороне листа подлинника правового акта, подписанного главой ЗГО (первым заместителем главы ЗГО, заместителем главы ЗГО);

3) гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО:" (печатается прописными буквами с двоеточием), ниже располагается наименование должности лица, согласующего проект правового акта, личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия, дата согласования;

4) если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись.

5) лист согласования оформляется на отдельном листе с указанием наименования правового акта.

68. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки).

69. Ниже грифа согласования документа может оформляться перечень рассылки правового акта, в котором указываются органы местного самоуправления, структурные подразделения, отраслевые органы администрации ЗГО, иные организации и должностные лица, которым рассылается документ.

Недопустимо писать: "Разослать визирующим", "Разослать членам рабочей группы (оргкомитета, комиссии или другим)" или "Разослать заместителям главы Златоустовского городского округа" без представления полного перечня должностных лиц, органов местного самоуправления ЗГО, структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО или организаций.

В левом нижнем углу листа согласования (под рассылкой) располагается отметка об исполнителе, состоящая из наименования структурного подразделения, отраслевого органа администрации ЗГО, фамилии, имени, отчества исполнителя, должности, подготовившего проект правового акта, номера его телефона.

В левом нижнем углу листа согласования печатаются слова: "Электронная копия сдана и соответствует бумажному носителю" (приложение N 17).

70. Если утверждается Устав (Положение, Правила, Программа или иной документ), то в постановляющей (распорядительной) части правового акта делается запись: "Утвердить Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ) (прилагается)" или "Утвердить прилагаемый (-ое, -ые, -ую) Устав (Положение, Правила, Программу или иной документ)".

На первой странице прилагаемого для утверждения документа в правом верхнем углу помещается реквизит "гриф утверждения" (допускается в данном реквизите документа центрировать элементы относительно самой длинной строки). Слово "Утвержден" должно быть согласовано по роду и числу с утверждаемым документом: Устав - Утвержден, Положение - Утверждено, Правила - Утверждены, Программа - Утверждена, а наименование вида утверждающего документа обозначается в творительном падеже.

Например:

Утвержден

(Утверждено, Утверждены,

Утверждена)

постановлением администрации

Златоустовского городского округа

от ______________ г. N ____________

Если в ранее утвержденный правовым актом документ вносятся изменения и дополнения, с изложением его в новой редакции, то прилагаемый в новой редакции документ к правовому акту, которым вносятся изменения и дополнения в него, имеет реквизит "гриф утверждения". С указанием реквизитов того правового акта, которым он был ранее утвержден, и реквизитов правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, заключенных в скобки.

Например:

Утвержден

постановлением администрации

Златоустовского городского округа

от 10.10.2024 г. N 465-П

(в редакции постановления

администрации Златоустовского

городского округа

от ______________ N ___________)

При утверждении документа главой округа либо первым заместителем главы округа, заместителем главы округа гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава

Златоустовского городского округа

__________________ И.О. Фамилия

71. Если в постановляющей (распорядительной) части правового акта дается ссылка на приложение ("согласно приложению" или "приложение"), на первом листе приложения проставляется отметка о приложении и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение

Утверждено

распоряжением администрации

Златоустовского городского округа

от _______________ N _____________

Если приложение к правовому акту одно, то номер его не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами (перед номером приложения не допускается ставить знак номера: (приложение 2):

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается.

Например:

Приложение 2

Утверждено

распоряжением администрации

Златоустовского городского округа

от _______________ N _______

Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения по следующей форме.

Например:

Приложение

Утверждено

постановлением (распоряжением) администрации

Златоустовского городского округа

от 10.01.2020 г. N 465-П (р) /АДМ

(в редакции постановления

(распоряжения) администрации

Златоустовского городского округа

от _________ N _______

72. Утверждаемые правовым актом документы и приложения к правовым актам согласовываются инициатором правового акта на обороте последнего листа приложения с указанием должности, фамилии, инициалов.

73. Заголовок к тексту приложения отделяется от надписи "Приложение", даты и номера правового акта тремя (двумя) интервалами и печатается центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения отделяется от заголовка двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких Разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Заголовок приложения, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.

74. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки. Заголовки должны состоять из слова (слов), выраженных именем существительным в именительном падеже. В конце заголовка графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

В одноярусном заголовке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусном заголовке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, через запятую.

Например: количество, штук; сумма, тыс. рублей.

В боковой части таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковой части таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф или пронумерованные графы без заголовков) не повторяется на каждой странице.

N п/п	Статус официального спортивного соревнования	Занятое место или участие без учета занятого места	Размер расчётного норматива за результативное участие в подготовке одного спортсмена (команды) (% от оклада)
			виды спорта, включенные в программу Спартакиады	виды спорта, не включенные в программу Олимпийских игр
			виды спорта, включенные в программу Спартакиады	технические виды спорта	другие виды спорта
1	2	3	4	5	6
1. Официальные спортивные соревнования
11.1	Зимняя Спартакиада, чемпионат России	1	до 15	до 11	до 8
		2-3	до 12	до 8	до 6
		4-6	до 11	до 7	до 5
		участие	до 8	до 6	до 4
1.2	Кубок России (сумма этапов или финал), чемпионат России	1	до 12	до 8	до 6
		2-3	до 11	до 7	до 5
		4-6	до 9	до 6	до 4
		участие	до 8	до 5	до 4

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

75. Листы правового акта, приложения к правовому акту, утверждаемого правовым актом документа, нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля.

76. При оформлении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета):

1) первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

2) далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы - фамилия, инициалы должностного лица, наименование должности;

3) члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности);

4) секретарь (если имеется) указывается в числе членов рабочей группы в алфавитном порядке.

Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой из них располагают фамилии и инициалы, в правой - наименование должности. После фамилии и инициалов перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.

Допускается включать в состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) только наименование должности без указания фамилии и инициалов (приложение 14).

При изменении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) в значительном или полном объеме он утверждается заново, при этом правовой акт или структурная единица правового акта, которой был утвержден прежний состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) признаются утратившими силу.

77. При оформлении правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Челябинской области, органов местного самоуправления, организаций;

4) в тексте правового акта и в утверждаемых и прилагаемых к нему документах:

не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами.

Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, гектар, литр, километр, метр, килограмм, тонна, штука, человек, глава, Раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова (неправильно писать: %, руб., га, л, км, м, кг, т, шт., чел., гл., ст., п., пп., §, кв., мес.);

не употребляются такие сокращенные словосочетания, как: в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр., с.г., т.г.;

допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв. метров, куб. метров;

сроки оформляются словесно-цифровым способом,

например:

в срок до 1 июня 2018 года;

не используются выражения "сего года", "в этом году", "в том году";

5) полностью пишутся наименования муниципальных образований Челябинской области, например: Златоустовский городской округ, Миасский городской округ;

6) не допускаются сокращения в написании должностей,

например: заместитель, председатель, начальник и иные слова (неправильно писать: зам., пред., нач.);

7) при обозначении одного понятия разными терминами это специально оговаривается в правовом акте.

Например:

Положение об отделе проектного управления администрации Златоустовского городского (далее - Положение);

8) если в содержательной части правового акта содержатся предписания органам местного самоуправления, структурным подразделениям и отраслевым органам администрации ЗГО или иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя.

Например:

"1. Управлению архитектуры и градостроительства администрации Златоустовского городского округа (Фамилия И.О.) (текст предписания)". Фамилия (в именительном падеже) и инициалы указываются в круглых скобках. Инициалы проставляются после фамилии;

9) если в содержательной части правового акта содержится предписание руководителю органа местного самоуправления, структурного подразделения, отраслевого органа администрации ЗГО или иной организации, оно оформляется следующим образом:

"1. Начальнику Управления архитектуры и градостроительства администрации Златоустовского городского округа Фамилия И.О. (текст предписания)". В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже и не заключается в круглые скобки;

10) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

11) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак "N" от цифры, размещая их на разных строках;

12) не допускается отрывать цифры от единицы измерения, размещая их на разных строках (например: 200 тыс. рублей, 350 километров, 90 процентов);

13) при оформлении дат словесно-цифровым способом не допускается отрывать цифры от наименования месяца и (или) года, размещая их на разных строках.

78. Отделом муниципальной службы и кадров администрации ЗГО в соответствии с полномочиями подготавливаются проекты распоряжений по кадровым вопросам, награждениям, по вопросам прохождения муниципальной службы, а также проекты нормативных правовых актов по вопросам профилактики коррупционных и иных правонарушений в программе АСДОУ.

Проекты постановлений и распоряжений разрабатываются и оформляются в программе АСДОУ на основании поручений главы ЗГО либо первого заместителя главы ЗГО, заместителей главы ЗГО, заявлений служащих, а также в соответствии с изменениями в законодательстве.

Распоряжения печатаются на бланках установленной формы (приложение 2).

79. Распоряжения по кадровым вопросам, подписанные главой ЗГО или лицом, его замещающим в соответствии с порядком замещения, утвержденным постановлением администрации ЗГО регистрируются и хранятся в отделе муниципальной службы и кадров администрации ЗГО.

Нормативные правовые акты, выпускаемые отделом муниципальной службы и кадров администрации ЗГО, подписываются первым заместителем главы ЗГО, заместителями главы ЗГО, курирующим соответствующее направление, за исключением распоряжений о приеме и увольнении работника.

Распоряжениям администрации ЗГО по кадровым вопросам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе распоряжений.

Согласование, подписание и обнародование нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) Собрания депутатов Златоустовского городского округа

80. Решение Собрания депутатов Златоустовского городского округа (далее - решение) - нормативный правовой акт, принимаемый представительным органом местного самоуправления по вопросам, отнесенным законодательством, Уставом муниципального образования к ведению представительного органа местного самоуправления.

81. Проекты решений Собрания депутатов Златоустовского городского округа (далее - Собрание депутатов), подлежащие рассмотрению и согласованию администрацией ЗГО, направляются исполнителем (разработчиком) в правовое управление администрации ЗГО и другим заинтересованным лицам для рассмотрения и согласования.

82. Правовое управление в течение 5 дней с момента поступления проекта решения Собрания депутатов проводит правовую экспертизу и в случае соответствия проекта решения закону согласовывает его.

83. Визы должностных лиц местного самоуправления, участвующих в согласовании проекта решения Собрания депутатов, проставляются в листе согласований.

При несогласовании проекта решения Собрания депутатов и необходимости его отклонения заинтересованным лицом (ответственным специалистом), участвующим в рассмотрении и согласовании проекта решения Собрания депутатов, готовится мотивированное заключение об его отклонении либо заключение с предложениями о внесении изменений и дополнений в проект решения Собрания депутатов.

84. Проекты нормативно-правовых актов (далее - НПА) Собрания депутатов, поступающие для подписания главой округа, направляются с сопроводительным письмом из аппарата Собрания депутатов в отдел по общим вопросам для регистрации сопроводительного листа.

85. В случае необходимости отклонения главой ЗГО проекта НПА Собрания депутатов Правовым управлением администрации ЗГО в трехдневный срок готовится проект мотивированного заключения об отклонении проекта решения либо заключения с предложениями о внесении в него изменений и дополнений.

86. Согласованный проект решения Собрания депутатов либо проект заключения об отклонении решения не позднее 7 дней с момента его регистрации в отделе по общим вопросам направляется на подпись главе ЗГО.

87. Подписанное главой ЗГО решение Собрания депутатов либо мотивированное заключение об отклонении не позднее 10 дней с момента их поступления направляются в отдел по общим вопросам для последующего направления в аппарат Собрания депутатов.

88. Поступившая из аппарата Собрания депутатов копия решения Собрания депутатов в течение 5 дней со дня поступления направляется пресс-службой администрации ЗГО для официального опубликования. Ответственность за своевременное опубликование решения Собрания депутатов несет пресс-служба администрации ЗГО.

89. В случае, когда отклоненное главой ЗГО решение Собрания депутатов при повторном рассмотрении одобрено в ранее принятой редакции большинством (не менее 2/3 от установленной численности депутатов Собрания депутатов), оно направляется на подпись главе ЗГО с обязательным приложением копии протокола заседания Собрания депутатов, с указанием результатов голосования по соответствующему вопросу. В этом случае согласование решения Собрания депутатов не проводится, а подписание главой ЗГО данного решения осуществляется в течение 7 дней с момента поступления.

Подготовка, подписание, регистрация и хранение договоров (соглашений, контрактов), заключаемых главой Златоустовского городского округа

90. Договоры (соглашения, контракты) (далее - договоры), от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, администрации Златоустовского городского округа подписанные главой ЗГО или уполномоченным лицом, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами.

91. Право заключать договоры имеют лица, которым предоставлены такие полномочия (далее именуются - уполномоченные лица).

Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий и с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.

92. Договоры могут быть подписаны главой ЗГО, первым заместителем главы ЗГО, заместителем главы ЗГО, в рамках его полномочий, иным уполномоченным должностным лицом Златоустовского городского округа (в том числе, на основании доверенности).

93. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор (далее - контрагент), получение необходимых согласований производится соответствующим структурным подразделением ответственным за подготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемым главой ЗГО. При этом информация, характеризующая контрагента, его полномочия и иные данные заблаговременно при необходимости доводятся до сведения тех лиц, кто должен согласовать конкретный договор.

94. Представляемый для подписания проект договора согласовывается с руководителями структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО на которых возложено выполнение обязанностей по условиям договора, с лицами, ответственными за подготовку договора и его исполнение, с заместителями главы округа, курирующими направление деятельности, соответствующую предмету договора.

Согласование проекта договора производится на отдельном листе.

95. При заключении договора ответственное за подготовку конкретного договора лицо, либо лицо, определяемое главой ЗГО, после получения всех виз согласования представляет его проект в Правовое управление для проведения правовой экспертизы.

96. При соответствии проекта договора действующему законодательству по существу и по форме, а также при отсутствии замечаний по результатам юридической экспертизы начальник Правового управления визирует один экземпляр договора полистно (на обороте каждого листа).

При несоответствии проекта договора действующему законодательству по существу и (или) по форме, а также при наличии замечаний Правовое управление дает письменное заключение на представленный проект договора.

В случае доработки проекта договора (за исключением редакционных поправок) согласование производится вновь.

97. Договор подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его со всеми заинтересованными лицами.

В случае необходимости внесения в подписанный договор изменений их согласование производится в порядке, предусмотренном для согласования проектов договоров.

98. Все договоры, заключенные от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, администрации ЗГО, подписанные главой ЗГО или уполномоченным лицом в обязательном порядке регистрируются с присвоением порядковых номеров и указанием даты регистрации в программе АСДОУ.

На договоры, заключенные от имени муниципального образования Златоустовский городской округ, подписанные главой ЗГО, проставляется оттиск гербовой печати "Глава Златоустовского городского округа", на договоры, заключенные от имени администрации ЗГО, проставляется оттиск гербовой печати "Администрация Златоустовского городского округа" либо такие договоры заверяются электронной цифровой подписью должностного лица, подписавшего договор.

Подлинные экземпляры договоров хранятся в отделе контрактной службы Экономического управления администрации ЗГО, отделе бухгалтерии администрации ЗГО, Правовом управлении.

99. Обязанность представить договор на регистрацию и хранение в Правовое управление лежит на руководителе структурного подразделения, отраслевого органа администрации ЗГО, ответственном за подготовку проекта договора, либо на ином лице, определяемом главой ЗГО.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

100. В деятельности структурных подразделений и отраслевых органов администрации ЗГО создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, правила, инструкции, должностные инструкции, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие.

101. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение 17).

102. Оформление протоколов заседаний имеет свои особенности.

Во вводной части протокола заседания указываются должность, инициалы и фамилия председательствующего, должность, инициалы и фамилии постоянных участников заседаний.

Список присутствовавших лиц оформляется приложением к протоколу.

Секретарь в протоколе заседания не указывается.

Основная часть протокола заседания состоит из перечня вопросов, рассмотренных на заседании; протокольных поручений.

Ход обсуждения вопросов протоколируется, оформляется контрольным листом либо протоколом поручений который прилагается к протоколу заседания.

Проект протокола заседания визируется готовившим его сотрудником и курирующим руководителем подразделения. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Протокол заседания подписывается председательствующим.

103. Служебная переписка:

1) служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО, организаций и граждан;

Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная оформляется на бланке в программе АСДОУ):

1) записки, создаваемые в администрации ЗГО, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, отраслевыми органами администрации ЗГО, должностными лицами, работниками администрации ЗГО;

2) устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат;

подпись;

3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

2) виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма - зависят от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи:

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый структурным подразделением, организацией, должностным лицом адресату по почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

3) письма оформляются на бланках установленной формы (образцы используемых в переписке бланков приведены в приложениях 3, 4, 6, 9, 10);

4) подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава

Златоустовского городского округа

И.О. Фамилия

5) письма, оформленные на бланке должностного лица (главы округа) наименование должности этого лица в реквизите "Подпись" не указывается.

6) Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Заместитель главы

Златоустовского городского округа

по социальным вопросам

И.О. Фамилия

7) при подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Например:

Глава

Златоустовского городского округа

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер администрации

Златоустовского городского округа

И.О. Фамилия

8) при подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

9) в документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии

Члены комиссии

И.О. Фамилия

10) при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением администрации ЗГО.

Например:

Исполняющий обязанности главы

Златоустовского городского округа

И.О. Фамилия

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и главам зарубежных государств, подписываются главой ЗГО или лицом, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями главы ЗГО, иными должностными лицами администрации ЗГО в соответствии с предоставленными им полномочиями.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо;

11) право подписи должностными лицами служебных писем в администрации ЗГО устанавливается в должностных инструкциях, в Положениях о структурных подразделениях и отраслевых органах администрации ЗГО, а также в правовых актах о распределении обязанностей заместителей главы ЗГО и иных должностных лиц по направлениям деятельности. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц;

12) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Эмблема органа власти

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

СЕРТИФИКАТ:_________________________________

ВЛАДЕЛЕЦ:____________________________________

ДЕЙСТВИТЕЛЕН: с ___.___._____г. по с ___.___.____г.

Герб

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

СЕРТИФИКАТ: 1а111ааа000000000011

ВЛАДЕЛЕЦ: Николаев Николай Николаевич

ДЕЙСТВИТЕЛЕН: с 1.12.2023 г. по с 1.12.2026 г.

13) в одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи;

14) при направлении письма более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки с указанием почтовых адресов (приложение 15);

15) письмо имеет следующие реквизиты:

дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например:

10.06.2024 г.;

регистрационный номер состоит из его порядкового номера по единой нумерации с начала года, который может дополняться соответствующим индексом;

ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

письма адресуют организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, а также гражданам (при ответе на их обращения);

При адресовании служебного письма организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство образования
и науки Челябинской области

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу указывается его должность (полное наименование) и фамилия в дательном падеже.

Например:

Первому заместителю Губернатора

Челябинской области

С.И. Мошарову

или

Генеральному директору

объединения "Интерсвязь"

А.В. Иванову

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их указывают обобщенно.

Например:

Начальникам структурных подразделений и отраслевых органов администрации Златоустовского городского округа

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное

Учреждение Всероссийский

научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Ивановой М.В.

Златоустовская ул., д. 1, кв. 5

Златоуст, Челябинская обл.

456200

При адресовании письма частному лицу инициалы указывают после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Заголовок к тексту письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?", "о ком?". Заголовок печатается от левой границы текстового поля, начинается с прописной буквы. Заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

16) в тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать Разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

17) в деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

18) в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение, которое печатается центровым способом.

Например:

Уважаемый _____________________!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

19) текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочного интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля;

20) текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются предложения, выводы, просьбы, рекомендации, решения и так далее. Если текст письма содержит несколько решений, выводов и так далее, его можно разбивать на Разделы, пункты;

21) тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, четко отвечать на вопросы, поставленные в первоначальном обращении;

22) отметка о наличии приложений отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки. После него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование (полное), число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, указывают наименование (полное), число листов и число экземпляров каждого прилагаемого документа.

Например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Заключение... на 2 л. в 3 экз.

3. Проект распоряжения... на 6 л. в 3 экз.

Если приложение (приложения) сброшюрованы.

Например:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 г. N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт - диск, usb - флеш - накопитель и др.):

Например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не по всем указанным в письме адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

23) подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник отдела экологии природопользования администрации Златоустовского городского округа

И.О. Фамилия

или на бланке:

Начальник отдела

И.О. Фамилия

При оформлении письма на бланке должностного лица не указывается наименование должности этого лица в реквизите "Подпись".

Например:

И.О. Фамилия

Выше уровня подписи, в письмах допускается заключительная этикетная фраза.

Например:

С уважением, ...

Гриф согласования на письмах располагается ниже реквизита "Подпись" на втором экземпляре письма и включает: наименование должности лица, с которым согласован документ, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

24) отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Иванов Иван Иванович, экономическое управление,

главный специалист, (83513) 634284,

Ivanov@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Если письмо подготовлено по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Образец оформления служебного письма (приложение 19).

Отметка о конфиденциальности

104. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

105. Необходимость проставления отметки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная отметка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

106. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования,

Экз. N 2

Особенности работы с электронными документами

107. Общие положения работы с электронными документами:

1) электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся с использованием единого электронного документооборота АСДОУ.

Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

2) прием электронных документов от Губернатора и Правительства Челябинской области осуществляется посредством систем управления электронными документами СЭД ТЭЗИС, ПОС;

3) документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в систему электронного документооборота. Документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, содержащие персональные данные, приложения большого объема и иные приложения, для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства, сканированию не подлежат.

В случае если приложение не прикрепляется к электронному документу, в графе "Комментарии" указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения и передается исполнителю нарочно.

При сканировании документов для последующего вложения в программу АСДОУ необходимо использовать следующие параметры: размер документа - A4; формат файла - PDF; цветовую палитру - черно-белую (или цветную); разрешение - 200-400 dpi (точек на дюйм), в зависимости от качества исходного документа;

4) составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;

5) для подтверждения подлинности электронных документов в администрации округа используется сканированная в обязательном порядке и прикрепленная от имени руководителя резолюция;

6) в целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются сведения об электронном документе в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", включаемые в регистрационную карточку. К таким сведениям относятся:

адресант;

адресат;

фамилия лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование (заголовок) документа;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя.

В систему электронного документооборота могут включаться дополнительные сведения о документах: наименование автора документа, отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие сведения;

7) единицей учета электронного документооборота является электронный документ, зарегистрированный в программе АСДОУ. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ;

8) исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации ЗГО.

108. Порядок работы с электронными документами:

1) система электронного документооборота предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, согласования, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации электронного документооборота;

2) участниками процесса электронного документооборота в администрации ЗГО являются:

- глава Златоустовского городского округа;

- заместители главы ЗГО;

- руководители отраслевых органов администрации ЗГО;

- руководители структурных подразделений администрации ЗГО, являющихся исполнителями электронных документов;

3) глава ЗГО, первый заместитель главы ЗГО, заместители главы ЗГО (назначенные должностные лица по доверенности) осуществляют в программе АСДОУ:

рассмотрение поступающих документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов;

4) руководители отраслевых органов администрации ЗГО, начальники управлений и структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО осуществляют в программе АСДОУ:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдачу поручений (сканирование резолюций);

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых документов;

исполнение электронных документов;

закрытие электронных документов в дело;

5) отдел по общим вопросам осуществляет (назначенные должностные лица по доверенности):

Регистрацию муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений), архивирование и отправку электронных документов;

регистрацию и рассылку электронных документов исполнителям - адресатам;

регистрацию поступающих и отправляемых электронных документов;

проверку оформления отправляемых электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении;

создание электронных образов входящих документов, поступивших на бумажных носителях (сканирование документа);

направление исполненных электронных документов в дело.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители подразделений;

6) работники структурных подразделений, отраслевых органов администрации ЗГО, являющиеся исполнителями электронных документов, осуществляют в программе АСДОУ:

исполнение поступающих электронных документов;

доработку электронных документов;

создание отправляемых электронных документов;

сканирование документов;

согласование электронных документов;

7) типовые маршруты прохождения электронных документов в программе АСДОУ с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

для поступающих (входящих) документов:

прием документа;

предварительную обработку документа;

сканирование документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);

регистрацию документа;

рассмотрение документа;

постановку на контроль исполнения документа;

исполнение документа;

направление документа в дело (направляет документ в дело ответственный руководитель).

для инициативных исходящих документов:

подготовку проекта документа;

согласование проекта документа;

проверку правильности оформления документа;

подписание документа;

регистрацию документа;

сканирование документа;

отправку документа;

отметку о получении ответа;

сканирование ответа;

ознакомление (поручение) по ответу;

снятие с контроля документа.

для внутренних документов:

подготовку проекта документа;

согласование проекта документа (в случае необходимости);

рассмотрение документа;

регистрацию документа;

исполнение документа;

контроль исполнения и снятие с контроля документа;

направление документа в дело.

для актов администрации округа:

подготовку проекта акта, листов согласования и рассылки;

предварительную обработку документа;

предварительную регистрацию акта;

направление проекта акта на согласование должностным лицам;

регистрацию акта;

рассылку акта;

рассмотрение акта;

исполнение акта;

контроль исполнения и направление документа в дело.

109. Порядок обработки электронных документов в системе электронного документооборота:

1) прием, первичная обработка и регистрация документов в системе электронного документооборота.

Поступившие документы после проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения регистрируются в программе АСДОУ, в регистрационную карточку вносятся основные обязательные реквизиты документа.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

Электронные обращения, сообщения, поступившие в администрацию ЗГО от внешних участников (юридических и физических лиц) и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в программе АСДОУ.

В системе электронного документооборота производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе.

1) Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией документа, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа, содержание, регистрационный номер и дата с документа. Документы, поступившие в электронном виде, сканируются: к регистрационной карточке прикрепляется поступивший электронный образ документа и сканированный образ документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа;

2) рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, выдача поручений, постановка на контроль и доведение электронного документа до исполнителя.

Электронный документ направляется на рассмотрение лицу, уполномоченному на рассмотрение документов, и подготовку им резолюции. Руководитель (секретарь руководителя) формирует резолюцию (поручение, указание по его исполнению) путем добавления ответственного исполнителя (исполнителей) в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции с прикреплением сканированной резолюции от лица руководителя, сроках исполнения, комментариев;

3) исполнение поступившего (входящего) электронного документа.

Исполнение входящего электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

перенаправление поступившего электронного документа на исполнение другим исполнителям путем добавления в задачу исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;

назначение ответственного за исполнение поступившего электронного документа путем добавления исполнителя в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;

непосредственное исполнение поступившего электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа, прикрепления файла с отчетом об исполнении;

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом, имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

Все действия, осуществляемые с документом, должны обязательно отмечаться в программе АСДОУ;

4) направление электронного документа в дело (архив).

Направление исполненного электронного документа в дело (архив) заключается в помещении в электронный архив по типу документа согласно номенклатуре дел в администрации округа.

Направление исполненного электронного документа в электронное дело осуществляется отделом по общим вопросам в зависимости от назначенных полномочий, выданных администратором системы АСДОУ.

Одновременно происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе;

5) хранение электронных документов в архиве электронных документов в системе электронного документооборота программе АСДОУ.

Исполненные электронные документы хранятся в программе АСДОУ в соответствии с номенклатурой дел администрации ЗГО по типам документов. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: "Поручения главы Златоустовского городского округа. Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

<< Раздел I. Общие положения		Раздел III. >> Организация документооборота (прием, обработка и прохождение корреспонденции)
	Содержание Распоряжение Администрация Златоустовского городского округа Челябинской области от 9 декабря 2024 г. N 3515-р/АДМ "Об утверждении...

Раздел II. Создание документов в администрации Златоустовского городского округа

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас