Раздел IV. Контроль исполнения документов и поручений

Раздел IV. Контроль исполнения документов и поручений

Исполнение документов и поручений

165. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

166. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется главой округа, заместителями главы, руководителями структурных подразделений и отраслевых органов администрации округа.

167. Контроль исполнения строится на базе автоматизированных банков регистрационных данных в программе АСДОУ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за три дня до истечения срока.

Ход выполнения правовых актов администрации ЗГО или решений Коллегии при главе Златоустовского городского округа (далее - Коллегия) заслушивается на заседании Коллегии, на расширенном совещании или, ответственное за контроль лицо представляет информацию на имя главы ЗГО о ходе исполнения правовых актов и поручений главы ЗГО или об их выполнении.

Постановления и поручения снимаются с контроля главой ЗГО или Коллегией.

168. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации в программе АСДОУ и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

169. Контрольные действия осуществляются в отделе по общим вопросам и в местах регистрации документов. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и другая информация, выводятся на экран монитора, рассылка напоминаний допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

170. Контроль по срокам исполнения документов и поручений в структурных подразделениях и отраслевых органах администрации ЗГО осуществляют:

1) отдел по общим вопросам - поручений Губернатора Челябинской области данных во время проведения областных совещаний, рабочих поездок в Златоустовский городской округ, встреч и иных мероприятий; поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;

поручений главы ЗГО данных на окружных, расширенных совещаниях при главе округа, поручений главы ЗГО по служебной корреспонденции;

2) отдел по работе с обращениями граждан - обращений, сообщений граждан к главе ЗГО и его заместителям главы ЗГО.

Контроль поручений главы Златоустовского городского округа по служебной корреспонденции

171. Необходимость контроля исполнения того или иного документа определяется главой округа (в резолюции указывается "Контроль").

На документах, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.

172. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

173. Исполнители не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа, в письме обязательно указываются реквизиты совещания и на какое поручение главы ЗГО направляются предложения. Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Еженедельно отдел по общим вопросам направляет напоминание ответственному исполнителю.

174. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции главы ЗГО. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя главы ЗГО мотивированную просьбу о его продлении.

175. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

176. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (автор обращения, глава ЗГО, отдел по общим вопросам).

177. Решение о снятии документа с контроля принимается главой ЗГО. Основанием для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя главы ЗГО за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и другие документы).

178. При подготовке служебной записки о выполнении поручения главы ЗГО необходимо соблюдать следующие требования:

1) служебная записка оформляется только на имя главы ЗГО;

2) во введении указываются реквизиты регистрации поручения.

Например:

В рамках исполнения поручения данного на расширенном совещании при главе ЗГО, контрольный лист N 23 от 25.09.2024 г. пункт 1 "Проработать и представить предложения по ремонту аварийных мостов, с учетом моста через реку Ай, в районе машиностроительного завода ТРК "Тарелка", сообщаю:_

3) в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;

4) к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).

179. Отдел по общим вопросам еженедельно готовит информацию об исполнении контрольных поручений главы ЗГО по служебной корреспонденции за подписью начальника отдела по общим вопросам и представляет главе ЗГО.