Раздел VII. Использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Раздел VII. Использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

202. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

203. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

204. Штампы для регистрации хранится у специалиста, ответственного за регистрацию и проставляются им.

205. На печатях главы ЗГО, администрации ЗГО помещается герб муниципального образования. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

206. Порядок официального использования герба Златоустовского городского округа на бланках осуществляется в соответствии с решением Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст".

207. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, а также фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств, и на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

208. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно: Главный специалист Дата

Личная подпись

И.О. Фамилия

209. Документы заверяют следующими печатями:

1) гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи главы округа от имени муниципального образования Златоустовский городской округ на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях и так далее. Гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа" хранится в сейфе у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

2) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи главы округа, заместителей главы округа, главного бухгалтера администрации округа на бухгалтерских документах: договорах, соглашениях на предоставление субсидий, отчетах, накладных, актах приемки, доверенностях бюджетных обязательствах, актах сверки, справках о заработной плате, отчетах и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится в сейфе у начальника отдела - главного бухгалтера администрации Златоустовского городского округа и проставляется им;

3) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1". Проставляется для удостоверения подписи главы округа, заместителей главы округа и должностных лиц, наделенных некоторыми полномочиями (в соответствии с постановлением администрации Златоустовского городского округа "О полномочиях заместителей главы Златоустовского городского округа и руководителя аппарата администрации Златоустовского городского округа") от имени администрации Златоустовского городского округа на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на командировочных удостоверениях, на заявлениях для выдачи лицензий и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1" хранится в сейфе у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

4) факсимиле главы ЗГО. Проставляется на грамотах, благодарственных письмах, поздравлениях, приглашениях, а также в исключительных случаях, по указанию главы ЗГО, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан главой округа лично. Факсимиле хранится в сейфе у начальника отдела по общим вопросам либо в приемной главы ЗГО и проставляется секретарем (ответственным сотрудником). Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

5) факсимиле заместителя главы ЗГО. Проставляется в исключительных случаях, по личному распоряжению заместителя главы ЗГО, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан заместителем главы ЗГО лично. Факсимиле хранится сейфе в приемной заместителя главы ЗГО и проставляется секретарем (ответственным сотрудником). Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

6) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи работников администрации. Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится в сейфе и проставляется в отделе по общим вопросам;

7) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел муниципальной службы и кадров". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела муниципальной службы и кадров на документах по личному составу. Печать хранится в сейфе у начальника отдела муниципальной службы и кадров и проставляется им;

8) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел по общим вопросам". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела на документах, а также, консультанта отдела по общим вопросам на копиях постановлений, распоряжений администрации Златоустовского городского округа. Печать хранится в сейфе у начальника отдела по общим вопросам и проставляется ответственным сотрудником;

9) негербовые печати подразделений администрации ЗГО хранятся в сейфах у ответственных сотрудников за хранение и проставление печати сотрудников соответствующих структурных подразделений. Печать проставляется для удостоверения подписи начальника подразделения;

10) печати и штампы учитываются в отделе по общим вопросам администрации ЗГО и выдаются под расписку сотрудникам, персонально отвечающим за их использование и хранение. Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

210. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их в отдел по общим вопросам. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в отдел по общим вопросам.

211. При изготовлении новых печатей в связи с утерей или производственной необходимостью на нижней части информационного поля печати указывается "2Д-1" - дубликат;

212. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в отдел по общим вопросам и уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

213. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

214. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

215. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает глава ЗГО на письме-заказе, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

216. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

217. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

218. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за выдачу и учет печатей.

Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11