Статья 45. Корреспонденция окружного Совета

Статья 45. Корреспонденция окружного Совета

1. Прием и отправка корреспонденции осуществляются аппаратом Совета.

2. Документы, требующие срочного решения, с грифом "Срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе городского округа немедленно, а при его отсутствии - заместителю председателя окружного Совета.

3. Регистрация документов в окружном Совете, прием телефонограмм, телефаксов осуществляются аппаратом Совета.

Зарегистрированные документы направляются адресатам.

4. Правом подписи резолюции обладает глава Славского городского округа, а в его отсутствие - заместитель председателя окружного Совета.

В резолюции должны входить следующие элементы:

- исполнитель (с указанием Ф.И.О.);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- дата подписания поручения;

- подпись лица, дающего поручение.

5. Ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции производятся ежедневно. Все документы с резолюциями главы городского округа или заместителя председателя окружного Совета направляются исполнителям.

6. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа.

7. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

8. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в окружном Совете, должны направляться в ту комиссию, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.

9. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в окружной Совет, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя.

Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.

10. Все документы оформляются на бланках установленного образца.

На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).

11. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита могут входить почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, виза исполнителя и номер его служебного телефона).

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение.

Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и исходящего номера. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

12. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата.

13. Служебные документы подписываются главой городского округа, а в случае его отсутствия - заместителем председателя окружного Совета.

14. Письменные обращения граждан регистрируются в аппарате окружного Совета и представляются для рассмотрения главе городского округа или заместителю председателя окружного Совета.

15. Прием граждан осуществляется согласно разработанному графику.