Раздел 17. Муниципальный архив

Раздел 17. Муниципальный архив

17.1. Номенклатура дел.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов местного самоуправления составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел. Номенклатура дел составляется в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа на основе действующих типовых, либо отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Требования к оформлению номенклатуры дел представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.

Составленная номенклатура дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (далее ЭК) данного органа управления.

После согласования номенклатуры дел на заседании ЭК, номенклатура дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления ее для дальнейшего согласования на заседании Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края (далее ЭПК).

Согласованная протоколом ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем органа управления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Копия утвержденной номенклатуры передается в отдел по делам архивов для организации текущего контроля.

Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации городского округа, а также при заведении дополнительных дел, номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода, о чем в письменном виде сообщается в отдел по делам архивов.

Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

17.2. Описи дел.

В отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа описи дел составляются ежегодно по установленной форме и передаются в отдел по делам архивов не позднее 2-х лет после окончания делопроизводственного года.

Требования к оформлению описей дел, а также установленные формы описей представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.

Составленная опись дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (ЭК) данного органа управления. Далее опись дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления её для дальнейшего согласования (утверждения) на заседании ЭПК.

Согласованная протоколом ЭПК опись дел утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации городского округа. Затем 3 экземпляра описи дел постоянного хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу передаются в отдел по делам архивов для организации последующего контроля и планирования приема документов на муниципальное хранение по истечении сроков ведомственного хранения документов в организации.

Прием и последующее хранение дел.

Организацией приема, последующего хранения и использования архивных документов, образующихся в деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации городского округа, муниципальных учреждений и предприятий занимается отдел по делам архивов администрации городского округа "Город Чита", выполняющий функции Муниципального архива.

Отдел по делам архивов составляет на текущий год план-график передачи дел на постоянное хранение. План-график утверждается распоряжением администрации городского округа "Город Чита" и направляется организациям - источникам комплектования для подготовки к передаче дел на муниципальное хранение в соответствии с действующими нормами и правилами.

Внеплановый прием документов осуществляется в случае отсутствия условий для безопасного хранения документов в организации, а также при ликвидации организации - источника комплектования без правопреемника.

В процессе подготовки к передаче дел на муниципальное хранение, отдел по делам архивов оказывает методическую помощь специалистам, ответственным за архивное дело в организациях - источниках комплектования.

Требования к формированию и оформлению дел, а также образцы обложек дел, описей дел документов постоянного срока хранения и по личному составу, содержатся в Инструкции по делопроизводству администрации городского округа.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на муниципальное хранение, составляющемся в 2-х экземплярах.

При первом приеме документов от организации - источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе.

Дела передаются на постоянное хранение в архивных коробах установленного образца.

Все расходы на оформление и доставку дел в архив несет организация - источник комплектования.