Раздел 15. Прием и обработка поступающей и исходящей корреспонденции

Раздел 15. Прием и обработка поступающей и исходящей корреспонденции

15.1. Вся корреспонденция, поступающая в администрацию городского округа на имя Мэра города Читы и его заместителей (кроме документов секретного характера и личных обращений граждан), подлежит регистрации в общем отделе администрации городского округа.

15.2. Корреспонденция, поступающая в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации городского округа регистрируется в этих органах.

15.3. Корреспонденция, поступившая в общий отдел до 16 часов текущего дня, после регистрации передается Мэру города Читы городского округа в день поступления.

Корреспонденция, поступившая после 16 часов, регистрируется и передается на рассмотрение на следующий день.

15.4. Указания Мэра города Читы по исполнению документов, содержащиеся в его резолюции, вносятся работником общего отдела в СЭД.

15.5. Должностные лица администрации городского округа в резолюции по исполнению документов указывают ответственных за исполнение документа или лиц, подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

15.6. Любая передача документов из одного отраслевого (функционального) и территориального органа администрации в другой производится только после соответствующей отметки в СЭД.

15.7. Исходящие документы за подписью Мэра города Читы и его заместителей подлежат регистрации в общем отделе администрации городского округа. Второй экземпляр документа, с указанием исполнителя и номера телефона, остается в общем отделе.

15.8. Исходящая корреспонденция за подписью Мэра города Читы и его заместителей направляется адресатам общим отделом администрации городского округа в течение трех рабочих дней.

15.9. Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, направляются ими указанным адресатам самостоятельно, под роспись с расшифровкой фамилии лица, получившего документ и указанием даты его получения.

15.10. В случае направления документа посредством факсимильной связи необходимо подтверждение о получении факса, с указанием фамилии лица, получившего документ.

15.11. Отправка корреспонденции почтой осуществляется по реестру почтовых отправлений, в котором сотрудник почтового отделения проставляет штамп почтового отделении, подтверждающий получение корреспонденции.