Постановление Председателя Волгоградской городской Думы от 10 февраля 2025 г. N 1-п "О внесении изменений в постановление председателя Волгоградской городской Думы от 12.10.2021 N 15-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе"

В соответствии со статьями 7, 29.2 Устава города-героя Волгограда постановляю:

1. Внести в Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе, утвержденное постановлением председателя Волгоградской городской Думы от 12.10.2021 N 15-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе", следующие изменения:

1.1. В разделе 1:

1.1.1. В пункте 1.3 слова "со служебными документами" заменить словами "с документами".

1.1.2. В абзаце первом пункта 1.6 слово "служебных" исключить.

1.2. В разделе 2:

1.2.1. Пункт 2.12 изложить в следующей редакции:

"2.12. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.".

1.2.2. Дополнить пунктами 2.12 ¹, 2.12 ² следующего содержания:

"2.12 ¹. Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

2.12 ². Документ с пометкой "Для служебного пользования" - документ, содержащий несекретную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности городской Думы, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, а также сведения, доступ к которым ограничен законодательством.".

1.3. В разделе 6:

1.3.1. Пункт 6.5 изложить в следующей редакции:

"6.5. Решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения принимается председателем городской Думы, управляющим делами городской Думы в пределах их компетенции.

Для документов с пометкой "Для служебного пользования", в том числе распоряжений председателя городской Думы, (далее - документ ДСП) устанавливается отдельный порядок прохождения в городской Думе.

Работать с документами ДСП вне служебных кабинетов запрещается.

Создавать, печатать и хранить в электронном виде документы ДСП можно только на автоматизированных рабочих местах, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения.

Документы ДСП должны иметь следующие обязательные реквизиты:

пометку "Для служебного пользования" - в правом верхнем углу;

номер экземпляра - ниже пометки "Для служебного пользования", по центру по отношению к ней;

количество отпечатанных экземпляров, список адресатов, фамилии и инициалы исполнителя документа ДСП и лица, отпечатавшего документ ДСП, номер телефона исполнителя документа ДСП, регистрационный номер, дату - на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа ДСП в нижнем углу от границы левого поля.

Прием и регистрация документов ДСП, за исключением распоряжений председателя городской Думы с пометкой "Для служебного пользования" (далее - распоряжение ДСП), осуществляются начальником, заместителем начальника отдела документационного обеспечения городской Думы в журнале учета документов ДСП по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

Прием и регистрация распоряжений ДСП осуществляются начальником отдела кадров городской Думы в журнале учета распоряжений ДСП по форме согласно приложению 5 ¹ к настоящему Положению.

Листы каждого из журналов учета документов ДСП нумеруются, прошиваются и скрепляется печатью.

Регистрация документов ДСП осуществляется в САДД "ДЕЛО" в соответствующих группах документов. На каждом зарегистрированном документе ДСП, а также на сопроводительном письме к нему проставляются регистрационный номер с аббревиатурой "ДСП" и дата его поступления или создания.

Электронный образ документов ДСП в САДД "ДЕЛО" не прикрепляется.

Передача документов ДСП исполнителям осуществляется под роспись в журнале учета документов ДСП в соответствии с резолюцией.

Размножать (тиражировать) документы ДСП, в том числе снимать с них копии и производить из них выписки, можно только с письменного разрешения, выданного председателем городской Думы, управляющим делами городской Думы в пределах их компетенции.

Размноженные экземпляры документа ДСП регистрируются за тем же номером, за которым документ ДСП зарегистрирован. На последнем листе каждого экземпляра размноженного документа ДСП проставляются фамилия и инициалы лица, размножившего документ ДСП.

В соответствующем журнале учета документов ДСП и на последнем листе оригинала документа ДСП делается отметка о количестве размноженных экземпляров документа ДСП. Нумерация размноженных экземпляров документа ДСП продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа ДСП.

При отправке исходящего документа ДСП с сопроводительным письмом после слова "Приложение:" указываются наименование каждого приложения, если оно не указано в тексте сопроводительного письма, его регистрационный номер и номер экземпляра, пометка "Для служебного пользования" и количество листов. Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложение должно иметь самостоятельную нумерацию листов.

Исходящие документы ДСП доставляются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями либо нарочно исполнителем документа ДСП.

Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены исполненные документы ДСП, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Хранение документов ДСП на бумажных и обособленных электронных носителях осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Проверка наличия документов ДСП, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением председателя городской Думы. В состав комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение документов ДСП, дел с пометкой "Для служебного пользования". Результаты проверки оформляются актом по форме согласно приложению 13 к настоящему Положению.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах ДСП, делах с пометкой "Для служебного пользования", в соответствующем журнале учета документов ДСП делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.".

1.3.2. В пункте 6.8:

1.3.2.1. В абзацах третьем, одиннадцатом слово "служебных" исключить.

1.3.2.2. В абзаце пятнадцатом слова "Служебные письма" заменить словом "Письма".

1.4. Приложение 5 изложить в редакции согласно приложению 1 к настоящему постановлению.

1.5. Дополнить:

1.5.1. Приложением 5 ¹ в редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению.

1.5.2. Приложением 13 в редакции согласно приложению 3 к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

В.В. Колесников