Приложение N 5. Порядок ведения документов, оформляемых ведомственной охраной федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации - города федерального значения Москвы, Государственной корпорации по космической деятельности "Роскосмос", стратегического акционерного общества, ведущего деятельность по добыче природных алмазов, Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции "Ростех" при приобретении, учете, передаче (возврате) поставщикам (продавцам) для ремонта (замены), передаче для уничтожения в специализированные предприятия или уничтожении специальных средств

1. Настоящий Порядок ведения документов, оформляемых ведомственной охраной федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации - города федерального значения Москвы, Государственной корпорации по космической деятельности "Роскосмос", стратегического акционерного общества, ведущего деятельность по добыче природных алмазов, Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции "Ростех" (далее - организации), при приобретении, учете, передаче (возврате) поставщикам (продавцам) для ремонта (замены), передаче для уничтожения в специализированные предприятия или уничтожении специальных средств (далее - учетные документы) в целях контроля за приобретением, хранением, учетом, ремонтом и уничтожением специальных средств, используемых работниками организаций, устанавливает единые правила формирования и применения форм документов.

2. Фиксация действий, связанных с приобретением, учетом, передачей (возвратом), ремонтом (заменой), уничтожением специальных средств (далее - движение специальных средств), осуществляется посредством указания в учетных документах сведений о таких действиях, подтверждаемых подписями работников организации, их ведущих.

Движение специальных средств должно подлежать учету независимо от их назначения, источника поступления и способа приобретения (за исключением служебных собак). Учетные документы ведутся на основании документов, подтверждающих движение специальных средств.

Допускается ежегодно на дату проведения инвентаризации в книге учета наличия и движения поступающих, хранящихся, выдаваемых или переданных, израсходованных, уничтоженных специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - книга учета) подведение итога, который подчеркивается красной чертой и заверяется подписью работника организации, ответственного за сохранность и учет специальных средств (далее - работник организации, если не оговорено особо).

3. Карточка приобретения специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - карточка приобретения) предназначена для учета специальных средств при их приобретении, получении в хозяйственное ведение или временное пользование.

Книга учета предназначена для отражения наличия, качественного (технического) состояния специальных средств и обеспечения достоверными данными об их движении.

Книга выдачи (передачи) и приема специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - книга выдачи) предназначена для фиксации действий, связанных с выдачей специальных средств работникам организаций для реализации возложенных на них обязанностей.

Опись специальных средств, находящихся в местах их хранения (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - опись) предназначена для фактического отражения количества специальных средств, находящихся в помещении, в котором размещены опечатываемые, запирающиеся на замок металлические шкафы (сейфы), обеспечивающие их сохранность, безопасность хранения и исключающие доступ к ним посторонних лиц.

Акт определения пригодности для эксплуатации специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт определения пригодности) предназначен для определения пригодности специальных средств при возникновении обстоятельств, влекущих невозможность дальнейшего их использования.

Акт передачи (возврата) специальных средств для ремонта (замены) или уничтожения (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт передачи) предназначен для подтверждения передачи (возвращения) специальных средств изготовителю, поставщику (продавцу) для их замены, а также специализированным предприятиям для их ремонта или уничтожения.

Акт уничтожения специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт уничтожения) предназначен для подтверждения факта уничтожения специальных средств в случае их самостоятельного уничтожения организацией.

В случае осуществления ремонта специальных средств организацией самостоятельно акт определения пригодности и акт передачи не составляются.

4. Учетные документы должны составляться разборчиво, без подчисток и помарок. Исправление допущенных ошибок производится зачеркиванием одной чертой неправильной записи текста или цифры так, чтобы зачеркнутое было видно, и надписью над ним нового текста или цифры.

Каждая исправленная запись оговаривается надписью "Верно" и заверяется подписями: в актах - работников организации, их подписавших; книге учета, карточке приобретения и описи - работника организации; книге выдачи - работника организации, осуществляющего выдачу и прием специальных средств.

5. Каждому показателю должно соответствовать одно поле в форме учетных документов, которое заполняется слева направо.

В случае отсутствия какого-либо показателя в поле проставляется прочерк.

Формы карточки приобретения, описи, акта определения пригодности, акта передачи заполняются с использованием программного обеспечения, предусматривающего их распечатывание на принтере с использованием чернил черного цвета. Двусторонняя печать указанных документов на бумажном носителе не допускается.

6. Допускается ведение книги учета с использованием электронно-вычислительных средств при обязательном ежедневном выводе данных на бумажные и магнитные носители с отражением каждой операции по движению специальных средств при их наличии.

7. Заполнение документов, подготовленных с использованием программного обеспечения, осуществляется следующим образом:

значения числовых показателей выравниваются посередине;

для указания даты используется одно поле: день (две цифры), месяц (две цифры) и год (две или четыре цифры), разделенные знаком "." ("точка");

при распечатке на принтере документы должны соответствовать установленным настоящим приказом формам;

не допускается отсутствие обрамления ячеек и прочерков для незаполненных ячеек. Печать знаков должна выполняться шрифтом высотой 10-16 пунктов;

после заполнения и комплектования документов проставляется сквозная нумерация заполненных страниц.

8. Заполнение формы книги учета и книги выдачи без использования программного обеспечения осуществляется следующим образом:

заполнение текстовых полей форм осуществляется от руки разборчиво слева направо с использованием чернил синего цвета;

для указания даты используется одно поле: день (две цифры), месяц (две цифры) и год (две или четыре цифры), разделенные знаком "." ("точка");

для указания времени используется одно поле: часы (две цифры), минуты (две цифры), разделенные знаком "." ("точка").

9. Книга учета и книга выдачи прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью и регистрируются в организации.

10. Карточка приобретения заполняется работником организации в течение 3 рабочих дней после фактического приобретения (поступления) специальных средств с последующим направлением в течение 10 рабочих дней ее копии в подразделение организации, их использующее.

В графах 2-10 карточки приобретения указываются сведения о приобретенных (поступивших) специальных средствах. Каждое приобретенное (поступившее) специальное средство, имеющее заводской номер, указывается в графе 2 отдельно.

Приобретенные (полученные) специальные средства одного наименования, не имеющие заводского номера, указываются в графе 2 один раз с обязательным указанием в графе 4 их количества.

По окончании заполнения карточки приобретения работник организации должен проставить подпись с указанием своей должности, фамилии, имени, отчества (при наличии) и информации о документах, согласно которым он назначен ответственным за сохранность и учет специальных средств.

11. Ведение книги учета осуществляется работником организации посредством заполнения установленных граф с отражением всех операций, связанных с движением специальных средств, содержащих достоверные сведения в разделах книги, предусмотренных настоящим Порядком.

При заполнении формы книги учета используются значения показателей из документов, имеющихся в распоряжении организации, филиала, структурного подразделения, а также из произведенных на основании указанных документов расчетов.

Книга учета, ведение которой осуществляется в организации, должна содержать сведения в отношении всех филиалов и структурных подразделений. Филиалы и структурные подразделения организации должны осуществлять ведение книги учета с обязательным отражением информации в разделе II. Актуализация сведений в книге учета осуществляется при наличии оснований.

12. Книга выдачи ведется работником организации, филиала, структурного подразделения, должностными обязанностями которого предусмотрена выдача и прием специальных средств.

В случае если после выдачи специальных средств работнику на пост охраны дальнейшая передача их будет осуществляться непосредственно на охраняемом объекте (посту, карауле), в графе 13 делается запись.

13. При поступлении специальных средств в место хранения их наименования вносятся в опись. В графах 2-4 указываются место хранения, наименование и количество специальных средств.

По окончании заполнения описи работник организации должен проставить подпись с указанием своей должности, фамилии, имени, отчества (при наличии) и информации о документах, согласно которым он назначен ответственным за сохранность и учет специальных средств.

При движении специальных средств опись подлежит замене.

14. Акт определения пригодности составляется (не менее чем в 2 экземплярах) и подписывается комиссионно.

При составлении акта определения пригодности указывается информация о приказе (распоряжении) организации, филиала, структурного подразделения о создании комиссии.

По результатам составления акта определения пригодности комиссией выносится соответствующее заключение, в котором указывается информация, что непригодные для дальнейшего использования специальные средства подлежат направлению на сложный ремонт в ремонтные мастерские (на базы), если таковые имеются, или в организацию-изгоговитель, а также для уничтожения в специализированные предприятия.

При осуществлении возврата специальных средств указанный акт не составляется.

15. Акт передачи составляется работником организации не менее чем в 2 экземплярах.

В случае передачи приобретенных специальных средств для их окончательного возврата поставщику (продавцу) без их замены на другие специальные средства, а также при осуществлении ремонта или уничтожения специальных средств организацией самостоятельно указанный акт не составляется.

16. Акт уничтожения составляется в случае уничтожения специальных средств организацией самостоятельно не менее чем в 2 экземплярах и подписывается комиссионно.

При составлении акта уничтожения указывается информация о приказе (распоряжении) организации, филиала, структурного подразделения о создании комиссии.

По результатам составления акта уничтожения комиссией выносится заключение.

К акту уничтожения должна прилагаться копия акта определения пригодности.