Приложение N 5. Порядок ведения документов, оформляемых ведомственной охраной федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации - города федерального значения Москвы, Государственной корпорации по космической деятельности "Роскосмос", стратегического акционерного общества, ведущего деятельность по добыче природных алмазов, Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции "Ростех" при приобретении, учете, передаче (возврате) поставщикам (продавцам) для ремонта (замены), передаче для уничтожения в специализированные предприятия или уничтожении специальных средств

Приложение N 5
к приказу Федеральной службы
войск национальной гвардии
Российской Федерации
от 25 декабря 2024 г. N 497

ПОРЯДОК
ведения документов, оформляемых ведомственной охраной федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации - города федерального значения Москвы, Государственной корпорации по космической деятельности "Роскосмос", стратегического акционерного общества, ведущего деятельность по добыче природных алмазов, Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции "Ростех" при приобретении, учете, передаче (возврате) поставщикам (продавцам) для ремонта (замены), передаче для уничтожения в специализированные предприятия или уничтожении специальных средств

1. Настоящий Порядок ведения документов, оформляемых ведомственной охраной федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, высшего исполнительного органа субъекта Российской Федерации - города федерального значения Москвы, Государственной корпорации по космической деятельности "Роскосмос", стратегического акционерного общества, ведущего деятельность по добыче природных алмазов, Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции "Ростех" (далее - организации), при приобретении, учете, передаче (возврате) поставщикам (продавцам) для ремонта (замены), передаче для уничтожения в специализированные предприятия или уничтожении специальных средств (далее - учетные документы) в целях контроля за приобретением, хранением, учетом, ремонтом и уничтожением специальных средств, используемых работниками организаций, устанавливает единые правила формирования и применения форм документов.

2. Фиксация действий, связанных с приобретением, учетом, передачей (возвратом), ремонтом (заменой), уничтожением специальных средств (далее - движение специальных средств), осуществляется посредством указания в учетных документах сведений о таких действиях, подтверждаемых подписями работников организации, их ведущих.

Движение специальных средств должно подлежать учету независимо от их назначения, источника поступления и способа приобретения (за исключением служебных собак). Учетные документы ведутся на основании документов, подтверждающих движение специальных средств.

Допускается ежегодно на дату проведения инвентаризации в книге учета наличия и движения поступающих, хранящихся, выдаваемых или переданных, израсходованных, уничтоженных специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - книга учета) подведение итога, который подчеркивается красной чертой и заверяется подписью работника организации, ответственного за сохранность и учет специальных средств (далее - работник организации, если не оговорено особо).

3. Карточка приобретения специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - карточка приобретения) предназначена для учета специальных средств при их приобретении, получении в хозяйственное ведение или временное пользование.

Книга учета предназначена для отражения наличия, качественного (технического) состояния специальных средств и обеспечения достоверными данными об их движении.

Книга выдачи (передачи) и приема специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - книга выдачи) предназначена для фиксации действий, связанных с выдачей специальных средств работникам организаций для реализации возложенных на них обязанностей.

Опись специальных средств, находящихся в местах их хранения (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - опись) предназначена для фактического отражения количества специальных средств, находящихся в помещении, в котором размещены опечатываемые, запирающиеся на замок металлические шкафы (сейфы), обеспечивающие их сохранность, безопасность хранения и исключающие доступ к ним посторонних лиц.

Акт определения пригодности для эксплуатации специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт определения пригодности) предназначен для определения пригодности специальных средств при возникновении обстоятельств, влекущих невозможность дальнейшего их использования.

Акт передачи (возврата) специальных средств для ремонта (замены) или уничтожения (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт передачи) предназначен для подтверждения передачи (возвращения) специальных средств изготовителю, поставщику (продавцу) для их замены, а также специализированным предприятиям для их ремонта или уничтожения.

Акт уничтожения специальных средств (форма приведена в приложении N 3 к настоящему приказу) (далее - акт уничтожения) предназначен для подтверждения факта уничтожения специальных средств в случае их самостоятельного уничтожения организацией.

В случае осуществления ремонта специальных средств организацией самостоятельно акт определения пригодности и акт передачи не составляются.

4. Учетные документы должны составляться разборчиво, без подчисток и помарок. Исправление допущенных ошибок производится зачеркиванием одной чертой неправильной записи текста или цифры так, чтобы зачеркнутое было видно, и надписью над ним нового текста или цифры.

Каждая исправленная запись оговаривается надписью "Верно" и заверяется подписями: в актах - работников организации, их подписавших; книге учета, карточке приобретения и описи - работника организации; книге выдачи - работника организации, осуществляющего выдачу и прием специальных средств.

5. Каждому показателю должно соответствовать одно поле в форме учетных документов, которое заполняется слева направо.

В случае отсутствия какого-либо показателя в поле проставляется прочерк.

Формы карточки приобретения, описи, акта определения пригодности, акта передачи заполняются с использованием программного обеспечения, предусматривающего их распечатывание на принтере с использованием чернил черного цвета. Двусторонняя печать указанных документов на бумажном носителе не допускается.

6. Допускается ведение книги учета с использованием электронно-вычислительных средств при обязательном ежедневном выводе данных на бумажные и магнитные носители с отражением каждой операции по движению специальных средств при их наличии.

7. Заполнение документов, подготовленных с использованием программного обеспечения, осуществляется следующим образом:

значения числовых показателей выравниваются посередине;

для указания даты используется одно поле: день (две цифры), месяц (две цифры) и год (две или четыре цифры), разделенные знаком "." ("точка");

при распечатке на принтере документы должны соответствовать установленным настоящим приказом формам;

не допускается отсутствие обрамления ячеек и прочерков для незаполненных ячеек. Печать знаков должна выполняться шрифтом высотой 10-16 пунктов;

после заполнения и комплектования документов проставляется сквозная нумерация заполненных страниц.

8. Заполнение формы книги учета и книги выдачи без использования программного обеспечения осуществляется следующим образом:

заполнение текстовых полей форм осуществляется от руки разборчиво слева направо с использованием чернил синего цвета;

для указания даты используется одно поле: день (две цифры), месяц (две цифры) и год (две или четыре цифры), разделенные знаком "." ("точка");

для указания времени используется одно поле: часы (две цифры), минуты (две цифры), разделенные знаком "." ("точка").

9. Книга учета и книга выдачи прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью и регистрируются в организации.

10. Карточка приобретения заполняется работником организации в течение 3 рабочих дней после фактического приобретения (поступления) специальных средств с последующим направлением в течение 10 рабочих дней ее копии в подразделение организации, их использующее.

В графах 2-10 карточки приобретения указываются сведения о приобретенных (поступивших) специальных средствах. Каждое приобретенное (поступившее) специальное средство, имеющее заводской номер, указывается в графе 2 отдельно.

Приобретенные (полученные) специальные средства одного наименования, не имеющие заводского номера, ука