Приложение. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации в Минздраве СССР

Приложение

к приказу Минздрава СССР

от 14 января 1991 г. N 21

Правила
составления и оформления организационно-распорядительной
документации в Минздраве СССР

ГАРАНТ:

См. Инструкцию по делопроизводству в аппарате Минздрава РФ, утвержденную приказом Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320

Правила разработаны для оказания практической помощи работникам центрального аппарата в повышении оперативности подготовки документов и в обеспечении единообразия в их оформлении.

Правила составлены на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, хранения и использования ее в течение определенного времени.

Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых министерством или подразделениями центрального аппарата в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции министерства или подразделения;

- порядком решения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими ведомствами, предприятиями и организациями.

Управленческая деятельность Министерства выражается посредством распорядительных документов.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство издает:

- приказы;

-решения(протоколы);

-указания(циркулярные и информационные письма);

-инструкции.

Министерство утверждает уставы или положения об учреждениях, их структурных подразделениях и вводит их в действие соответствующими распорядительными документами.

Юридическими основаниями возникновения распорядительных документов в деятельности Министерства являются:

- нормативные акты органов государственной власти и органов государственного управления;

- конкретные поручения вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Министерством возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

- потребность правового регулирования работы аппарата управления.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "Совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Нормативно-распорядительные документы, поступающие в Министерство из вышестоящих органов,доводятся до подведомственных учреждений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа из вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует для его выполнения разработки специальных мероприятий в отрасли.

2. Общие требования к составлению и оформлению документов

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативности исполнения документов.

Документы должны оформляться на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

ГОСТом установлены общий бланк и бланк для писем.

В Министерстве действует общий бланк, в котором типографским способом внесено название конкретного вида документа: приказ, указание, решение коллегии.

Бланк для писем Минздрава СССР применяется при подготовке документов за подписью министра и заместителей министра. Для писем, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, применяются бланки с указанием наименования структурного подразделения.

Для других документов используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа (протокол, докладная записка, справка и др.). Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.

Документы, подготовленные за подписями руководителей нескольких организаций, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1. Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

ГОСТ 6.39-90 установил следующий максимальный состав реквизитов:

1 - государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

В конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

2.2. Текст

Текст документов должен полно, конкретно, логически, последовательно и лаконично раскрывать освещаемые вопросы, исключать различные толкования, необходимость дополнительных заданий и соответствовать действующему законодательству.

При составлении документа рекомендуется:

заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые(трафаретные ) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении, если логическое ударение падает на объект действия;

использовать обратный порядок слов в преджложении (сказуемое предшествует подлежащему), если логическое ударение падает на само действие;

в распорядительных документах употреблять глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отменить" и т.д.);

заменять местоимения существительными, например: "Министерство здравоохранения СССР рассмотрело...", а не "Мы рассмотрели...";

использовать в распределительных документах языковые конструкции повелительного характера, например:

Приказываю (в приказе),

Решили (в решении),

Предлагаю, Обязываю (в указании).

При подготовке служебных документов текст следует излагать от третьего лица (например,"Министерство считает возможным..."), или первого лица (например, "в целях координации... предлагаю...").

Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей: в первой части указываются причины и основания для издания документа, во второй части излагается существо вопроса. Текст документа может состоять только из второй части.

Документы, составленные на основании законов, указов, а также постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на соответствующий документ с указанием его наименования, даты и номера.

Текст документов разрешается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумерация которых производится только арабскими цифрами. Разделы, подразделы, пункты подпункты разделяются между собой и заканчиваются точками.

Разделы обозначаются одним числом и имеют порядковые номера в пределах всего документа, например: 1; 2; 3.

Подразделы состоят из номера соответствующего раздела и номера подраздела, нумеруемого в пределах каждого раздела, например: 1.1; 1.2.

Пункты имеют нумерацию в пределах подраздела, и их номера складываются из номера раздела, подраздела и пункта, например: 1.1.1;1.1.2.

Нумерацию текста следует оформлять с абзаца. После цифровых перечислений с точкой текст каждого абзаца следует начинать с прописной буквы и заканчивать точкой.

В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.

Не допускается произвольное сокращение наименований (МЗ СССР, СМ СССР и т.д.).

В тексте документа слово "министерство" (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, в выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа: государственные комитеты СССР,; министерства, государственные комитеты и другие центральные учреждения СССР; указанные министерства.

Слова "коллегия", "приказ" пишутся со строчной буквы. Например: "...коллегия Министерства здравоохранения СССР", "...приказ Министерства здравоохранения СССР".

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог "по" в значении "после чего-нибудь" употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: по истечении срока исполнения.

Предлоги: благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с дательным падежом, а не с родительным. Например:

Благодаря современному обеспечению

Согласно приказу Министерства

Вопреки указанию.

Установлены сокращения слов: "товарищ"

в начале фразы - Тов.

в середине фразы - т.

"товарищи"

в начале фразы - Товарищи

в середине фразы - тт.

2.3. Заголовок к тексту

Заголовок составляется к документу формата А4(210х297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Текст заголовка должен отвечать на вопрос "о чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...". Допускается в тексте заголовка применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов. Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок располагается перед текстом документа слева, печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Объем заголовка не должен превышать 5 строк.

Заголовок не проставляется на телеграммах (телетайпограммах), телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5(148х210 мм).

2.4. Приложения к документам

приложения к документу могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- являющиеся самостоятельными документами, направленными с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание.

Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем правом углу первого листа приложения отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, напечатанную через один межстрочный интервал.

                                      Приложение ____________

                                                   (номер)

                                      к _____________________

                                        (вид документа в да-

                                         тельном падеже, дата,

                                         номер)

О наличии приложения к документу делается отметка ниже текста.

Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, отметка делается по следующей форме:

     Приложение: на_____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

     Приложение: 1. Справка по проверке на 2 л. в 1 экз.

                 2. Проект приказа на 3 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Методические указания в 1 экз.

Отметка о приложении не проставляется в приказах, указаниях и протоколах. При упоминании в тексте приказа, указания или протокола сведений, содержащихся в приложении, в скобках указывается (приложение____) или без скобки: согласно приложению ____ .

Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа, при этом знак N не ставится. Например:

"Приложение 1 к ...", "Приложение 2 к ..." и т.д.

2.5. Согласование

Согласование является способом предварительной оценки проекта документа после его рассмотрения с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов.

Применяются две формы согласования проектов документов: внутренняя - с должностными лицами Министерства и внешняя - с подведомственными и сторонними организациями.

Перечень согласующих организаций определяется составителем документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает наименование должности личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату и служебный телефон.

Проекты приказов, указаний, циркулярных и информационных писем визируются на первом экземпляре (на обратной стороне последнего листа).

Письма и другие исходящие документы при визировании излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "замечания прилагаются". Отказ от визирования документа не допускается.

Замечания и предложения даются в виде четко сформулированных пунктов для включения в проект.

При несогласии с полученными замечаниями и предложениями исполнитель представляет проект на подпись с объяснением их отклонения.

Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:

исполнитель документа;

руководитель структурного подразделения, подготовившего документ;

заинтересованные подразделения;

Юридический отдел с арбитражем;

Управление делами (приказы, указания);

заместитель министра, ведающий данными вопросами (если документ подписывает министр).

Внешнее согласование определяется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова Согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

Согласовано

Заместитель министра

медицинской

промышленности СССР

инициалы, фамилия

20.02.90

Гриф согласования располагается в левой части документа ниже реквизита "подпись". При необходимости согласования документа с несколькими лицами или организациями грифы располагаются на отдельном листе.

2.6. Подпись

Обязательным реквизитом служебного документа является подпись.

В состав подписи входит:

- наименование должности лица, подписавшего документ, например: министр, заместитель министра, начальник главного управления;

- подпись;

- инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (расшифровка подписи).

Подпись располагается ниже текста и отметки о наличии приложения.

На документах за подписью руководителей двух или более министерств (ведомств) или их структурных подразделений (пишутся не на бланке) подпись каждого из авторов включает наименование организации и проставляется на одном горизонтальном уровне.

В реквизитах "подпись", гриф утверждения или согласования указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ. Документы с предлогом " за" или косой чертой в этих реквизитах считаются недействительными.

2.7. Нумерация страниц

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться по середине верхнего листа арабскими цифрами. Например: 2, 3, 4.

Номера страниц печатаются на расстоянии 10-15 мм от верхнего среза листа.

2.8. Даты

Даты в документах оформляются цифровым способом. Элементы даты должны приводиться в одной строке арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: число месяца, месяц год. Например дату "20 июля 1989 г." следует оформлять "20.07.89" или "20.07.1989"(после цифр обозначения года буква "г" не ставится, точка не ставится в том случае, если датой не заканчивается предложение).

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в случае, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 12 мая 1987 г.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов - дата их утверждения.

2.9. Оформление документов на пишущей машинке

Печатание служебных документов осуществляется в структурных подразделениях Министерства.

Все листы документа печатаются на бумаге одного качества, цвета и формата.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля, начиная со второго листа, арабскими цифрами, без знаков препинания и на расстоянии 10-15 мм от верхнего листа.

Лист документа должен иметь следующие поля(в мм): левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее: для формата А4 - не менее 10; для формата А5 - не менее 16.

Текст документов должен печататься через 1,5 межстрочных интервала, черной лентой, без ошибок, без пропусков, без помарок.

через один межстрочный интервал печатаются:

- заголовок;

- наименование должности и подписи;

- текст таблиц в приложениях.

Заголовок размещается над текстом документа без отступа от границы левого поля. Расстояние между заголовком и текстом должно составлять 2-4 межстрочных интервала. Заголовок пишется без кавычек. Точка после заголовка не ставится.

Основные реквизиты документа (заголовок, текст, подпись) отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.