Приложение 1. Положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства здравоохранения и медицинской промышленности РФ

Приложение 1

к приказу Минздравмедпрома РФ

от 1 февраля 1994 г. N 14

Положение
о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организаций и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке и передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в Министерстве и его структурных подразделениях, в подведомственных учреждениях, организациях, предприятиях*;

осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отраслевых организаций и учреждений.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения является совещательным органом при руководстве Министерства Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством Министерства. В необходимых случаях (см. п. 2.9 и 2.10 Положения) решения ЦЭК Государственной архивной службой России (Росархив) или Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом Министра здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей Министра.

В состав ЦЭК включаются: заведующий архивом Минздрава Российской Федерации (секретарь комиссии), представитель делопроизводственной службы Министерства, представитель учреждения Государственной архивной службы России.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты подведомственных, а также сторонних, научных, общественных и других организаций.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами Министерства здравоохранения и медицинской промышленности, нормативно-методическими документами Росархива, Положением о ЦЭК министерства.

2. Функции ЦЭК

2.1. ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности Министерства и подведомственных организаций.

2.2. Представляет на рассмотрение Росархива и ГАРФ списки видов подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России, а также проекты ведомственных перечней документов, классификаторов, примерных номенклатур дел, примерных положений об ЭК подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений центрального аппарата, а также ЦЭК и ЭК подведомственных организаций системы здравоохранения и медицинской промышленности.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда России (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве и подведомственных организациях.

2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях системы здравоохранения, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России.

2.8. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел на документы постоянного срока хранения центрального аппарата Министерства;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение (для источников комплектования государственной формы собственности);

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции о делопроизводстве, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.9. Обязательному утверждению ЦЭПК при Росархиве или ЭПК ГАРФ подлежат:

описи дел на документы постоянного срока хранения;

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;

списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства) с ЦЭПК при Росархиве или ЭПК ГАРФ подлежат:

положения о ЦЭК,

примерные и индивидуальные номенклатуры дел,

описи на документы по личному составу.

2.11. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, а также подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство Министерства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке Министерство в учреждениях Государственной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК Министерства здравоохранения и медицинской промышленности Российской Федерации работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ЭПК ГАРФ.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством Министерства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство Министерства (в необходимых случаях по согласованию с Росархивом или ГАРФ).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.