Приложение 1. Типовое положение об архиве учреждения

Приложение 1

Типовое положение об архиве учреждения*(9)

ГАРАНТ:

См. также Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176

I. Общие положения

1. Документальные материалы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, имеющие научное, политическое и практическое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР.

2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документальных материалов до сдачи их в государственные архивы в соответствии с "Положением о Государственном архивном фонде СССР", утвержденным постановлением Совета Министров СССР N 914 от 13 августа 1958 года, в учреждении действует архив.

3. В своей работе архив руководствуется приказом и указаниями ведомства и своего учреждения, правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, соответствующих республиканских и местных архивных учреждений и настоящим положением.

4. Заведующий архивом (ответственный за архив) и другие штатные работники архива назначаются руководителем учреждения.

5. Архив работает в соответствии с планами, утверждаемыми руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

6. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителями учреждения.

II. Состав документальных материалов архива

7. В состав архива входят:

а) законченные делопроизводством документальные материалы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений учреждения, а также непосредственно подчиненных ему организаций и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) документальные материалы ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему данного учреждения, а также их предшественников;

в) печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документальные материалы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы архива;

г) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документальных материалов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.).

8. В состав архива могут также входить личные фонды деятелей науки, техники, культуры, выдающихся новаторов производства, передовиков коммунистического труда, работавших в данном учреждении или подчиненных ему организациях и предприятиях.

III. Функции архива

9. Архив осуществляет следующие функции:

а) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы, обработанные в соответствии с "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР";

б) совместно с канцелярией контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

в) участвует в проверке состояния архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях;

г) организует экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, находящихся в архиве;

д) создает и пополняет научно-справочный аппарат на документальные материалы, подлежащие передаче на государственное хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.);

е) осуществляет учет документальных материалов, хранящихся в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях;

ж) передает документальные материалы в государственные архивы в установленные сроки;

з) организует использование документальных материалов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным материалам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.

10. Архив ведет следующую методическую работу:

а) изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений, организаций и предприятий систем;

б) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу (инструкций и памяток по делопроизводству и работе архивов, классификаторов, номенклатур дел, перечней материалов с указанием сроков их хранения и т.д.) для учреждений системы;

в) консультирует работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела;

г) участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, делопроизводителей, а также работников архивов подведомственных учреждений.

11. Архив ежегодно высылает в соответствующее архивное учреждение паспорт архива согласно установленной форме, карточки фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

IV. Права архива

12. Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:

а) требовать от руководителей структурных подразделений своего учреждения и подведомственных организаций и предприятий соблюдение установленных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов;

б) запрашивать от структурных подразделений учреждения и подчиненных ему организаций и предприятий сведения, необходимые для работы архива;

в) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.