Приложение Н (справочное). Рекомендации по проведению аудита (инспекций) на соответствие требованиям ГОСТ Р 52249

Приложение Н

(справочное)

Рекомендации
по проведению аудита (инспекций) на соответствие требованиям ГОСТ Р 52249

Данные рекомендации соответствуют Руководству ВОЗ по инспектированию предприятий - производителей лекарственных средств [1], целью которого является гармонизация порядка проведения инспекций в странах - членах ВОЗ и которое также распространяется на следующие виды аудита:

- аудит, выполняемый независимой организацией или лицом для оценки системы обеспечения качества (в том числе при сертификации на соответствие требованиям ГОСТ Р 52249);

- внутренний аудит (самоинспекция) предприятия или его части, проводимые работниками самого предприятия;

- аудит поставщика по поручению заказчика (потребителя).

Рекомендации могут служить методической основой при подготовке предприятий к проведению аудита (инспекций).

В приложениях Н и I вместо терминов "аудит (инспекции)" применяется термин "аудит", если излагаемый материал относится как к аудиту, так и к инспекции.

Н.1 Задача аудита

Целью аудита является представление детального отчета о соответствии производства и контроля качества требованиям стандартов с учетом специфики выпускаемой продукции. Аудит не должен сводиться к составлению перечня недостатков, нарушений и несоответствий. По результатам аудита следует дать основные предложения по совершенствованию производства, соблюдая при этом условие конфиденциальности.

Аудит рассматривается как помощь в работе и стимул для производителя соответствовать требованиям ГОСТ Р 52249 и устранять имеющиеся недостатки.

Н.2 Процесс аудита

Следует определить план проведения аудита и форму отчета. В зависимости от цели аудит может быть различным.

Н.2.1 Аудит в полном объеме

Аудит выполняется в полном объеме по всем элементам, имеющим отношение к ГОСТ Р 52249 и лицензии. При этом следует указывать:

- является ли производство новым;

- требуется ли продление (обновление) или выдача новой лицензии;

- введены ли новые изменения в процессы производства, конструкции помещений, технологическое оборудование, состав персонала и пр.;

- обнаруженные несоответствия требованиям GMP;

- дату последнего аудита;

- устранены ли замечания по результатам предыдущего аудита.

Н.2.2 Аудит в сокращенном объеме

Аудит в сокращенном объеме проводится для производств, в которых постоянное соответствие требованиям ГОСТ Р 52249 подтверждено предыдущими аудитами. При этом оценивается соответствие требованиям ГОСТ Р 52249, входящим в предмет аудита, и существенные изменения, появившиеся после последнего аудита. По полученным результатам определяется отношение предприятия к обеспечению качества. При обнаружении несоответствий требованиям ГОСТ Р 52249 проводится более детальный аудит.

Н.2.3 Контроль по результатам аудита

Целью контроля по результатам аудита является проверка устранения обнаруженных недостатков. Как правило, контроль выполняется в период от шести недель до нескольких месяцев после аудита в зависимости от характера выявленных недостатков и выполнения разработанных мероприятий по их устранению. Контроль ограничивается специфическими требованиями ГОСТ Р 52249, которые были нарушены или не выполнялись.

Н.2.4 Специальный аудит

Специальный аудит проводится для контроля производства отдельных лекарственных средств из-за рекламаций или отзывов продукции, связанных с возможными дефектами. Информация о неблагоприятной реакции человека на действие лекарственных средств также может указывать на наличие возможных недостатков. Такой аудит может проводиться только для отдельного продукта, группы взаимосвязанных продуктов или отдельных операций, например, смешивания, стерилизации или маркирования.

Специальный аудит может проводиться для оценки процесса производства отдельного продукта.

Еще одной причиной для такого аудита может быть сбор специфической информации или анализ отдельных операций для выработки рекомендаций по выполнению производителем установленных требований.

Н.2.5 Периодичность и продолжительность проведения аудита

Периодичность и продолжительность проведения аудита зависят от вида инспекции, объема работы и числа аудиторов.

Аудит рекомендуется проводить регулярно, в идеальном случае - ежегодно. Для крупных предприятий с большой номенклатурой продукции аудит может проводиться в виде нескольких посещений в течение более длительного периода времени, например пяти лет, если он равен сроку действия лицензии или сертификата на соответствие требованиям ГОСТ Р 52249.

Продолжительность проведения аудита зависит от размеров предприятия (производства) и цели аудита. Аудит может длиться от нескольких дней до двух и более недель. К аудиту при необходимости могут привлекаться специалисты различного профиля.

Н.2.6 Подготовка к аудиту

Проведение аудита начинается с рассмотрения документов предприятия. В их состав могут входить:

- лицензия на производство;

- регистрационное досье;

- информация о предприятии;

- документы о рекламациях и отзывах продукции, результаты испытаний и отчеты о предыдущих аудитах.

Ценными источниками информации могут быть ежегодные отчеты для акционеров, данные о рекламациях, отчеты о проведении внутреннего аудита. Возможность представления данных документов определяется самим предприятием. В некоторых случаях предприятие представляет аудитору отчеты о проведении внутреннего аудита для общей информации после того, как он завершит свой собственный отчет. Как минимум, следует проверить периодичность проведения внутреннего аудита и перечень объектов на предприятии, на которых он проводился.

Н.2.7 Проведение аудита

Аудит может проводиться для оценки новых предприятий и новых производственных линий, а также для принятия решения о продлении (о возобновлении действия) лицензии. О проведении планового аудита предприятие предупреждается заранее.

Аудит может проводиться в сокращенном объеме при проведении инспекционного контроля по результатам предыдущего аудита и в специальных случаях.

Проведение аудита начинается со встречи аудиторов с руководством предприятия и лицами, ответственными за выпуск продукции на данном участке. Следует предъявлять документы, удостоверяющие полномочие присутствующих лиц, и излагать цель проведения аудита.

Желательно, чтобы с аудиторами постоянно работал, по крайней мере, один представитель, непосредственно участвующий в производстве продукции на инспектируемом участке. Он должен знать систему обеспечения качества предприятия и участвовать в проведении внутренних аудитов.

После этого аудитор может проводить анализ документов или осмотр предприятия, или и то и другое. Это позволит ему выработать окончательный план проведения аудита. Рекомендуется, чтобы аудитор подготавливал и реализовывал этот план по своему усмотрению, а не следовал плану руководства предприятия.

Для проведения аудита существует несколько общих правил.

a) Аудит должен проводиться в соответствии с первоначальным планом, насколько это возможно. Специфические для данного производства действия, например внутрипроизводственный контроль и рабочая документация, могут проверяться в месте их выполнения. Следует обратить внимание на такие вопросы, как подготовка воды, хранение образцов и аттестация.

b) Рекомендуется проследить процесс производства от приема исходных материалов до отгрузки готовой продукции. Следует тщательно зафиксировать частоту отзывов и возврата продукции.

c) Требуется анализ таких документов, как промышленный регламент, методики испытаний, инструкции, протоколы серий (включая протоколы проведения анализов, документы по контролю печатных материалов и операций маркировки и пр.).

Аудитор может пользоваться кратким контрольным листом, чтобы проверить все необходимые вопросы. Подробные контрольные листы с высокой степенью детализации, разработанные на основе ГОСТ Р 52249, используются для обучения аудиторов. Опыт показывает, что жесткое следование слишком подробным контрольным листам может привести к пропуску существенных недостатков системы обеспечения качества, относящихся к специфическому направлению работы предприятия. Для опытного аудитора знание слабых мест предприятия и интуиция помогают больше, чем контрольные листы. Рекомендуемые контрольные листы приведены в таблицах I.7, I.8 (приложение I).

Н.2.8 Программа испытаний на стабильность (проверка стабильности)

Следует убедиться, что существует программа регулярного отбора проб всех видов продукции с производственного участка для испытаний на стабильность. Методика испытаний на стабильность должна предусматривать такие стрессовые значения температуры и освещенности и аналитические методы оценки стабильности, которые позволят сделать вывод о стабильности продукции в течение установленного срока хранения. Программа должна предусматривать повторную оценку стабильности после любых изменений в процессе производства или составе лекарственного средства.

Следует регистрировать существенные изменения в помещениях, оборудовании, продукции и руководящем персонале после проведения последнего аудита. Эти изменения могут привести к отклонению от установленных требований и несоответствию ГОСТ Р 52249. Например, новое оборудование может потребовать разработки новых инструкций, новая технологическая линия может потребовать переработки документации на продукцию, приход нового руководителя отдела контроля качества может изменить стиль и методы работы.

Целесообразно предусматривать возможность выполнения видеосъемки при проведении аудита для получения документального свидетельства о состоянии производственных помещений или лабораторий.

Ситуационный план, а в некоторых случаях - материалы аэрофотосъемки, возможно с охватом прилегающей территории, могут быть получены от предприятия совместно с другими материалами, включаемыми в отчет.

Н.2.9 Отбор проб

Обычной практикой инспектирования [1] является отбор проб для проведения испытаний в официально аккредитованной контрольной лаборатории. Как правило, пробы (образцы) отбирают из выпущенной в реализацию продукции, например со склада готовой продукции. Могут также отбираться пробы исходных материалов или промежуточной продукции. Для сохранения целостности пробу отбирают в соответствии с методикой отбора пробы и ее анализа. По результатам отбора оформляют документ, в котором указывается следующее:

- наименование продукции, пробы (образцы) которой взяты для анализа, номера серий, дата, место отбора проб, число проб и данные об упаковке и условиях хранения;

- сопутствующие факторы и условия, например, предполагаемые дефекты, текущий анализ, проверка соответствия требованиям ГОСТ Р 52249;

- указания по пломбированию контейнеров с пробами;

- письменное подтверждение приема проб аудитором (возможно, с сертификатом производителя с данными анализа и другими документами).

Представителю предприятия, сопровождающему аудитора, следует отбирать дублирующие пробы из той же серии для проведения испытаний в заводской лаборатории на случай возможных вопросов.

Н.3 Отчет

Рекомендуется разделить отчет на четыре части: общая информация о компании и производственных помещениях, описание проведения аудита, сделанные замечания, выводы. Вспомогательные данные могут быть помещены в приложение (номенклатура выпускаемой продукции, организационная схема, годовой отчет о работе предприятия, фотографии и пр.).

Для экономии времени первая часть может быть представлена предприятием заранее. Аудитор, находясь на предприятии, проверяет правильность этих данных.

Во второй части отчета следует дать подробное и последовательное описание проведения аудита с указанием проверенных подразделений (склады, лаборатории) и рассмотренных документов предприятия (протоколы и пр.), а также привести данные об отобранных пробах и полученных результатах.

В третьей части приводятся замечания. Следует отразить изменения, улучшения или примеры ухудшения, произошедшие после предыдущего аудита.

Положительные наблюдения должны быть представлены в виде описания процессов, которые выполняются предприятием особенно хорошо и могут служить примерами успешного следования требованиям ГОСТ Р 52249.

При описании отрицательных фактов (замечаний) следует проводить различие, является ли недостаток свойством самой системы или он является следствием невыполнения требований, предусмотренных системой. Например, если обнаружена неудовлетворительная уборка (очистка), то важно установить, содержит ли ошибки инструкция по уборке (и существует ли она) или существующая инструкция не выполняется.

В завершающей части отчета следует привести перечень замечаний, недостатков и пр. в порядке убывания их значимости, дать рекомендации по совершенствованию работы и устранению недостатков. Третья и четвертая части должны быть рассмотрены с руководством предприятия и ответственными работниками на заключительной встрече по результатам проведения аудита.

Копия всего отчета с утверждающей подписью руководства совместно с сопроводительным письмом направляется руководству предприятия. Рекомендации по устранению недостатков и сроки устранения должны быть доведены до руководства предприятия.

До отъезда аудитора рекомендуется провести заключительную встречу с руководством предприятия. Аудитору следует изложить результаты своей работы, указать обнаруженные нарушения или другие данные.