Приложение N 1. Порядок использования архивных документов в читальном зале архивного отдела Администрации Железногорского района Курской области

Приложение N 1
к постановлению
Администрации Железногорского района
Курской области
от 29 января 2016 г. N 31

Порядок
использования архивных документов в читальном зале архивного отдела Администрации Железногорского района Курской области

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов (далее - Порядок) в читальном зале архивного отдела Администрации Железногорского района Курской области (далее - архив) разработан в соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 03.06.2013 г. N 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный N 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале архива.

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного Фонда РФ, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале архива.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством РФ.

1.4. Плата за посещение читального зала архива, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

II. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления (приложение N 2) или письма направившей его организации, в которых указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца (приложение N 3) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником архива или уполномоченным им лицом (далее руководство архива) на срок не более одного года. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде руководство архива.

III. Права и обязанности пользователей

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, документы, содержащие сведения о личной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечении 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение. Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.5. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.6. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.7. Использовать при работе с делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.8. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов и справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы.

3.1.9. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.10. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии законодательством РФ.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200х300 мм, зонты, пакеты и другие предметы.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200х300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы.

3.2.15. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.16. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством РФ.

IV. Порядок выдачи описей, документов, печатных изданий

4.1. Дела и печатные издания предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказа (требований) (приложение N 4) под расписку за каждую единицу предоставленного материала.

4.1.1. Небрежно и неправильно оформленные бланки заказов на выдачу дел, а также дел, не соответствующих теме исследования, к исполнению не принимаются.

4.1.2. Прием требований на выдачу архивных документов и описей дел осуществляется в день оформления заказа.

4.1.3. Выдача архивных дел из архивохранилищ производится в день посещения читального зала архива.

4.2. Архивные документы могут быть выданы с разрешения руководства архива:

- прибывшим в командировку,

- приехавшим из районов Курской области и других регионов РФ.

4.3. Единовременно для пользования может быть выдано: описей - 5, дел - до 3 - 10, книг, брошюр - до 3 - 10, газетных подшивок - до 3 - 5 (в зависимости от объема), до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

4.4. Подлинники архивных описей (1-й экземпляр) фондов не выдаются.

4.5. Пользователи читального зала для работы по темам их исследований могут воспользоваться базой данных Архивный Фонд (версия 5.0) архива.

4.6. При наличии большого количества требований на выдачу документов генеалогического характера руководством архива вводится предварительная запись.

4.7. Описи и справочно-поисковые средства к делам, документам, дела. несброшюрованные документы, книги - по разрешению руководства архива на 1 день, печатные издания - на 1 месяц. Дела выдаются с разрешения руководства архива.

4.8. Максимальное количество дел, которое может находиться одновременно у пользователя, не должно превышать 20 дел.

4.9. При наличии ксерокопий подлинные документы и печатные издания в читальный зал не выдаются, за исключением случаев необходимости изучения внешних особенностей документов.

4.10. В читальный зал не выдаются дела:

- содержащие ветхие документы;

- зараженные плесенью, биологическими вредителями;

- подлинные, имеющие копии фонда пользования;

- расшитые;

- находящиеся на реставрации;

- находящиеся на сканировании;

- фонды которых находятся на переработке и усовершенствовании.

4.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случае: их плохого физического состояния, ограничений на использование, установленных в соответствии с законодательством РФ или фондообразователем; необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива; выдачи дел во временное пользование учреждениям; экспонирования дел на выставке; выдаче их другому пользователю.

V. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей выдаются ксеро- (фото) копии (при наличии материалов и исправности оборудования) в день посещения читального зала архива.

5.2. Заказы на копирование оформляются на специальном бланке (приложение N 5).

5.3. Копирование документов негосударственной части архивного фонда РФ и документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов на государственное хранение. При отсутствии ограничений, установленных во время передачи документов, копирование осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование фондов, коллекций, книг в полном объеме производится только с разрешения руководства архива.

5.5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования - не более 15 страниц единовременно.

5.6. В исключительных случаях допускается копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами). Копирование производится строго под контролем руководства архива. Допустимые объемы копирования - не более 10 - 20% от дела.

5.7. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы - карты, чертежи, планы или приглашать для этой работы специалистов. Копирование производится в помещении архива под контролем руководства архива с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.8. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.

5.9. Аутентичность изготовленных архивом копий удостоверяется простановкой штампа с указанием поисковых данных документа на обороте копии.