Приложение N 1. Положение об организации работы с персональными данными и ведению личных дел работников управления по обеспечению деятельности мировых судей Курской области и аппарата мирового судьи Курской области

Приложение N 1
к приказу
Управления по обеспечению деятельности мировых судей
Курской области
от 22 июля 2016 г. N МС-135

Положение
об организации работы с персональными данными и ведению личных дел работников управления по обеспечению деятельности мировых судей Курской области и аппарата мирового судьи Курской области

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением об организации работы с персональными данными и ведению личных дел работников управления по обеспечению деятельности мировых судей Курской области и аппарата мирового судьи Курской области (далее - Положение) определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников Управления по обеспечению деятельности мировых судей Курской области (далее - Управление) и аппарата мирового судьи Курской области (далее - аппарат мирового судьи), а также ведения их личных дел в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79- ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Курской области от 18.06.2014 N 42-ЗКО "О государственной гражданской службе Курской области" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Курской области.

1.2. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

персональные данные (далее - ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных (далее - ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

конфиденциальная информация - информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и представляет собой коммерческую, служебную или личную тайны, охраняющиеся ее владельцем;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

1.3. Представитель нанимателя (работодатель) в лице начальника Управления или заместителя начальника Управления, а также заместитель начальника отдела организационно-правового и кадрового обеспечения Управления (далее - Отдел кадров), обеспечивают защиту персональных данных работников Управления и аппарата мирового судьи, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

1.4. Начальник Управления определяет лиц, из числа сотрудников Управления, уполномоченных на обработку ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи (далее - операторы), обеспечивающих обработку ПДн в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и Курской области и несущих ответственность в соответствии с законодательством за нарушение режима защиты этих ПДн.

2. Сбор, обработка и защита персональных данных

2.1. ПДн относятся к конфиденциальной информации, порядок работы с которыми осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий, установленных действующим законодательством.

2.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина начальник Управления и операторы при обработке ПДи обязаны соблюдать следующие общие требования:

обработка ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы;

все ПДн следует получать лично у работников Управления или аппарата мирового судьи;

запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работников Управления или аппарата мирового судьи ПДн об их расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, интимной жизни;

при принятии решений, затрагивающих интересы работников Управления, и аппарата мирового судьи, запрещается основываться на ПДн, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с

использованием электронных носителей;

передача ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи третьей стороне не допускается без письменного согласия, за исключением случаев, установленных действующим законодательством;

обеспечение конфиденциальности ПДн, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных.

2.3. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, которые не предусмотрены Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом N 79-ФЗ и иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Администрации Курской области, распоряжениями Губернатора Курской области.

2.4. При заключении служебного контракта или трудового договора, при прохождении службы или трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении сотрудником (работником) следующих документов:

о семейном положении; о возрасте детей; о беременности женщины; об инвалидности; о донорстве; о составе семьи;

о доходе с предыдущего места работы; о необходимости ухода за больным членом семьи.

2.5. После принятия решения о приеме сотрудника на должность государственной гражданской службы или на работу по трудовому договору, а также при прохождении службы или трудовой деятельности, к документам, содержащим ПДн работника Управления или аппарата мирового судьи, будут относиться:

служебный контракт или трудовой договор;

приказ о назначении на должность или приказ о приеме на работу; приказы о поощрениях и взысканиях;

приказы о внесении изменений в отдельные положения служебного контракта, приказы об изменении условий трудового договора, о внесении изменений в учетные документы;

карточка унифицированной формы Т-2(Т-2 ГС); журнал выдачи служебных удостоверений.

2.6. Работников Управления и аппарата мирового судьи уведомляют о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПДн, о характере подлежащих получению ПДн (например, оформление запроса на прежнее место работы сотрудника в целях выяснения его профессиональных качеств; запроса в учебное заведение о подлинности документа об образовании и т.п.) и о последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.

2.7. Лица, получающие ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи в порядке, установленном действующим законодательством.

3. Хранение персональных данных

3.1. Сведения о работниках Управления и аппарата мирового судьи хранятся на бумажных носителях в помещении Отдела кадров. Для этого используются специально оборудованные сейфы, которые запираются и опечатываются, либо опечатывается кабинет в котором они хранятся. Сведения о работниках Управления и аппарата мирового судьи располагаются в алфавитном порядке.

3.2. Обязанности по хранению личных дел, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек, иных документов, отражающих персональные данные работников Управления и аппарата мирового судьи, возлагаются на специалистов Отдела кадров и закрепляются в соответствующих должностных регламентах (должностных инструкциях).

Личные дела работников Управления и аппарата мирового судьи, прекративших трудовую или служебную деятельность в Управлении или в аппарате мирового судьи, хранятся в Отделе кадров в течение календарного года, после чего передаются в архив Управления.

3.3. Сведения о работниках Управления и аппарата мирового судьи также хранятся на электронных носителях, доступ к которым ограничен паролем.

4. Передача персональных данных

4.1. При передаче ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи должны соблюдаться следующие требования:

не сообщать ПДн третьей стороне без письменного согласия работника Управления или аппарата мирового судьи, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работников Управления или аппарата мирового судьи. В каждом конкретном случае необходимо производить самостоятельную оценку серьезности, неминуемости и степени такой угрозы;

не сообщать ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи в коммерческих целях без его согласия;

предупредить лиц, получающих ПДи работников Управления и аппарата мирового судьи, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения соблюдения целевого характера ПДн;

разрешать доступ к ПДи работников Управления и аппарата мирового судьи только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те ПДи, которые необходимы для выполнения конкретных должностных обязанностей или трудовой функции;

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работников Управления и аппарата мирового судьи, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения ими своих должностных обязанностей или трудовой функции.

4.2. Трансграничная передача ПДн на территории иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов ПДн, осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ и может быть запрещена или ограничена в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Оператор обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача ПДн, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных, до начала осуществления трансграничной передачи персональных данных.

Трансграничная передача ПДп па территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, может осуществляться в случаях:

наличия согласия в письменной форме работника Управления или аппарата мирового судьи на трансграничную передачу его ПДн;

предусмотренных международными договорами Российской Федерации; предусмотренных федеральными законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения безопасности;

устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства;

исполнения договора, стороной которого является работник Управления или аппарата мирового судьи;

защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта ПДн или других лиц при невозможности получения согласия в письменной форме работника Управления или аппарата мирового судьи.

4.3. Данные требования установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом N 79-ФЗ, иными нормативными правовыми актами и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон служебного контракта или трудового договора.

5. Обязанности сторон

5.1. В целях обеспечения достоверности ПДн работники Управления и аппарата мирового судьи обязаны:

при приеме на работу предоставлять полные и достоверные данные о себе;

в случае изменения сведений, составляющих ПДн, незамедлительно предоставлять данную информацию в Отдел кадров Управления.

5.2. В обязанности специалистов Отдела кадров, осуществляющих ведение личных дел работников Управления и аппарата мирового судьи, входит:

приобщение документов к личным делам работников Управления и аппарата мирового судьи;

обеспечение сохранности личных дел работников Управления и аппарата мирового судьи;

обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников Управления и аппарата мирового судьи, в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ, иными нормативными правовыми актами, а также в соответствии с настоящим Положением;

ознакомление работников Управления и аппарата мирового судьи с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе работников Управления и аппарата мирового судьи.

5.3. Представитель нанимателя (работодатель) обязан:

осуществлять защиту ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи;

обеспечивать хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов работников Управления и аппарата мирового судьи по оплате труда. При этом ПДн не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные;

по письменному заявлению не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдавать работникам Управления и аппарата мирового судьи копии документов, связанных с осуществлением должностных обязанностей или трудовой функции (копии приказа о назначении на должность или о приеме на работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате и т.п.). Копии документов, связанных с осуществлением должностных обязанностей или трудовой функции, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены безвозмездно;

вести учет передачи ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана или отметку об отказе в ее представлении.

6. Права сотрудников Управления в целях защиты персональных данных

6.1. Работники Управления и аппарата мирового судьи, в целях обеспечения защиты ПДн, хранящихся в Управлении, имеют право:

получать полную информацию об их ПДн и обработке этих данных, в частности, сотрудник (работник) имеет право знать, кто и в каких целях использует или использовал его ПДн;

осуществлять свободный бесплатный доступ к своим ПДн, включая право на получение копий любой записи, содержащей его ПДн, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством;

требовать исключения или исправления неверных или неполных ПДн, а также данных, обработанных с нарушением требований действующего законодательства;

требовать от представителя нанимателя (работодателя) или уполномоченного им лица уведомить всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные ПДи, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжаловать в суде любые неправомерные действия и (или) бездействия представителя нанимателя (работодателя) или уполномоченного лица при обработке и защите ПДн.

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных

7.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту ПДн работников Управления и аппарата мирового судьи привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом N 79-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами.

Сотрудники Управления, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников Управления и аппарата мирового судьи, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников Управления и аппарата мирового судьи, установленного настоящим Положением.

8. Заключительные положения

8.1. Все дополнения и изменения к Положению утверждаются начальником Управления.

8.2. Настоящее Положение доводится до сведения всех сотрудников Управления и работников аппарата мирового судьи персонально под роспись