Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов) используемый Министерством юстиции Республики Дагестан при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан в отношении объектов проверки - юридических лиц, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления Республики Дагестан, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Республики Дагестан

Приложение N 2
к приказу Министерства юстиции
Республики Дагестан
от 28 марта 2019 г. N 36-ОД

Проверочный лист
(список контрольных вопросов) используемый Министерством юстиции Республики Дагестан при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан в отношении объектов проверки - юридических лиц, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления Республики Дагестан, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Республики Дагестан

1. Вид государственного контроля (надзора): региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан.

2. Вид (виды) деятельности юридических лиц, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, при плановой проверке которых используется проверочный лист (список контрольных вопросов): в отношении всех объектов проверки.

3. Предмет плановой проверки: соблюдение органами государственной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления Республики Дагестан, государственными учреждениями Республики Дагестан установленных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Дагестан, соблюдение которых является наиболее значимым с точки зрения недопущения возникновения угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры), безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

4. Наименование органа государственного контроля (надзора): Министерство юстиции Республики Дагестан.

5. Реквизиты правового акта об утверждении проверочного листа (списка контрольных вопросов):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

6. Наименование объекта проверки:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

7. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые объектом проверки производственные объекты:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

8. Реквизиты приказа о проведении проверки:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

9. Учётный номер и дата присвоения учётного номера проверки в едином реестре проверок:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

10. Должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица Министерства юстиции Республики Дагестан, проводившего плановую проверку и заполнившего проверочный лист (список контрольных вопросов):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

11. Предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данном проверочном листе.

12. Проверочный лист (список контрольных вопросов) направляется объекту проверки с уведомлением о проведении плановой проверки.

13. Меры ответственности, установленные законодательством за нарушение указанных обязательных требований, отражаются в акте проверки соблюдения законодательства и предписании об устранении выявленных нарушений.

14. Заполнение проверочного листа производится от руки или в электронном виде по усмотрению лица, проводившего проверку.

15. Оформление проверочного листа (списка контрольных вопросов) в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с федеральным законом об электронной подписи, производится в случае, если это предусмотрено положением о виде регионального государственного контроля (надзора).

16. Утвержденный проверочный лист (список контрольных вопросов) публикуется на официальном сайте Министерства юстиции Республики Дагестан в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

17. Проверочный лист (список контрольных вопросов) может быть использован объектами проверок для осуществления самопроверки соблюдения обязательных требований законодательства об архивном деле.

Перечень
вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требования	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
1	2	3	4	5
18. Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело
18.1. Наличие правового акта о создании архива организации (далее - архив) и положения об архиве, наличие правового акта о возложении функций контроля за работой архива, текущего делопроизводства	Статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. N 526 (далее - Правила от 31.03.2015 г. N 526) Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации"			Организации разных форм собственности юридические лица, индивидуальные предприниматели) вправе создавать архив организации. Государственные организации, а также организации разных форм собственности (юридические лица, индивидуальные предприниматели): - обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов; - обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков их хранения и соблюдать запрет на уничтожение документов Архивного фонда РФ; - обязаны соблюдать сроки временного хранения документов организаций и сроки передачи документов на постоянное хранение; - все материальные затраты, связаны с подготовкой документов к передаче на постоянное хранение, в том числе их подготовкой и упорядочение осуществляется за счет средств организации которая передает документы
18.2. Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу	статьи 5, 13, 17, 19, 21,23 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Приказ, должностные инструкции регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
18.3. Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.4.-2.20 Правил от 31.03.2015 г. N 526
18.4. Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве	пункты 4.14-4.18 Правил от 31.03.2015 г. N 526
18.5. Наличие инструкции по делопроизводству	статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях"			Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы
19. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
19.1. Соблюдается ли противопожарный и охранный режимы в здании и/или помещении архива?	пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 г. N 390; пункты 2.14, 2.15 - 2.23 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону" В т.ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решёток на окнах, дверей с повышенной технической укреплённостью против возможного взлома
19.2. Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях	пункты 2.21, 2.35, 2.36 Правил от 31.03.2015 г. N 526
19.3. Соблюдается ли световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы в здании и/или помещении архива	пункт 2.24 - 2.29, 2.34 Правил от 31.03.2015 г. N 526
19.4. Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством, прилагаемой к нему справки о проведении розыска	пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве
19.5. Наличие актов изъятия правоохранительными, судами иными уполномоченными органами документов, журнала учета изъятия и возвращения документов	пункт 2.45, 2.46, 2.47 Правил от 31.03.2015 г. N 526
19.6. Наличие заверенных в установленном порядке копий изъятых правоохранительными органами документов
20. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
20.1. Наличие паспорта архива и пояснительная записка к нему	пункты 3.1, 3.2, 3.12, Правил от 31.03.2015 г. N 526
20.2. Наличие установленных учетных документов установленной формы	пункты 2.3, 3.3, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9 Правил от 31.03.2015 г. N 526
20.3. Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке	пункты 2.43, 3.6, 3.10, 3.15, 4.10 - 4.12, 4.31 - 4.34, 5.5 Правил от 31.03.2015 г. N 526
20.4. Наличие дела фонда	пункт 3.15 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве
20.5. Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов	пункты 3.15 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве
21. Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
21.1. Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний	пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 4.7-4.11 Правил от 31.03.2015 г. N 526 Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 43 "Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации"
21.2. Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации	пункты 4.3-4.6, 4.10, 4.11 Правил от 31.03.2015 г. N 526
21.3. Выявлены ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации. Наличие актов об утрате, организации розыска	пункты 3.15, 4.3 - 4.6, 4.10-4.13 Правил от 31.03.2015 г. N 526
21.4. Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)	пункты 3.15, 4.12, 4.13 Правил от 31.03.2015 г. N 526
22. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
22.1. Наличие исторической справки к фонду	пункт 5.6 Правил от 31.03.2015 г. N 526
22.2. Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов	пункт 5.8 Правил от 31.03.2015 г. N 526
22.3. Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей. Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации, формирование дел с запросами и копиями справок	пункты 5.9 - 5.10 Правил от 31.03.2015 г. N 526
22.4. Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями	Статья 26 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 5.11 - 5.18 Правил от 31.03.2015 г. N 526
22.5. Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов	пункт 5.17 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
23. Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив
23.1. Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив	статьи 22, 23 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" пункты 4.1 - 4.2, 6.5 Правил от 31.03.2015 г. N 526
23.2. Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве	пункт 6.5 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Заполняется при наличии в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока
23.3. Соблюдается ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив	пункты 6.6 - 6.8 Правил от 31.03.2015 г. N 526
23.4. Наличие актов об обнаружении дефектов	пункт 6.7 Правил от 31.03.2015 г. N 526			Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

24. Должность, фамилия, инициалы и подпись (подписи) лица (лиц) Министерства юстиции Республики Дагестан, проводившего (проводивших) проверку:

1) ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2) ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

3) ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

25. Должность, фамилия, инициалы и подпись руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя объекта проверки

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

26. Дата оформления проверочного листа (списка контрольных вопросов)

"___" ___________ 20__ г.