Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве природных ресурсов и экологии Чувашской Республики

Приложение N 1
к приказу Министерства природных
ресурсов и экологии
Чувашской Республики
от 31 марта 2016 г. N 339

Правила
обработки персональных данных в Министерстве природных ресурсов и экологии Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Министерстве природных ресурсов и экологии Чувашской Республики (далее - Правила) разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" и от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.2. Правила определяют порядок и условия обработки персональных данных в Министерстве природных ресурсов и экологии Чувашской Республики (далее - Министерство) с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

1.3. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Министерстве в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций утверждается приказом Министерства.

1.4. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия государственному гражданскому служащему Чувашской Республики в прохождении государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве (далее соответственно - гражданский служащий, гражданская служба), в обучении, должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, учета результатов исполнения им должностных обязанностей, а также в целях выполнения возложенных на Министерство функций, полномочий, обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.

1.5. Доступ к персональным данным в Министерстве и их обработка осуществляются только уполномоченными должностными лицами, перечень должностей которых утверждается приказом Министерства.

II. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц

2.1. Обработка персональных данных гражданских служащих осуществляется с их письменного согласия, которое действует со дня их поступления на гражданскую службу на время прохождения гражданской службы.

2.2. Представитель нанимателя в лице министра природных ресурсов и экологии Чувашской Республики (далее - представитель нанимателя), а также руководители структурных подразделений Министерства, к компетенции которых отнесены кадровые вопросы и вопросы обеспечения безопасности информации, обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц от неправомерного их использования или утраты.

2.3. Обработка персональных данных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

2.4. При обработке персональных данных гражданских служащих в целях реализации возложенных на Министерство полномочий уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

а) содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

б) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и другими федеральными законами;

в) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами. В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем гражданском служащем или персональных данных гражданскому служащему или его представителю при их обращении либо при получении запроса гражданского служащего или его представителя Министерство обязано дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 8 статьи 14 Федерального закона "О персональных данных" или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий тридцати дней со дня обращения гражданского служащего или его представителя либо с даты получения запроса гражданского служащего или его представителя;

г) обеспечение конфиденциальности персональных данных гражданских служащих, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

д) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить гражданского служащего, кандидата на замещение вакантной должности гражданской службы и иное лицо, являющееся субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

е) опубликование и распространение персональных данных гражданских служащих допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона "О персональных данных". Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им должностного лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им должностного лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

III. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

3.1. При обработке персональных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

3.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Министерство полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

3.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

IV. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы и иных лиц в информационных системах

4.1. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, правовыми актами Министерства о создании, введении в эксплуатацию и инструкцией по эксплуатации соответствующей информационной системы и иными правовыми актами по отдельным вопросам, касающимся обработки персональных данных.

4.2. Обработка персональных данных допускается после:

а) назначения уполномоченных должностных лиц, ответственных за обработку персональных данных в соответствующих информационных системах;

б) утверждения перечня должностей гражданских служащих, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным соответствующей информационной системы;

в) ознакомления уполномоченных должностных лиц с пол