Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Государственной жилищной инспекции Чувашской Республики

Приложение N 1
к приказу Госжилинспекции Чувашии
от 21 января 2016 г. N 7-од

Правила
обработки персональных данных в Государственной жилищной инспекции Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных (далее - Правила) в Государственной жилищной инспекции Чувашской Республики (далее - Инспекция) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.2. Настоящие Правила определяют политику Государственной жилищной инспекции Чувашской Республики (далее - Инспекция) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.3. Настоящие Правила обработки персональных данных в Инспекции устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, обеспечением кадрового учета и бухгалтерской деятельности в Инспекции.

1.4. Обработка персональных данных в Инспекции выполняется с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

2. Основные понятия и сокращения

2.1. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

конфиденциальность персональных данных - обязанность оператора и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом "О персональных данных".

3. Информация об операторе

3.1. Информация об операторе.

Полное наименование оператора: Государственная жилищная инспекция Чувашской Республики.

Сокращенное наименование оператора: Госжилинспекция Чувашии.

Адрес местонахождения: г. Чебоксары, ул. Пирогова, 16.

Почтовый адрес оператора: 428017, г. Чебоксары, ул. Пирогова, 16.

ИНН: 2128045930.

Регистрационный номер записи в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных: 11-0193952.

Дата и основание внесения оператора в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных: 06.08.2013, приказ N 135 от 06.08.2013 г.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Инспекция при обработке персональных данных руководствуется следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг");

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

Постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

Закон Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. N 11 "О государственной гражданской службе Чувашской Республике";

Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 05.10.2010 N 327 "Вопросы Государственной жилищной инспекции Чувашской Республики".

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется Инспекцией в следующих целях:

- выполнение требований трудового законодательства Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и законодательства о государственной гражданской службе Чувашской Республики в части ведения бухгалтерского учета, кадрового учета, исполнение требований договоров гражданско-правового характера;

- в связи с предоставлением Инспекцией государственных услуг и осуществлением государственных функций.

6. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Инспекции

6.1. В соответствии с целями обработки персональных данных, указанными в п. 5 настоящих Правил, Инспекцией осуществляется обработка следующих категорий субъектов персональных данных:

- государственные гражданские служащие Чувашской Республики (далее - гражданские служащие);

- работники, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Чувашской Республики;

- физические лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера;

- физические лица, персональные данные которых необходимы для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики функций, полномочий и обязанностей;

- близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и законодательства о государственной гражданской службе Чувашской Республики;

- граждане, включенные в кадровый резерв.

6.2. Перечень обрабатываемых персональных данных утверждается приказом государственной жилищной инспекции Чувашской Республики.

7. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг и осуществлением государственных функций

7.1. Обработка персональных данных физических лиц, обратившихся в Инспекцию (далее - заявители), в связи с предоставлением Инспекцией государственных услуг и осуществлением государственных функций, и их представителей осуществляется в целях организации предоставления государственных услуг и осуществления государственных функций, в том числе в электронной форме.

7.2. При организации предоставления государственных услуг заявителям и их представителям, а также осуществления государственных функций, персональные данные заявителей и их представителей могут извлекаться для обработки из следующих документов, представляемых в форме документов на бумажном носителе или в форме электронных документов:

- документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации;

- документы воинского учета;

- документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;

- документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;

- документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;

- документы о соответствующем образовании и (или) квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

- свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;

- документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;

- иные документы, необходимые для предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

7.3. В Инспекции подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, обратившихся в Инспекцию лично в консультативных целях, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в виде электронного документа, составленные в свободной форме.

7.4. В рамках рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства подлежат обработке следующие персональные данные, которые могут содержаться в обращениях:

- фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

- почтовый адрес;

- паспортные данные;

- адрес электронной почты;

- указанный в обращении контактный телефон;

- иные персональные данные, указанные в обращении (жалобе).

7.5. Персональные данные, содержащиеся в обращениях, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением обратившихся лиц о результатах рассмотрения их обращений.

7.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Инспекции.

7.7. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Инспекции, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг и исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Инспекцию для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

- получения оригиналов необходимых документов (заявление);

- заверения копий документов;

- внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

7.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Инспекцией запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.10. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Инспекции, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

7.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Инспекцией осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

8. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

8.1. Персональные данные гражданских служащих Инспекции, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее - должности гражданской службы), обрабатываются в целях обеспечения кадровой и бухгалтерской деятельности в Инспекции, а также в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Инспекции и членов их семей, руководителей подведомственных организаций, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

8.2. Обработка персональных данных гражданских служащих Инспекции, руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и должностей руководителей подведомственных организаций осуществляется с их письменного согласия и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

8.3. В целях, указанных в пункте 8.1 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных гражданских служащих Инспекции, руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и должностей руководителей подведомственных организаций:

- фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества в случае их изменения);

- число, месяц, год рождения;

- место рождения;

- информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

- вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

- сведения о заграничном паспорте;

- адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);

- номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

- реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

- реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

- сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);

- сведения о трудовой деятельности;

- сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

- сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательной организации, наименование и реквизиты документа об образовании и (или) квалификации, квалификация, специальность по документу об образовании и (или) квалификации);

- сведения об ученой степени;

- информация о владении иностранными языками, степень владения;

- сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

- фотография;

- сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

- информация, содержащаяся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;

- сведения о пребывании за границей;

- информация о классном чине государственной гражданской службы Чувашской Республики;

- информация о наличии или отсутствии судимости;

- информация об оформленных допусках к государственной тайне;

- сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

- сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

- информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- номер расчетного счета;

- номер банковской карты;

- иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 8.1. настоящих Правил.

8.4. Представитель нанимателя в лице руководителя государственной жилищной инспекции Чувашской Республики - главного государственного жилищного инспектора Чувашской Республики, а также структурные подразделения Инспекции, к компетенции которых отнесены вопросы государственной службы и кадров обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих Инспекции, руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, содержащихся в личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

8.5. Обработка персональных данных гражданских служащих Инспекции, руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

8.6. При обработке персональных данных гражданских служащих Инспекции, руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций в целях реализации возложенных на Инспекцию полномочий уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

- содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

- защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Инспекции в порядке, установленном Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и другими федеральными законами;

- передача персональных данных гражданских служащих Инспекции, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы третьей стороне не допускается без их письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральными законами. По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных без его согласия могут быть переданы:

в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;

в органы федеральной службы безопасности;

в органы прокуратуры;

в органы полиции;

в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения;

- обеспечение конфиденциальности персональных данных гражданских служащих Инспекции, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

- хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

- опубликование и распространение персональных данных гражданских служащих допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

8.7. Обработка биометрических и специальных категорий персональных данных гражданских служащих Инспекции, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, являющихся субъектами персональных данных, осуществляется с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Использование и хранение биометрических и специальных категорий персональных данных вне информационных систем персональных данных может осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

8.8. Инспекция не осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств.

8.9. В целях информационного обеспечения Инспекция создает общедоступные источники персональных данных (справочники). Сведения о субъекте персональных данных исключаются из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

В общедоступные источники персональных данных включены следующие сведения:

Гражданские служащие:

- ФИО;

- должность;

- служебные телефонные номера;

- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

8.10. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, гражданские служащие Инспекции, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы, имеют право:

- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

- осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона "О персональных данных". При отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданские служащие Инспекции, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы, имеют право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие;

- требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

- обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите их персональных данных.

8.11. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий кадровой службы, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих Инспекции, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

8.12. Форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа представить свои персональные данные утверждается приказом государственной жилищной инспекцией Чувашской Республики.

9. Конфиденциальность персональных данных

9.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией трудовых отношений и в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.

9.2. Гражданские служащие Инспекции, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписывают обязательство о неразглашении конфиденциальной информации (Приложение к настоящим Правилам), а также предупреждаются о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований действующего законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных.

10. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих и иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

10.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

10.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Инспекцию полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

- типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

- типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

10.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

10.4. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

10.5. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

11. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

11.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых Инспекцией (далее - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

- сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

- уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

11.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

11.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС персональных данных должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

11.4. Доступ пользователей (операторов информационной системы) к персональным данным в ИС персональных данных Инспекции должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

11.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

12. Обработка персональных данных в рамках межведомственного информационного взаимодействия с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия

12.1. Инспекция в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет обработку персональных данных в рамках межведомственного электронного информационного взаимодействия в электронном виде с федеральными органами исполнительной власти с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).

12.2. Инспекция в рамках СМЭВ вправе направлять межведомственные запросы о предоставлении информации, включающей персональные данные субъектов.

13. Сроки обработки и хранения персональных данных

13.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих Инспекции, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы:

- персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), подлежат хранению в кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- персональные данные гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, назначенных на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации), содержащиеся в их личных делах подлежат хранению в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего личные дела передаются в архив для хранения в установленном Российской Федерацией порядке;

- персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданских служащих Инспекции подлежат хранению в течение трех лет в кадровой службе с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном Российской Федерацией порядке;

- персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих Инспекции и руководителя организации, находящегося в ведении Инспекции, подлежат хранению в кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

- персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Инспекции, в том числе и на включение в кадровый резерв Инспекции, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

13.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

13.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Инспекцию лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

13.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Инспекцией государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Инспекции, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Инспекции.

13.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

13.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

13.7. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

14. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

14.1. Структурным подразделением Инспекции, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

14.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертно-проверочной комиссии Инспекции (далее - экспертная комиссия).

По итогам заседания экспертной комиссии составляется протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем государственной жилищной инспекцией Чувашской Республики - главным государственным жилищным инспектором Чувашской Республики.

14.3. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.