Приложение N 1. Порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий указанных технических паспортов, оценочной и иной документации и содержащихся в них сведений

Утвержден
постановлением Кабинета Министров
Чувашской Республики
от 19 сентября 2016 г. N 395
(приложение N 1)

Порядок
постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий указанных технических паспортов, оценочной и иной документации и содержащихся в них сведений

С изменениями и дополнениями от:

19 декабря 2016 г., 12 июля 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 г. в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация), а также предоставления копий учетно-технической документации и сведений, содержащихся в ней.

Учетно-техническая документация является государственной собственностью Чувашской Республики.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 декабря 2016 г. N 549 в пункт 1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется бюджетным учреждением Чувашской Республики, заключившим с Министерством юстиции и имущественных отношений Чувашской Республики (далее - уполномоченный орган) договор хранения учетно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).

1.3. В целях обеспечения постоянного хранения, использования учетно-технической документации, выдачи копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченная организация выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность учетно-технической документации в пределах всего срока хранения, предусмотренного договором хранения учетно-технической документации;

осуществляет учет и предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений;

осуществляет проверку наличия и состояния учетно-технической документации, размещенной на постоянное хранение.

II. Порядок приема учетно-технической документации

2.1. Органы и организации по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации (далее - организация технической инвентаризации) совместно с уполномоченным органом проводят инвентаризацию учетно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

2.2. Учетно-техническая документация передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии согласно присвоенным инвентарным номерам. Передаваемая уполномоченному органу учетно-техническая документация должна соответствовать требованиям законодательства, предъявляемым к архивным документам.

2.3. Уполномоченный орган после приема учетно-технической документации от организаций технической инвентаризации передает ее на постоянное хранение уполномоченной организации.

2.4. Учетно-техническая документация передается уполномоченному органу организациями технической инвентаризации по акту приема-передачи, составленному по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку, уполномоченной организации - по акту приема-передачи, составленному по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

Акт приема-передачи учетно-технической документации оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

2.5. Передача учетно-технической документации, за исключением инвентарных книг, в уполномоченный орган и уполномоченную организацию осуществляется по описям, составленным по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку. На объекты, расположенные в одном муниципальном образовании (муниципальном районе, городском округе), составляется отдельная опись. Описи составляются в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации.

2.6. Организациями технической инвентаризации совместно с представителями уполномоченного органа перед передачей учетно-технической документации на постоянное хранение проводится проверка правильности описания и оформления инвентарных дел, физического и санитарно-гигиенического состояния учетно-технической документации.

2.7. Передача учетно-технической документации проводится поединично. Единицей (для целей передачи и последующего хранения) признается инвентарное дело. Помимо инвентарных дел, передаче подлежат и инвентарные книги, на которые составляется отдельная опись по форме согласно приложению N 4 к настоящему Порядку.

2.8. Организациями технической инвентаризации графическая часть технических паспортов, передаваемых в составе учетно-технической документации, передается также в электронном виде в формате DWG или DXF (при наличии). Передача графической части технических паспортов, передаваемых в составе учетно-технической документации, осуществляется на электронном носителе и должна быть отражена в описи.

2.9. Если при хранении будет обнаружено отсутствие документа в составе инвентарного дела (при наличии обстоятельств, свидетельствующих о его составлении организациями технической инвентаризации), такой документ предоставляется организацией технической инвентаризации на постоянное хранение в уполномоченную организацию в течение пяти рабочих дней со дня поступления запроса.

III. Порядок хранения учетно-технической документации

3.1. Для хранения учетно-технической документации в уполномоченной организации создается архив. Ведение архива осуществляется уполномоченной организацией согласно Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации, утвержденной приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 г. N 13 "Об утверждении Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".

3.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию, определяются правилами организации хранения, комплектации, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).

3.3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии.

3.4. В архиве осуществляется хранение учетно-технической документации на бумажном и (или) электронном носителях. При несоответствии сведений, содержащихся в учетно-технической документации на бумажном и (или) электронном носителях, приоритет имеют документы, содержащие сведения на бумажном носителе.

3.5. К хранению принимается учетно-техническая документация на бумажном носителе, оформленная в установленном порядке, то есть заключенная в твердые папки, прошнурованная и пронумерованная. Скрепление листов металлическими предметами не допускается.

3.6. Учетно-техническая документация в электронном виде принимается в архив после перевода ее на серверный архив уполномоченной организации. При хранении информации на магнитных носителях производится резервное копирование для исключения утраты информационной базы.

3.7. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации уполномоченной организацией проводится комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения учетно-технической документации, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

3.8. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

предоставление помещений для размещения учетно-технической документации;

обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;

выполнение требований к размещению учетно-технической документации;

проверка наличия и состояния учетно-технической документации.

3.9. Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:

оснащение помещений архива специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;

оборудование помещений архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

соблюдение противопожарного режима;

соблюдение охранного режима;

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

3.10. Архив оборудуется металлическими стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

3.11. Хранящаяся в архиве учетно-техническая документация должна быть оформлена в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям инвентарных дел.

3.12. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации (далее - проверка) проводится уполномоченной организацией не реже одного раза в 3 года.

3.13. В ходе проверки:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения;

выявляются и устраняются недостатки в учете учетно-технической документации;

выявляется отсутствующая учетно-техническая документация и организуется ее розыск;

выявляется и учитывается учетно-техническая документация, требующая профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки.

3.14. Если проверкой установлено отсутствие учетно-технической документации, уполномоченной организацией организуется ее розыск.

Розыск учетно-технической документации, не обнаруженной в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На учетно-техническую документацию, не обнаруженную в ходе проверки, составляется акт об утрате учетно-технической документации, который рассматривается экспертной комиссией уполномоченной организации. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате учетно-технической документации представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии с учета утраченных инвентарных дел.

3.15. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченной организации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

IV. Порядок использования учетно-технической документации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

4.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом, и предоставляются по письменным запросам любых лиц (далее - заявитель).

4.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются уполномоченной организацией в виде:

заверенной копии учетно-технической документации;

сведений, составленных на основании учетно-технической документации (далее - архивной справки).

4.3. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются уполномоченной организацией за плату в размерах, установленных Кабинетом Министров Чувашской Республики (далее - плата), за исключением случаев, установленных федеральными законами.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 12 июля 2017 г. N 269 пункт 4.4 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. По запросу федерального органа исполнительной власти, уполномоченного Правительством Российской Федерации на осуществление государственного кадастрового учета, государственной регистрации прав, ведение Единого государственного реестра недвижимости и предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости, его территориальных органов копии учетно-технической документации и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение трех рабочих дней со дня поступления такого запроса.

4.5. Запрос направляется заявителем в уполномоченную организацию по форме согласно приложению N 5 к настоящему Порядку по его выбору:

путем личного обращения в уполномоченную организацию либо в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг;

посредством почтовой связи;

в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4.6. К запросу должны быть приложены следующие документы:

4.6.1. Для физических лиц:

копия документа, удостоверяющего личность заявителя;

копия документа, удостоверяющего личность представителя заявителя, если с запросом обращается представитель заявителя;

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя действовать от имени гражданина, в интересах которого направляется запрос и чьи персональные данные содержатся в учетно-технической документации, если с запросом обращается представитель заявителя;

копия документа, подтверждающего внесение платы;

согласие на обработку и хранение персональных данных заявителя и представителя заявителя, если с запросом обращается представитель заявителя, в соответствии с положениями Федерального закона "О персональных данных".

4.6.2. Для юридических лиц:

копия документа, удостоверяющего личность представителя заявителя;

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя действовать от имени юридического лица;

копия документа, подтверждающего внесение платы;

согласие на обработку и хранение персональных данных представителя заявителя в соответствии с положениями Федерального закона "О персональных данных".

4.7. Копии документов представляются с одновременным предъявлением оригиналов. После сверки документов оригиналы возвращаются заявителю. В случае представления копий документов, верность которых засвидетельствована в установленном законодательством Российской Федерации порядке, предъявление оригиналов не требуется.

4.8. В течение 20 рабочих дней со дня поступления запроса уполномоченная организация:

направляет заявителю заверенную копию учетно-технической документации либо архивную справку, содержащую запрашиваемые сведения;

направляет заявителю справку об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений;

уведомляет заявителя об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

4.9. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается уполномоченной организацией в следующих случаях:

представление неполного перечня документов, указанных в пункте 4.6 настоящего Порядка, либо наличие в представленных документах неполных сведений;

невнесение платы;

запрошены сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, доступ к которым ограничен федеральным законом.

4.10. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю) нарочно либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в запросе.

4.11. Выдача учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченной организации, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, в котором обязательно указываются основание выдачи учетно-технической документации, инвентарный номер и название инвентарного дела, адрес нахождения объекта недвижимого имущества.

Факт выдачи учетно-технической документации фиксируется в акте выдачи учетно-технической документации во временное пользование. Акт выдачи учетно-технической документации во временное пользование составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается специалистом уполномоченной организации, ответственным за сохранность учетно-технической документации, и представителем правоохранительного органа - получателя учетно-технической документации.

4.12. Выдача учетно-технической документации регистрируется в журнале выдачи учетно-технической документации во временное пользование под роспись.

4.13. С выдаваемой учетно-технической документации изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Выдача подлинников и замена их на копии отражаются в соответствующей инвентарной книге.

4.14. Перед выдачей учетно-технической документации специалист уполномоченной организации, ответственный за сохранность такой документации, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении учетно-технической документации в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждой выданной учетно-технической документации, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи учетно-технической документации в графе "Примечания", или составляется акт выявленных несоответствий.