Постановление Администрации Белгородского района Белгородской области от 15 августа 2018 г. N 102 "О внесении изменений в постановление администрации Белгородского района от 9 февраля 2015 года N 7"

В целях актуализации и повышения результативности и эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами, на территории Белгородского района и в соответствии с постановлением Правительства Белгородской области от 16 апреля 2018 года N 130-пп "О внесении изменений в постановление Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года N 202-пп", администрация Белгородского района постановляет:

1. Внести следующие изменения в постановление администрации Белгородского района от 9 февраля 2015 года N 7 (далее - постановление):

1.1. Заголовок постановления изложить в новой редакции "Об утверждении Положения об управлении проектами в администрации Белгородского района, в том числе с участием сотрудников подведомственных ей учреждений и предприятий".

1.2. Признать утратившим силу Положение об управлении проектами в администрации Белгородского района, утвержденное в пункте 1 названного постановления.

1.3. Пункт 1 названного постановления изложить в новой редакции:

"1. Утвердить Положение об управлении проектами в администрации Белгородского района, в том числе с участием сотрудников подведомственных ей учреждений и предприятий (прилагается).".

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального района "Белгородский район" Белгородской области www.belrn.ru.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на комитет экономического развития администрации Белгородского района (Шеенко В.В.).

Первый заместитель главы администрации района - руководитель аппарата администрации Белгородского района

Р. Терещенко

УТВЕРЖДЕНО
постановление администрации
Белгородского района
от 15 августа 2018 г. N 102

Положение
об управлении проектами в администрации Белгородского района, в том числе с участием сотрудников подведомственных ей учреждений и предприятий

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении проектами в администрации Белгородского района, в том числе с участием сотрудников подведомственных ей учреждений и предприятий (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов управления проектами администрацией Белгородского района с участием сотрудников подведомственных ей учреждений и предприятий на территории Белгородского района.

1.2. Настоящее Положение применяется для управления проектами и портфелями проектов, направленными на достижение целей, определенных Стратегией социально-экономического развития муниципального района "Белгородский район" Белгородской области до 2025 года, утвержденной решением Муниципального совета Белгородского района Белгородской области от 28 ноября 2008 года N 132 "О стратегии социально-экономического развития муниципального района "Белгородский район" Белгородской области до 2025 года", государственными программами Белгородской области, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Белгородской области, поручениями Губернатора Белгородской области, муниципальными правовыми актами Белгородского района, поручениями главы администрации Белгородского района.

1.3. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые администрацией Белгородского района, в том числе с участием сотрудников подведомственных учреждений и предприятий с использованием средств муниципального, областного, федерального бюджета (в случае делегирования администрации Белгородского района полномочий по контролю расходования указанных средств, в соответствии с действующим законодательством), а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации Белгородского района.

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели и имеющих однократный, неповторяющийся характер.

2.1.1. Муниципальный проект - проект, реализуемый в масштабах Белгородского района.

2.1.2. Областной проект - проект, реализуемый в масштабах Белгородской области.

2.1.3. Ведомственный проект - проект, реализуемый администрацией Белгородского района.

2.1.4. Межведомственный проект - проект, реализуемый при взаимодействии администрации Белгородского района и органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области, органов местного самоуправления Белгородской области.

2.1.5. Экономический проект - проект, направленный на увеличение прибыли, а также создание новых рабочих мест.

2.1.6. Социальный проект - проект, ориентированный на общество и достижение социально значимых результатов.

2.1.7. Организационный проект - проект, направленный на повышение эффективности функционирования организации и ее отдельных структурных подразделении.

2.1.8. Технический проект - проект, ориентированный на модернизацию, техническое усовершенствование, создание и сохранение имущественных объектов и технологий.

2.1.9. Бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности администрации Белгородского района, подведомственных ей учреждений и предприятий (далее также - организации).

2.2. Управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов (на всех этапах жизненного цикла проекта), направленных на достижение цели проекта.

2.3. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

- отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

- полностью находиться в сфере ответственности и влияния исполнителя проекта.

2.4. Работа проекта - имеющий сроки начала и окончания набор конкретных связанных действий, создающих промежуточный результат, оказывающий непосредственное влияние на достижение цели проекта.

2.5. Процесс проекта - структурированный набор однородных повторяющихся функций, реализующийся в рамках действующих формализованных процедур и порядков и направленный на обеспечение реализации проекта.

2.6. Результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта.

2.7. Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо, которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы исполнителя, координирующего органа или заказчика проекта.

2.8. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта.

2.9. Градостроительно-инновационный Совет при главе администрации Белгородского района (далее - Совет) - постоянно действующий совещательный, экспертно-коллегиальный орган, содействующий выработке и координации реализации общих решений, согласованных действий органов местного самоуправления Белгородского района и хозяйствующих субъектов с целью обеспечения стабильного социально-экономического развития, реализации градостроительной стратегии на территории Белгородского района, эффективного использования имеющихся ресурсов и достижения устойчивого развития муниципального образования "Белгородский район" Белгородской области, повышения эффективности применения проектного управления, состав которого утверждается правовым актом администрации Белгородского района.

2.10. Исполнитель проекта - администрация Белгородского района в лице структурного подразделения, подведомственная ей организация, хозяйствующий субъект, который принимает на себя обязательства по достижению цели проекта и ответственность за эффективное использование ресурсов, выделенных для реализации проекта в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами и соглашениями с соблюдением требований Федеральных законов от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и от 18 июля 2011 года N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

2.11. Координирующий орган проекта - администрация Белгородского района в лице структурного подразделения, осуществляющего организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта.

2.12. Ответственный за проектное управление - лицо, осуществляющее администрирование проектов в администрации Белгородского района.

2.13. Команда проекта - временная организационная структура проекта, состоящая из группы управления и рабочей группы проекта и обеспечивающая эффективное взаимодействие участников проекта.

2.13.1. Группа управления проектом - группа лиц, представляющих интересы исполнителя и координирующего органа в течение всего жизненного цикла проекта. В группу управления проектом входят:

- куратор проекта - уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта;

- руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с требованиями к результату проекта.

В межведомственных проектах и проектах, реализуемых хозяйствующими субъектами совместно с администрацией Белгородского района, заказчик проекта по решению куратора проекта может быть включен в группу управления проектом.

2.13.2. Рабочая группа проекта - группа лиц, выполняющих работы проекта. В рабочую группу проекта входят:

- ответственный за блок работ проекта - лицо, определенное руководителем проекта как ответственное за управление работами и процессами в рамках блока работ и несущее ответственность за достижение промежуточных результатов проекта, получаемых в ходе непосредственного выполнения работ, входящих в данный блок работ проекта;

- исполнители проекта - лица, непосредственно выполняющие работы и процессы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера;

- администратор проекта - лицо, назначаемое руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта;

- оператор мониторинга проекта - лицо, назначаемое координирующим органом проекта, отвечающее за размещение и обеспечение актуальности информации о текущем состоянии проекта в АИС "Проектное управление", в отсутствие которого его роль может выполнять другой участник проекта.

2.14. Кадровый резерв проектного управления - база данных сотрудников администрации Белгородского района, а также подведомственных ей учреждений и предприятий, являющихся потенциальными участниками проектов.

2.15. Портфель проектов - проекты, объединенные в целях повышения управляемости для достижения цели Стратегии социально-экономического развития муниципального района "Белгородский район" Белгородской области до 2025 года.

2.16. Руководитель портфеля проектов - уполномоченный главой администрации Белгородского района руководитель структурного подразделения администрации Белгородского района, являющегося отраслевым или функциональным органом, ответственным за достижение цели портфеля проектов.

2.17. Проектный орган администрации Белгородского района - структурное подразделение администрации Белгородского района, принимающее участие в реализации проектов и выполняющее преимущественно работы проектов.

2.18. Процессный орган администрации Белгородского района - структурное подразделение администрации Белгородского района, принимающее участие в реализации проектов и выполняющее преимущественно процессы проектов.

2.19. Ответственный за достижение показателя портфеля проектов - отраслевое структурное подразделение администрации Белгородского района, сотрудники которого являются ответственными за достижение целевого значения показателя портфеля проектов.

2.20. Проектный офис - структурное подразделение комитета экономического развития администрации Белгородского района, в обязанности которого входит сопровождение проектной деятельности в администрации Белгородского района.

2.21. Управление портфелем проектов - деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю и управлению изменениями портфеля проектов, осуществляемая руководителем портфеля проектов посредством концентрации административных ресурсов.

2.22. Организационное сопровождение портфеля проектов - координация взаимодействия заинтересованных сторон портфеля проектов, осуществляемая руководителем портфеля проектов на протяжении всех этапов.

3. Выделение проектных и процессных органов власти района

3.1. Предложение об отнесении структурного подразделения администрации Белгородского района к проектному или процессному органу администрации Белгородского района руководитель соответствующего структурного подразделения направляет в отдел организации проектной деятельности комитета экономического развития администрации Белгородского района (далее - Отдел) письма с обоснованием принятого решения.

Решение об отнесении структурного подразделения администрации Белгородского района к проектному или процессному органу администрации Белгородского района принимается на основании функциональных задач, выполняемых структурным подразделением администрации Белгородского района и следующих критериев:

3.1.1. Участие работников в проектах иных структурных подразделений администрации Белгородского района либо в проектах, координирующим органом которых является структурное подразделение.

3.1.2. Преобладание в деятельности работников структурного подразделения администрации Белгородского района постоянных функций, повторяющихся операций либо разовых задач, поручений.

3.1.3. Осуществление структурным подразделением администрации Белгородского района деятельности преимущественно в рамках порядков и процедур, утвержденных на федеральном, областном или муниципальном уровне либо не закрепленных нормативными правовыми актами.

3.1.4. Осуществление структурным подразделением администрации Белгородского района относительно конечных результатов проектов, в которых участвуют его работники, преимущественно вспомогательных или обеспечивающих функций либо работ проектов.

3.1.5. Использование результатов проектов, реализуемых структурным подразделением администрации Белгородского района, преимущественно соответствующим структурным подразделением либо иными структурными подразделениями администрации Белгородского района.

3.2. Решение об отнесении структурного подразделения администрации Белгородского района к проектному или процессному органу администрации Белгородского района оформляется распоряжением администрации Белгородского района, проект которого готовит Отдел.

3.3. Изменение принятого решения об отнесении структурного подразделения администрации Белгородского района к проектному или процессному органу администрации Белгородского района инициируется структурным подразделением администрации Белгородского района путем направления в Отдел мотивированного письма. Решение об изменении принадлежности соответствующего структурного подразделения к проектному или процессному органу оформляется в порядке, установленном п. 3.2 настоящего Положения.

4. Порядок управления проектами

4.1. Управление проектами в администрации Белгородского района состоит из четырех этапов жизненного цикла проекта:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- закрытие проекта.

4.2. Проектная документация, подготавливаемая на всех этапах жизненного цикла проекта, оформляется по формам, утверждаемым комитетом экономического развития администрации Белгородского района.

4.3. Отделом осуществляется проверка проектной документации на соответствие формам, утверждаемым комитетом экономического развития администрации Белгородского района.

4.4. Этап инициации проекта.

4.4.1. Началом этапа инициации проекта является инициативная заявка по вопросу открытия проекта, которая направляется инициатором проекта в адрес заместителя главы администрации Белгородского района - руководителя комитета экономического развития администрации Белгородского района.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта в рамках своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства, а также в связи с исполнением обязанностей, не входящих в должностные.

4.4.2. Отдел осуществляет регистрацию инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление".

Работы, предлагаемые инициатором проекта для выполнения в форме проекта и выполненные по сроку более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора Белгородской области, первого заместителя Губернатора Белгородской области - начальника департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, заместителей Губернатора Белгородской области, главы администрации Белгородского района, а также утвержденные правовыми актами Белгородской области и/или муниципальными правовыми актами Белгородского района, регистрируются в АИС "Проектное управление" без наличия инициативной заявки по вопросу открытия данных проектов.

4.4.3. Соответствующее отраслевое структурное подразделение администрации Белгородского района направляет в Отдел инициативную заявку с предложением рассмотреть целесообразность открытия и реализации проекта в соответствии с изложенной в инициативной заявке идее.

Отдел определяет целесообразность открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в инициативной заявке для достижения целей Стратегии социально-экономического развития муниципального района "Белгородский район" Белгородской области до 2025 года, а также в соответствии с подпунктом 4.4.9. настоящего Положения.

При нецелесообразности открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в инициативной заявке, Отдел направляет в структурное подразделение администрации Белгородского района обоснованный отказ в открытии проекта.

В случае инициирования одного проекта несколькими структурными подразделениями администрации Белгородского района координирующим органом является структурное подразделение, которое первым инициировало проект.

4.4.4. Координирующий орган по согласованию с подведомственными организациями (при совместной реализации проекта) определяет исполнителя проекта.

4.4.5. Исполнитель проекта определяет руководителя и администратора проекта; закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

4.4.6. Одно лицо не может являться одновременно куратором и руководителем проекта, куратором и администратором, руководителем и администратором, а также не может совмещать более двух ролей в одном проекте, за исключение роли "оператора мониторинга проекта".

4.4.7. Куратор совместно с инициатором определяет цель проекта; руководитель с участием заказчика определяет ожидаемые результаты, требования к результату; куратор совместно с руководителем определяет ограничения проекта.

4.4.8. Куратор проекта совместно с инициатором, руководителем и заказчиком проекта представляет на заседании Совета проект.

Совет рассматривает проекты, зарегистрированные в АИС "Проектное управление".

Решение Совета о целесообразности реализации проекта является основанием утверждения паспорта проекта. Руководитель проекта оформляет и утверждает паспорт проекта в срок, не превышающий одного месяца с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление".

После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

4.4.9. Подлежат открытию проекты, которые соответствуют всем следующим условиям:

- результаты проекта с заявленными требованиями нельзя достичь в ходе текущей деятельности;

- выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации, либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- высокие риски выполнения работ проекта;

- ограниченность ресурсов (временные, материальные и т.д.);

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и т.д.);

- получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов.

4.4.10. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта, за исключением проектов, отнесённых к экономическому типу.

В случае изменения цели по экономическому проекту окончательное определение статуса реализации проекта осуществляется на заседании Совета.

4.4.11. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более двух месяцев с момента поступления в Отдел инициативной заявки по вопросу открытия проекта проект подлежит закрытию в АИС "Проектное управление".

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора Белгородской области, первого заместителя Губернатора Белгородской области - начальника департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, заместителей Губернатора Белгородской области, главы администрации Белгородского района, а также утвержденные правовыми актами Белгородской области и/или муниципальными правовыми актами Белгородского района, подлежат закрытию после их реализации или отказа от реализации в случае согласия вышеперечисленных должностных лиц, давших соответствующее поручение или резолюцию по разработке и реализации проектов, или внесения изменений, предусматривающих исключение данных проектов, в соответствующие правовые акты.

4.4.12. Этап инициации завершается утверждением паспорта проекта председателем Совета и куратором проекта.

4.5. Этап планирования проекта.

4.5.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта.

4.5.2. Руководитель проекта определяет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта. При планировании работ проекта могут выделяться процессы проекта, обеспечивающие его реализацию.

4.5.3. Руководитель проекта осуществляет подбор специалистов в рабочую группу проекта.

При подборе членов рабочей группы руководитель проекта направляет запрос за подписью руководителя структурного подразделения администрации Белгородского района, сотрудником которого он является, о включении сотрудников структурных подразделений администрации Белгородского района, администраций городских и сельских поселений Белгородского района, подведомственных учреждений, предприятий в рабочую группу проекта с указанием работ, которые планируется закрепить за исполнителем, в адрес их руководителей по основному месту работы.

В случае, если исполнителем проекта является хозяйствующий субъект, руководитель проекта направляет запрос о включении в рабочую группу сотрудников структурных подразделений администрации Белгородского района, администраций городских и сельских поселений Белгородского района, подведомственных администрации Белгородского района организаций и учреждений за подписью руководителя координирующего органа проекта.

Состав команды проекта утверждается распоряжением администрации Белгородского района после согласования плана управления проектом с Отделом. Сотрудники администраций городских и сельских поселений Белгородского района, подведомственных организаций, хозяйствующих субъектов включаются в команду проекта при наличии локального нормативного акта организации или письменного подтверждения участия в проекте за подписью уполномоченного лица.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта по согласованию с куратором может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и услуг в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

4.5.4. Отделом осуществляется оценка профессионального соответствия муниципальных служащих администрации Белгородского района, работников администрации Белгородского района, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы муниципального района "Белгородский район" Белгородской области, участвующих в разработке и реализации проектов, на основании распоряжения администрации Белгородского района.

4.5.5. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий двух месяцев с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление", готовит план управления проектом.

План управления проектом включает в себя календарный план-график работ, перечень процессов, бюджет, риски, состав команды проекта, способы коммуникации и взаимодействия в проекте.

Объемы и источники финансирования проектов, реализуемых хозяйствующими субъектами совместно с администрацией Белгородского района, определяются исполнителем проекта - хозяйствующим субъектом совместно с другими заинтересованными в реализации проекта сторонами, не являющимися структурными подразделениями администрации Белгородского района. Привлечение бюджетных средств в данные проекты, а также бюджетное финансирование проектов, реализуемых администрацией Белгородского района самостоятельно, определяются руководителями структурных подразделений администрации Белгородского района на основании решения Совета о целесообразности их реализации и в пределах средств, предусмотренных в бюджете Белгородского района на соответствующий год и плановый период.

Во всех случаях критерием привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов решением Муниципального Совета о бюджете Белгородского района на соответствующий финансовый год и плановый период. Не представляются к банковскому финансированию, в обеспечение которого выдаются муниципальные гарантии, проекты, имеющие социальную значимость и направленность, по которым не просчитывается окупаемость и возвратность средств. Бюджетное финансирование таких проектов осуществляется путем включение их в муниципальные программы Белгородского района.

4.5.6. Этап планирования проекта завершается утверждением плана управления проектом.

4.6. Началом этапа реализации проекта является наличие утвержденного плана управления проектом. Этап реализации состоит из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- внесение изменений.

4.6.1. На стадии выполнения работ, определенных в плане управления проектом, руководитель проекта организует деятельность рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Финансирование проекта из бюджетных средств осуществляется при наличии утвержденного паспорта и плана управления проектом.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно календарному плану-графику, предусмотренному в плане управления проектом, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

3.6.2. Стадия контроля проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и плана управления проектом, осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Стадия контроля представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту. Осуществляется на двух уровнях: руководителем и администратором проекта; лицом, уполномоченным Отделом:

- на первом уровне руководителем и администратором проекта осуществляется анализ полноты календарного плана-графика проекта, контроль исполнения проектной документации и оценка соответствия фактического исполнения бюджета и сроков работ плановому бюджету на их выполнение и срокам реализации;

- на втором уровне лицом, уполномоченным Отделом.

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и для принятия в отношении лиц, допустивших отклонения, мер, предусмотренных действующим законодательством и правовыми актами Белгородской области и Белгородского района.

4.6.3. Стадия внесения изменений в проект включает внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих действий в ходе реализации проекта для детализации плана управления в результате дополнительного планирования работ по проекту или устранению отклонений по итогам стадии контроля.

Стадия внесения изменений не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует внесение соответствующих изменений в документы проекта. Вносимые изменения отражаются в ведомости изменений.

Стадия внесения изменений в проект осуществляется группой управления проектом при участии рабочей группы проекта:

- решение об изменении способа достижения цели проекта, результата и требований к результату, конечных сроков реализации, бюджета в пределах утвержденных лимитов и его источников финансирования, а также форм и объемов муниципального участия в проекте принимаются куратором проекта; по проектам, рассмотренным и одобренным на заседании Правительства области, внесение изменений осуществляется по согласованию с Губернатором области;

- изменения, вносимые в работы проекта календарного плана-графика работ в рамках утвержденных сроков выполнения блоков работ, а также утвержденного бюджета проекта, принимаются решением руководителя проекта.

В случае включения новых работ в календарный план-график утвержденного плана управления проектом или детализации существующих работ руководитель проекта, при необходимости, инициирует изменение состава рабочей группы в ходе реализации проекта. Основанием исключения специалиста из рабочей группы являются неоднократные отклонения при выполнении работ проекта.

Итоговым документом стадии внесения изменений в проект является ведомость изменений, утверждающая решение о внесении изменений в паспорт или план управления проектом.

4.6.4. Этап завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом управления проектом.

4.6.5. Отдел направляет в управление кадровой политики аппарата администрации Белгородского района информацию об инициаторах проектов, проекты которых переведены на этап реализации в двух месячный срок.

4.7. Закрытие проекта.

4.7.1. Этап закрытия включает одно из следующих действий:

- завершение проекта;

- приостановление проекта.

4.7.2. Началом завершения проекта является подготовка итогового отчета о его реализации, в котором руководитель проекта информирует куратора и заказчика проекта о достижении цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта. Для успешно реализованных проектов к итоговому отчёту прилагается согласованный с ответственным за проектное управление в администрации Белгородского района расчет премиальных выплат, произведенный согласно Порядку материального стимулирования муниципальных служащих, работников администрации Белгородского района, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы муниципального района "Белгородский район" Белгородской области, участвующих в разработке и реализации проектов, утверждаемому правовым актом администрации Белгородского района. Итоговый отчет направляется на рассмотрение Совета.

4.7.3. Совет принимает решение о достижении цели и результата проекта, размерах премиальных выплат участникам команды проекта, после чего рекомендует проект к закрытию с соответствующим статусом его реализации. Решение оформляется протоколом заседания Совета и утверждается главой администрации Белгородского района.

Решение Совета о закрытии проектов является основанием подписания итогового отчета всеми заинтересованными сторонами.

4.7.4. Руководитель проекта направляет информацию об итогах работы членов команды проекта по их основному месту работы.

4.7.5. Отдел на основании итоговых отчетов по проектам и протокола заседания Совета готовит проект распоряжения администрации Белгородского района о закрытии проектов, в котором утверждается перечень завершенных в отчетном квартале проектов.

4.7.6. Администрация Белгородского района осуществляет премирование сотрудников за выполнение особо важного и сложного задания типа "проекты" в соответствии с Порядком материального стимулирования муниципальных служащих, работников администрации Белгородского района, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы муниципального района "Белгородский район" Белгородской области, участвующих в разработке и реализации проектов, утверждаемым правовым актом администрации Белгородского района.

Учреждения и предприятия, подведомственные администрации Белгородского района, осуществляют премирование сотрудников за успешную реализацию проекта в соответствии с отраслевыми положениями об оплате труда в пределах средств на оплату труда, предусмотренных на стимулирующую часть, и иными локальными правовыми актами, регулирующими порядок оплаты труда.

В случае продолжения обеспечения проекта муниципальными гарантиями после его закрытия по предложению комитета финансов и бюджетной политики администрации Белгородского района определяется структурное подразделение администрации Белгородского района и должностное лицо, осуществляющие дальнейший мониторинг реализации результатов проекта и организации погашения обязательств, обеспеченных муниципальными гарантиями по закрываемому проекту, в пределах полномочий по соответствующему договору предоставления муниципальных гарантии в соответствии с действующим законодательством.

4.7.7. Ответственный за проектное управление в администрации Белгородского района осуществляет контроль премирования команды проекта.

4.7.8. Администратор проекта передает в архив координирующего органа документацию по проекту, а также предоставляет документацию, подтверждающую достижение результата проекта и требований к результату проекта в АИС "Проектное управление".

4.7.9. В случае возникновения неустранимых условий в ходе разработки и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление проекта.

Приостановление проекта означает досрочное прекращение работ по его разработке и реализации с возможностью последующего возобновления.

Приостановление проекта, в котором выполнены все работы, утвержденные проектной документацией, не допускается.

4.7.10. Решение о приостановлении проекта в ходе его реализации принимает руководитель проекта по согласованию с куратором и председателем Совета, на котором принято решение о целесообразности его реализации. В случае, если проект находится в разработке, решение о его приостановлении принимается по согласованию с руководителем структурного подразделения администрации Белгородского района, являющегося координирующим органом проекта.

По проектам, инициированным в рамках поручений Губернатора Белгородской области, первого заместителя Губернатора Белгородской области - начальника департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, заместителей Губернатора Белгородской области или утвержденным правовыми актами области, а также рассмотренным и одобренным на оперативных совещаниях с участием членов Правительства Белгородской области по рассмотрению текущих вопросов, приостановление проектов осуществляется по согласованию с Губернатором Белгородской области или заместителями Губернатора Белгородской области, которые дали соответствующие поручения.

4.7.11. Возобновление проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта по согласованию с лицами, указанными в подпункте 4.7.10. настоящего Положения. При возобновлении проекта в него должны быть внесены изменения согласно подпункту 4.6.3. настоящего Положения.

4.7.12. Отдел в АИС "Проектное управление" на основании документации по проекту присваивает проекту статус:

- "проект реализован успешно без отклонений" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, выполнены требования к результату проекта, отсутствуют отклонения по срокам и бюджету проекта;

- "проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по одному из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков и бюджета проекта;

- "проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по двум из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков или бюджета проекта;

- "проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае, если цель проекта не была достигнута, все ресурсы не использованы;

- "проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае, если цель проекта не была достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы;

- "проект приостановлен" - в случае, если цель проекта не была достигнута, принято решение о приостановлении разработки или реализации проекта.

5. Организационное сопровождение, администрирование и мониторинг реализации проектов

5.1. Организационное сопровождение представляет собой координацию межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемую куратором проекта на протяжении всех этапов управления проектом.

Организационное сопровождение начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов управления проектом и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

5.2. Администрирование проектов в администрации Белгородского района представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта в соответствии с Регламентом администрирования проектов в администрации Белгородского района, утверждаемым правовым актом администрации Белгородского района.

5.2.1. Администрирование проектов осуществляется ответственным за проектное управление в администрации Белгородского района.

5.3. Мониторинг реализации проекта представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта (на протяжении всего жизненного цикла проекта) и регистрацию данных, которые осуществляют Отдел и оператор мониторинга проекта.

5.3.1. Мониторинг включает отражение текущего статуса проекта в течение жизненного цикла проекта посредством технического управления контрольными событиями в АИС "Проектное управление".

5.3.2. Оператором мониторинга проекта в АИС "Проектное управление" вводится информация из следующих документов:

- паспорт и план управления проектом, ведомость изменений, решения Совета, распорядительные документы о формировании команды проекта и назначении ее членов;

- подтверждающая информация о прохождении контрольных событий согласно плану управления проектом;

- итоговый отчет по исполнению проекта.

Оператор мониторинга проекта на основании данных, полученных в результате мониторинга, информирует куратора о текущем состоянии проекта.

5.3.3. Основное требование к информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в достоверности и объективности отражения фактического состояния работ по проекту.

5.3.4. Отдел на основании информации, полученной в результате мониторинга реализации проектов, представляет главе администрации Белгородского района заключения и рекомендации по итогам реализации проектов.

5.3.5. Для проектов, имеющих общественную значимость, паспортом проекта может быть определена обязательность публикации результатов мониторинга в сети Интернет на информационных ресурсах координирующего органа проекта.

5.4. Отдел ежегодно подготавливает и представляет главе администрации Белгородского района итоги исполнения плана проектной деятельности администрации Белгородского района за отчетный год не позднее 20 декабря текущего года.

5.5. Сотрудники Отдела ежегодно подготавливают и направляют в департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области результаты оценки уровня зрелости проектного офиса администрации Белгородского района в соответствии с порядком оценки деятельности проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области и муниципальных образований Белгородской области, утверждённым распоряжением заместителя Губернатора Белгородской области - начальника департамента внутренней и кадровой политики Белгородской области от 14 августа 2017 года N 53 "Об оценке деятельности проектных офисов".

6. Организационное сопровождение, управление и оценка эффективности портфеля проектов

6.1. Организационное сопровождение начинается с момента определения руководителя портфеля проектов, продолжается на протяжении всех этапов управления портфелем проектов и завершается одновременно с принятием результатов портфеля проектов.

6.2. Управление портфелем проектов состоит из четырех этапов:

- инициация портфеля проектов;

- формирования портфеля проектов;

- контроль и мониторинг портфеля проектов;

- закрытие портфеля проектов.

6.2.1. Этап инициации портфеля проектов:

6.2.1.1. Началом этапа инициации портфеля проектов является презентация портфеля проектов на заседании Совета.

6.2.1.2. Отдел осуществляет согласование презентации портфеля проектов.

6.2.1.3. Этап инициации портфеля проектов завершается принятием решения Советом об одобрении портфеля проектов.

6.2.1.4. Подлежат одобрению портфели проектов, которые соответствуют всем следующим условиям:

- показатели портфеля проектов должны быть приведены в соответствие со стратегическими целями и приоритетами Белгородского района;

- ожидаемые результаты проектов в составе портфеля проектов должны оказывать влияние на достижение показателей портфеля проектов;

- один проект не может быть включён в несколько портфелей проектов;

- проекты в портфеле проектов соответствуют условиям, изложенным в пункте 4.4.9. настоящего Положения;

- портфель проектов формируется на календарный год.

6.2.2. Этапы формирования портфеля проектов:

6.2.2.1. Руководитель проекта осуществляет подбор ответственных за достижение показателей портфеля проектов, после чего подготавливает паспорт портфеля проектов.

6.2.2.2. Паспорт портфеля проектов согласовывается ответственными за достижение показателей портфеля проектов, а также ответственным за проектное управление в администрации Белгородского района.

6.2.2.3. Паспорт портфеля проектов утверждается главой администрации Белгородского района.

6.2.2.4. Этап формирования портфеля проектов завершается утверждением паспорта портфеля проектов.

6.2.3. Началом этапа контроля и мониторинга портфеля проектов является наличие утвержденного паспорта портфеля проектов. Данный этап состоит из следующих стадий:

- контроль и мониторинг;

- внесение изменений.

6.2.3.1. Стадия контроля и мониторинга портфеля проектов начинается с момента утверждения паспорта портфеля проектов и осуществляется на протяжении всего периода реализации портфеля проектов и завершается в момент принятия решения о закрытии портфеля проектов.

Стадия контроля и мониторинга портфеля проектов представляет собой проверку руководителем портфеля проектов и проектным офисом достижения целевых показателей.

Руководитель портфеля проектов ежеквартально проводит совещания с кураторами проектов, входящих в портфель проектов, по вопросам управления портфелем проектов, по итогам которых принимает решение о необходимости применения корректирующих действий.

Отделом в рамках контроля и мониторинга реализации портфеля проектов проводится работа по подготовке:

- совещаний при руководителе портфеля проектов;

- статус-отчётов.

6.2.3.2. Стадия внесения изменений в портфель проектов включает внесение изменений в паспорт портфеля проектов.

Ответственный за проектное управление администрации Белгородского района формирует ведомость изменений портфеля проектов, которая утверждается руководителем портфеля проектов.

Итоговым документом стадии внесения изменений является актуальный паспорт портфеля проектов.

В соответствии с утвержденной ведомостью изменений портфеля проектов ответственный за достижение показателя портфеля проектов формирует актуальный паспорт портфеля проектов и направляет его членам Совета и ответственному за проектное управление.

6.2.3.3. Этап контроля и мониторинга завершается принятием решения о закрытии портфеля проектов.

6.2.4. Этап закрытия портфеля проектов.

6.2.4.1. Началом закрытия портфеля проектов является подготовка ответственным за проектное управление администрации Белгородского района заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов.

6.2.4.2. Руководитель портфеля проектов формирует отчетную презентацию о реализации портфеля проектов, представляет ее на заседании Совета.

6.2.4.3. Этап закрытия портфеля проектов завершается принятием решения Советом о принятии результатов портфеля проектов.

6.3. В отношении портфеля проектов ответственным за проектное управление администрации Белгородского района проводится внутренняя и внешняя оценка эффективности.

6.4. Организационное сопровождение, управление и оценка эффективности портфеля проектов осуществляется в соответствии с Положением об управлении портфелем проектов в администрации Белгородского района, утвержденным правовым актом администрации Белгородского района.