Глава 3. Задачи и функции архива (п.п. 10 - 15)

Глава 3. Задачи и функции архива

10. Основными задачами архива являются:

1) комплектование документами, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения;

2) учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним;

3) подготовка и своевременная передача документов, включенных в состав архивных фондов Костромской области, на постоянное хранение в ОГКУ "Государственный архив Костромской области" в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

4) осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации Костромской области.

11. Ответственный за архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) принимает не позднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного сроков хранения и по личному составу структурных подразделений в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

2) разрабатывает и согласовывает с ОГКУ "Государственный архив Костромской области" графики представления описей на рассмотрение ЭПК и передачи документов, включенных в состав архивных фондов Костромской области, на постоянное хранение;

3) составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК;

4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ОГКУ "Государственный архив Костромской области";

6) организует использование документов, хранящихся в архиве:

информирует руководство и сотрудников аппарата администрации Костромской области о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и представляет информацию в рамках исполнения запросов;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

12. Организует проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации Костромской области.

13. Составляет сводную номенклатуру дел администрации Костромской области, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

14. Ежегодно представляет в ОГКУ "Государственный архив Костромской области" сведения о составе и объеме документов, хранящихся в архиве, по установленной форме.

15. По истечении сроков временного хранения документов в архиве подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ОГКУ "Государственный архив Костромской области" документы, включенные в состав архивных фондов Костромской области.