Приложение. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), а также предоставления их копий и содержащихся в них сведений

Приложение

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), а также предоставления их копий и содержащихся в них сведений
(утв. приказом департамента имущественных и земельных отношений Костромской области от 30 сентября 2016 г. N 58-од)

1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), а также предоставления их копий и содержащихся в них сведений (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 года N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости".

2. Настоящий Порядок устанавливает требования к осуществлению постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация), а также предоставления их копий и содержащихся в них сведений.

3. Постоянное хранение и использование, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений осуществляется организацией, заключившей с департаментом имущественных и земельных отношений Костромской области (далее - уполномоченный орган) договор хранения учетно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).

4. В целях обеспечения постоянного хранения и использования, а также предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения, осуществляет учет и использование документов;

осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

5. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии (далее - хранилище).

6. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации хранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы хранилищ цокольного и первого этажей заделываются металлическими решетками.

7. Для размещения учетно-технической документации хранилище оснащается и обеспечивается:

стеллажами;

техническими и программными средствами, предназначенными для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов;

пылесосом для удаления пыли;

рабочими халатами для работников хранилища.

8. При хранении учетно-техническая документация должна быть систематизирована, внесена в описи и оформлена в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование.

9. Круг лиц, имеющих доступ в помещение, где осуществляется хранение документов, устанавливается приказом организации, заключившей договор хранения, по согласованию с уполномоченным органом.

10. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится комиссией, созданной организацией, заключившей договор хранения, не реже одного раза в 5 лет. В состав комиссии включается представитель уполномоченного органа.

Проверка наличия и состояния учетно-технической документации может также проводиться по решению руководителя уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

11. В ходе проверки:

устанавливается фактическое наличие учетно-технической документации, выявляются недостачи и организуется розыск;

выявляются и устраняются недостатки в учете учетно-технической документации и условия хранения в хранилище;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

12. По результатам проверки составляется соответствующий акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения, и в течение 3 рабочих дней со дня утверждения направляется в уполномоченный орган. Выявленные в ходе проверки нарушения хранения учетно-технической документации подлежат устранению организацией, заключившей договор хранения.

13. Розыск учетно-технической документации, не обнаруженной в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На учетно-техническую документацию не обнаруженную по итогам розыска составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска. Акт об утрате документов представляется организацией, заключившей договор хранения, в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченной учетно-технической документации с учета.

14. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядке.

15. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.

16. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются по запросам любых лиц на основании заявления (далее - заявитель), если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.

17. Заявление подается или направляется в организацию, заключившую договор хранения, заявителем или представителем заявителя по их выбору путем личного обращения, посредством почтовой связи на бумажном носителе, либо в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

18. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством, в порядке и размере, установленном уполномоченным органом.

Плата за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений поступает на счет организации, заключившем договор хранения.

19. В заявлении о предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений (далее - заявление) должны быть указаны:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии), место жительства заявителя и реквизиты документа, удостоверяющего его личность, - в случае, если заявление подается физическим лицом;

2) наименование, организационно-правовая форма, место нахождения и сведения о государственной регистрации заявителя в Едином государственном реестре юридических лиц - в случае, если заявление подается юридическим лицом;

3) фамилия, имя и отчество (при наличии) представителя заявителя и реквизиты документа, подтверждающего его полномочия, - в случае, если заявление подается представителем заявителя;

4) почтовый адрес и (или) электронный адрес, номер телефона для связи с заявителем или представителем заявителя;

5) запрашиваемые сведения и (или) реквизиты документа, копия которого запрашивается, а также наименование и адрес объекта недвижимости, в отношении которого запрашиваются копии учетно-технической документации и содержащиеся в ней сведения, хронологические рамки запрашиваемых сведений;

6) личную подпись заявителя (гражданина или должностного лица);

7) способ получения копий учетно-технической документации и (или) содержащихся в ней сведений (письмом, либо посредством электронной почты по адресу, указанному заявителем, либо посредством выдачи на руки заявителю или представителю заявителя).

20. К заявлению прилагается копия документа, подтверждающего личность заявителя, а в случае обращения представителя заявителя - документ (копия документа), подтверждающего полномочия представителя заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Заявление должно быть зарегистрировано в течение одного рабочего дня с момента его поступления.

В случае поступления заявления в выходной или праздничный день, регистрация заявления осуществляется в первый, следующий за ним, рабочий день.

22. В течение семи календарных дней со дня регистрации заявления организация, заключившая договор хранения, возвращает заявление заявителю в случае, если:

1) заявление не соответствует требованиям пункта 19 настоящего Порядка;

2) к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 20 настоящего Порядка.

При этом заявителю должны быть указаны причины возврата заявления.

23. В случае, если поступившее заявление соответствует требованиям установленным пунктами 19 и 20 настоящего Порядка, организация, заключившая договор хранения, рассматривает данное заявление, проверяет наличие запрошенных сведений и документов.

24. Ответ на заявление, копии учетно-технической документации и содержащихся в них сведений выдаются или направляются организацией, заключившей договор хранения, заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа удостоверяющего личность и документа, подтверждающего его полномочия, или направляются заказным письмом по адресу, содержащемуся в заявлении.

25. Срок выдачи или направления заявителю ответа, копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений не должен превышать 10 рабочих дней со дня регистрации заявления, если иное не предусмотрено требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

26. Решение об отказе в предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений принимается в случае, если:

1) запрошены копии документов и содержащихся в них сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом;

2) документы, в отношении которых запрошены копии и (или) запрашиваемые сведения, отсутствуют.

Кроме этого, организация, заключившая договор хранения, вправе отказать заявителю в предоставлении запрашиваемой информации при невнесении заявителем платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений (кроме случаев, когда эта информация предоставляется бесплатно).

Ответ, содержащий отказ в предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений, должен содержать основания отказа.

Решение об отказе в предоставлении запрашиваемых сведений может быть обжаловано в судебном порядке.