Глава 2. Прием и первичная обработка обращений

Глава 2. Прием и первичная обработка обращений

8. Обращение в адрес начальника управления ЗАГС может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, факсу, электронной почте, фельдъегерской связью, на официальный сайт управления ЗАГС, по телефону приемной управления ЗАГС.

9. При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.

От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель. Полномочия представителя заявителя оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

10. Обращения, поступившие в управление ЗАГС по почте, фельдъегерской связью и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в структурное подразделение управления ЗАГС, обеспечивающее получение почтовой корреспонденции.

11. Специалист, ответственный за прием документов в управлении ЗАГС (далее - специалист приемной):

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);

3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению;

4) прикладывает перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

5) в случае отсутствия текста в письме составляет справку следующего содержания: "Текст обращения в адрес управления ЗАГС Костромской области отсутствует" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в единую базу данных обращений граждан Костромской области системы электронного документооборота (далее - СЭД).

12. Специалист приемной, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственному руководителю.

13. По просьбе обратившегося заявителя специалистом приемной ему выдается расписка о приеме письменного обращения по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.

14. Обращение, поступившее в управление ЗАГС в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

15. Обращения, поступившие в приемную начальника управления ЗАГС по факсу, в форме электронного документа, принимаются и учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции специалистом приемной начальника управления ЗАГС.

16. Обращения, поступившие в форме электронного документа, распечатываются и учитываются в СЭД.

17. Прием обращений по телефону приемной управления ЗАГС осуществляет специалист приемной, который выясняет у заявителя и записывает в журнал регистрации обращений следующую информацию:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

2) почтовый адрес;

3) номер телефона (при наличии);

4) суть предложения, заявления или жалобы.

Специалист приемной распечатывает обращение на бумажном носителе и направляет его начальнику управления ЗАГС для визирования, далее в соответствии с визой направляет исполнителю для рассмотрения обращения и подготовки ответа.

18. Прием обращений по телефону приемной управления ЗАГС осуществляет специалист приемной с использованием журнала.