Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

23. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов заявителя;

2) рассмотрение документов заявителя и подготовка ответа по результатам предоставления государственной услуги;

3) выдача заявителю результата предоставления государственной услуги.

24. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации заявления является обращение гражданина в департамент посредством:

1) личного обращения заявителя (представителя заявителя) с заявлением и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги;

2) почтового отправления заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

3) направления заявления и документов в соответствии с пунктом 10 настоящего административного регламента, по информационно - телекоммуникационным сетям общего доступа, включая региональную информационную систему "Единый портал Костромской области", в виде электронных документов, подписанных электронной подписью.

25. При личном обращении заявитель обращается в департамент.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:

1) проверяет документ, подтверждающий полномочия лица, обращающегося с заявлением о предоставлении государственной услуги, в случае если с заявлением о предоставлении государственной услуги обращается представитель заявителя;

2) если заявителем не предоставлены копии документов, необходимых для предоставления государственной услуги производит копирование оригиналов документов, удостоверяет копии документов надписью "копия верна", датой, личной подписью, штампом (печатью);

3) при отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении, помогает заявителю заполнить заявление или заполняет их самостоятельно и представляет на подпись заявителю;

4) принимает и регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации обращений граждан и организаций;

5) сканирует предоставленные заявителем заявление и документы, заносит электронные образы документов в учетную карточку обращения электронного журнала регистрации обращений (при наличии технических возможностей);

6) информирует заявителя о сроках и способах получения государственной услуги;

7) передает комплект документов заявителя специалисту, ответственному за рассмотрение документов.

26. При поступлении заявления по почте специалист, ответственный за делопроизводство, вскрывает конверт и регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации обращений граждан и организаций и, в порядке делопроизводства, установленном в департаменте, передает зарегистрированный комплект документов специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию документов:

1) сканирует предоставленные заявителем документы, заносит электронные образы документов в учетную карточку обращения электронного журнала регистрации обращений (при наличии технических возможностей);

2) передает документы специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя.

27. Особенности приема заявления и документов, полученных от заявителя в форме электронных документов.

При поступлении заявления в электронной форме через региональную информационную систему "Единый портал Костромской области" или официальную электронную почту департамента специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет прием заявления и документов с учетом следующих особенностей:

1) оформляет заявление и электронные образы, полученных от заявителя документов на бумажных носителях, заверяет их надписью "копия верна", датой, подписью и печатью;

2) регистрирует заявление в журнале регистрации обращений граждан и организаций.

Регистрация заявления, сформированного и отправленного через региональную информационную систему "Единый портал Костромской области" или официальную электронную почту департамента в выходные дни, праздничные дни, после окончания рабочего дня согласно графику работы департамента производится в следующий рабочий день;

3) отказывает в регистрации заявления (с последующим направлением уведомления в электронной форме) в случаях если:

запрос и документы в электронной форме подписаны с использованием электронной подписи, не принадлежащей заявителю;

заявление поступило с пустыми полями, обязательными для заполнения;

к заявлению в электронной форме прикреплены сканированные электронные образы документов, не соответствующие перечню документов, необходимых для предоставления государственной услуги, предусмотренному пунктом 10 настоящего административного регламента и (или) не подписанные соответствующей электронной подписью;

выявление в результате проверки усиленной квалифицированной электронной подписи несоблюдения установленных статьей 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" условий признания ее действительности.

Не позднее рабочего дня со дня направления такого заявления департамент направляет заявителю на указанный в заявлении адрес электронной почты (при наличии) заявителя или иным указанным в заявлении способом уведомление с указанием допущенных нарушений требований, в соответствии с которыми должно быть представлено заявление;

4) оформляет расписку о приеме документов по форме согласно приложению N 6 к настоящему административному регламенту;

5) передает специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, зарегистрированный комплект документов.

28. Результатом исполнения административной процедуры является прием и регистрация в журнале регистрации обращений граждан и организаций заявления с прилагаемыми к нему документами и передача их специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, либо уведомление заявителя в электронной форме об отказе в регистрации заявления.

29. Максимальный срок выполнения административных действий составляет 10 минут.

30. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 календарный день.

31. Основанием для начала административной процедуры рассмотрение документов заявителя и подготовка ответа по результатам предоставления государственной услуги является получение документов специалистом, ответственным за рассмотрение документов заявителя.

32. При поступлении документов специалист, ответственный за рассмотрение документов:

1) устанавливает предмет обращения заявителя;

2) устанавливает наличие или отсутствие в фондах государственных архивов Костромской области или муниципальных архивах документов, на основании которых предоставляются сведения, запрашиваемые заявителем;

3) в случае поступления заявления, не относящегося к составу хранящихся в государственных или муниципальных архивах документов, в течение 5 календарных дней с момента регистрации заявления направляет заявление в организацию, где могут храниться документы, уведомляет об этом заявителя.

4) осуществляет подготовку проекта одного из документов, указанного в пункте 7 настоящего административного регламента, и сопроводительного письма;

5) проект документа о предоставлении государственной услуги, сопроводительное письмо вместе с комплектом документов заявителя передаёт на подпись директору департамента, а в случае его отсутствия заместителю директора департамента (далее - директор департамента).

33. Директор департамента рассматривает представленные документы, подписывает (в случае их соответствия действующему законодательству), передает документы специалисту, ответственному за выдачу документов заявителю.

34. В случае если директором департамента будет выявлено несоответствие подготовленных проектов документов нормативным правовым актам, указанное должностное лицо ставит об этом соответствующую резолюцию и передает проект документа вместе с документами заявителя специалисту, ответственному за рассмотрение документов заявителя, для устранения выявленных нарушений и повторного направления на согласование и подписание.

35. Результатом административной процедуры рассмотрения документов заявителя и подготовка ответа по результатам предоставления государственной услуги является подготовка документа о предоставлении государственной услуги и передача его вместе с сопроводительным письмом специалисту, ответственному за выдачу документов.

36. Максимальный срок выполнения административных действий 30 минут.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 28 календарных дней.

При возникновении на территории Костромской области ситуаций чрезвычайного характера срок исполнения административной процедуры составляет 13 календарных дней.

37. Основание для начала административной процедуры выдачи заявителю результата предоставления государственной услуги является получение специалистом, ответственным за выдачу документов заявителю, документа о предоставлении государственной услуги.

38. Специалист, ответственный за выдачу документов, в зависимости от способа получения результатов государственной услуги, избранного заявителем:

1) регистрирует документ о предоставлении государственной услуги в порядке делопроизводства, установленном в департаменте;

2) уведомляет заявителя об окончании хода предоставления государственной услуги любым из способов указанных в заявлении (телефон, факс, электронная почта или посредством отправки соответствующего статуса через региональную информационную систему "Единый портал Костромской области");

3) вручает (направляет) заявителю (лично, почтовым отправлением с уведомлением о доставке, в электронной форме через региональную информационную систему "Единый портал Костромской области") документ о предоставлении услуги;

4) передает дело специалисту, ответственному за делопроизводство, для передачи его в архив.

39. Результатом административной процедуры выдачи заявителю результата предоставления государственной услуги является вручение (направление) заявителю документа о предоставлении государственной услуги и сопроводительного письма за подписью директора департамента о предоставлении государственной услуги.

40. Максимальный срок исполнения административных действий 15 минут.

Максимальный срок исполнения административной процедуры 1 календарный день.