Глава 2. Учет, систематизация и обобщение обращений и запросов авторов на этапе их приема

Глава 2. Учет, систематизация и обобщение обращений и запросов авторов на этапе их приема

11. Обращение и запрос в департамент могут быть направлены в письменной форме по почте, посредством факсимильной связи, в форме электронного документа - по телеграфу, по информационным системам общего пользования и системам межведомственного электронного документооборота, в устной форме в ходе личного приема заявителя. Запрос может быть направлен в устной форме по телефону сетевого справочного телефонного узла департамента (далее - ССТУ).

Обращение и запрос могут быть доставлены в департамент непосредственно заявителем либо его представителем.

12. От имени заявителя с обращением может обратиться его представитель - лицо, полномочия которого подтверждены доверенностью, оформленной в установленном законом порядке, а также законный представитель.

При личном обращении заявитель (представитель заявителя) предъявляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации.

13. Прием и первоначальная обработка текстов в письменной форме, поступивших в департамент, осуществляется Специалистом.

При приеме текста в письменной форме:

1) проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращаются на почту не вскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагаются конверты. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению.

Тексты в письменной форме с пометкой "лично" передаются Специалистом по назначению;

В случае если текст в письменной форме, поступивший с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель передает его для регистрации Специалисту;

3) прикладываются перед письмом поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

4) в случае отсутствия текста в письме составляется справка следующего содержания: "Текст в письменной форме в адрес департамента лесного хозяйства Костромской области отсутствует" с датой и личной подписью. Справка прилагается к поступившим документам;

5) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, которые заносятся Специалистом в единую базу данных обращений граждан Костромской области системы электронного документооборота (далее - СЭД).

14. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте, работа с почтовым отправлением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения начальником Отдела по работе с обращениями.

15. При приеме текста в письменной форме в ходе личного приема, по просьбе заявителя или его представителя Специалистом выдается расписка о приеме текста в письменной форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции с указанием даты, количества принятых листов и номера телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.

16. Тексты в письменной форме, содержащие обращения, запросы и "не обращения", поступившие в приемную директора департамента, принимаются, учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции приемной директора департамента и ее передачи в структурные подразделения департамента, а затем передаются Специалисту.

17. Тексты в форме электронного документа, содержащие обращения, запросы и "не обращения", поступившие должностным лицам департамента и в структурные подразделения департамента, перенаправляются ими на официальный адрес электронной почты Специалиста.

18. Прием сообщений в устной форме по "телефону оперативного дежурного" в департаменте осуществляет Специалист, который выясняет у заявителя и вносит в журнал регистрации сообщений:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

2) почтовый адрес;

3) номер телефона (при наличии);

4) суть сообщения.

Специалист распечатывает сообщения на бумажном носителе и направляет их руководителям соответствующих структурных подразделения департамента в соответствии с их компетенцией для рассмотрения.

19. Прием устных сообщений и запросов в устной форме по телефону ССТУ департамента осуществляет Специалист.