Глава 4. Функции архива

Глава 4. Функции архива

5. Архив осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой "ЭПК", образовавшихся в деятельности администрации Костромской области, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и архивных фондов, находящихся на хранении в архиве;

3) представляет ОГКУ "ГАКО" учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Костромской области;

5) осуществляет подготовку и представляет:

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Костромской области:

описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

акты об утрате документов,

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

на согласование ЭПК:

описи дел по личному составу;

акты об утрате документов,

акты о неисправимых повреждениях архивных документов; на утверждение руководителю аппарата администрации Костромской области:

описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу,

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

акты об утрате документов,

акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГКУ "ГАКО";

7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой "ЭПК", находящихся на хранении в архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит совместно с отделом хозяйственного и материально- технического обеспечения администрации Костромской области мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве;

9) организует информирование руководства и сотрудников аппарата администрации Костромской области о составе и содержании документов архива;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

13) ведет учет использования документов архива;

14) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива;

15) участвует в разработке локальных нормативных актов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

16) составляет номенклатуру дел администрации Костромской области;

17) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и сотрудникам аппарата администрации Костромской области в формировании и оформлении дел и подготовке их к передаче в архив.