Приложение. Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов в администрации Тындинского района

Приложение
к постановлению
Администрации
Тындинского района
Амурской области
от 30 декабря 2016 г. N 823

Положение
о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов в администрации Тындинского района

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в администрации Тындинского района устанавливает единую систему использования печатей и штампов в администрации района (далее - Положение).

2. Печати и штампы администрации Тындинского района

Печати и штампы - это специально изготовленные в полиграфических предприятиях клише, имеющие установленную форму, размер, шрифт и соответствующие определенным образцам.

2.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков круглой формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо.

Печати администрации Тындинского района подразделяются на следующие виды:

- основная печать (печать юридического лица);

- вспомогательные печати (печать упрощенного вида с надписями: управление делами, для пакетов и др.).

Основная печать администрации Тындинского района имеет круглую форму, в центре находится зеркальное изображение герба Тындинского района, а по окружности - полное наименование юридического лица в именительном падеже; основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Оттиск основной печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания, справках и др.).

В администрации Тындинского района имеется два экземпляра основной печати с воспроизведением герба Тындинского района.

Вспомогательные печати используются для заверения копий документов, подписей председателей (заместителей председателей) комиссий, созданных при администрации Тындинского района.

2.2. Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве используются штампы. Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

- угловой (адресный);

- регистрационный;

- заверительный;

- ограничения права доступа;

- с реквизитами организации.

2.3. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

2.4. Если форма документа имеет пометку "место для печати", "МП", "Ставить точно в круг", печать должна располагаться строго в границах установленной для неё зоны.

2.5. Не допускается проставление печатей и штампов на документах и материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию администрации Тындинского района.

3. Порядок изготовления и учета печатей и штампов

3.1. Изготовление печатей и штампов осуществляется только полиграфическим и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

3.2. Печати изготавливаются в соответствии с техническими требованиями к печатям организаций содержащимся в Национальном стандарте "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования", разработанном на основе ГОСТ Р 51511 - 2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.

3.3. Заказ на изготовление печатей и штампов для администрации района оформляется за подписью главы администрации Тындинского района.

3.4. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с управляющим делами администрации Тындинского района.

3.5. Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем в журнале учёта печатей и штампов согласно приложению 1.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению главы администрации Тындинского района.

3.6. Для учета печатей и штампов ведется журнал учёта печатей и штампов (далее журнал) (приложение 1).

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности: - каждый лист журнала нумеруется; - журнал прошивается; - заверяется печатью; - подписывается главой администрации.

Журнал хранится в запирающемся шкафу.

3.7. Учет печатей и штампов осуществляет управление делами администрации Тындинского района.

3.8. Выдача печатей и штампов осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

4. Хранение печатей и штампов

4.1. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах и сейфах.

4.2. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из здания администрации не допускаются.

4.3. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту. Данный акт утверждается управляющим делами администрации Тындинского района.

4.4. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность, числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику под роспись в журнале учета печатей и штампов с соответствующей отметкой.

4.5. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом управляющему делами.

4.6. В случае утери печати (штампа) проводится служебное расследование.

4.7. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, комиссией, назначаемой распоряжением администрации Тындинского района. Результаты проверки отражаются в акте (приложение 2).

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие практическое значение, подлежат уничтожению и списанию с учёта на основании акта, с последующей отметкой в журнале учёта печатей и штампов (приложение 3).

5.2. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой распоряжением главы администрации Тындинского района.

5.3. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение их использования

Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на главу администрации Тындинского района. Руководители управлений, отделов и секторов несут персональную ответственность за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов. В случае утраты печатей или штампов составляется акт (приложение 4).

За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.