Приложение N 1. Регламент проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области

Приложение N 1

Регламент
проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 18 апреля 2016 г. N 404)

С изменениями и дополнениями от:

21 октября 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Регламент проектного управления в сфере инвестиционной деятельности в Тамбовской области (далее - Регламент) определяет порядок взаимодействия органов исполнительной власти области при инициировании, планировании и реализации проектов.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тамбовской области от 21 октября 2016 г. N 1227 в пункт 1.2 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие понятия:

директор (куратор) проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

инициатор проекта - орган исполнительной власти области, физическое или юридическое лицо, которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта;

Организационный штаб по улучшению инвестиционного климата (далее - Организационный штаб) - коллегиальный совещательный орган, обеспечивающий планирование и контроль деятельности, реализацию проектов, достижение контрольных событий и показателей органов исполнительной власти области;

паспорт проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти области, документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициирования, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, План контрольных событий проекта;

план-график проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти области, включающий в себя мероприятия, блоки мероприятий, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий;

проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели, взаимоувязанных по задачам, срокам осуществления, исполнителям и ресурсам, и имеющих однократный, неповторяющийся характер;

проектно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа исполнительной власти области достигаются преимущественно через реализацию проектов;

Проектный офис - координационно-контрольный совещательный орган в сфере управления проектной деятельностью, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органах исполнительной власти области, а также рассмотрение вопросов, связанных с внедрением в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

рабочая группа проекта - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности;

резюме проекта - краткая информация о проекте, представляемая инициатором по установленной форме, с изложением основных условий его реализации на территории Тамбовской области;

руководитель проекта - лицо, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменение и оперативное управление проектом. Руководителем проекта могут быть представители органов исполнительной власти области, представители юридических лиц, осуществляющих реализацию проекта;

управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта;

участники проекта - физические и\или юридические лица, органы исполнительной власти области, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

1.3. Применение системы управления проектами в органах исполнительной власти области способствует:

снижению административных барьеров за счет обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в органах исполнительной власти области;

оперативности действий органов исполнительной власти области, сокращению сроков получения инициатором необходимых согласований и разрешений, требуемых для реализации проекта;

минимизации сроков организации переговоров, встреч, совещаний, консультаций, направленных на решение вопросов, возникающих в процессе реализации проекта;

оперативному рассмотрению проектов на заседании Проектного офиса;

повышению эффективности и отдачи от использования бюджетных средств;

увеличению эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти области, за счет использования единых подходов проектного управления;

оптимизации процесса контроля и наличию центров ответственности.

1.4. Механизмы совершенствования принятия решений в рамках проектного управления:

- анализ законодательства и правоприменительной практики лучших управленческих практик;

- мониторинг мероприятий Дорожной карты по внедрению лучших управленческих практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в Тамбовской области.

1.5. Процесс управления проектами состоит из следующих процессов:

инициирование проекта;

планирование проекта;

исполнение проекта;

управление изменениями проекта;

контроль проекта;

завершение проекта.

1.6. Организационный штаб создаётся для организации и координации деятельности по улучшению инвестиционного климата и внедрению лучших практик с помощью системы управления проектами.

Председателем Организационного штаба является глава администрации области, заместителем руководителя Организационного штаба назначается первый заместитель главы администрации области по вопросам экономической и инвестиционной политики.

Организационный штаб формируется из заместителей главы администрации области, представителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представителей бизнес-сообщества, главы администрации г. Тамбова.

Заседания Организационного штаба проводятся публично и открыто не реже одного раза в квартал. Предложения в повестку заседания для обсуждения вносятся членом Организационного штаба.

1.7. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация проектов осуществляются Проектным офисом.

1.8. Проектный офис создается для обеспечения деятельности Организационного Штаба и Рабочих групп и организует планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти области.

Проектный офис осуществляет следующие функции:

координация, контроль, мониторинг реализации проектов, в том числе инвестиционных;

методическая поддержка инвестиционной деятельности;

администрирование показателей инвестиционной привлекательности.

1.9. Рабочие группы создаются для реализации отдельного проекта протокольным решением Проектного офиса.

В состав Рабочей группы включаются руководитель отраслевого органа исполнительной власти области в качестве руководителя Рабочей группы, в зависимости от содержания проекта и целесообразности участия - представители иных органов исполнительной власти области в соответствии с характером проекта, представители управления экономической политики администрации области. В деятельности рабочей группы могут принимать участие представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представители бизнес-сообщества, представители муниципальных образований области (по согласованию).

Для эффективной деятельности Рабочих групп определяются роли каждого ее участника и за каждым из них закрепляются отдельные направления деятельности (функциональные обязанности).

Деятельность участника Рабочей группы осуществляется без отрыва от основной служебной деятельности.

Рабочая группа осуществляет следующие функции:

планирование и выполнение мероприятий проекта;

подготовка отчетности и информирование Организационного штаба и Проектного офиса о результатах реализации проекта.

2. Инициирование проекта

2.1. На стадии инициирования проекта председатель Проектного офиса назначает директора (куратора) проекта, руководителя проекта, определяет состав рабочей группы и утверждает паспорт проекта.

2.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий органами исполнительной власти области, и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде резюме проекта (далее - резюме, приложение N 1), направляемой инициатором проекта в Проектный офис.

2.3. При получении резюме проекта секретарь доводит его до руководителя Проектного офиса и инициирует рассмотрение проекта на заседании Проектного офиса с приглашением инициатора для презентации проекта.

2.4. Подготовка паспорта проекта осуществляется руководителем проекта в соответствии с настоящим Регламентом по форме согласно Приложению N 2 к настоящему Регламенту.

2.5. Руководитель проекта согласует разработанный паспорт проекта с:

а) заинтересованными участниками проекта, вовлеченными в его реализацию;

б) директором (куратором) проекта;

в) руководителем Проектного офиса;

г) инициатором проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта и привлеченными им участниками проекта путем детализации утвержденного плана контрольных событий проекта и составления плана-графика по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту. Указанный план-график составляется с использованием информационной системы Redmine.

3.2. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение мероприятий и контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год), этапы проекта, весь проект.

3.3. План-график п