Постановление администрации города Тамбова от 16 июля 2018 г. N 3775 "О внесении изменений в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385,...)" (документ утратил силу)

Постановление администрации города Тамбова
от 16 июля 2018 г. N 3775
"О внесении изменений в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906)"

В целях повышения эффективности работы с документами в администрации города Тамбова Тамбовской области и приведения отдельных положений Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" постановляю:

Внести изменения в постановление главы администрации города Тамбова от 31.12.2008 N 10445 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области" (с изменениями, внесенными постановлениями от 02.04.2009 N 2314, от 05.05.2009 N 3300, от 01.03.2010 N 1517, от 24.05.2010 N 4472, от 21.09.2010 N 8205, от 29.11.2010 N 10180, от 01.03.2012 N 1548, от 26.08.2013 N 7079, от 27.09.2013 N 8177, от 02.12.2013 N 10319, от 26.12.2013 N 11214, от 18.04.2014 N 2987, от 02.07.2014 N 5384, от 05.12.2014 N 10539, от 23.01.2015 N 343, от 28.10.2015 N 8011, от 22.12.2015 N 9385, от 17.08.2016 N 5138, от 21.02.2017 N 1003, от 26.05.2017 N 3100, от 06.07.2017 N 4034, от 15.08.2017 N 4878, от 31.05.2018 N 2906) и в Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области (приложение к постановлению):

- пункт 1.2. изложить в новой редакции:

"1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Регламентом администрации города Тамбова Тамбовской области, Инструкцией по делопроизводству в администрации Тамбовской области, с учетом рекомендаций ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", других государственных стандартов на унифицированные системы документации.";

- в пункте 1.9. слова "ГОСТ Р.6.30-2003" исключить;

- в пункте 1.11. вместо слов "ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" читать слова "ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";

- пункт 2.2. изложить в новой редакции:

"2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.";

- в подпункте 2.5.3. абзац второй изложить в новой редакции:

"Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.";

- в подпункте 2.5.5.:

абзац третий изложить в новой редакции:

"Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой: 05.06.2018 или 5 июня 2018 г.";

в абзаце шестом вместо "05 декабря 2018 года" читать "5 декабря 2018 года";

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "05 декабря 2018 года" имеется в виду "05 декабря 2003 года"

- подпункт 2.5.6. дополнить абзацами следующего содержания:

"На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.";

- в подпункте 2.5.8.:

в абзаце третьем вместо слова "личной" читать слово "собственноручной";

образец оформления грифа утверждения документа должностным лицом изложить в новой редакции:

"УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы

администрации города Тамбова

Тамбовской области

(подпись) И.О. Фамилия

Дата";

дополнить абзацами следующего содержания:

"При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

Утверждено

Коллегией управления образования

администрации города Тамбова

Тамбовской области

(протокол от 12.12.2017 N 12)";

- подпункт 2.5.9. изложить в новой редакции:

"2.5.9. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный управляющий директор

АО "Тамбовские

коммунальные системы"

(подпись) И.О. Фамилия

Дата";

- в подпункте 2.5.10.:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"2.5.10. Виза";

в абзаце четвертом вместо слова "личную" читать слово "собственноручную";

образец оформления визы, проставляемой на документе, изложить в новой редакции:

"Замечания прилагаются.

Председатель комитета

образования администрации

города Тамбова Тамбовской области

(подпись) И.О. Фамилия

Дата";

- в подпункте 2.5.12.:

абзац второй изложить в новой редакции:

"В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка.";

в абзаце третьем вместо слова "личной" читать слово "собственноручной";

последнее предложение абзаца третьего изложить в новой редакции: "Например:

Начальник управления делами

И.О. Фамилия";

последнее предложение абзаца четвертого изложить в новой редакции: "Например:

Начальник управления делами администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия";

последнее предложение абзаца седьмого изложить в новой редакции: "Например:

Исполняющий обязанности председателя комитета образования администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия

или

Заместитель председателя комитета образования администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия ";

в примерах, приведенных в абзаце девятом, вместо слов "(личная подпись)" читать слово "(подпись)";

абзац десятый изложить в новой редакции:

"Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности. Например:

Начальник правового управления администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия";

в абзаце тринадцатом вместо слова "личной" читать слово "собственноручной";

- подпункты 2.5.13., 2.5.14. изложить в новой редакции:

"2.5.13. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере, не должны перекрываться или накладываться друг на друга, перекрывать элементы текста документа.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Пример:

            /------------------------------------------\

            |Эмбле-      ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН             |

            |  ма      ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ            |

Наименование|органа                                    |

  должности |власти                                    |  Н.Н. Николаев

            |                                          |

            |  Сертификат 1а111ааа000000000011         |

            |  Владелец Николаев Николай Николаевич    |

            |  Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 |

            \------------------------------------------/

2.5.14. Отметка об исполнителе

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и его телефон. Например:

И.И. Иванов (4752)790533

Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма (шрифт N 8). При отсутствии места на лицевой стороне отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. Проставление отметки производится перед печатью с использованием команд "Вставка. Автотекст. Колонтитул. Инициалы и фамилия исполнителя, номер телефона";

- в подпункте 2.5.17.:

абзац первый изложить в новой редакции:

"2.5.17. Отметка о направлении документа в дело";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним.";

- подпункт 2.5.18. изложить в новой редакции:

"2.5.18. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа и проставляется ниже реквизита "Подпись".

Заверительная надпись включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно

Начальник управления

документационного обеспечения

администрации города Тамбова

Тамбовской области                  (подпись)     И.О. Фамилия

                                                  Дата

Если для предоставления в другую организацию выдается копия документа, закрытого "в дело" и помещенного в документальный фонд архива временного хранения, отметка о заверении копии дополняется надписью "Подлинник документа находится в деле N _____ за _____ год".

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Подлинность заверительной надписи на документах администрации города дополнительно заверяется круглой печатью "Для документов".";

- в абзаце третьем подпункта 2.5.19. слово "личной" исключить;

- подпункт 2.5.20. исключить;

- абзац третий подпункта 3.2.3. дополнить предложением следующего содержания:

"Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.";

- в подпункте 5.3.1. вместо слов "отметка о наличии приложений" читать слова "отметка о приложении";

- в подпункте 5.3.2. вместо "ГОСТ Р.6.30-2003" читать "ГОСТ Р 7.0.97-2016";

- абзацы четырнадцатый, пятнадцатый подпункта 5.3.3. изложить в новой редакции:

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "абзацы четырнадцатый, пятнадцатый подпункта 5.3.3." имеется в виду "абзацы тринадцатый, четырнадцатый подпункта 5.3.3."

"Если в качестве адресата выступает руководитель, то наименование организации (органа) входит в наименование должности адресата. При этом наименование должности и фамилии лица, которому адресовано письмо, указываются в дательном падеже. Например:

Главному управляющему директору АО "Тамбовские коммунальные системы" И.О. Фамилия ул. Московская, 19-в, г. Тамбов, 392025

Письмо может быть адресовано конкретному работнику. В этом случае наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а наименование должности и фамилию адресата - в дательном падеже. Например:

Управление по связям с общественностью администрации Тамбовской области Начальнику отдела по взаимодействию с общественными объединениями И.О. Фамилия ул. Интернациональная, 14, г. Тамбов, 392017";

- подпункт 5.3.4. дополнить предложением следующего содержания: "Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.";

- в подпункте 5.3.5.

последнее предложение абзаца второго изложить в новой редакции:

"В служебных письмах могут использоваться вступительные обращения, которые печатаются центрированным способом. Например:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!";

абзац шестнадцатый изложить в новой редакции:

"Вежливая форма обращения к адресату в деловой переписке предполагает использование местоимения "Вы", "Вам" с прописной буквы. В письмах, адресованных по вопросам, требующим особого внимания, в конце письма, под текстом может использоваться заключительная этикетная фраза "С уважением", после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Заключительная этикетная фраза отделяется от названия должности запятой, при этом должность пишется с прописной буквы. Например:

С уважением,

Первый заместитель главы администрации города Тамбова Тамбовской области

И.О. Фамилия"

                     (подпись);

- в подпункте 5.3.6.:

вместо слов "отметка о наличии приложений" читать слова "отметка о приложении" в соответствующем падеже;

дополнить абзацами следующего содержания:

"Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.";

- в подпункте 5.3.8. в абзаце первом вместо слова "личная" читать слово "собственноручная";

- в подпункте 5.3.10. последнее предложение абзаца второго изложить в новой редакции:

"Виза включает собственноручную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования. Например:

"Начальник правового управления

И.О. Фамилия

                                        Подпись              Дата";

- пункт 6.6. изложить в новой редакции:

"6.6. При оформлении писем-ответов на обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, в реквизите "Адресат" указывается адрес электронной почты заявителя.

Например:

В.И. Соловейко Адрес электронной почты: solov@tambov.nh.ru";

- в пункте 6.9. исключить последнее предложение;

- в подпункте 8.3.5. в абзаце восьмом вместо слова "личную" читать слово "собственноручную";

- в подпунктах 8.4.8., 8.5.1., 8.7.7. вместо слова "личной" читать слово "собственноручной";

- в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Тамбова Тамбовской области слово "личная" исключить.

Глава города Тамбова Тамбовской области

С.А. Чеботарёв