Постановление Администрации муниципального образования "Велижский район" Смоленской области от 18 марта 2016 г. N 176 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования "Велижский район"

В соответствии с решением Велижского районного Совета депутатов от 20.11.2012 N 67 "Об утверждении структуры Администрации муниципального образования "Велижский район", руководствуясь статьями 26, 29, 35 Устава муниципального образования "Велижский район" (новая редакция), Администрация муниципального образования "Велижский район" постановляет:

1. Утвердить Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования "Велижский район".

2. Признать утратившим силу постановление Главы муниципального образования "Велижский район" Смоленской области от 25.11.2002 N 577 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования "Велижский район".

3. Настоящее постановление вступает в законную силу после его опубликования в газете "Велижская новь".

4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на заместителя Главы муниципального образования "Велижский район" Шаловскую Е.А.

Глава муниципального образования "Велижский район"

В.В. Самулеев

Положение
об архивном отделе Администрации муниципального образования "Велижский район"
(утв. постановлением Администрации муниципального образования "Велижский район" от 18 марта 2016 г. N 176)

1. Общие положения

1.1. Администрация муниципального образования "Велижский район" (далее Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Смоленской области, ведению Смоленской области.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее - отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации муниципального образования "Велижский район" без статуса юридического лица, пользуется печатью, угловым штампом Администрации в установленном порядке. Форма печати, используемая в отделе, устанавливается нормативным актом Администрации.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными законами и иными правовыми актами Смоленской области, Уставом муниципального образования "Велижский район", иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, административным регламентом "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий", а также настоящим Положением.

1.5. Отдел подчиняется непосредственно заместителю Главы муниципального образования "Велижский район" (далее - заместитель Главы) в соответствии с полномочиями распределенными регламентом Администрации (далее заместитель Главы).

1.6. Отдел в пределах своей компетенции и в установленном порядке осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти, в том числе их территориальными подразделениями, органами исполнительной власти Смоленской области, иными государственными органами, органами местного самоуправления муниципального образования "Велижский район", организациями всех организационно-правовых форм.

1.7. Деятельность отдела финансируется за счет средств бюджета муниципального образования "Велижский район".

1.8. Местонахождение отдела: Смоленская область, г. Велиж, пл. Дзержинского, д. 9.

2. Задачи и функции отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Обеспечение реализации федерального и областного законодательства об архивном деле.

2.1.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования "Велижский район".

2.1.3. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.1.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией, документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности.

2.1.5. Осуществление контроля за соблюдением муниципальными учреждениями и предприятиями законодательства Российской Федерации, областных законов и иных правовых актов Смоленской области, органов местного самоуправления в области архивного дела.

2.1.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления.

2.1.7. Организация использования архивных документов.

2.1.8. Удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.2. В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. Составляет списки организаций - источников комплектования отдела и проводит систематическую работу по их уточнению.

2.2.2. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

2.2.3. Принимает документы постоянного (долговременного) хранения учреждений - источников комплектования и по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника и действовавших на территории муниципального образования "Велижский район".

2.2.4. Предоставляет в установленном порядке учетные данные в отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

2.2.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

2.2.6. Информирует органы местного самоуправления, учреждения и предприятия муниципального образования "Велижский район" Смоленской области о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

2.2.7. Ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в отделе и ведомственных архивах.

2.2.8. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования.

2.2.9. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму описи дел постоянного хранения.

2.2.10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму описи дел по личному составу.

2.2.11. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб для распространения их положительного опыта.

2.2.12. Оказывает организационно-методическую помощь и консультации по вопросам организации и методики работы с документами.

2.2.13. Организует работу пользователей с документами: исполняет их запросы на документную информацию.

2.2.14. Исполняет запросы и заявления социального правового и иного характера юридических и физических лиц с выдачей архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

2.2.15. Начальник архивного отдела проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, рассматривает заявления, предложения и жалобы.

2.2.16. Создает и совершенствует автоматизированные информационно-поисковые системы, проводит работу по внедрению программных комплексов.

2.2.17. Информирует Администрацию, отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях.

3. Права отдела

Отдел имеет право:

3.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей органов местного самоуправления, органов государственной власти, организаций информацию и материалы в части и объемах, необходимых для осуществления своих функций.

3.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.4. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Администрации, а также создавать собственные информационные банки данных.

3.5. Привлекать с согласия руководителей органов местного самоуправления специалистов этих органов к решению вопросов, входящих в компетенцию отдела.

3.6. Вносить на рассмотрение Главы муниципального образования "Велижский район" предложения и проекты правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.7. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования "Велижский район", обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.8. Принимать участие в служебных совещаниях, семинарах и других мероприятиях по вопросам, связанным с деятельностью отдела.

3.9. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.10. Разрабатывать методические материалы и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.11. Приобретать методическую, научно-исследовательскую литературу, периодические издания, программное обеспечение по вопросам, связанным с деятельностью отдела.

4. Организация деятельности отдела

4.1. Положение об отделе, структуре и штатное расписание утверждаются нормативным актом Администрации.

4.2. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением Администрации муниципального образования "Велижский район".

4.3. Начальник отдела замещает главную муниципальную должность муниципальной службы в Смоленской области.

4.4. Начальник отдела:

4.4.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.4.3. Согласовывает должностные инструкции по должностям отдела.

4.4.4. Подписывает в пределах своей компетенции служебную документацию.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.4.6. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед заместителем Главы и перед отделом по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

4.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы с учетом рекомендаций отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

4.6. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке.

Архивные фонды при реорганизации отдела передаются учреждению -правопреемнику. При его ликвидации и отсутствии правопреемника архивные документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Смоленской области.