Приложение. Правила делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
"Город Новодвинск"
от 8 сентября 2016 г. N 646-па

Приложение

Правила
делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"
(утв. постановлением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 1 февраля 2010 г. N 8)

Раздел 1. Общие положения

1. Настоящими Правилами устанавливается муниципальное правовое регулирование по вопросам организации делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Регламентом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденным решением 16-й сессии Городского Совета депутатов муниципального образования "Город Новодвинск" третьего созыва от 30.11.2006 N 99.

2. Для целей применения настоящих Правил используются следующие понятия и термины:

а) документирование - фиксация информации на материальных носителях;

б) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

в) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в соответствии с обязательными требованиями и включенный в документооборот;

г) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

д) реквизит документа - элемент документа, необходимый в соответствии с обязательными требованиями для его оформления и организации работы с ним;

е) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

ж) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

з) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

и) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера с использованием системы электронного документооборота или иных программно-технических средств;

к) номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

л) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

м) обязательные требования - требования нормативных правовых актов, технических регламентов, стандартов, правил и норм, применение которых является обязательным;

н) система электронного документооборота - автоматизированная информационная система "Naumen DMS", обеспечивающая создание, хранение и поиск документов, работу с журналами регистрации, контроль исполнения поручений и задач, автоматизацию и мониторинг процессов;

о) служба делопроизводства - отдел канцелярии управления организационно-правовой и кадровой работы администрации муниципального образования "Город Новодвинск";

п) должностное лицо, уполномоченное на организацию делопроизводства и документооборота, - заместитель главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам;

р) согласование документа - форма учета мнения лиц, участвующих в обсуждении документа (участников согласования), по вопросам целесообразности документа, его достоверности и обоснованности, правильности оформления и соответствия обязательным требованиям;

с) внутреннее согласование - согласование, участниками которого являются лица, замещающие должности в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (сотрудники администрации муниципального образования "Город Новодвинск");

т) внешнее согласование - согласование, участниками которого являются представители и должностные лица органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций;

у) исполнитель документа (исполнитель) - сотрудник администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (сотрудник), который подготовил (создал) документ, или которому поручено выполнение работы по документу;

ф) специалист по делопроизводству - сотрудник, назначенный ответственным за ведение делопроизводства в конкретном органе администрации муниципального образования "Город Новодвинск", структурном или внутриструктурном подразделении, либо сотрудник, назначенный ответственным за документационное обеспечение деятельности заместителя главы муниципального образования "Город Новодвинск" или иного должностного лица, замещающего высшую должность муниципальной службы в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Иные понятия и термины, используемые в настоящих Правилах, применяются в значении, установленном федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами.

3. К работе с отдельными видами документов настоящие Правила применяются в части, не противоречащей:

а) Порядку подготовки, внесения и рассмотрения проектов муниципальных правовых актов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденному постановлением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 13.08.2012 N 465-па, - при работе с муниципальными правовыми актами и их проектами;

б) Порядку ведения преддоговорной, договорной и претензионной работы в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденному распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 15.05.2009 N 207-р, - при работе с договорами, контрактами, соглашениями, их проектами и иными документами, связанными с ведением преддоговорной, договорной и претензионной работы;

в) Порядку подготовки, оформления, выдачи и регистрации в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" доверенностей на право совершения юридически значимых действий от имени муниципального образования "Город Новодвинск", главы муниципального образования "Город Новодвинск", а также администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и ее органов, наделенных правами юридического лица, утвержденному распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 29.12.2010 N 302-ра, - при работе с доверенностями и их проектами;

г) Правилам внутреннего трудового распорядка администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденным распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 01.04.2016 N 73-ра, - при работе с локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами, соглашениями и их проектами;

д) Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", утвержденному распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 28.05.2010 N 156-ра, - при работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

е) распоряжению администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 09.06.2009 N 251-р "О порядке организации работы с поступающими в администрацию муниципального образования "Город Новодвинск" процессуальными документами судов общей юрисдикции и арбитражных судов, запросами и актами прокурорского реагированиями, актами, предписаниями и представлениями органов и должностных лиц, осуществляющих государственный контроль и надзор, и материалами дел об административных правонарушениях" - при работе с извещениями, повестками, запросами, судебными актами и исполнительными листами судов общей юрисдикции и арбитражных судов; постановлениями и запросами судебных приставов-исполнителей; запросами, постановлениями, представлениями, протестами, требованиями и предостережениями органов прокуратуры; актами, предписаниями и представлениями органов и должностных лиц, осуществляющих государственный контроль и надзор; материалами дел об административных правонарушениях;

ж) распоряжению администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 09.06.2009 N 253-р "Об определении задач и функций органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по представлению интересов муниципального образования "Город Новодвинск", главы муниципального образования "Город Новодвинск", администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск") в судах общей юрисдикции и арбитражных судах" - при работе с процессуальными документами;

з) распоряжению администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 09.06.2009 N 252-р "О порядке рассмотрения в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" протестов, требований и представлений органов прокуратуры, частных определений и постановлений судов общей юрисдикции" - при работе с протестами, требованиями и представлениями органов прокуратуры, частными определениями и постановлениями судов общей юрисдикции;

и) Порядку организации работы администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по исполнению вступивших в законную силу судебных актов судов общей юрисдикции и арбитражных судов, исполнительных листов и иных исполнительных документов, утвержденному распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" от 05.07.2011 N 163-ра, - при работе с исполнительными документами;

к) административным регламентам предоставления государственных и муниципальных услуг - при работе с документами, поступающими или отправляемыми в связи с представлением государственных и муниципальных услуг;

л) административным регламентам осуществления муниципального контроля - при работе с документами, поступающими или отправляемыми в связи с выполнением административных процедур по муниципальному контролю.

4. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

5. В случае противоречия (коллизии) муниципального правового регулирования, установленного настоящими Правилами, нормативным правовым актам, имеющим большую юридическую силу, в том числе и тем, которые вступили в силу после введения в действие настоящих Правил, применяется правовое регулирование, установленное нормативными правовыми актами, имеющими большую юридическую силу.

6. В части, не урегулированной настоящими Правилами, применяется методическое руководство по ведению делопроизводства, утвержденное должностным лицом, уполномоченным на организацию делопроизводства и документооборота.

Раздел 2. Создание документов в администрации муниципального образования "Город Новодвинск". Согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

7. Документы, создаваемые в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A 4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны соответствовать как по форме, так и по содержанию обязательным требованиям (в том числе по составу реквизитов, их расположению и оформлению).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Бланки документов, используемых в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", разрабатываются службой делопроизводства на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются должностным лицом, уполномоченным на организацию делопроизводства и документооборота.

9. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Перечень реквизитов, порядок их размещения и использования в документах, создаваемых в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", определяются в соответствии с методическим руководством по ведению делопроизводства.

10. Документы, созданные в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", подлежат предварительному согласованию в случаях, установленных обязательными требованиями, и (или) если документ:

а) подлежит подписанию главой муниципального образования "Город Новодвинск", заместителем главы муниципального образования "Город Новодвинск" или иным должностным лицом, замещающим высшую должность муниципальной службы в администрации муниципального образования "Город Новодвинск";

б) содержит сведения, при использовании которых необходимы специальные познания в области технических наук, права, экономики, финансов;

в) адресован непосредственно должностным лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации (государственным органам Российской Федерации), должностным лицам, замещающим государственные должности Архангельской области (государственным органам Архангельской области), руководителям федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Архангельской области, органов местного самоуправления.

11. Сотрудники администрации муниципального образования "Город Новодвинск" принимают участие в процедуре внутреннего согласования документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", лишь в той мере, в которой такое участие необходимо и соответствует их должностным обязанностям (трудовой функции), предметам ведения, полномочиям, задачам и функциям органов и подразделений, в составе которых они состоят согласно штатному расписанию администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

12. Внутреннее согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", осуществляется в электронной форме с использованием системы электронного документооборота, а при отсутствии технической возможности - с использованием бумажного носителя.

13. Участниками внутреннего согласования являются:

а) непосредственный руководитель исполнителя документа;

б) должностные лица администрации муниципального образования "Город Новодвинск", сферу деятельности которых затрагивает документ, - руководители (заместители руководителей) органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", их структурных и внутриструктурных подразделений, советники (помощники) главы муниципального образования "Город Новодвинск", заместители главы муниципального образования "Город Новодвинск", иные должностные лица, замещающие высшие должности муниципальной службы в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

14. При использовании системы электронного документооборота внутреннее согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", проводится одновременно для всех участников такого согласования.

15. При проведении внутреннего согласования документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", с использованием бумажного носителя, последовательность такого согласования определяется в соответствии с пунктом 13 настоящих Правил.

16. Срок внутреннего согласования документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", устанавливается от 2 до 10 рабочих дней с учетом объема документа:

а) 1-3 страницы - не менее 2 рабочих дней;

б) 4-6 страниц - не менее 4 рабочих дней;

в) 7-10 страниц - не менее 5 рабочих дней;

г) свыше 10 страниц - не менее 8 рабочих дней.

При наличии объективных причин (в том числе в случаях, не терпящих отлагательства) срок согласования может быть сокращен до одного дня.

Срок согласования, необоснованно сокращенный исполнителем в нарушение настоящего пункта, не является нарушенным, если продолжительность согласования соответствовала срокам, предусмотренным настоящим пунктом.

17. Внешнее согласование документов, созданных в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Состав участников внешнего согласования и срок его проведения определяются с учетом обязательных требований.

Раздел 3. Требования к организации документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

18. В документообороте администрации муниципального образования "Город Новодвинск" выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

19. В администрации муниципального образования "Город Новодвинск" доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование сведений о доставке и отправке документов адресату.

20. Документы, поступающие в администрацию муниципального образования "Город Новодвинск", проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу на рассмотрение уполномоченным должностным лицам, после чего передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

21. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Электронная копия документа, подлежащего регистрации, размещается в системе электронного документооборота.

22. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

23. Зарегистрированные документы в день их регистрации или либо на следующий рабочий день передаются службой делопроизводства на рассмотрение:

а) главе муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения высших государственных должностных лиц, высших органов государственной власти, законодательных (представительных) органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения по вопросам международных и внешнеэкономических связей, межмуниципального сотрудничества, инвестиционной деятельности;

обращения органов государственной безопасности, следственных органов;

обращения органов, осуществляющих государственный (муниципальный) контроль и надзор;

обращения политических партий, иных общественных объединений;

обращения средств массовой информации, их редакций и журналистов;

уведомления о проведении публичных мероприятий, о проведении массовых мероприятий;

обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", их структурных и внутриструктурных подразделений, муниципальных служащих, замещающих должности в администрации муниципального образования "Город Новодвинск";

б) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по инфраструктурному развитию и жилищно-коммунальному хозяйству (начальнику управления инфраструктурного развития и жилищно-коммунального хозяйства) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам гражданской обороны, защиты от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности, безопасности людей на водных объектах;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам организации электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;

обращения организаций, осуществляющих деятельность в сфере управления многоквартирными домами (управляющих организаций, товариществ собственников жилья, жилищных кооперативов, иных специализированных потребительских кооперативов);

обращения садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан;

в) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по социальной политике (начальнику управления социальной политики) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам опеки и попечительства, образования, культуры, молодежной политики, спорта, туризма;

обращения образовательных организаций, медицинских организаций, организаций культуры, физкультурно-спортивных организаций;

обращения органов государственной власти, организаций, граждан по вопросам предоставления мер социальной поддержки;

г) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (начальнику управления организационно-правовой и кадровой работы) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов внутренних дел;

обращения избирательных комиссий;

обращения органов государственной власти по вопросам организации предоставления государственных и муниципальных услуг, осуществления государственных и муниципальных функций;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по вопросам муниципальной службы, кадровой работы, а также по вопросам наградной деятельности;

д) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по экономическому развитию и конкурентной политике (начальнику управления экономического развития и конкурентной политики) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения налоговых органов, антимонопольных органов, органов государственной статистики;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, осуществления закупок товаров, работ, услуг отдельными юридическим лицами;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам стратегического планирования;

е) начальнику финансового управления администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов казначейства, финансовых органов;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам межбюджетных отношений;

ж) председателю комитета по управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

документы о государственной регистрации возникновения, перехода или прекращения прав собственности и других вещных прав на муниципальное недвижимое имущество (включая жилые и нежилые помещения, здания и сооружения, земельные участки); ограничений (обременений) прав, в том числе сервитута, ипотеки, доверительного управления, аренды, оперативного управления, хозяйственного ведения; сделок с муниципальным недвижимым имуществом, подлежащих государственной регистрации;

уведомления о приостановлении, прекращении государственной регистрации прав в отношении муниципального недвижимого имущества и сделок с ним;

документы о государственном кадастровом учете объектов капитального строительства, земельных участков;

обращения муниципальных предприятий и учреждений по вопросам закрепления или изъятия муниципального имущества;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом и земельными ресурсами, а также по вопросам учета и приобретения бесхозяйного имущества, выморочного имущества;

з) начальнику юридического отдела администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов юстиции;

документы по вопросам ведения дел в судебных органах;

документы по вопросам исполнительного производства;

документы по вопросам мониторинга изменений законодательства Российской Федерации, законодательства Архангельской области и судебной практики;

и) руководителям органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

документы, адресованные указанным органам и (или) их должностным лицам;

документы по вопросам, относящимся к предметам ведения, полномочиям, задачам и функциям указанных органов в соответствии с положениями о них;

запросы о предоставлении указанными органами государственных и муниципальных услуг.

24. В случае, если содержание документа не позволяет однозначно определить должностное лицо, уполномоченное на его рассмотрение в соответствие с пунктом 23 настоящих Правил, вопрос о передачи такого документа на рассмотрение разрешается должностным лицом, уполномоченным на организацию делопроизводства и документооборота.

25. В случае, если содержание документа допускает возможность передачи его на рассмотрение одновременно нескольким должностным лицам, из числа указанных в пункте 23 настоящих Правил, рассмотрение данного документа передается одному из таких должностных лиц, а другим - направляется копия данного документа.

Для целей применения настоящего пункта, а также пункта 29 настоящих Правил копия документа может направляться с использованием системы электронного документооборота в виде электронной копии документа.

26. В случае, если после передачи документа в соответствии с пунктами 23-25 настоящих Правил будет установлено, что его рассмотрение относится к ведению другого должностного лица, такой документ безотлагательно передается по подведомственности соответствующему должностному лицу.

27. В случае, если постановка задач по исполнению документов, указанных в подпунктах "б"-"и" пункта 23 настоящих Правил (с учетом их особой важности и значимости), требует непосредственного участия главы муниципального образования "Город Новодвинск", документ передается на рассмотрение главе муниципального образования "Город Новодвинск" и исполняется в соответствии с его указаниями.

28. По результатам рассмотрения документа уполномоченное должностное лицо определяет из числа подчиненных ему сотрудников, обладающих необходимой квалификацией, исполнителя для выполнения работы по документу. С учетом характера и сложности работы, порученной исполнителю, могут быть определены также один или несколько соисполнителей. При этом исполнитель руководит деятельностью соисполнителей и несет ответственность за результаты их работы.

Выбор исполнителя и соисполнителей должен исключать возникновение или возможность возникновения конфликта интересов соответственно у исполнителя и соисполнителей.

29. Решение о выборе исполнителя и соисполнителей, а также указания по исполнению документа оформляются резолюцией уполномоченного должностного лица. Данная резолюция фиксируется на соответствующем документе или в виде отдельного поручения в электронной форме (в системе электронного документооборота) либо на бумажном носителе. После этого документ передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

По решению уполномоченного должностного лица выбор исполнителя и соисполнителей может быть поручен нижестоящему должностному лицу, которое при необходимости детализирует задачи по исполнению документа.

30. Работа по документу выполняется исполнителем и соисполнителями в соответствии с обязательными требованиями к составу, порядку и срокам совершения необходимых процедур и действий.

Непосредственный руководитель исполнителя осуществляет контроль за своевременностью и качеством выполнения работы по документу.

31. Документы, созданные в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", проверяются на соответствие требованиям к оформлению:

а) службой делопроизводства - в случае, если документ должен быть подписан главой муниципального образования "Город Новодвинск";

б) специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен) - в иных случаях.

По результатам проверки неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

32. Документы, созданные в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", после их подписания уполномоченным должностным лицом регистрируются:

а) службой делопроизводства - в случае, если документ подписан главой муниципального образования "Город Новодвинск";

б) специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа либо самим исполнителем документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен) - в иных случаях.

33. Электронные копии документов после их регистрации размещаются в системе электронного документооборота.

34. Отправка документов, указанных в пункте 32 настоящих Правил, осуществляется:

а) средствами почтовой связи, факсимильной связи - службой делопроизводства;

б) средствами электронной почты, иными средствами связи и доставки - специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа либо самим исполнителем документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен).

35. В случае, указанном в подпункте "а" пункта 34 настоящих Правил, служба делопроизводства с учетом объема отправляемой документации привлекает специалистов по делопроизводству или исполнителей документов к работе по подготовке к отправке соответствующих почтовых отправлений.

36. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

37. Учет в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" поступающих, создаваемых и отправляемых документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота или иных программно-технических средств.

Данные о движении документов в системе электронного документооборота обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе муниципального образования "Город Новодвинск".

Раздел 4. Документальный фонд администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

38. Образующиеся в процессе деятельности администрации муниципального образования "Город Новодвинск" документы образуют ее документальный фонд.

39. Формирование документального фонда администрации муниципального образования "Город Новодвинск" организуется службой делопроизводства посредством составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

40. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства в соответствии с обязательными требованиями и утверждается распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Номенклатура дел утверждается не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

41. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

42. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Выдача (изъятие) дел или документов из них по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, их должностных лиц, граждан осуществляется с разрешения главы муниципального образования "Город Новодвинск" или должностного лица, уполномоченного на организацию делопроизводства и документооборота, в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

В случае выдачи (изъятия) документа из дела постоянного хранения, в данное дело помещается надлежащим образом заверенная копия выданного (изъятого) документа и акт о причинах и основаниях выдачи (изъятия) подлинника.

После окончания срока использования дел (документов), выданных (изъятых) в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта, а также при миновании надобности, данные дела (документы) подлежат возврату, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

43. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в муниципальный архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению по истечении срока их хранения.

44. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

45. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения определяется в соответствии с методическим руководством по ведению делопроизводства.