Распоряжение мэра МО "Северодвинск" Архангельской области от 30 октября 2009 г. N 317-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Северодвинска" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение мэра МО "Северодвинск" от 30 октября 2009 г. N 317-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Северодвинска"

С изменениями и дополнениями от:

1 марта, 9 июля, 15 сентября 2010 г., 3 марта, 12 июля, 9 декабря 2011 г., 5 мая, 3 сентября 2012 г., 28 июня, 30 декабря 2013 г., 4 сентября 2017 г.

ГАРАНТ:

Текст документа приводится не полностью

В целях совершенствования работы с документами, повышения качества подготовки документов, улучшения организации делопроизводства в Администрации Северодвинска и органах Администрации:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска и ввести ее в действие с 1 ноября 2009 года.

2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра Северодвинска от 31.07.2002 N 451-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Северодвинска".

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата В.Н. Мошарева.

Мэр Северодвинска

М.А. Гмырин

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 30 декабря 2013 г. N 284-ра в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Северодвинска
(утв. распоряжением Мэра Северодвинска от 30 октября 2009 г. N 317-р)

С изменениями и дополнениями от:

1 марта, 9 июля, 15 сентября 2010 г., 3 марта, 12 июля, 9 декабря 2011 г., 5 мая, 3 сентября 2012 г., 28 июня, 30 декабря 2013 г., 4 сентября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Администрации Северодвинска (далее - Администрация) с целью обеспечения общего порядка, правил организации работы и сквозного контроля документов.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера.

Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством в сфере работы с документами и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной в Министерстве юстиции РФ 27 января 2006 г. N 7418, Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", с учетом требований Государственной системы документационного обеспечения, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2006 г., Регламента Администрации Северодвинска.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в Администрации возлагается на начальника отдела по документационному обеспечению Управления делами Администрации (далее - ОДО).

В отраслевых, функциональных и территориальных органах Администрации ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителей данных органов.

1.5. Требования по ведению делопроизводства обязательны для всех сотрудников Администрации. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Организация, ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленных требований работы с документами в отраслевых, функциональных и территориальных органах Администрации осуществляется сотрудниками, назначенными руководителями органов.

1.7. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.8. Регистрация документов, фиксация этапов процесса обработки документов и контроль исполнительской дисциплины производятся с обязательным использованием автоматизированной системы делопроизводства.

1.9. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в отраслевых, функциональных и территориальных органах Администрации, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.10. Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации, порядком разрешения вопросов (единоначальный и коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Администрацией, другими органами управления и организациями.

2. Порядок подготовки проектов муниципальных правовых актов

2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и Регламентом Администрации, утвержденным распоряжением Мэра Северодвинска от 12.12.2006 N 550-р (в редакции от 19.05.2009), настоящей Инструкцией.

2.2. В систему муниципальных правовых актов муниципального образования "Северодвинск" входят:

- Устав Северодвинска;

- решения местного референдума;

- решения Совета депутатов Северодвинска;

- постановления и распоряжения Председателя Совета депутатов Северодвинска;

- постановления и распоряжения Главы Северодвинска;

- постановления и распоряжения Администрации Северодвинска;

- правовые акты должностных лиц Администрации Северодвинска.

2.3. В системе муниципальных правовых актов Устав Северодвинска и решения местного референдума являются актами высшей юридической силы, имеют прямое действие на всей территории Северодвинска.

Иные муниципальные правовые акты не должны противоречить Уставу Северодвинска и решениям местного референдума.

2.4. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации осуществляется подготовка и оформление следующих муниципальных правовых актов:

- постановлений и распоряжений Главы Северодвинска;

- постановлений и распоряжений Администрации;

- распоряжений и приказов должностных лиц Администрации.

2.5. Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется должностными лицами или руководителями органов Администрации. Кроме того, инициаторами подготовки проектов может быть рабочая группа (комиссия), созданная из представителей разных подразделений Администрации, а также предприятий, государственных органов и общественных объединений.

Ответственность за качество подготовки муниципального правового акта несет автор документа.

К проектам прилагается лист согласования с визами согласующих сторон, а также списком органов и должностных лиц Администрации, организаций, предприятий, учреждений, которым рассылаются копии муниципального правового акта. Рассылка документов осуществляется строго в соответствии со списком, указанным в листе согласования автором проекта.

2.6. Глава Северодвинска в пределах своих полномочий, установленных законодательством, издает постановления и распоряжения Главы муниципального образования "Северодвинск" - Главы Северодвинска.

2.7. В форме постановлений Администрации Северодвинска Глава Северодвинска издает муниципальные правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Архангельской области.

2.8. В форме распоряжений Администрации Северодвинска Глава Северодвинска издает муниципальные правовые акты по вопросам организации деятельности Администрации Северодвинска.

2.9. В соответствии с Уставом Северодвинска в пределах своей компетенции должностными лицами Администрации издаются распоряжения и приказы.

В форме приказа должностного лица издаются правовые акты по вопросам организации деятельности органов Администрации.

3. Правила оформления проектов муниципальных правовых актов

При оформлении муниципальных правовых актов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки их с помощью средств вычислительной техники.

3.1. Проекты муниципальных правовых актов (постановления, распоряжения) Главы Северодвинска, Администрации Северодвинска, первых заместителей и заместителей Главы Администрации печатаются на продольных бланках установленной формы на листах бумаги формата А-4.

3.2. Бланк содержит следующие постоянные реквизиты для данного вида документа:

1) наименование "Российская Федерация" печатается строчными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, выравнивается по центру;

2) наименование "Архангельская область" печатается строчными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, размещается под первым реквизитом через один межстрочный интервал, выравнивается по центру;

3) наименование (полное или сокращенное) органа и (или) должностного лица, издающего муниципальный правовой акт:

при оформлении постановлений и распоряжений Главы Северодвинска и Администрации Северодвинска полное наименование органа отделяется от второго реквизита одной пустой строкой, печатается прописными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, выравнивается по центру;

при оформлении распоряжений заместителей (первых заместителей) Главы Администрации через одну пустую строку от второго реквизита печатается прописными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, выравнивается по центру сокращенное наименование "Администрация Северодвинска", под ним (через одну пустую строку) печатается строчными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, выравнивается по центру наименование соответствующей должности;

при оформлении распоряжений и приказов руководителей органов Администрации Северодвинска под реквизитом "Администрация Северодвинска" через одну пустую строку размещается полное наименование соответствующего органа Администрации Северодвинска, которое печатается строчными буквами, шрифт Times New Roman N 12 полужирный, выравнивается по центру;

4) вид муниципального правового акта (постановление, распоряжение, приказ) отделяется от предыдущего реквизита одной пустой строкой, печатается прописными буквами, шрифт Times New Roman N 14 полужирный, выравнивается по центру;

5) дата издания муниципального правового акта и его регистрационный номер отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатаются строчными буквами, шрифт Times New Roman N 12 обычный, выравниваются по левому краю:

дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта в документ печатается только обозначение месяца и года. Дата документа оформляется цифровым способом: число и месяц печатаются арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 25.06.2009;

номер документа проставляется при регистрации документа, печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового числа. Например: N 126. При регистрации распоряжений к номеру через дефис добавляются буквенные коды в соответствии с поисковой системой;

6) место издания муниципального правового акта: словосочетание "г. Северодвинск Архангельской области" печатается через один межстрочный интервал от предыдущего реквизита строчными буквами, шрифт Times New Roman N 10 обычный, выравнивается по левому краю;

7) заголовок муниципального правового акта печатается через одну пустую строку от предыдущего реквизита с прописной буквы, начинается со слова "О" или "Об", выравнивается по левому краю, содержит не более шести строк (не более 30 символов в каждой), шрифт Times New Roman N 12 полужирный. Точка в конце заголовка не ставится.

Образцы бланков муниципальных правовых актов и порядок расположения реквизитов на них приведены в приложении к настоящей Инструкции, образцы NN 4-13.

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

- верхнее устанавливается границами бланка - 20 мм;

- левое - 35 мм;

- правое - 10 мм;

- нижнее - 20 мм.

3.4. Текст отделяется от заголовка двумя пустыми строками. Текст документа печатается строго шрифтом Times New Roman от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Шрифт текста - N 12. Для оформления табличных материалов допускается шрифт N 10.

3.5. Текстовая часть муниципального правового акта может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

В тексте проекта муниципального правового акта при использовании ссылки на иной нормативно-правовой акт указывается только его вид, дата принятия, номер и наименование.

Например: В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

В постановляющей (распорядительной) части в качестве исполнителей указываются организации, структурные подразделения Администрации или конкретные должностные лица.

В последнем пункте постановляющей (распорядительной) части указывается наименование должности лица, на которое возлагается контроль за исполнением.

Например:

1. Отделу по связям со средствами массовой информации Администрации Северодвинска опубликовать (обнародовать) настоящее постановление.

2. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата.

3.6. Преамбула в постановлениях Главы Северодвинска и Администрации Северодвинска завершается словом "Постановляю", которое печатается полужирным шрифтом N 12 с левого края текстового поля прописными буквами. Слово "Постановляю" отделяется от текста преамбулы одной пустой строкой.

В распоряжениях преамбула завершается двоеточием.

3.7. Постановляющая часть текста проекта постановления отделяется от слова "Постановляю" одной пустой строкой и печатается с красной строки, с прописной буквы.

Распорядительная часть текста проекта распоряжения отделяется от преамбулы одной пустой строкой.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут иметь подпункты. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Например: 1.1.; 1.2.; 1.3. и т.д. Текст после точки печатается с прописной буквы и заканчивается точкой. Если в тексте есть абзацы, разделенные дефисом, то текст печатается со строчной буквы и завершается точкой с запятой.

Если постановляющая (распорядительная) часть состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

При оформлении муниципального правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами. При наличии приложения (-ний) к муниципальному правовому акту листы приложения нумеруются отдельно, номер на первом листе не проставляется.

3.8. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а расшифровка подписи - инициалы и фамилия подписавшего документ - у правой границы текстового поля.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии, между которыми ставится пробел. Например: М.А. Гмырин.

3.9. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы и др.

Приложения к проектам печатаются на отдельных листах бумаги и визируются автором данного проекта. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений.

Если в тексте муниципального правового акта делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал дается ссылка на постановление либо распоряжение Главы Северодвинска. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение N к постановлению Главы Северодвинска от 14.09.2009 N 45

Каждое приложение должно начинаться с нового листа.

При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату и номер. Слово "Утверждено" или "Утвержден" в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, план - Утвержден.

3.10. В отсутствие Главы Северодвинска (отпуск, командировка и т.д.) издаваемые муниципальные правовые акты подписываются лицом, его замещающим.

Например:

И.о. Главы Северодвинска

3.11. В левом нижнем углу от границы текстового поля или на обороте листа в проектах муниципальных правовых актов и в приложениях к ним указываются данные исполнителя: фамилия, инициалы, телефон - шрифтом N 10.

3.12. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул) должен содержать имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, фамилию и инициалы специалиста, печатавшего документ.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Администрации, ее отраслевых, функциональных, территориальных органов.

Проекты распоряжений готовят и вносят руководители отраслевых, функциональных, территориальных органов Администрации на основании поручений Главы Северодвинска, его заместителей или в инициативном порядке.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит отдел кадров Управления организации муниципальной службы Администрации на основании соответствующих представлений.

4.2. Приказы, распоряжения руководителей органов Администрации оформляются аналогично распоряжениям Главы Северодвинска.

4.2.1. При подготовке проектов приказов, распоряжений руководителей органов Администрации должны строго соблюдаться требования стандартов на организационно-распорядительную документацию, основных положений ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.

4.2.2. Обеспечение качества подготовки приказов, распоряжений и согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей данных органов Администрации.

4.2.3. Соблюдение требований к оформлению проектов приказов и распоряжений руководителей органов Администрации является обязанностью сотрудников, ответственных за делопроизводство в данных органах Администрации.

4.2.4. Приказы и распоряжения по кадровым вопросам регистрируются отдельно от приказов и распоряжений по основной деятельности данного органа Администрации в соответствии с номенклатурой дел для данного органа.

Регистрация документов в автоматизированной системе делопроизводства производится в соответствии с видом данного документа.

4.3. Протоколы.

4.3.1. Протокол - это документ, в котором в полной форме фиксируется ход обсуждения вопросов, составленный на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: Председатель или Председательствующий, секретарь. Присутствовали (подчеркивается) - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "текст выступления прилагается". Текст постановления (решения) в протоколе печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании). Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, фамилии и инициалы присутствующих.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано, размером шрифта N 12 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.5. Протоколы печатаются на стандартных бланках формата А-4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа; слово "протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 13 и выравнивается по центру;

- вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита одной пустой строкой, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания (совещания) указывается при оформлении протокола в том случае, если заседание проходит не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)" и выравнивается с левой границы текстового поля;

- дата и номер протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложении к настоящей Инструкции, образцы NN 41, 42.

Гриф (пометка ограниченного доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола шрифтом N 12, номер экземпляра печатается ниже грифа через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к нему.

При оформлении протокола на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами. Приложения к протоколу нумеруются отдельно.

4.3.6. Протоколы должны оформляться в течение 3-5 дней после проведения совещания. Сроки исполнения принятых решений определяются со дня проведения совещания.

4.3.7. Протоколы совещания оформляются ответственным за делопроизводство или назначенным секретарем и учитываются в базе данных "Протоколы". Подлинник протокола подшивается в дело того органа Администрации, где он оформлялся.

4.3.8. Контроль исполнения протоколов аналогичен контролю распорядительных документов и осуществляется лицом, ведущим регистрацию протоколов.

4.4. Служебные письма.

4.4.1. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Главы Северодвинска, заместителей (первых заместителей) Главы Администрации;

- как исполнение поручений Главы Северодвинска по рассмотрению обращений граждан;

- как сопроводительные письма к проектам муниципальных правовых актов;

- как ответы на запросы организаций и граждан;

- как инициативные письма.

Не допускается установление в письмах нормативных правовых норм.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов Администрации.

4.4.3. Подготовка служебных писем осуществляется в MS Word, служебные письма сохраняются в формате, совместимом с Word 97-2003.

Для подготовки служебных писем используется шрифт Times New Roman (обычный стиль), шрифт N 12.

4.4.4. Служебные письма оформляются на стандартных угловых бланках (формат А-4 или А-5).

Для подготовки служебного письма исполнитель должен использовать образцы, расположенные в каталоге U:\Общие документы\Бланки.

4.4.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.

4.4.6. Обращение к адресату отделяется от реквизита "название документа" двумя пустыми строками, выравнивается по центру.

Текст письма отделяется от обращения одной пустой строкой, печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста двумя-тремя пустыми строками.

В левом нижнем углу от границы текстового поля или на обороте листа (если не позволяет объем текста) указываются данные исполнителя: фамилия, инициалы, телефон - шрифт N 10.

4.4.7. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Не допускается оформление текста служебного письма на оборотной стороне листа.

4.4.8. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Комитет по управлению муниципальным имуществом и земельным отношениям рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.9. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Справка о... на 4 л. в 2 экз. 2. Проект... на 5 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.4.9. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается муниципальными правовыми актами.

Образцы писем Главы Северодвинска, начальника органа Администрации приведены в приложении к настоящей Инструкции, образцы NN 39, 40.

4.5. Договоры и соглашения.

4.5.1. Согласование и подписание договоров (соглашений):

1) подготовка договоров (соглашений) к подписанию, проверка деловой репутации другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится ответственным исполнителем;

2) поступивший в Администрацию Северодвинска проект договора (соглашения) в соответствии с резолюцией Главы Северодвинска (первого заместителя, заместителя Главы Администрации) передается для обеспечения оперативного рассмотрения и согласования ответственному исполнителю;

3) для согласования проекта договора (соглашения) представляются следующие документы:

- подлинные экземпляры проекта договора (соглашения) с указанными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к договору (соглашению) определяются при подготовке договора (соглашения);

- копии устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации, а также при необходимости - лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

- обоснование необходимости заключения договора.

В зависимости от вида заключаемого договора (соглашения) могут быть затребованы и иные документы;

4) процессу согласования проекта договора (соглашения) предшествует его визирование исполнителем документа (с указанием фамилии, инициалов и телефона на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу);

5) проект договора (соглашения) подлежит обязательному согласованию:

- с первым заместителем, заместителем Главы Администрации, в компетенции которого находится круг рассматриваемых вопросов и в подчинении которого находится структурное подразделение - ответственный исполнитель;

- с Правовым управлением Администрации (правовая экспертиза);

- с Финансовым управлением, Отделом бухгалтерского учета и отчетности Администрации при заключении договоров (соглашений), предполагающих использование бюджетных средств;

- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов.

Ответственность за полноту согласования проекта договора (соглашения) возлагается на ответственного исполнителя;

6) при проведении правовой экспертизы специалист Правового управления Администрации осуществляет согласование проекта договора (соглашения) и при наличии замечаний, установленных противоречиях законодательству готовит правовое заключение. Наличие замечаний отражается Правовым управлением в листе согласований;

7) замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта договора (соглашения), оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются";

8) согласующие визы должностных лиц Администрации (кроме случаев полистного визирования) проставляются в листе согласования договора (соглашения);

9) договоры (соглашения), предусматривающие использование бюджетных средств, подписанные первыми заместителями, заместителями Главы Администрации от имени Администрации Северодвинска, представляются Главе Северодвинска в 5-дневный срок с момента подписания;

10) после прохождения процедуры согласования надлежаще оформленный проект договора (соглашения) представляется на подпись Главе Северодвинска либо уполномоченному им на то должностному лицу;

11) изменения и дополнения к договорам (соглашениям) вносятся по взаимному согласию сторон путем заключения дополнительных соглашений. Принятие и подписание дополнительных соглашений осуществляется в том же порядке, что и принятие и подписание самого договора (соглашения).

4.5.2. Основные требования к оформлению договоров (соглашений):

1) содержание проекта договора (соглашения) и его оформление должно соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации;

2) проект договора (соглашения) изготавливается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников договора (соглашения), на стандартных листах бумаги формата А-4.

Все страницы договора (соглашения) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля;

3) подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

В случае если второй стороной договора (соглашения) является физическое или юридическое лицо, то подписание договора представителем данной стороны предшествует подписанию Главой Северодвинска (уполномоченным должностным лицом).

Если второй стороной договора (соглашения) является орган исполнительной власти Архангельской области или орган местного самоуправления, то подписание договора (соглашения) Главой Северодвинска (уполномоченным должностным лицом) предшествует подписи представителя органа исполнительной власти Архангельской области;

4) подпись на договоре (соглашении) Главы Северодвинска или уполномоченного им лица заверяется гербовой печатью Администрации;

5) подписанный договор (соглашение) подлежит регистрации. Ответственность за направление договора (соглашения) на регистрацию возлагается на ответственного исполнителя;

6) регистрационный номер договора (соглашения) составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис) и размещается в продолжение строки со словом "Договор" ("Соглашение").

Дата подписания договора (соглашения) проставляется ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом, является единой для договаривающихся сторон и определяется датой подписания документа последней стороной;

7) регистрационный номер договора (соглашения), присваиваемый отделом по документационному обеспечению Управления делами Администрации, состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

При регистрации дополнительных соглашений к фактически заключенному договору (соглашению) им присваивается номер, состоящий из номера основного договора, литеры "д" и порядкового номера соглашения (например, N 19/Д-1);

8) регистрационный учет договоров (соглашений) ведется в журналах (в учетных формах) уполномоченных на то структурных подразделений;

9) подписанный представителями сторон договор (соглашение) направляется ответственным исполнителем в ОДО, где подпись Главы Северодвинска или уполномоченного им лица скрепляется гербовой печатью, а договор (соглашение) вносится в журнал регистрации;

10) договоры (соглашения), заключенные от имени Администрации руководителем органа Администрации в соответствии с делегированным Главой Северодвинска правом, регистрируются и хранятся в данном органе Администрации;

11) информация об изменении сроков исполнения договоров (соглашений), исполнении договоров (соглашений) представляется исполнителями в ОДО. Ответственность за своевременное представление и достоверность информации несут ответственные исполнители.

4.5.3. Хранение договоров (соглашений):

1) хранение подлинников договоров (соглашений), заключаемых Главой Северодвинска либо уполномоченными им в соответствии с делегированием полномочий заместителями Главы Администрации и включенных в журнал регистрации договоров (соглашений) Администрации, осуществляет ОДО;

2) надлежаще оформленные подлинники договоров (соглашений) формируются в дела, срок и порядок хранения которых устанавливается в соответствии с номенклатурой дел.

5. Оформление бланков и реквизитов в процессе подготовки документов

5.1. Бланки

5.1.1. Документы Администрации должны оформляться на бланках установленной формы и иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В Администрации Северодвинска в зависимости от расположения реквизитов используются два вида бланков - угловой и продольный.

На продольном бланке оформляются муниципальные правовые акты, протоколы заседаний комиссий, аппаратных совещаний, рабочих групп и т.д.

На продольном и угловом бланках оформляются служебные письма, архивные справки.

5.1.2. Бланки документов оформляются на стандартных листах бумаги форматом А-4 (210x297 мм), А-5 (148x210 мм).

При подготовке бланков документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 10 (для оформления отдельных реквизитов), 12, 14.

5.1.3. В Администрации применяются следующие бланки:

- общий бланк Администрации Северодвинска;

- бланк муниципального правового акта;

- бланки служебных писем (продольный и угловой).

Формы бланков, применяемых в Администрации, утверждаются Главой Северодвинска по представлению Управления делами Администрации (Приложение к настоящей Инструкции). Образцы бланков размещены в каталоге U:\Общие документы\Бланки.

5.2. Реквизиты

При подготовке документов сотрудники Администрации обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Реквизит 01 "Государственный герб Российской Федерации".

Вместо Реквизита 01 при оформлении документов Администрации Северодвинска применяется словосочетание "Российская Федерация".

5.2.2. Реквизит 02 "Герб субъекта Российской Федерации".

Вместо Реквизита 02 при оформлении документов Администрации Северодвинска применяется словосочетание "Архангельская область".

5.2.3. Реквизиты 03 "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", 04 "Код организации" при оформлении документов Администрации Северодвинска не используются.

5.2.4. Реквизит 05 "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица".

Реквизит 05 проставляется на угловом бланке органа Администрации Северодвинска, имеющего статус юридического лица, в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

5.2.5. Реквизит 06 "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)".

Реквизит 06 проставляется на угловом бланке органа Администрации Северодвинска, имеющего статус юридического лица, в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

5.2.6. Реквизит 07 "Код формы документа" при оформлении документов Администрации Северодвинска не используется.

5.2.7. Реквизит 08 "Наименование организации".

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Полное наименование - Администрация муниципального образования "Северодвинск".

Сокращенное наименование - Администрация Северодвинска.

5.2.8. Реквизит 09 "Справочные данные об организации".

Реквизит 09 содержит сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об Администрации Северодвинска, органах Администрации включают почтовый адрес; место нахождения; номер телефона; номера телефаксов; адрес электронной почты. По решению руководителя органа Администрации справочные данные об органе могут содержать номера счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер (ИНН/КПП).

5.2.9. Реквизит 10 "Наименование вида документа".

Наименование вида документа, составленного организацией, должно быть определено Уставом (положением об органе Администрации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, протокол и т.д. Муниципальные правовые акты издаются со следующими названиями: постановление, распоряжение, приказ.

5.2.10. Реквизит 11 "Дата документа".

Датой документа является дата его подписания (муниципальные правовые акты, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждения документа (регламент, план, отчет, инструкция) - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Способ написания даты цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (19.07.2009).

5.2.11. Реквизит 12 "Регистрационный номер документа".

Регистрационный номер документа - это цифровое обозначение, присваемое документу при его регистрации. Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителе.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

5.2.12. Реквизит 13 "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

5.2.13. Реквизит 14 "Место составления или издания документа".

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя общепринятые сокращения.

5.2.14. Реквизит 15 "Адресат".

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Например:

Департамент образования Архангельской области

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору ОАО "ПО "Севмаш" Н.Я. Калистратову

или

ЗАО "Союзспецодежда" Главному бухгалтеру В.М. Кочетовой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строчку "Адресата" по отношению к самой длинной строке.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Администрация Северодвинска Управление делами Л.А. Королевой

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Авиакомпания "Аэрофлот-Норд" коммерческому директору Ю.Ю. Петрову ул. Северная, дом 4 г. Архангельск, 163053

В таком же порядке происходит написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Каштановой В.А. ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г. Котлас Архангельская обл., 164694

5.2.15. Реквизит 16 "Гриф утверждения документа".

Утверждению подлежат:

- акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел и т.д.);

- инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности и т.д.);

- положения (о структурном подразделении и т.д.);

- программы, планы;

- сметы, уставы и т.д. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Глава Северодвинска ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 25.05.2009

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распоряжением, постановлением Главы Северодвинска.

Например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением Главы Северодвинска от 25.05.2009

5.2.16. Реквизит 17 "Резолюция".

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Поручение должно быть конкретным, выполнимым, руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

Например:

Осипову Н.А. Решите вопрос положительно. личная подпись дата

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция прикрепляется, и вместе с ним подшивается в дело.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

5.2.17. Реквизит 18 "Заголовок к тексту".

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно отражать содержание текста, отвечать на вопрос "О чем?": "О выделении...", "Об утверждении..." и не должен превышать по объему 6 строк (каждая из которых не более 30 знаков).

Заголовок составляется лицом, подготовившим проект документа.

5.2.18. Реквизит 19 "Отметка о контроле".

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии со сроками, обозначенными в документе или резолюции должностного лица.

Отметка о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о постановке на контроль проставляется в правом верхнем поле документа.

5.2.19. Реквизит 20 "Текст документа".

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти и организации, находящиеся на территории Северодвинска, территории Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

5.2.20. Реквизит 21 "Отметка о наличии приложения".

В приложении к муниципальному правовому акту (постановлению, распоряжению, приказу) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты, регистрационного номера.

5.2.21. Реквизит 22 "Подпись".

Документы, направляемые в высшие федеральные, областные органы представительной и судебной власти, подписываются Главой Северодвинска или, по его поручению, первыми заместителями или заместителями Главы Администрации.

При оформлении документа, направляемого в несколько адресов вышестоящим органам, или совместного документа, издаваемого от имени нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документов.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Главой Северодвинска, первыми заместителями, заместителями Главы Администрации или руководителями структурных подразделений Администрации в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

В отсутствие Главы Северодвинска (отпуск, командировка и т.д.) документы подписываются лицом, его замещающим. Подпись оформляется следующим образом: "И.о. Главы Северодвинска". Указание в данном случае на занимаемую фактическую должность является излишним.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагаются на одном уровне.

5.2.22. Реквизит 23 "Гриф согласования документа".

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам или ранее принятым решениям.

Как правило, срок согласования проектов документов в организациях не должен превышать трех дней. Проект организационно-распорядительного документа (распоряжения) без приложения согласовывается в течение одного дня, с приложением - в течение двух дней. После согласования со структурными подразделениями Администрации проект проходит лингвистическую проверку в ОДО.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО Глава Северодвинска ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 26.03.2009 СОГЛАСОВАНО распоряжением Главы Северодвинска от 26.03.2009 N 195-р

5.2.23. Реквизит 24 "Визы согласования документа".

Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласование или несогласие должностного лица Администрации с содержанием документа (далее - визы).

Согласование документа оформляется визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник Управления здравоохранения Личная подпись Л.И. Меньшикова Дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

5.2.24. Реквизит 25 "Оттиск печати".

Оттиск гербовой печати в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

При использовании оттиска гербовой печати необходимо руководствоваться Порядком организации работы по хранению и использованию гербовой печати Администрации Северодвинска, утвержденным распоряжением Главы Северодвинска от 05.03.2009 N 66-р, в приложении к которому содержится перечень документов, заверяемых оттиском гербовой печати.

5.2.25. Реквизит 26 "Отметка о заверении копии".

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия является аналогом подлинника документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Специалист 1 категории Отдела... Дата

Личная подпись

Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять оттиском печати, определяемой по усмотрению должностного лица.

5.2.26. Реквизит 27 "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом N 10. Отметка включает фамилию (Ф.И.О.) исполнителя, номер телефона.

Например:

Максимова Н.С. 21780

5.2.27. Реквизит 28 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться этот документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, или руководителем органа Администрации, или должностным лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.

5.2.28. Реквизит 29 "Отметка о поступлении документа в организацию".

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

5.2.29. Реквизит 30 "Идентификатор электронной копии документа".

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, установленные в Администрации и органах Администрации.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до полного исполнения или отправки образует документооборот.

В документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

6.1.1. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в Администрации, регламентируются данной Инструкцией, Регламентом Администрации, положениями об органах Администрации и должностными инструкциями их сотрудников.

6.1.2. Созданные в Администрации муниципальные правовые и организационно-распорядительные акты регистрируются в ОДО в день подписания или утверждения и вводятся в систему электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело") на регистрационные карточки (далее - РК) по видам деятельности в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел. Регистрацию и рассылку муниципальных правовых актов производят специалисты ОДО в соответствии с должностными обязанностями.

6.1.3. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в Администрации, должны отвечать требованиям Инструкции.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Администрацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Организация работы с документами и другой корреспонденцией, поступающей в Администрацию

6.3.1. Документы, поступающие в Администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Главой Северодвинска (первыми заместителями, заместителями Главы Администрации) и направляются исполнителям.

6.3.2. Вся поступившая корреспонденция: документы органов государственной власти РФ и Архангельской области, а также документы и письма, поступившие в Администрацию, в адрес Главы Северодвинска, первых заместителей и заместителей Главы Администрации, в день поступления регистрируется в ОДО, заносится в базу данных "Входящие документы" системы "Дело" и в тот же день направляется указанным должностным лицам. На регистрируемых документах проставляется штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

6.3.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Администрации.

6.3.4. Предварительный просмотр документов, адресованных Главе Северодвинска, их содержание, наличие приложений, пояснительных записок, справок осуществляют начальник ОДО и советник Главы Северодвинска, который представляет документы Главе Северодвинска для визирования.

Предварительный просмотр документов, адресованных первым заместителям, заместителям Главы Администрации, осуществляют специалисты ОДО, закрепленные за соответствующими приемными.

Корреспонденция, поступившая в адрес органов Администрации и их структурных подразделений, направляется по назначению без предварительного рассмотрения.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан;

- связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Остальные конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

6.3.5. Документы, поступившие по факсу, направляются Главе Северодвинска (через советника Главы Северодвинска), первым заместителям, заместителям Главы Администрации, руководителям органов Администрации незамедлительно.

6.3.6. После рассмотрения входящих документов соответствующим должностным лицом и их визирования документы передаются в ОДО.

6.3.7. Соответствующий специалист ОДО вносит информацию о всех входящих документах в соответствующую базу данных системы "Дело" на карточки, резолюцию соответствующего должностного лица, ответственного исполнителя и соисполнителей (если документ поручается исполнить нескольким лицам), предписываемые действия (поручения), сроки исполнения, отметку о постановке на контроль (при необходимости), дату контроля.

6.3.8. После внесения резолюции в систему "Дело" подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, копии документов - соисполнителям и специалисту ОДО, ответственному за контроль исполнения документов.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

6.3.11. Проверка исполнения по срокам поставленных на контроль документов и поручений по ним производится сотрудниками ОДО.

6.3.12. Ответственный исполнитель обязан в течение трех дней уведомить соисполнителей о содержании документа и поручении, данном руководителем.

6.3.13. По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представить все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения и подготовки ответа.

6.3.14. Если текст контролируемого документа содержит несколько пунктов (поручений, мероприятий), относящихся к деятельности Администрации, на контроль берется каждый пункт документа.

6.3.15. Передача подлинника документа на исполнение из одного органа Администрации в другое производится с разрешения лица, давшего поручение, и только с пометкой о смене исполнителя в системе "Дело".

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые Администрацией и органами Администрации, передаются почтовой и электронной связью.

Документы, подписанные Главой Северодвинска, первыми заместителями, заместителями Главы Администрации, регистрируются и рассылаются специалистами ОДО; документы, подписанные руководителями органов Администрации, - соответствующими работниками, ответственными за делопроизводство.

Органы Администрации не имеют права отправлять документы, подписанные Главой Северодвинска, первым заместителем (заместителями) Главы Администрации. Заверять документы могут специалисты, ответственные за делопроизводство в тех органах Администрации, где находятся подлинники документов.

6.4.2. Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснения (постановления, распоряжения, приказы, планы мероприятий и т.д.), рассылаются без сопроводительных писем.

6.4.3. До передачи документов на отправку сотрудник ОДО или специалист органа Администрации, ответственный за делопроизводство, обязан:

- тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного адреса, наличие подписей, виз и приложений;

- на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, каждый экземпляр письма должен быть подписан;

- поставить на документах исходящий номер;

- в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать дату и номер документа, на который дается ответ;

- заверить копию отправляемого документа, которая подшивается в дело.

6.4.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

6.5. Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан

6.5.1. Обращения граждан подлежат рассмотрению в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.5.2. Делопроизводство по обращениям граждан в Администрации ведется отдельно от других видов делопроизводства специалистом ОДО, на которого возложена организация работы с обращениями граждан.

6.5.3. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в регистрационных карточках системы "Дело" в течение трех дней с момента поступления в Администрацию. Обращению присваивается входящий номер, который состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера.

6.5.4. Зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение соответствующему должностному лицу, которое должно дать поручение по обращениям в виде резолюции или сопроводительного письма.

6.5.5. Внесение поручений Главы Северодвинска, должностных лиц Администрации в системе "Дело" осуществляют соответствующие специалисты ОДО. Дальнейший ход исполнения поручения в системе "Дело" осуществляют специалисты органов Администрации, где рассматриваются обращения, на которых возложена ответственность за осуществление электронного документооборота.

6.5.6. Обращения с резолюцией или с сопроводительным письмом направляются на исполнение руководителям органов Администрации. Руководители обязаны принимать личное участие в рассмотрении обращений, выносить обоснованные решения по ним, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений.

За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица местного самоуправления несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.5.7. При поручении рассмотрения обращения нескольким исполнителям ответственным за исполнение и подготовку ответа является первый из указанных в резолюции.

6.5.8. Все обращения, направленные на исполнение в органы Администрации, ставятся на контроль специалистом по организации работы с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие из федеральных и областных органов государственной власти, от депутатов Государственной думы, областного Собрания, Совета депутатов Северодвинска и других организаций, ставятся на особый контроль.

6.5.9. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

6.5.10. Передача зарегистрированных обращений из одного органа Администрации в другой производится через специалиста по организации работы с обращениями граждан.

6.5.11. Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации его в Администрации. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы руководитель или должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив гражданина, направившего обращение.

6.5.12. Сведения о ходе исполнения обращения (решение о продлении срока, доклад руководителю, запросы в другие органы и т.д.) вносятся в регистрационную карточку системы "Дело".

6.5.13. Ответ на обращение, поступившее в Администрацию, подписывается Главой Северодвинска или, по его поручению, должностными лицами Администрации по заведованию и направляется по адресу, указанному в обращении.

Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его гражданина, если в обращении не оговорено конкретное лицо, в адрес которого подлежит дать ответ.

Ответ на обращение отправляется специалистом по организации работы с обращениями граждан. Исходящим номером отправляемого ответа является входящий номер обращения.

6.5.14. Представленные гражданином дополнительные документы и материалы к обращению по просьбе заявителя возвращаются.

6.5.15. Обращения остаются на контроле до окончательного рассмотрения. Обращение считается рассмотренным, если дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, приняты меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.

Обращение снимается с контроля Главой Северодвинска или заместителями Главы Администрации. В системе "Дело" обращения снимаются с контроля специалистом ОДО, на которого возложена организация работы с обращениями граждан.

6.5.16. Личный прием граждан Главой Северодвинска, первыми заместителями и заместителями Главы Администрации проводится по предварительной записи по графику, утвержденному распоряжением Главы Северодвинска.

6.5.17. Граждане, записавшиеся на прием, регистрируются в карточке личного приема в системе "Дело".

6.5.18. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. С согласия гражданина ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, в остальных случаях дается письменный ответ.

6.5.19. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Инструкцией.

6.5.20. Все обращения и ответы на них формируются в дела по регистрационным номерам и срокам хранения документов в соответствии с Номенклатурой дел Администрации Северодвинска.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Ответственность за прием электронной почты возлагается приказом начальника Управления делами на специалиста ОДО.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

6.6.5. При приеме и передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А-4, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи принимается после подписания руководителем органа;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи подшиваются в дело с пометкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы и передаются на регистрацию в ОДО, где вносятся в систему "Дело" с последующей передачей адресатам в день их приема, срочные - немедленно. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в Администрации, осуществляется руководителем Управления делами или руководителем органа, в котором установлена факсимильная техника.

6.7. Порядок прохождения внутренних документов

6.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, на этапе подписания - поступающих документов.

6.7.2. Оформленные документы после их согласования и проверки правильности оформления передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

6.7.3. Передача документов между органами Администрации осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей пометкой в РК системы "Дело" и регистрационном журнале.

РК внутреннего документа заводится в том органе Администрации, где создается данный документ, лицом, ответственным за делопроизводство. Контроль за исполнением, движением и списанием документа в дело остается за лицом, ответственным за делопроизводство.

6.7.4. Внутренние документы, включенные в перечни, утвержденные распоряжением первого заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата от 20.01.2012 N 2-рпз "Об утверждении Перечня видов документов" и распоряжением Администрации Северодвинска от 11.11.2011 N 282-ра "О комплексе мер по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности в Администрации Северодвинска", подписываются в электронном виде электронной подписью.

6.7.5. В электронный документ (тип файла - Microsoft Word) исполнитель вносит дату и номер регистрации документа, прикрепляет его к регистрационной карточке в СЭД "Дело", после чего электронный документ подписывается электронной подписью и направляется адресату.

6.7.6. При работе с электронной подписью необходимо руководствоваться Порядком использования электронной подписи в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Администрации Северодвинска, утвержденным распоряжением Администрации Северодвинска от 08.02.2012 N 48-ра.".

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители органов Администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в течение 2 дней, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа Администрации выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Администрации или руководителям органов Администрации, подготовку к пересылке адресату.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, о датах промежуточного исполнения, о датах и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения депутатов различных уровней осуществляются органами Администрации и их структурными подразделениями в соответствии с законодательством РФ.

6.9.2. В качестве обращения рассматривается письмо, напечатанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

6.9.3. При обращении депутата в Администрацию должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лица безотлагательно дают на это обращение ответ и предоставляют запрашиваемые документы. А при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должен дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются лицом, ответственным за делопроизводство, в соответствии с установленным порядком работы с поступившими документами.

6.9.5. В органах Администрации и их структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указанием руководства Администрации оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях - проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.6. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.10. Порядок подготовки и согласования проектов решений Совета депутатов Северодвинска.

Порядок подготовки и согласования проектов решений Совета депутатов Северодвинска осуществляется в соответствии с Регламентом Совета депутатов Северодвинска и Регламентом Администрации Северодвинска.

Формы сопроводительного письма Главы Северодвинска о направлении проекта решения Совета депутатов Северодвинска для рассмотрения в Совет депутатов Северодвинска (ф-1) и листа согласования проекта решения Совета депутатов Северодвинска, вносимого Главой Северодвинска (ф-2), представлены в Приложении к настоящей Инструкции (образцы N 55, 56).

7. Порядок регистрации и учета документов в администрации

7.1. Учет и регистрация исходящих документов

7.1.1. Информация обо всех исходящих документах заносится в соответствующую базу данных системы "Дело" согласно определенным правилам.

7.1.2. При регистрации в системе "Дело" документам присваивается статус:

- если документ подготовлен непосредственно в Администрации - присваивается статус "Инициативный исходящий";

- если документ является ответом на какой-либо входящий документ, ему присваивается статус "Исходящий ответ" и документ присоединяется к документу, ответом на который он дается.

7.1.3. Специалисты, работающие в системе "Дело", обязаны проверить правильность оформления документа и заполнение электронной карточки базы данных и только после этого поставить исходящий номер на документ.

7.2. Учет и регистрация муниципальных правовых актов

7.2.1. Информация обо всех муниципальных правовых актах заносится в соответствующую базу данных системы "Дело".

7.2.2. Исполнитель, подготовивший муниципальный правовой акт, после получения из ОДО копии документа вносит в электронный вариант дату и номер регистрации и посылает по электронной почте по адресу officedoc@adm.severodvinsk.ru. Имя файла должно состоять из вида документа и его номера, например: постановление N 25, распоряжение N 25-р. Электронный вариант документа со всеми приложениями должен быть оформлен как единый файл. Файл с электронным вариантом документа прикрепляется специалистом ОДО к РК в системе "Дело".

7.2.3. Регистрация и обработка постановлений, распоряжений, приказов, контроль исполнительской дисциплины в системе "Дело" ведется как по документу в целом, так и отдельно по составляющим его пунктам (поручениям).

7.2.4. Регистрация переписки по исполнению пунктов постановлений, решений, распоряжений, протоколов ведется в обязательном порядке в соответствующих базах данных документов с привязкой к соответствующим муниципальным правовым актам и распорядительным документам с присвоением им статуса "Входящие ответы" или "Исходящие ответы".

7.3. Организация работы по подготовке и предоставлению информации в прокуратуру г. Северодвинска

7.3.1. Муниципальные правовые акты направляются в прокуратуру г. Северодвинска отделом по документационному обеспечению Управления делами.

7.3.2. Работа по подготовке информации для направления в прокуратуру включает в себя:

- формирование перечня муниципальных актов, подлежащих отправке;

- подготовку копий муниципальных правовых актов, подлежащих отправке.

7.3.3. Муниципальные правовые акты, подлежащие включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Архангельской области, предоставляются в прокуратуру г. Северодвинска еженедельно, каждую среду, в электронном виде и на бумажном носителе в виде официально заверенных копий. Иные муниципальные правовые акты предоставляются в электронном виде ежемесячно, не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем их принятия.

7.4. Формирование информации для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Архангельской области

7.4.1. Формирование информации для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Архангельской области осуществляется на основании Порядка формирования информации для включения в регистр муниципальных правовых актов Архангельской области, утвержденного постановлением Главы Северодвинска от 24.08.2009 N 224.

8. Контроль исполнения поручений

8.1. Контроль за исполнением поручений устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документах вопросов.

8.2. В Администрации подлежат контролю:

- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях и других документах вышестоящих государственных органов, нормативных актах Совета депутатов Северодвинска;

- поручения и указания Губернатора Архангельской области, Главы Северодвинска, первого заместителя и заместителей Главы Администрации.

Контролю исполнения подлежат муниципальные правовые акты Администрации, в которых указаны конкретные поручения, сроки исполнения и исполнители.

Контролю исполнения также подлежат все требующие ответа служебные документы, которые регистрируются в ОДО.

8.2.1. Поручения Главы Северодвинска, первого заместителя и заместителей Главы Администрации оформляются на бланках писем Главы Северодвинска, Администрации Северодвинска со словом "Поручение" или в виде резолюций. Поручения могут оформляться в виде перечней поручений.

8.3. Контроль за исполнением поручений включает:

- постановку документа на контроль в системе "Дело";

- своевременное доведение документа до исполнителя;

- предварительную проверку исполнения документа;

- учет, анализ и обобщение результатов исполнения документа по существу поставленных в документе вопросов (поручений), срокам исполнения и качеству оформления документа;

- своевременное информирование лица, издавшего или поставившего документ на контроль, о ходе и результатах исполнения поручения;

- снятие документа с контроля.

8.4. Документами особого контроля являются служебные документы с отметкой "Контроль". На особый контроль может быть поставлен весь документ или отдельный пункт документа.

Если на документе нет отметки "Контроль", но он требует ответа, такой документ также подлежит контролю исполнения.

8.5. Контроль за исполнением документов, поступивших в Администрацию, осуществляется непосредственно Главой Северодвинска либо по его поручению первыми заместителями и заместителями Главы Администрации.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений Главы Северодвинска осуществляют первые заместители и заместители Главы Администрации в соответствии с разграничением компетенции.

Контроль за исполнением распоряжений первых заместителей и заместителей Главы Администрации осуществляют руководители органов Администрации и их структурных подразделений, поручения которым содержатся в тексте документов.

Организацию работы по контролю за исполнением поручений в Администрации осуществляет первый заместитель Главы Администрации - руководитель аппарата, указания которого по этому вопросу являются обязательными для всех должностных лиц и органов Администрации.

8.6. Оперативный контроль хода исполнения поручений осуществляют специалисты ОДО.

После рассмотрения документов Главой Северодвинска, определения исполнителей и сроков исполнения специалист по регистрации входящей и исходящей корреспонденции заносит в РК документа резолюцию с указанием, кому поручается исполнение, содержание поручения, сроки исполнения.

В случае когда исполнение контролируемого документа возложено на несколько органов Администрации и (или) должностных лиц, ответственным за исполнение считается тот из них, который в резолюции указан первым. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документа.

Ответственность за своевременное исполнение документов несут руководители органов Администрации Северодвинска, контроль исполнения документов осуществляют делопроизводители или лица, ответственные за документооборот соответствующего органа Администрации Северодвинска.

Документы с резолюцией Главы, заместителей Главы Администрации, зарегистрированные в Управлении делами и направленные в органы Администрации Северодвинска, а также внутренние документы за подписью руководителей органов Администрации Северодвинска, содержащие визу Главы, заместителей Главы Администрации и подлежащие, в соответствии с визой, контролю, ставят на контроль специалисты ОДО Управления делами. Контролируют исполнение данных документов и направляют обобщенные результаты исполнения еженедельно в ОДО Управления делами делопроизводители и лица, ответственные за документооборот в органах Администрации Северодвинска.

Специалисты Управления делами осуществляют контроль исполнения документов, зарегистрированных в Центральной картотеке СЭД "Дело", а также внутренних документов за подписью руководителей органов Администрации Северодвинска, содержащих визу Главы, заместителей Главы Администрации и подлежащих контролю. Снятие с контроля производят специалисты ОДО Управления делами в соответствии с отчетами и связками об исполнении документа в СЭД "Дело".

Исполнители и (или) делопроизводители органов Администрации Северодвинска обязаны отмечать ход исполнения документов в СЭД "Дело".

Документы, поступающие на имя руководителей органов Администрации Северодвинска, регистрируются и контролируются специалистами соответствующего органа Администрации Северодвинска.

8.7. Срок исполнения документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и объединений граждан исчисляется с момента их регистрации в Администрации Северодвинска и не должен превышать 30 дней, если в тексте самого документа или в резолюции к документу не указан иной срок исполнения. Продление срока рассмотрения обращений вышеуказанных лиц возможно в исключительных случаях и не более чем на 30 дней после уведомления заявителя о продлении срока.

Сроки исполнения постановлений, распоряжений, поручений Главы Северодвинска, первых заместителей, заместителей Главы Администрации указываются в текстах самих документов. В случае если в поручении не определен срок его исполнения, срок исполнения устанавливается не позднее 30 дней со дня регистрации поручения.

8.8. Сроки исполнения документов, если они не определены в самом документе или в резолюции руководства, следующие:

- поручений Президента и Правительства Российской Федерации, Губернатора и Правительства Архангельской области, писем-поручений и писем-запросов федеральных органов государственной власти и государственного управления - не позднее 30 дней со дня регистрации в Администрации;

- обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Архангельского областного Собрания депутатов, депутатов Совета депутатов Северодвинска - не позднее 30 дней, не требующих дополнительного изучения и проверки - безотлагательно. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом РФ "О государственной тайне".

8.9. Продление сроков исполнения документов осуществляется Главой Северодвинска или, по его поручению, первым заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата на основании мотивированной письменной информации, представленной заместителями Главы Администрации.

Продление сроков исполнения распоряжений заместителей Главы Администрации производится с согласия лица, издавшего распоряжение, на основании справки (информации) ответственного исполнителя.

Сведения о продлении сроков исполнения документов заносятся в РК документа.

8.10. Утратил силу. - Распоряжение администрации МО "Северодвинск" от 30 декабря 2013 г. N 284-ра.

Информация об изменениях:

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.11. ОДО за 2-3 дня до истечения срока исполнения контрольного документа направляет ответственному исполнителю напоминание об истечении срока исполнения и представлении информации, о чем делает отметку в контрольной карточке.

Ответственные исполнители обязаны представлять информацию о выполнении документов в ОДО на имя должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа, до истечения контрольного срока.

8.12. При необходимости изменения срока исполнения поручения руководитель структурного подразделения или должностное лицо, ответственное за его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет должностному лицу, издавшему или поставившему документ на контроль, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменение срока может производиться исключительно с согласия должностного лица, издавшего или поставившего документ на контроль.

8.13. Основанием для снятия документа с контроля является справка (информация) о выполнении поручения, установленного документом.

Снятие с контроля документов осуществляется Главой Северодвинска либо по его поручению первым заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата на основании справки или информации об исполнении документа, представляемой заместителями Главы Администрации или руководителями органов Администрации.

Решение о снятии с контроля распоряжений первых заместителей и заместителей Главы Администрации принимает должностное лицо, издавшее документ.

Сведения о снятии с контроля документов заносятся в РК, сведения по исполненным документам проставляются в РК с отметкой "В дело". Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.

8.14. Еженедельно Управление делами представляет Главе, первому заместителю Главы Администрации - руководителю аппарата аналитическую справку о ходе исполнения контрольных документов.

9. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, создаваемых в делопроизводстве Администрации, отраслевых, функциональных и территориальных органах Администрации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом муниципального образования "Северодвинск", структурой Администрации, положениями Администрации, отраслевых, функциональных, территориальных органов Администрации, Перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы.

9.1.3. Номенклатура дел Администрации составляется специалистом ОДО. В отраслевых, функциональных и территориальных органах Администрации и их структурных подразделениях номенклатуру составляют сотрудники, ответственные за делопроизводство.

9.1.4. Номенклатура дел составляется по установленной форме в соответствии с Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, на основе изучения состава и содержания документов, образовавшихся в деятельности Администрации и органов Администрации.

Номенклатура дел в Администрации, органах Администрации составляется, согласовывается с экспертной комиссией Администрации или ЭК органа Администрации, согласовывается с экспертной проверочной комиссией Архивного отдела Администрации и утверждается Главой Северодвинска или руководителем органа Администрации до 10 декабря предшествующего года.

9.1.5. Номенклатура дел в Администрации, органах Администрации ежегодно уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается Главой Северодвинска или руководителем органа Администрации.

В каждом разделе номенклатуры дел резервируются номера для вновь заводимых дел.

Вновь созданное самостоятельное структурное подразделение в 30-дневный срок со дня утверждения Положения о подразделении разрабатывает номенклатуру дел и предоставляет ее в ОДО.

9.1.6. Номенклатура дел согласовывается с Архивным отделом Администрации не реже одного раза в пять лет.

В случае изменения функций и структуры Администрации разрабатывается новая номенклатура дел, согласовывается и утверждается.

9.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия утвержденных органов Администрации. При отсутствии структурного деления номенклатура дел строится по функциональной схеме, и названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.

9.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с Основными Правилами работы органов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

9.1.9. По окончании года в номенклатуру вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Органы Администрации, документы которых поступают на постоянное хранение, передают итоговые сведения в Архивный отдел Администрации.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - это группировка и систематизация исполненных документов внутри дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.2. Дела формируются в отделе по документационному обеспечению Управления делами Администрации, органах Администрации.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок передаваться исполнителем должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении органа Администрации, для формирования их в дела.

9.2.4. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с указанием номера тома (части).

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения руководства по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

9.2.7. Дела Администрации, органов Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами, ответственными за делопроизводство в органах Администрации.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя в деле;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- подшивку или переплет дела.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления (Муниципальное образование "Северодвинск"); наименование органа Администрации; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

В целях обеспечения сохранности в деле и закрепления порядка расположения их документов все листы, кроме внутренней описи и листа заверителя, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

9.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Допускается дела временного хранения хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

9.3. Оперативное хранение документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования.

9.3.2. Руководители органов Администрации и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела должны находиться в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в вертикальном положении, корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Заверенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в ведомственный архив.

9.3.3. Выдача дел из ведомственного архива во временное пользование в органы Администрации производится с разрешения начальника ОДО.

Выдача дел сотрудникам Администрации осуществляется под расписку.

Учет выданных документов ведется в журнале, где указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы Северодвинска с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на хранение в Архивный отдел Администрации.

Для хранения документов постоянного и временного сроков хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органах Администрации создаются ведомственные архивы и назначаются ответственные за архив.

Подготовку документов к передаче на хранение в Архивный отдел Администрации обеспечивают сотрудники, ответственные за делопроизводство и ведомственный архив в органах Администрации.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в Архивный отдел Администрации.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), при необходимости экспертные комиссии создаются в органах Администрации.

10.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Главой Северодвинска и руководителями органов Администрации (для ЭК структурного подразделения).

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах Администрации сотрудниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в Архивный отдел Администрации; отбор документов с временным сроком хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. Описи дел органов Администрации, передающих документы на постоянное хранение, составляются по установленной форме и представляются в Архивный отдел Администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.12. Описательная статья описи дел органа Администрации включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

10.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п.

10.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.15. Описи дел органов Администрации составляются в 4 экземплярах, три из которых передаются с делами в Архивный отдел Администрации, а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

10.1.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК структурных подразделений одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются Главой Северодвинска только после согласования их экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Администрации Архангельской области. После этого структурные подразделения Администрации имеют право уничтожать дела, включенные в акт, в соответствии с установленным порядком.

10.1.17. Документы Администрации, ее самостоятельных структурных подразделений, входящие в состав Архивного Фонда Архангельской области, находятся на ведомственном хранении 5 лет и передаются на постоянное хранение в Архивный отдел Администрации по утвержденному графику.

Документы временного срока хранения передаче в Архивный отдел не подлежат. Они хранятся в ведомственных архивах органов Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11. Правила работы в системе электронного документооборота "дело"

11.1. Общие положения

11.1.1. Настоящие Правила устанавливают общие требования к порядку работы с документами и обращениями граждан для сотрудников Администрации с использованием системы "Дело".

11.1.2. СЭД "Дело" функционирует на базе компьютерной сети Администрации.

11.1.3. Организационно-методическое руководство по использованию системы "Дело" осуществляют Отдел информационного обеспечения Администрации и ОДО.

11.1.4. СЭД "Дело" позволяет осуществлять регистрацию документов, автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за своевременным исполнением поручений, получать отчеты по документообороту.

11.1.5. СЭД "Дело" предназначена для регистрации документов, содержащих информацию открытого характера, и обращений граждан, поступивших в Администрацию.

11.1.6. Администратор/технолог системы "Дело" назначается из числа сотрудников Отдела информационного обеспечения.

11.1.7. Администратор/технолог системы "Дело" выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре Администрации, по актуализации и проверке общих справочников системы, консультирует пользователей системы "Дело".

11.1.8. Администратор/технолог системы "Дело" устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места сотрудников органов Администрации, ответственных за ведение делопроизводства, обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.

Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.

11.1.9. Ответственность за организацию использования системы "Дело" в органах Администрации возлагается на руководителей.

11.1.10. Руководителям и должностным лицам Администрации для работы с регистрационными карточками (РК) документов и просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота "Дело Web".

11.1.11. В системе "Дело" предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой РК ведется протокол изменений основного раздела РК, протоколы изменений множественных реквизитов РК и протоколы изменений поручений.

В протокол записываются:

дата и время выполнения операции;

название операции;

Ф.И.О. пользователя, выполнившего операцию.

11.2. Хранение информации в системе "Дело"

11.2.1. Основной единицей хранения информации в системе "Дело" является РК документа. Существуют три вида РК документов:

РК входящих документов;

РК исходящих и внутренних документов;

РК обращений граждан.

Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.

11.2.2. Совокупность РК документов образует картотеку. В системе "Дело" созданы центральная картотека документов и локальные картотеки документов структурного подразделения, ведущего свой внутренний документооборот.

11.2.3. Вместе с РК документа в системе "Дело" может хранится и его электронный образ (файл с текстом, графическим изображением).

11.2.4. Документ регистрируется в единой базе данных системы "Дело" только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

11.2.5. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе "Дело".

11.2.6. Для должностных лиц Администрации, обладающих правом давать поручения, в каждой картотеке созданы "Кабинеты". Должностное лицо именуется при этом владельцем "Кабинета". Каждый "Кабинет" содержит папки документов: "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "На рассмотрении", "На визировании". Такая организация информации в системе "Дело" позволяет выделить документы, направленные конкретным владельцам "Кабинетов", и повысить оперативность их обработки.

11.2.7. В картотеках Администрации и ее органах РК документа появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - "Переслать РК" или "Отметить отправку", а также после ввода резолюций руководства.

11.2.8. Если документ направлен при массовой рассылке в структурные органы Администрации и/или должностным лицам, не имеющим "Кабинетов", сотрудник может найти и обработать РК документа, используя режим поиска по номеру РК документа или по любым другим реквизитам.

11.2.9. Если документ направлен владельцу "Кабинета", РК документа появляется в папке "Поступившие" этого "Кабинета".

11.2.10. Электронные документы подлежат хранению в электронной форме в соответствии с Основными правилами работы архивов, одобренными решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

11.3. Группы документов, обрабатываемых в системе "Дело"

11.3.1. Документооборот составляют входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан.

11.3.2. Регистрируемые в системе "Дело" документы подразделяются на основные группы:

"Входящие документы";

"Исходящие и внутренние документы";

"Обращения граждан".

"Проекты документов".

11.3.3. Группа "Входящие документы" предназначена для описания документов, поступающих в Администрацию.

11.3.4. Группа "Исходящие и внутренние документы" предназначена для описания документов, исходящих из Администрации, и внутренних документов.

РК документа каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.

11.3.5. Группа "Обращения граждан" предназначена для описания поступающих обращений граждан.

11.3.6. СЭД "Дело" допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:

группа "Входящие документы" разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);

группа "Исходящие и внутренние документы" разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).

11.4. Виды работ, выполняемых в системе "Дело"

Регистрация входящих документов

11.4.1. Регистрация входящих документов на имя Главы Северодвинска, первых заместителей и заместителей Главы Администрации осуществляется ОДО в центральной картотеке.

Входящие документы органов Администрации и их структурных подразделений регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство, в своих картотеках.

Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически.

11.4.2. Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа.

11.4.3. После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК документа.

11.4.4. В центральной картотеке Администрации после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК документа в картотеки органов Администрации и/или в "Кабинеты" должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

Регистрация исходящих и внутренних документов

11.4.5. В системе "Дело" осуществляется регистрация следующих исходящих и внутренних документов:

постановления Главы Северодвинска;

распоряжения Главы Северодвинска;

постановления Администрации Северодвинска;

распоряжения Администрации Северодвинска;

распоряжения первых заместителей и заместителей Главы Администрации;

исходящие документы Администрации Северодвинска;

исходящие документы органов Администрации.

11.4.6. Регистрация исходящих и входящих документов на имя Главы Северодвинска, первых заместителей и заместителей Главы Администрации, а также муниципальных правовых актов (распоряжений и постановлений) осуществляется в ОДО. Номер исходящего документа присваивается автоматически.

В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.

11.4.7. Заполнение в РК документа поля "Связки" является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы "Дело".

11.4.8. При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле "Адресат" и проставляется отметка об отправке РК документа.

Регистрация обращений граждан

11.4.9. Регистрация обращений граждан, поступающих в Администрацию, осуществляется в ОДО в локальной сети отдела.

11.4.10. Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в орган Администрации, производится в картотеке этого органа.

11.4.11. Регистрационные номера обращений граждан состоят из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера обращения в пределах календарного года.

11.4.12. При регистрации документа, поступившего в орган Администрации из ОДО, в поле "Примечание" РК документа обязательно указывается присвоенный номер.

11.4.13. Граждане, записавшиеся на личный прием Главы Северодвинска, первых заместителей и заместителей Главы Администрации, регистрируются в РК личного приема в системе "Дело", регистрационный номер которой состоит из букв "лп" и порядкового номера.

Регистрация проектов документов

11.4.14. Электронному согласованию в СЭД "Дело" подлежат проекты муниципальных правовых актов, не содержащие персональных данных.

11.4.15. Проект документа регистрируется ответственным исполнителем органа Администрации, представившим проект на согласование, в папке "Управление проектами".

Регистрационные номера проектов документов формируются автоматически, в зависимости от выбранного вида документа.

11.4.16. При заполнении реквизитов РК проекта документа необходимо соблюдать следующие требования:

В поле "Исполнитель" первым указывается фактический автор данного документа, вторым исполнителем - руководитель органа Администрации, вносящего проект на согласование.

В поле "Примечания" указывается рабочий номер телефона автора проекта.

В поле "Содержание" вносится заголовок муниципального правового акта.

В раздел "Файлы" прикрепляются:

- электронный проект документа (тип файла - Microsoft Word 2000-2003);

- приложения к проекту документа при наличии (тип файла - Microsoft Word 2000-2003, Microsoft Excel 2000-2003). Каждое приложение прикрепляется отдельным файлом;

- сканированная копия пояснительной записки, подписанной руководителем органа Администрации;

- документы по подготовке.

11.4.17. Ход электронного согласования проектов документов состоит в следующем:

- через СЭД "Дело" РК проекта документа направляется способом параллельной рассылки на 3 рабочих дня визирующим лицам. Начальнику Правового управления РК проекта документа направляется после визирования начальниками органов Администрации;

- при наличии замечаний от визирующих сторон и необходимости внесения изменений в проект документа исполнитель создает новую версию проекта документа и повторно согласовывает ее со всеми визирующими сторонами;

- после согласования проекта документа в СЭД "Дело" органами Администрации, в том числе Правовым управлением, исполнитель формирует бумажный пакет документов проекта, который включает в себя: проект постановления или распоряжения, пояснительную записку, документы по подготовке проекта, в том числе антикоррупционное заключение Правового управления, лист согласования, протокол согласования, выведенный из СЭД "Дело";

- исполнитель собирает подписи в лист согласования у всех визирующих должностных лиц. Последним из руководителей органов Администрации визирует лист согласования проекта начальник Правового управления. До направления проекта в Правовое управление проект должен пройти проверку в ОДО Управления делами на соответствие нормам орфографии, пунктуации, грамматики современного русского языка;

- бумажный пакет документов проекта исполнитель передает в приемные заместителей Главы Администрации, подписи которых требуются для согласования данного проекта документа. Одновременно в РК проекта документа исполнитель добавляет фамилии данных руководителей в список визирующих лиц, выбирая порядок рассылки "По очереди";

- согласованные проекты муниципальных правовых актов исполнитель направляет в Управление делами для представления на подпись должностному лицу, от имени которого подготовлен проект.

11.4.18. В случае если документ подлежит опубликованию в СМИ, автор обязан по окончании процедуры электронного согласования предоставить на подписание начальнику соответствующего органа Администрации электронной подписью (далее - ЭП) последнюю согласованную версию с приложениями.

Руководитель органа Администрации Северодвинска на этапе постановки завершающей записи в лист согласования проекта документов на бумажном носителе параллельно подписывает электронной подписью вариант электронного проекта документа с приложениями, подтверждая этим, что именно данная версия будет направлена на бумажном носителе на подпись Главе Северодвинска, заместителям Главы Администрации и в дальнейшем подлежит опубликованию.

Если документ имеет несколько приложений, он подлежит архивированию (в формате ZIP), а затем подписанию ЭП.

После подписания документ на бумажном носителе поступает в Управление делами на регистрацию, при этом специалистом ОДО автоматизировано создается РК документа на основе РК проекта документа. Специалист Управления делами прикрепляет зарегистрированный сканированный образ документа в формате PDF с подписью руководителя.

После этого РК документа, в соответствии с указанной в листе согласования рассылкой, направляется через СЭД "Дело" в органы Администрации Северодвинска и должностным лицам, в том числе и в Отдел по связям со СМИ для опубликования.

Специалист Отдела по связям со СМИ для опубликования использует файлы в формате DOC, XLS, подписанные ЭП, а также файлы в формате JPG (без сжатия), если документ представляет собой графическое изображение.

В случае если документ не подлежит электронному согласованию, поскольку содержит персональные данные, но подлежит публикации, после подписания направляется исполнителем в электронном виде (формат DOC, XLS, JPG), с занесенными в документ реквизитами (датой и номером), на внешнем носителе (флэш-карта, диск) в Отдел по связям со СМИ Администрации Северодвинска.

Ответственность за окончательный вариант, соответствующий подписанному экземпляру документа, и заверение его ЭП возлагается на исполнителя документа.

11.5. Ввод резолюций (поручений)

11.5.1. Резолюции (поручения) Главы Северодвинска вводятся в РК документа центральной картотеки сотрудниками ОДО.

Резолюции (поручения) первых заместителей, заместителей Главы Администрации вводятся специалистами ОДО в соответствии с бумажным оригиналом.

11.5.2. При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:

                 /-------------------------------\

                 |       Глава Северодвинска     |

                 \-------------------------------/

                                 |

                 /-------------------------------\

                 |      Первые заместители,      |

                 |заместители Главы Администрации|

                 \-------------------------------/

                                 |

                 /-------------------------------\

                 |     Руководители органов      |

                 |  Администрации Северодвинска  |

                 \-------------------------------/

                                 |

                 /-------------------------------\

                 |   Заместители руководителей   |

                 |  органов, начальники отделов  |

                 \-------------------------------/

11.5.3. Резолюции (поручения) руководителя органа Администрации вводятся в РК документа сотрудниками, ответственными за делопроизводство органа.

11.5.4. При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит "Плановая дата исполнения".

11.5.5. После ввода резолюции (поручения) в системе "Дело" автоматически осуществляется пересылка РК документа в картотеку соответствующего органа Администрации или в "Кабинет" должностного лица.

11.5.6. Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком "!". Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.

11.6. Подготовка проектов резолюций

11.6.1. Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом "Ввод резолюций" от имени должностных лиц.

11.6.2. Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном "Резолюция".

В этом случае обязательным для заполнения является только поле "Автор".

После ввода проекта резолюции РК документа автоматически копируется в папку "У руководства" того "Кабинета", владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле "Автор".

11.6.3. В РК документа проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.

11.6.4. После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК документа исполнителям.

11.7. Контроль за исполнением поручений

11.7.1. Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе "Дело" при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле "Плановая дата" срока его исполнения.

РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета "К".

11.7.2. Руководители органов Администрации могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

11.7.3. При постановке документа с поручением на контроль в системе "Дело" его регистрационная карточка появляется в папке "На контроле" того "Кабинета", владельцем которого является автор (контролер) поручения.

Доступ к папке "На контроле" в картотеках имеют сотрудники органов Администрации, ответственные за делопроизводство, сотрудники ОДО и руководители органов Администрации.

11.7.4. Сотрудники ОДО систематически просматривают папки "На контроле" и "На исполнении", рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов по установленной форме исполнителям и информируют руководство о ходе исполнения поручений.

11.7.5. Справка-напоминание формируется на основании данных конкретной картотеки с помощью функции "Отчетные формы" в системе "Дело".

11.7.6. Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам ОДО для внесения ее в РК документов в поле "Отчет исполнителя".

11.7.7. Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе "Дело" в связке с контрольным документом, то в поле "Отчет исполнителя" следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя может быть прикреплен электронный образ документа (файл).

11.7.8. Если поручение дано нескольким органам Администрации, то сводный отчет об исполнении документа составляется тем органом, которое является ответственным исполнителем.

11.7.9. При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле "Ход исполнения" делается соответствующая запись и корректируется поле "Плановая дата" или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

11.7.10. Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником ОДО путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля "Основание для снятия с контроля".

11.7.11. Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю "Отчет исполнителя" имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений. Доступ к полям "Плановая дата", "Ход исполнения", "Основание для снятия с контроля", "Фактическая дата" имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.

11.7.12. Сотрудники ОДО могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы "Дело". Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

11.8. Списание документов в дело, подготовка к оформлению дел, подлежащих передаче на хранение в архив

11.8.1. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В "Журнал передачи" добавляется запись "Списан в дело" и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации и органов Администрации.

11.9. Формирование отчетов

11.9.1. Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.

11.9.2. Отчет "Сведения о документообороте" содержит данные об объеме документооборота по группам документов за необходимый период времени.

11.9.3. В центральной картотеке Администрации и картотеках органов Администрации может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры.

11.10. Поиск документов и обращений граждан, зарегистрированных в системе "Дело"

11.10.1. Функция поиска предназначена для отбора РК документов и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы "Дело" осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ. Поиск осуществляется по любым реквизитам РК документов или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

11.10.2. Пользователь системы "Дело" имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

11.10.3. Результатом поиска является список РК документов или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. СЭД "Дело" предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11.12. Работа с функцией "Кабинеты" системы "Дело"

11.12.1. Функция "Кабинеты" используется для работы с документами, требующими исполнения.

11.12.2. "Кабинет" - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному "Кабинету".

Все приписанные к "Кабинету" должностные лица называются владельцами "Кабинета". Должностное лицо может быть владельцем только одного "Кабинета".

11.12.3. Доступ к тому или иному "Кабинету" и отдельным папкам этого "Кабинета" предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

11.12.4. В функции "Кабинеты" РК исполняемых документов распределены по папкам "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении".

Для работы с проектами документов используются папки "Управление проектами", "На визировании", "На подписи".

11.12.5. В папке "Поступившие" находятся РК документов, которые уже поступили в "Кабинет", но еще не приняты к исполнению.

При поступлении документа на бумажном носителе или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК документа, необходимо переместить РК документа в папку "На исполнении" (принять к исполнению).

11.12.6. В папке "На контроле" находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего "Кабинета".

11.12.7. Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки "Кабинета", исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

11.12.8. Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

11.13. Ведение справочников системы

11.13.1. Основу системы "Дело" составляют справочники, обеспечивающие функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник "Пользователи" задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

11.13.2. Структуру справочников определяет администратор/технолог системы "Дело". Сотрудник, ответственный за делопроизводство в УОМС, осуществляет ведение справочника внутренних адресатов системы "Дело", а сотрудники ОДО - справочников внешних адресатов ("Организации", "Граждане").

11.13.3. Добавление записей в справочники "Организации" и "Граждане" выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа "Адресат", если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

При вводе нового значения в справочник необходимо предварительно убедиться в отсутствии данного адресата в справочнике для исключения дублирования.

11.13.4. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в Администрации и органах Администрации, обязаны своевременно предоставлять информацию о кадровых изменениях в органах Администрации для корректировки справочников.

Информация об изменениях:

Распоряжением первого заместителя главы администрации МО "Северодвинск" от 4 сентября 2017 г. N 196-рпз в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Северодвинска,
утвержденной распоряжением
Мэра Северодвинска
от 30 октября 2009 г. N 317-р

Образцы
оформления документов

С изменениями и дополнениями от:

9 июля 2010 г., 3 марта 2011 г., 5 мая 2012 г., 28 июня 2013 г., 4 сентября 2017 г.

1. Образцы NN 1А, 1Б. Схемы расположения реквизитов документов (рис. 1, 2).

2. Образец N 2. Состав реквизитов документов.

3. Образец N 3. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Администрации Северодвинска.

4. Образец N 4. Бланк постановления Главы Северодвинска.

5. Образец N 5. Бланк распоряжения Главы Северодвинска.

6. Образец N 6. Бланк постановления Администрации Северодвинска.

7. Образец N 7. Бланк распоряжения Администрации Северодвинска.

8. Образец N 8. Бланк распоряжения первого заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата.

9. Образец N 9. Бланк распоряжения первого заместителя Главы Администрации по городскому хозяйству.

10. Образец N 10. Бланк распоряжения заместителя Главы Администрации по социальным вопросам.

11. Образец N 11. Бланк распоряжения заместителя Главы Администрации по финансово-экономическим вопросам.

12. Образец N 12. Постановление Главы Северодвинска (с разметкой).

13. Образец N 13. Распоряжение Главы Северодвинска (с разметкой).

14. Образец N 14. Приказ начальника органа Администрации Северодвинска.

15. Образец N 15. Угловой бланк письма Главы Северодвинска.

16. Образец N 16. Угловой бланк письма Администрации Северодвинска.

17. Образец N 17. Угловой бланк письма Административной комиссии.

18. Образец N 18. Угловой бланк письма Комитета ЖКХ, ТиС.

19. Образец N 19. Угловой бланк письма Архивного отдела.

20. Образец N 20. Угловой бланк письма Территориальной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

21. Образец N 21. Угловой бланк письма КУМИиЗО.

22. Образец N 22. Угловой бланк письма Отдела геодезии и геоинформационных систем.

23. Образец N 23. Угловой бланк письма Отдела гражданской защиты.

24. Образец N 24. Угловой бланк письма Отдела по связям со СМИ.

25. Образец N 25. Угловой бланк письма Отдела физкультуры и спорта.

26. Образец N 26. Угловой бланк письма Отдела экологии и природопользования.

27. Образец N 27. Угловой бланк письма Отдела бухгалтерского учета и отчетности.

28. Образец N 28. Угловой бланк письма Отдела информационного обеспечения.

29. Образец N 29. Угловой бланк письма Управления образования.

30. Образец N 30. Угловой бланк письма Правового управления.

31. Образец N 31. Угловой бланк письма Управления делами.

32. Образец N 32. Угловой бланк письма Управления культуры и общественных связей.

33. Образец N 33. Угловой бланк письма Управления муниципального жилищного фонда.

34. Образец N 34. Угловой бланк письма Управления организации муниципальной службы.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 5 мая 2012 г. N 190-ра пункт 35 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Образец N 35. Угловой бланк письма Управления социального развития, опеки и попечительства.

36. Образец N 36. Угловой бланк письма Управления строительства и архитектуры.

37. Образец N 37. Угловой бланк письма Управления экономики.

38. Образец N 38. Угловой бланк письма Финансового управления.

39. Образец N 39. Образец письма Главы Северодвинска.

40. Образец N 40. Образец письма начальника органа Администрации Северодвинска.

41. Образец N 41. Образец полного протокола заседания Комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности.

42. Образец N 42. Образец краткого протокола совещания у первого заместителя Главы Администрации - руководителя аппарата.

43. Образец N 43. Номенклатура дел органа Администрации Северодвинска.

44. Образец N 44. Лист-заверитель дела.

45. Образец N 45. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации.

46. Образец N 46. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

47. Образец N 47. Титульный лист описи дел постоянного хранения.

48. Образец N 48. Годовой раздел описи для постоянного хранения.

49. Образец N 49. Годовой раздел описи по личному составу.

50. Образец N 50. Лист-заверитель описи дел.

51. Образец N 51. Лист согласования к проекту постановления (распоряжения) Главы Северодвинска.

52. Особенности написания в текстах документов государственных должностей, почетных званий, наименований организаций, учреждений, событий, употребления прописных и строчных букв, дат, чисел и т.д.

53. Образец N 53. Угловой бланк письма Белозерского территориального отдела.

54. Образец N 54. Угловой бланк письма Ненокского территориального отдела.

Образец N 1А

                  СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

        20             73                      88             10

    |<------>|<------------------>|  |<------------------->|<---->|

----+--------+----------------------------------------------------+----

 /\ |                                                             | /\

3 | |                                                             | |

 \/ |                                                             | |

----|   -----+--------------------+  +---------------------+      | |

 /\ |     /\ |01  02              |  |               16  19|      | |

  | |   17 | |    03              |  |                     |      | |

  | |     \/ |                    |  |                     |      | |

  | |   -----+--------------------|  +---------------------|      | |

51| |        |08  09  10          |  |    15               |      | |

  | |        |04  05  06  07      |  |                     |      | |

  | |        |                    |  |                     |      | |

  | |        |                    |  |                     |      | |

 \/ |        |                    |  |                     |      | |

----|        +--------------------|  |                     |      | |

 /\ |        |11  12              |  |    17               |      | |

22| |        |13                  |  |                     |      | |

 \/ |        |14                  |  |                     |      | |

----|        +--------------------|  |                     |      | |

 /\ |        |18                  |  |                     |      | |

18| |        |                    |  |                     |      | |

 \/ |        |                    |  |                     |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |297

    |        |20                                           |      | |

    |        |                                             |      | |

    |        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |

 /\ |        |21  22  25                                   |      | |

20| |        |                                             |      | |

 \/ |        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |

 /\ |        |23  24  26                                   |      | |

  | |        |27                                           |      | |

  | |        |                                             |      | |

40| |   -----+---------------------------------------------|      | |

  | |     /\ |28  30                                 29    |      | |

  | |   16 | |                                             |      | |

 \/ |     \/ |                                             |      | |

----|   -----+---------------------------------------------+      | |

 /\ |                                                             | |

20| |                                                             | |

 \/ |                                                             | \/

----+-------------------------------------------------------------+----

    |                               210                           |

    |<----------------------------------------------------------->|

                   Рисунок 1. Расположение реквизитов

               и границы зон на формате А-4 углового бланка

                                                             Образец N 1Б

         20                                                    10

    |<------>|                                             |<---->|

----+-------------------------------------------------------------+----

 /\ |                                                             | /\

3 | |                                                             | |

 \/ |                                                             | |

----|   -----+---------------------------------------------+      | |

 /\ |     /\ |01  02  03                            16  19 |      | |

  | |   17 | |                                             |      | |

  | |     \/ |                                             |      | |

  | |   -----+---------------------------------------------|      | |

  | |     /\ |08  09  10                                   |      | |

  | |      | |                                             |      | |

  | |   20   |04  05  06  07                               |      | |

73| |      | |                                             |      | |

  | |     \/ |                                             |      | |

  | |   -----+---------------------------------------------|      | |

  | |     /\ |11  12                             15        |      | |

  | |   10 | |                                             |      | |

  | |     \/ |                                             |      | |

  | |   -----+---------------------------------------------|      | |

  | |        |13  14                                       |      | |

  | |        |                                             |      | |

  \/|        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |297

 /\ |        |18                                 17        |      | |

18| |        |                                             |      | |

 \/ |        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |

    |        |20                                           |      | |

    |        |                                             |      | |

    |        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |

 /\ |        |21  22  25                                   |      | |

20| |        |                                             |      | |

 \/ |        |                                             |      | |

----|        +---------------------------------------------|      | |

 /\ |        |23  24  26                                   |      | |

  | |        |                                             |      | |

  | |        |27                                           |      | |

40| |   -----+---------------------------------------------|      | |

  | |     /\ |28  30                                    29 |      | |

  | |   16 | |                                             |      | |

 \/ |     \/ |                                             |      | |

----|   -----+---------------------------------------------+      | |

 /\ |                                                             | |

 20 | |                                                           | |

 \/ |                                                             | \/

----+-------------------------------------------------------------+----

    |                             210                             |

    |<----------------------------------------------------------->|

     Рисунок 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А-4

                              продольного бланка

Образец N 2

Состав
реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Образец N 3

Перечень
документов, заверяемых гербовой печатью Администрации Северодвинска

1. Акты (приема-передачи, выполненных работ, списания и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры гражданско-правовые (о материальной ответственности, совместной деятельности, о производстве работ и т.д.), муниципальные контракты.

4. Характеристики, командировочные и другие служебные удостоверения сотрудников Администрации, акты приема-передачи дел руководителями Администрации.

5. Образцы оттисков печатей структурных подразделений и органов, подписей работников Администрации, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

6. Гарантийные письма.

7. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.).

8. Реестры.

9. Сметы расходов.

10. Справки (о зарплате и т.д.).

11. Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

12. Документы на оформление командировки за границу.

13. Штатные расписания и изменения к ним.

14. Структура и штатная численность.

15. Расчетные документы Администрации.

16. Документы на оформление пенсий, пособий, награждение, присвоение почетных званий.

17. Акты приема в эксплуатацию объектов строительства, оборудования, акты списания с баланса незавершенного строительства, акты экспертизы объектов строительства.

В случае необходимости решения о заверении гербовой печатью отдельного документа, не входящего в настоящий перечень, принимает Глава Северодвинска либо его заместители.

Образец N 4

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                                     Глава

                         МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                                "СЕВЕРОДВИНСК"

                                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 5

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                                     Глава

                         МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                                "СЕВЕРОДВИНСК"

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 6

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                         МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                               "СЕВЕРОДВИНСК"

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 7

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                                АДМИНИСТРАЦИЯ

                          МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                               "СЕВЕРОДВИНСК"

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 8

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                          АДМИНИСТРАЦИЯ СЕВЕРОДВИНСКА

                    Первый заместитель Главы Администрации -

                              руководитель аппарата

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 9

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                          АДМИНИСТРАЦИЯ СЕВЕРОДВИНСКА

                    Первый заместитель Главы Администрации

                            по городскому хозяйству

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 10

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                          АДМИНИСТРАЦИЯ СЕВЕРОДВИНСКА

                        Заместитель Главы Администрации

                            по социальным вопросам

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Образец N 11

                             Российская Федерация

                            Архангельская область

                          АДМИНИСТРАЦИЯ СЕВЕРОДВИНСКА

                        Заместитель Главы Администрации

                      по финансово-экономическим вопросам

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

от __________________ N _____________

г. Северодвинск Архангельской области

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 9 июля 2010 г. N 192-ра образец N 12 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст образца в предыдущей редакции

Образец N 12

ГАРАНТ:

Текст образца не приводится

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 9 июля 2010 г. N 192-ра образец N 13 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст образца в предыдущей редакции

Образец N 13

ГАРАНТ:

Текст образца не приводится

Образец N 14

                             АДМИНИСТРАЦИЯ

                        МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                              "СЕВЕРОДВИНСК"

                            УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

                                 ПРИКАЗ

от                   N

г. Северодвинск Архангельской области

О переходе на версию ПО "Дело" и

назначении лиц, ответственных

за осуществление документооборота

     В целях организации, обеспечения и дальнейшего развития электронного

документооборота в Управлении делами Администрации Северодвинска

ПРИКАЗЫВАЮ:

     1.

     2.

     3.

Начальник Управления делами                                 Л.А. Королева

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела по ДО: Кошелева С.А.   _________________ _______________

                                            (подпись)          (дата)

Ведущие специалисты:    Десятерик И.Л.  _________________ _______________

                                            (подпись)          (дата)

                        Капитонова С.К. _________________ _______________

                                            (подпись)          (дата)

Образец N 15

           Российская Федерация

          Архангельская область

                   Глава

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

  тел.: 58-45-89, факс: 58-03-62

e-mail: office@adm.severodvinsk.ru

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 16

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

  тел.: 58-45-89, факс: 58-03-62

e-mail: office@adm.severodvinsk.ru

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 17

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

              "СЕВЕРОДВИНСК"

        Административная комиссия

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164501

           тел.: 58-37-05

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 18

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                  Комитет

  жилищно-коммунального хозяйства,

           транспорта и связи

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

  тел. 58-41-26, факс 58-00-24

__________________ N _____________

на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 19

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

              Архивный отдел

ул. Бойчука, д. 2, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

  тел. 58-44-70, 58-72-70

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 20

           Российская Федерация

           Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

        Территориальная комиссия

      по делам несовершеннолетних

           и защите их прав

ул. Советская, д. 35б, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164507

       тел. 58-49-09, 58-53-99

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 21

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                 Комитет

     по управлению муниципальным

  имуществом и земельным отношениям

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

        тел./факс 58-32-18

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 22

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                  Отдел

  геодезии и геоинформационных систем

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164501

       тел. 58-20-49, 58-24-80

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 23

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

        Отдел гражданской защиты

ул. Торцева, д. 53, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

     тел. 58-55-90, 50-08-11

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 24

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                 Отдел

       по связям со средствами

         массовой информации

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

     тел. 58-55-07, 58-31-03

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 25

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

  Отдел физической культуры и спорта

ул. Бойчука, д. 2, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

            тел.: 58-19-48

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 26

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

  Отдел экологии и природопользования

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

  Архангельская область, 164501

          тел.: 58-43-38

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 27

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                  Отдел

  бухгалтерского учета и отчетности

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

      тел.: 58-43-12, 58-30-97

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 28

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

  Отдел информационного обеспечения

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164501

            тел.: 58-20-98

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 29

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

         Управление образования

ул. Ломоносова, д. 41а, г. Северодвинск,

      Архангельская область, 164501

         тел./факс: 56-15-11

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 30

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

           Правовое управление

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

           тел.: 58-20-83

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 31

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

            Управление делами

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

           тел.: 58-72-42

  e-mail: office@adm.severodvinsk.ru

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 32

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

              Управление

   культуры и общественных связей

  ул. Бойчука, д. 2, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164501

            тел.: 58-53-84

  __________________ N _____________

  на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 33

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

               Управление

    муниципального жилищного фонда

ул. Бойчука, д. 3, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

        тел./факс 58-37-96

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 34

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                Управление

  организации муниципальной службы

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

      Тел. 58-73-55, 58-35-29

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 5 мая 2012 г. N 190-ра настоящий Образец изложен в новой редакции

См. текст Образца в предыдущей редакции

Образец N 35

            Российская Федерация

           Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

        МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

     Управление социального развития,

           опеки и попечительства

     ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

       Архангельская область, 164501

       тел.: 58-25-08, факс: 58-22-72

     __________________ N _____________

     на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 36

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

                Управление

       строительства и архитектуры

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

         тел./факс: 58-00-29

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 37

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

          Управление экономики

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

   тел.: 58-72-03, факс 58-51-90

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 38

           Российская Федерация

          Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

          Финансовое управление

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

    Архангельская область, 164501

   тел.: 58-21-98, факс: 58-52-15

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 39

            Российская Федерация

           Архангельская область

                     Глава                      Генеральному директору

          МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ          ООО "ОСС Спасатель"

                "СЕВЕРОДВИНСК"                А.Б. Фомичеву    (шрифт 12)

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,          ул. Малая Кудьма, д. 8

   Архангельская область, 164501              г. Северодвинск

  тел.: 58-45-89, факс: 58-03-62              Архангельская обл., 164523

e-mail: office@adm.severodvinsk.ru                             (шрифт 12)

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

Об объявлении благодарности                                    (шрифт 12)

                                                        (2 пустые строки)

                    Уважаемый Александр Борисович!             (шрифт 12)

                                                        (1 пустая строка)

     Выражаю Вам благодарность за оперативное решение вопросов, связанных

с    содержанием    и     обслуживанием     памятника     первостроителям

г. Северодвинска.   Надеюсь   на дальнейшее плодотворное сотрудничество и

взаимопонимание.                                               (шрифт 12)

                                                      (2-3 пустые строки)

Глава

 Северодвинска                                             М.А. Гмырин

                                                               (шрифт 12)

Бизюков А.В.                             (шрифт 10, предпоследняя строка)

58-50-99

Образец N 40

           Российская Федерация

          Архангельская область

             АДМИНИСТРАЦИЯ                  Судье Северодвинского

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ           городского суда

             "СЕВЕРОДВИНСК"                 Е.И. Хмара         (шрифт 12)

               Управление                   ул. Профсоюзная, 2

      строительства и архитектуры           г. Северодвинск

                                            Архангельская обл.

  ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,      164520             (шрифт 12)

      Архангельская область, 164501

         тел./факс: 58-00-29

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

О представлении документов

по ГСК "Якорь"                                                 (шрифт 12)

                                                        (2 пустые строки)

                 Уважаемая Елена Ивановна!                     (шрифт 12)

                                                        (1 пустая строка)

     По   Вашему  запросу    Управление   строительства   и   архитектуры

Администрации Северодвинска  направляет  Вам  заверенные копии  заявления

Клундука А.В. от 21.08.2007   о   согласовании   проекта   перепланировки

помещения  гаражей, расположенных в ГСК "Якорь", письма  территориального

отдела Роспотребнадзора  от 01.12.2006 N 3709,   копии   свидетельств   о

государственной   регистрации  права   от   06.06.2007 и   копию   ответа

от 27.08.2007 N 321.                                           (шрифт 12)

                                                        (1 пустая строка)

     Приложение:

     1. Копия заявления Клундука А.В. от 21.08.2007.

     2.  Копия   письма    территориального    отдела    Роспотребнадзора

от 01.12.2006 N 3709.

     3.  Копии  свидетельств  о   государственной  регистрации  права  от

06.06.2007.

     4. Копия ответа УСиА от 27.08.2007 N 321.                 (шрифт 12)

                                                    (2 - 3 пустые строки)

Начальник Управления

строительства и архитектуры                                  А.В. Бизюков

                                                               (шрифт 12)

Скрозников А.В.                          (шрифт 10, предпоследняя строка)

58-70-11

Образец N 41

                             АДМИНИСТРАЦИЯ

                      МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                            "СЕВЕРОДВИНСК"

                                ПРОТОКОЛ

               заседания Комиссии по чрезвычайным ситуациям

                   и обеспечению пожарной безопасности

г. Северодвинск

30 июля 2009 года N 3

Председатель: И.О. Фамилия

Присутствовали: 16 человек (список прилагается)

                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О состоянии  и  мерах  по  обеспечению  пожарной  безопасности  в

Северодвинске.

                                                  Докладчик: Фамилия И.О.

     2. О _______________________________________________________________

                                                  Докладчик: Фамилия И.О.

     1. СЛУШАЛИ: О состоянии и мерах по обеспечению пожарной безопасности

в Северодвинске.

     Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

     ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления

     РЕШИЛИ:

     2. СЛУШАЛИ: О ______________________________________________________

     Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

     ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления

     РЕШИЛИ:

Председатель            (подпись)           Расшифровка подписи

Секретарь               (подпись)           Расшифровка подписи

Фамилия И.О. исполнителя

телефон

Образец N 42

                             АДМИНИСТРАЦИЯ

                       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                             "СЕВЕРОДВИНСК"

                                 ПРОТОКОЛ

       совещания у первого заместителя Главы Администрации -

                 руководителя аппарата Мошарева В.Н.

г. Северодвинск

7 июля 2009 года N 2

     Присутствовали:

     Наименование должности                                  Фамилия И.О.

     Наименование должности                                  Фамилия И.О.

     Наименование должности                                  Фамилия И.О.

     Наименование должности                                  Фамилия И.О.

     1. О выполнении плана ______________________________________________

     ВЫСТУПИЛИ: (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     РЕШИЛИ:

     1. Принять к сведению ______________________________________________

     2. _________________________________________________________________

     2. О введении мер по _______________________________________________

     ВЫСТУПИЛИ: (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     РЕШИЛИ:

     1. Принять к сведению ______________________________________________

     2. Одобрить введение мер по ________________________________________

Первый заместитель Главы Администрации -

руководитель аппарата                                        В.Н. Мошарев

Фамилия И.О. исполнителя

телефон

Образец N 43

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______                Наименование должности

_____________________                руководителя организации

(место составления)

                                     Подпись     Расшифровка подписи

На ___________ год

                                      Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации                          Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)                    Протокол ЭПК архивного учреждения

от ___________ N __________          от ___________ N __________

Образец N 44

                        ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________ листов,

                                         (цифрами и прописью)

в том числе:

     литерные номера листов _____________________________________________

     пропущенные номера листов __________________________________________

     + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                       ______________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата __________

Образец N 45

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ     Подпись       Расшифровка подписи

Дата

     Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения        Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Образец N 46

________________________________________

       (наименование организации)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

_____________ N __________           ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

__________________________                        организации)

   (место составления)                ___________   _____________________

о выделении к уничтожению             (подпись)     (расшифровка подписи)

документов, не подлежащих

       хранению                       Дата ______________

     На основании _______________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                              с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению как  не  имеющие научно-исторической ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого _______________________________ ед. хр. за ______________ годы

                (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, по личному

составу согласованы

с ЭПК ___________________________________________________________________

                      (наименование архивного учреждения)

(протокол от ____________ N _______________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов             ______________    _______________________

                                  (подпись)         (расшифровка подписи)

Дата ___________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ N ______

     Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.,

                                    (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в __________________________________________

                                     (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы               _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата ___________

     Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы              _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата

Образец N 47

_________________________________________________________________________

              (название государственного архива <1>)

_________________________________________________________________________

                           (название фонда)

                       Фонд N ____________

                       ОПИСЬ N ___________

_________________________________________________________________________

                           (название описи)

                         Крайние даты документов ________________________

--------------------------------

     <1> Заполняется в государственном архиве.

Образец N 48

________________________________________

       (наименование организации)

Фонд N ________                      УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N _______                      ____________________________________

дел постоянного хранения             (наименование должности руководителя

                                                   организации)

за _______ год                       ___________   ______________________

                                      (подпись)     (расшифровка подписи)

                                     Дата ________

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)         _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата _________

УТВЕРЖДЕНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения    Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N __________           от __________ N __________

Образец N 49

________________________________________

        (наименование организации)

Фонд N ________                      УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N _______                      ____________________________________

дел по личному                       (наименование должности руководителя

   составу                                        организации)

за _______ год                       ___________   ______________________

                                      (подпись)     (расшифровка подписи)

                                     Дата ________

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.,

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата ___________

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)            _____________    _______________________

                                   (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата ___________

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации        Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N ________             от __________ N ________

Образец N 50

           ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N __________(ф. N _______)

     Всего  в настоящей описи пронумеровано _____________________________

                                                (цифрами и прописью)

листов,

в том числе:

     литерные номера: __________________________

     пропущенные номера: _______________________

Наименование должности

работника ведомственного архива,

ответственного за учет подписи           Подпись      Расшифровка

Дата ___________

Образец N 51

                          ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления, распоряжения Главы Северодвинска

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект предоставлен (кем, когда)

_________________________________________________________________________

               (наименование отдела, управления, комитета)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (Ф.И.О. начальника, подпись)

_________________________________________________________________________

     Согласован (когда и с кем)

_________________________________________________________________________

      (занимаемая должность, подпись, дата, расшифровка подписи)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Разногласия:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Постановление, распоряжение разослать

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     На кого возлагается контроль за исполнением

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

"__" _______ 200_ г.   Подпись подготовившего проект ____________________

                                                         (расшифровка)

(телефон)

Образец N 52

Особенности
написания в текстах документов государственных должностей, почетных званий, наименований организаций, учреждений, событий, употребления прописных и строчных букв, дат, чисел и т.д

1. Употребление прописных и строчных букв

1.1. С прописной буквы пишутся:

- наименования высших должностей в государстве, а также имена собственные, входящие в название должности: Президент Российской Федерации, Председатель Совета Безопасности Российской Федерации, Верховный Главнокомандующий Вооруженными Силами Российской Федерации;

- все слова, кроме служебных, в наименованиях высших церковных должностей: Святейший Патриарх Московский и всея Руси;

- высшее звание Российской Федерации: Герой Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся:

- наименование других государственных должностей: первый заместитель министра внутренних дел Российской Федерации, руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания, министр;

- наименования воинских, почетных званий и ученых степеней: генерал армии, доктор технических наук, народный артист Российской Федерации;

- наименование должностей руководителей организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор ОАО "Рассвет".

В реквизите "Подпись" должность "генеральный директор" пишется с прописной буквы (как первое слово), а во фразе "исполняющий обязанности генерального директора" - со строчной.

Генеральный директор И.о. генерального директора

В.И. Петров С.В. Иванов

1.2. Согласно Уставу Северодвинска, Организационной структуре Администрации Северодвинска, утвержденной решением Совета депутатов Северодвинска от 29.04.2009 N 15, с прописной буквы пишутся следующие наименования должностей и органов:

Главы Северодвинска;

Председатель Совета депутатов Северодвинска;

Администрация Северодвинска;

Городской Совет муниципального образования "Северодвинск" (краткое название - Совет депутатов Северодвинска).

Со строчной буквы пишутся следующие наименования должностей:

первый заместитель Главы Администрации - руководитель аппарата;

первый заместитель Главы Администрации по городскому хозяйству;

заместитель Главы Администрации по социальным вопросам;

заместитель Главы Администрации по финансово-экономическим вопросам.

Слово "начальник" в наименовании должности пишется со строчной буквы:

начальник Финансового управления;

начальник Отдела экологии и природопользования.

1.3. С прописной буквы пишутся наименования органов Администрации (самостоятельных структурных подразделений):

Управление экономики;

Управление делами;

Отдел по связям со средствами массовой информации;

Комитет жилищно-коммунального хозяйства, транспорта и связи.

Со строчной буквы пишутся наименования структурных подразделений, входящих в состав органов Администрации:

отдел организации потребительского рынка;

строительный отдел;

отдел по работе с молодежью.

1.4. С прописной буквы пишутся названия событий: День независимости, День рыбака, День города, День Победы, 1 Мая (Первое мая), Праздник Весны и Труда, 8 Марта (Международный женский день), Новый год, Рождество Христово, Пасха, Великая Отечественная война и т.д., но со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день донора, день открытых дверей, субботник, воскресник, ярмарка.

1.5. С прописной буквы пишутся:

Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (наименование), Федеральный закон (наименование), Кодекс законов о труде Российской Федерации, Закон Российской Федерации (наименование), Указ Президента Российской Федерации (наименование), Постановление Правительства РФ, Распоряжение Правительства РФ, Устав Северодвинска, названия документов: Положение о..., Инструкция по делопроизводству в Администрации Северодвинска, но со строчной буквы пишутся:

- постановление Губернатора и Правительства Архангельской области;

- распоряжение Губернатора Архангельской области;

- постановление Главы Северодвинска;

- распоряжение Главы Северодвинска.

1.6. С прописной буквы пишутся:

- первое слово и имена собственные, если они есть, в наименовании организации единичного характера:

Сбербанк России;

Агропромышленный банк РФ;

Торгово-промышленная палата РФ;

Пенсионный фонд РФ и т.д.,

но:

региональное отделение Пенсионного фонда РФ по Архангельской области;

- наименования предприятий, объединений, акционерных обществ, фирм, если они начинаются словами "Государственный, Российский":

Российское акционерное общество "Газпром" (РАО "Газпром"),

но:

дочернее предприятие РАО "Газпром".

1.7. С прописной буквы пишутся:

- названия высших партийных организаций, правительственных и профсоюзных учреждений: Счетная палата РФ, Федерация независимых профсоюзов России;

- названия некоторых международных организаций: Организация объединенных Наций, Совет Безопасности.

1.8. Со строчной буквы пишутся:

наименования частей и отделов учреждений, организаций: инспекция Министерства РФ по налогам и сбору по г. Северодвинску, госсанэпиднадзор, госархстройнадзор, а также слова типа: коллегия, президиум, ученый совет, совет директоров, факультет, сектор, президиум академии.

1.9. В официальных наименованиях государств все слова пишутся с прописной буквы:

Республика Беларусь;

Государство Израиль;

Государства - участники Содружества Независимых Государств.

Наименования зарубежных республик, имеющих форму женского рода:

- согласуются со словом "Республика", если оканчиваются на -ия (делегация Республики Болгарии);

- не согласуются, если оканчиваются на -а, -ея (в Республике Корея, Республике Ангола).

Те же правила действуют при написании республик - субъектов Российской Федерации: в Республике Ингушетии,

но: в Республике Северная Осетия - Алания, т.к. это сложное наименование.

Наименования мужского рода не согласуются со словами "Республика" (посол Республики Вьетнам).

1.10. Со строчной буквы пишутся сложные прилагательные, образованные от наименования стран (российско-французское соглашение, российско-иранское совместное предприятие).

2. Употребление названий населенных пунктов, рек, улиц, станций и портов

2.1. Названия городов, выраженные склоняемыми существительными, согласуются в падеже с определяемым словом, например: в городе Москве, в городе Северодвинске.

В официальных документах допускается сохранение первоначальной формы названий городов, например: Архангельская область с главным городом Архангельск.

Не согласуются составные названия: в городе Минеральные воды, у города Советская гавань.

2.2. Названия сел, деревень, поселков обычно согласуются с родовыми наименованиями, например: в поселке Советском, в поселке Свободном.

2.3. Названия рек, как правило, согласуются с родовым наименованием, например: на реке Кудьме.

2.4. Названия станций и портов не согласуются с родовым наименованием, например: на станции Астрахань-II; со станции Трусово; регулярные рейсы между портами Астрахань и Оля.

2.5. Названия улиц согласуются, если имеют форму женского рода, и не согласуются, если имеют форму мужского рода или представляют собой составное название, например: на улице Советской, д. 10, на улице Адмирала Нахимова, д. 20.

Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: на улице Лермонтова, д. 10/19.

Литер пишется слитно с номером дома, например: улица Мира, д. 7а.

3. Употребление дат, цифр и чисел в текстах документов

3.1. Даты могут писаться как полностью (1 апреля 2009 года), так и цифровым обозначением тремя парами цифр, разделяемых точками (01.04.2009).

3.2. Календарные сроки в тексте рекомендуется писать так:

в 2009 году, а не в 2009 г.;

в августе 2009 года, а не в августе месяце 2009 года;

в первом полугодии 2009 года, а не в 1 полугодии 2009 года,

но в I квартале 2009 года.

3.3. При обозначении учебного, хозяйственного, административного, бюджетного годов следует писать:

в 2009-2010 учебном году, в отопительный сезон 2009-2010 года, осенне-зимний период 2009-2010 года, но провести работы в 2009-2010 годах.

3.4. При обозначении периода слово "годы" сокращается до двух букв с точкой после второй (причем второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами): план 2009-2010 гг.

3.5. В тексте документов должны указываться конкретные даты (19 мая 2009 г. или 19.05.2009).

3.6. Числа, имеющие значение более одной тысячи, рекомендуется писать цифрами и словами (20 млн. руб., а не 20000000 руб.).

3.7. Расшифровка денежной суммы имеет такую форму написания: вначале пишется вся денежная сумма цифрами, а затем в скобках в именительном падеже и со строчной буквы словами: 8000 (Восемь тысяч) рублей.

3.8. Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений): 100-летие, 95-квартирный дом.

3.9. При написании сокращенного обозначения единиц измерения нужно иметь в виду, что:

- точка не ставится, если сокращается одно слово: метр - м, километр - км, килограмм - кг, тонна - т;

- точка не ставится после второго сокращения, если сокращаются два слова: квадратный метр - кв. м, квадратный километр - кв. км, кубический метр - куб. м и т.д

Образец N 53

           Российская Федерация

           Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

    Белозерский территориальный отдел

     ул. Школьная, д. 6, поселок Белое озеро,

г. Северодвинск, Архангельская область, 164528

             тел. 2-36-00

 __________________ N _____________

  на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Образец N 54

           Российская Федерация

           Архангельская область

              АДМИНИСТРАЦИЯ

       МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             "СЕВЕРОДВИНСК"

    Ненокский территориальный отдел

     ул. Советская, д. 19, село Ненокса,

г. Северодвинск, Архангельская область, 164526

              тел. 50-62-34

 __________________ N _____________

 на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 3 марта 2011 г. N 67-ра настоящее приложение дополнено образцом N 55

Образец N 55

                                                                      ф-1

       Российская Федерация

       Архангельская область

                Глава                     Председателю

    МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ          Совета депутатов Северодвинска

          "СЕВЕРОДВИНСК"                В.А. Мелехину

ул. Плюснина, д. 7, г. Северодвинск,

   Архангельская область, 164501

   тел.: 58-45-89, факс: 58-03-62

 e-mail: office@adm.severodvinsk.ru

_______________ N _______________

О направлении проекта решения

Совета депутатов Северодвинска

                   Уважаемый Владимир Александрович!

     На основании статьи 12  Устава  Северодвинска,  статьи 65 Регламента

Совета  депутатов  Северодвинска  направляю Вам  для  рассмотрения проект

решения Совета депутатов Северодвинска __________________________________

________________________________________________________________________,

     (наименование проекта решения Совета депутатов Северодвинска)

разработанный __________________________________________________________,

                   (наименование органа Администрации Северодвинска)

автор проекта ___________________________________________________________

                 (Ф.И.О., должность, N тел. исполнителя проекта решения)

     В  Совете депутатов   Северодвинска   данный   проект   представляет

_________________________________________________________________________

                  (должность, фамилия, имя, отчество)

     Приложение:

     1. Проект решения Совета депутатов  Северодвинска  в ___ экз. на ___

листах.

     2. Пояснительная записка к проекту решения в ___ экз. на ___ листах.

     3. Экспертное    заключение    Правового   управления  Администрации

Северодвинска в ___ экз. на ___ листах.

     4. Перечислить все документы, которые прилагаются к проекту, указать

количество экз. и листов в каждом документе.

Глава Северодвинска                                             М.А. Гмырин

     Ф.И.О.

     N тел. исполнителя письма

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 3 марта 2011 г. N 67-ра настоящее приложение дополнено образцом N 56

Образец N 56

                                                                      Ф-2

                           ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

           к проекту решения Совета депутатов Северодвинска,

                   вносимому Главой Северодвинска:

             _____________________________________________

Срок внесения проекта решения в Совет депутатов Северодвинска до ________________________
			(дата)
Советник Главы Северодвинска _______________ В.В. Глазунов
СОГЛАСОВАНИЕ С ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
	Дата поступления	Дата согласования		Фамилия И.О.	Подпись
Первый заместитель Главы Администрации - руководитель аппарата				В.Н. Мошарев
Заместитель Главы Администрации по городскому хозяйству				А.В. Бизюков
Заместитель Главы Администрации по финансово-экономическим вопросам				О.Н. Давиденко
Заместитель Главы Администрации по социальным вопросам				К.Л. Талашов
АНТИКОРРУПЦИОННАЯ И ПРАВОВАЯ ЭКСПЕРТИЗА
Правовое управление				А.А. Постников
СОГЛАСОВАНИЕ В ОРГАНАХ АДМИНИСТРАЦИИ СЕВЕРОДВИНСКА И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
	Дата поступления	Дата согласования		Фамилия И.О.	Подпись
Сведения об авторе (ответственном за подготовку проекта) (наименование должности, контактный телефон, N кабинета):				(Фамилия И.О.)	Подпись

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации МО "Северодвинск" от 28 июня 2013 г. N 134-ра настоящее приложение дополнено образцом N 57

Образец N 57

        Российская Федерация

        Архангельская область

            АДМИНИСТРАЦИЯ

     МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

            "СЕВЕРОДВИНСК"

     Отдел муниципального жилищного

               контроля

   ул. Бойчука, д. 3, г. Северодвинск,

      Архангельская область, 164501

        тел./факс: 8(818) 4550595

   __________________ N _____________

   на N _____________ от ____________

 /-                                    -\

 |                                      |