Распоряжение администрации МО "Северодвинск" Архангельской области от 30 декабря 2013 г. N 284-ра "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска (в редакции от 28.06.2013)"

Распоряжение администрации МО "Северодвинск" от 30 декабря 2013 г. N 284-ра
"О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска (в редакции от 28.06.2013)"

В целях упорядочения работы в части делопроизводства в Администрации Северодвинска:

Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска, утвержденную распоряжением Мэра Северодвинска от 30.10.2009 N 317-р (в ред. от 28.06.2013) (далее - Инструкция), следующие изменения и дополнения:

1. В тексте Инструкции слова "первые заместители Главы Администрации" заменить словами "первый заместитель Главы Администрации - руководитель аппарата".

2. Пункт 8.6 изложить в следующей редакции:

"8.6. Оперативный контроль хода исполнения поручений осуществляют специалисты ОДО.

После рассмотрения документов Мэром Северодвинска, определения исполнителей и сроков исполнения специалист по регистрации входящей и исходящей корреспонденции заносит в РК документа резолюцию с указанием, кому поручается исполнение, содержание поручения, сроки исполнения.

В случае когда исполнение контролируемого документа возложено на несколько органов Администрации и (или) должностных лиц, ответственным за исполнение считается тот из них, который в резолюции указан первым. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документа.

Ответственность за своевременное исполнение документов несут руководители органов Администрации Северодвинска, контроль исполнения документов осуществляют делопроизводители или лица, ответственные за документооборот соответствующего органа Администрации Северодвинска.

Документы с резолюцией Мэра, заместителей Главы Администрации, зарегистрированные в Управлении делами и направленные в органы Администрации Северодвинска, а также внутренние документы за подписью руководителей органов Администрации Северодвинска, содержащие визу Мэра, заместителей Главы Администрации и подлежащие, в соответствии с визой, контролю, ставят на контроль специалисты ОДО Управления делами. Контролируют исполнение данных документов и направляют обобщенные результаты исполнения еженедельно в ОДО Управления делами делопроизводители и лица, ответственные за документооборот в органах Администрации Северодвинска.

Специалисты Управления делами осуществляют контроль исполнения документов, зарегистрированных в Центральной картотеке СЭД "Дело", а также внутренних документов за подписью руководителей органов Администрации Северодвинска, содержащих визу Мэра, заместителей Главы Администрации и подлежащих контролю. Снятие с контроля производят специалисты ОДО Управления делами в соответствии с отчетами и связками об исполнении документа в СЭД "Дело".

Исполнители и (или) делопроизводители органов Администрации Северодвинска обязаны отмечать ход исполнения документов в СЭД "Дело".

Документы, поступающие на имя руководителей органов Администрации Северодвинска, регистрируются и контролируются специалистами соответствующего органа Администрации Северодвинска.".

3. Абзац 1 пункта 8.7 изложить в следующей редакции:

"Срок исполнения документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и объединений граждан исчисляется с момента их регистрации в Администрации Северодвинска и не должен превышать 30 дней, если в тексте самого документа или в резолюции к документу не указан иной срок исполнения. Продление срока рассмотрения обращений вышеуказанных лиц возможно в исключительных случаях и не более чем на 30 дней после уведомления заявителя о продлении срока.".

4. Пункт 8.9 изложить в следующей редакции:

"8.9. Продление сроков исполнения документов осуществляется Мэром Северодвинска или, по его поручению, первым заместителем Главы Администрации - руководителем аппарата на основании мотивированной письменной информации, представленной заместителями Главы Администрации.

Продление сроков исполнения распоряжений заместителей Главы Администрации производится с согласия лица, издавшего распоряжение, на основании справки (информации) ответственного исполнителя.

Сведения о продлении сроков исполнения документов заносятся в РК документа.".

5. Пункт 8.10 признать утратившим силу.

6. В абзаце 1 пункта 8.11 слова "3-5 дней" заменить словами "2-3 дня".

7. Пункт 8.14 изложить в следующей редакции:

"8.14. Еженедельно Управление делами представляет Мэру, первому заместителю Главы Администрации - руководителю аппарата аналитическую справку о ходе исполнения контрольных документов.".

8. Пункт 11.4 раздела "Регистрация проектов документов" дополнить подпунктом 11.4.18 следующего содержания:

"11.4.18. В случае если документ подлежит опубликованию в СМИ, автор обязан по окончании процедуры электронного согласования предоставить на подписание начальнику соответствующего органа Администрации электронной подписью (далее - ЭП) последнюю согласованную версию с приложениями.

Руководитель органа Администрации Северодвинска на этапе постановки завершающей записи в лист согласования проекта документов на бумажном носителе параллельно подписывает электронной подписью вариант электронного проекта документа с приложениями, подтверждая этим, что именно данная версия будет направлена на бумажном носителе на подпись Мэру Северодвинска, заместителям Главы Администрации и в дальнейшем подлежит опубликованию.

Если документ имеет несколько приложений, он подлежит архивированию (в формате ZIP), а затем подписанию ЭП.

После подписания документ на бумажном носителе поступает в Управление делами на регистрацию, при этом специалистом ОДО автоматизировано создается РК документа на основе РК проекта документа. Специалист Управления делами прикрепляет зарегистрированный сканированный образ документа в формате PDF с подписью руководителя.

После этого РК документа, в соответствии с указанной в листе согласования рассылкой, направляется через СЭД "Дело" в органы Администрации Северодвинска и должностным лицам, в том числе и в Отдел по связям со СМИ для опубликования.

Специалист Отдела по связям со СМИ для опубликования использует файлы в формате DOC, XLS, подписанные ЭП, а также файлы в формате JPG (без сжатия), если документ представляет собой графическое изображение.

В случае если документ не подлежит электронному согласованию, поскольку содержит персональные данные, но подлежит публикации, после подписания направляется исполнителем в электронном виде (формат DOC, XLS, JPG), с занесенными в документ реквизитами (датой и номером), на внешнем носителе (флэш-карта, диск) в Отдел по связям со СМИ Администрации Северодвинска.

Ответственность за окончательный вариант, соответствующий подписанному экземпляру документа, и заверение его ЭП возлагается на исполнителя документа.".

Мэр Северодвинска

М.А. Гмырин