Приложение N 6. Порядок разбора конфликтных ситуаций

Приложение N 6
к распоряжению начальника Департамента
финансов администрации города Перми
от 18 декабря 2013 г. N СЭД-06-01-03-р-93

Порядок разбора конфликтных ситуаций

1. Термины и определения

Термины и определения, используемые в документе:

Аккредитованный удостоверяющий центр (далее - УЦ) - это организация (или подразделение организации), прошедшая аккредитацию в соответствии с действующим законодательством, выпускающая сертификаты.

Альбом электронных документов - документ, содержащий список электронных документов, включенных в ЮЗЭД.

Аттестат соответствия - документ установленной формы, подтверждающий соответствие используемых программных и аппаратных средств требованиям действующего законодательства Российской Федерации в области защиты информации.

Владелец сертификата ключа проверки ЭП - физическое лицо, на имя которого УЦ выдан сертификат и которое владеет соответствующим ключом ЭП, позволяющим с помощью средств ЭП создавать свою ЭП в электронных документах (подписывать ЭП).

Доказательная база - информация в электронном и в бумажном виде, достаточная для разрешения конфликтных ситуаций.

Жизненный цикл электронного документа - существование электронного документа от момента формирования до момента передачи в архив или уничтожения. Любой электронный документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом также могут называться жизненным циклом документа.

Инициатор - Участник, инициирующий конфликтную ситуацию, связанную с необходимостью проверки юридической значимости электронного документа.

Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП (далее - сертификат) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный УЦ либо Федеральным органом исполнительной власти (уполномоченными в сфере использования ЭП) и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа.

Ключ электронной подписи (далее - ключ) - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП.

Ключ проверки ЭП - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП.

Материальный носитель - материальный объект, используемый для записи и хранения информации, необходимой для подписания электронных документов ЭП.

Область применения сертификата - параметр сертификата. Область применения сертификата определяет перечень электронных документов, возможных для подписания при помощи данного сертификата.

Ответчик - Участник, привлекаемый в качестве предположительного нарушителя прав Инициатора.

Отозванный сертификат - сертификат, который отозван из обращения.

Регламент применения электронной подписи (далее - Регламент) - документ, определяющий статусы электронных документов, на которых происходит наложение ЭП в электронном документе на определенном статусе.

Система - система автоматизации финансового органа - автоматизированный центр контроля исполнения и планирования бюджета ("АЦК-Финансы", "АЦК-Планирование").

Средства криптографической защиты информации (далее - СКЗИ) - аппаратно-программный комплекс, выполняющий функцию создания ЭП, а также обеспечивающий защиту информации по утвержденным стандартам и сертифицированный в соответствии с действующим законодательством.

Статус электронного документа - атрибут электронного документа, идентифицирующий его состояние по определенному признаку.

Сторона - юридическое лицо, участник ЮЗЭД (в лице сотрудников), заключившее договор об обмене электронными документами между участниками ЮЗЭД с Департаментом финансов администрации города Перми.

Уполномоченный сотрудник - сотрудник, наделенный полномочиями по подписанию ЭП электронных документов в соответствии с утвержденным Регламентом.

Участник - юридическое лицо, принимающее участие в ЮЗЭД.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

ЭП имеет следующий характеристики:

1. Получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа;

2. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3. Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4. Создается с использованием средств ЭП;

5. Информация для проверки ЭП указана в сертификате;

6. Для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" (N 63-ФЗ).

Целостность программного обеспечения - отсутствие изменений в коде программного обеспечения при эксплуатации данного программного обеспечения.

Цепочка доверия - файл, содержащий информацию об уровнях доверия, начиная от сертификата пользователя до корневого сертификата УЦ и списка отзыва сертификатов, а также ключ, соответствующий сертификату пользователя.

Экспертная комиссия - комиссия, разрешающая конфликтные ситуации, связанные с использованием ЮЗЭД.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме.

Юридически значимый электронный документооборот (далее - ЮЗЭД) - документооборот на базе Системы, в котором участники ЮЗЭД совершают действия по принятию к исполнению документов в электронной форме, удостоверенных ЭП, и при этом несут ответственность за совершение, либо не совершение этих действий.

2. Назначение документа

Настоящий документ определяет порядок разбора конфликтных ситуаций, связанных с использованием ЮЗЭД на базе Системы. Использование ЮЗЭД подразумевает под собой подписание ЭП электронных документов на базе Системы.

Настоящий документ предназначен для Участников, в том числе для Инициаторов, Ответчиков, а также для членов Экспертных комиссий.

3. Порядок разбора конфликтных ситуаций

3.1. Общие положения

Возникновение конфликтных ситуаций может быть связано с формированием, доставкой, получением, подтверждением получения электронных документов, а также с использованием в данных документах ЭП. Причинами возникновения конфликтных ситуаций могут являться следующие разногласия:

1. Оспаривание факта отправления и/или получения электронного документа;

2. Оспаривание времени отправления и/или получения электронного документа;

3. Оспаривание содержания отправленного/полученного электронного документа;

4. Оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и/или подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

5. Оспаривание целостности электронного документа;

6. Оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ ЭП;

7. Оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ ЭП;

8. Оспаривание действительности и правомочности использования сертификата, использованного для заверения электронного документа;

9. Иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

Разрешая конфликтные ситуации, Участники исходят из того, что:

1. В соответствии с действующим законодательством, документ в электронном виде, заверенный ЭП в Системе, является документом, имеющим юридическую силу, аналогичным бумажному документу, снабженному подписью и печатью;

2. Электронный документ порождает обязательства Участника перед другими Участниками, если документ оформлен надлежащим образом, подписан ЭП в Системе и доставлен другому Участнику. При этом ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате, а сертификат отправителя является действующим;

3. Математические свойства алгоритма ЭП должны соответствовать стандартам, существующим в Российской Федерации. Участник признает, что разбор конфликтной ситуации в отношении авторства, целостности и подлинности электронного документа заключается в доказательстве подписания конкретного электронного документа на конкретном ключе ЭП.

Разрешение конфликтных ситуаций может осуществляться несколькими способами (в зависимости от уровня эскалации конфликтной ситуации), а именно:

1. Инициатор и Ответчик разрешают конфликтную ситуацию в рабочем порядке (без создания Экспертной комиссии);

2. Инициатор и Ответчик разрешают конфликтную ситуацию с созданием Экспертной комиссии и разработчиков программного обеспечения Системы;

3. Инициатор и Ответчик разрешают конфликтную ситуацию в претензионном порядке;

4. Инициатор и Ответчик разрешают конфликтную ситуацию в судах (Арбитражный суд Пермского края и т.д.).

3.2. Уведомление о конфликтной ситуации

В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одного из Участников, о возникновении конфликтной ситуации, данный Участник (Инициатор) должен убедиться в целостности установленного на его технических средствах программного обеспечения, в том числе средства ЭП. Инициатор обязан убедиться в том, что не было произведено несанкционированное действие относительно программного обеспечения. А также удостовериться в том, что на его технических средствах не установлено вредоносное или шпионское программное обеспечение.

После чего Участник (Инициатор) незамедлительно извещает в письменном виде других заинтересованных Участников о возможном возникновении и/или наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также о ее предполагаемых причинах.

Извещение о разногласиях в обязательном порядке должно содержать следующую информацию:

1. Номер документа;

2. Дата документа;

3. Тип документа;

4. Организация;

5. Сумма документа;

6. Дата извещения

7. Обстоятельства, на которых основаны заявленные требования и сведения подтверждающих их доказательства;

Ответчики, которым было направлено извещение о конфликтной ситуации (в свободной форме) и участвующие в ее разрешении, обязаны не позднее чем в течение следующего рабочего дня проверить наличие указанных в извещении обстоятельств, и по необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

В тот же срок Ответчики извещают доступными способами Инициатора о результатах проверки и, при необходимости, о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.

3.3. Разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке

Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если Инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях Ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.

Разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке допускаются в тех случаях, когда действия, являющиеся причиной конфликта, не наносят существенный ущерб Участникам.

В случае если Инициатор не удовлетворен информацией, полученной от Ответчиков, для рассмотрения конфликтной ситуации формируется Экспертная комиссия.

3.4. Разрешение конфликтной ситуации с созданием Экспертной комиссии

В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, Инициатор, должен не позднее чем в течение трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации, направить заявление о разногласиях (далее - Заявление) и предложение о создании экспертной комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее - Предложение) Ответчику.

Экспертная комиссия создается с целью разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в ходе обмена электронными документами в Системе в тех случаях, когда разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке не представляется возможным по следующим причинам:

1. Действия, являющиеся конфликтными, наносят существенный ущерб Участникам;

2. Действия, являющиеся конфликтными, не наносят существенный ущерб Участникам, но Инициатор не удовлетворен результатами разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке.

3.4.1. Формирование Экспертной комиссии

При возникновении разногласий Инициатор, заявляющий о разногласии, направляет Ответчику заявление о разногласиях (далее - Заявление) в свободной форме.

Заявление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению Инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения. Заявление составляется в свободной форме на бумажном носителе, подписывается должностными лицами Инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются Ответчику.

Заявление в обязательном порядке должно содержать следующую информацию:

1. Фамилия Имя Отчество;

2. Должность;

3. Контактная информация;

4. Номер документа;

5. Дата документа;

6. Тип документа;

7. Организация;

8. Дата заявления;

9. Обстоятельства, на которых основаны заявленные требования и сведения о подтверждающих их доказательствах;

10. Нормы законодательных и иных нормативных правовых актов, на основании которых выставляется требование (в том числе соглашения между Участниками);

11. Перечень документов (составляющих доказательную базу при эскалации конфликтной ситуации для судебных разбирательств), прилагаемых к заявлению о разногласии. В состав указанных документов должны быть включены:

11.1. Файл, содержащий электронный документ, а также ЭП этого электронного документа*;

11.2. Файл, содержащий вложение электронного документа, а также ЭП этого вложения электронного документа;

11.3. Файлы, содержащие сертификаты ключей ЭП, которыми был подписан электронный документ и вложения.

Предложение должно содержать информацию о предлагаемом месте, дате и времени сбора комиссии, но не позднее трех рабочих дней со дня отправления Предложения, список предлагаемых для участия в работе Экспертной комиссии представителей Инициатора с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей, их контактной информации (телефон, факс, электронная почта).

3.4.2. Предполагаемое место и дата сбора Экспертной комиссии

Не позднее, чем на третий рабочий день после получения Предложения Участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, должна быть сформирована Экспертная комиссия.

Экспертная комиссия формируется на основании совместного приказа участвующих в разрешении конфликтной ситуации Участников. Приказ устанавливает состав Экспертной комиссии, время и место ее работы.

Устанавливается срок работы Экспертной комиссии - пять рабочих дней. В исключительных случаях срок работы Экспертной комиссии может быть продлен, но не более чем на тридцать рабочих дней.

Если Участники не договорятся об ином, то в состав Экспертной комиссии входит равное количество уполномоченных лиц Участников Системы, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

В состав Экспертной комиссии включаются представители отдела информационных систем Департамента финансов администрации города Перми, а также представители подразделений - исполнителей электронных документов, являющиеся подписантами с использованием ЭП в Системе.

В состав Экспертной комиссии могут быть включены представители юридических служб Участников, представители органов, осуществляющих государственное регулирование и контроль соответствующих видов деятельности.

Независимо от соглашения Сторон в состав Комиссии должен входить хотя бы один уполномоченный представитель УЦ, компании разработчика Системы.

По инициативе любого из Участников, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, к работе Экспертной комиссии для проведения технической экспертизы могут привлекаться независимые эксперты.

Лица, входящие в состав Экспертной комиссии, должны обладать необходимыми знаниями и опытом работы с электронными документами, организации и обеспечения информационной безопасности при обмене электронными документами, иметь соответствующий допуск к необходимым для проведения работы Экспертной комиссии документальным материалам и программно-техническим средствам.

Председатель Экспертной комиссии назначается по согласованию Участников.

Если согласование не достигнуто, то Председатель Экспертной комиссии назначается простым большинством голосов, по результатам открытого голосования участников Экспертной комиссии. При участии в Экспертной комиссии представителей иных органов и организаций их право представлять соответствующие органы и организации должно подтверждаться официальным документом (доверенностью, предписанием, копией приказа или распоряжения).

3.4.3. Права и полномочия Экспертной комиссии

1. Экспертная комиссия имеет право получать доступ к необходимым для ее работы документальным материалам Участников, в том числе нормативным документам обмена электронными документами, архивам электронных документов;

2. Экспертная комиссия имеет право на ознакомление с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета электронных документов Участников;

3. Экспертная комиссия имеет право на ознакомление с условиями и порядком эксплуатации программных и технических средств обмена электронными документами Участников;

4. Экспертная комиссия имеет право на ознакомление с условиями и порядком изготовления, использования и хранения Участниками Системы ключей, иной конфиденциальной информации, а также материальных носителей, необходимых для работы средств обмена электронными документами;

5. Экспертная комиссия имеет право получать объяснения от должностных лиц Участников, обеспечивающих обмен электронными документами;

6. Экспертная комиссия вправе получать от Участников любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к разрешаемой конфликтной ситуации;

7. Для проведения необходимых проверок и документирования данных Экспертной комиссией могут применяться специальные программные и технические средства.

3.4.4. Порядок работы экспертной комиссии

Ответчик обязан в период работы комиссии представить Инициатору и Экспертной комиссии ответы по каждому вопросу, изложенному в Заявлении.

В ответах Ответчика на каждое требование должны содержаться документально обоснованные ответы или даны ссылки на доказательства, которые могут быть представлены в ходе работы Экспертной комиссии.

Любая сторона в ходе работы Экспертной комиссии может внести ходатайства об изменении или дополнении своих требований или возражений.

Экспертная комиссия в любой момент может затребовать от сторон предоставления документов, вещественных или иных доказательств (в устанавливаемый комиссией разумный срок).

Рассмотрение спора производится на основании всех представленных документов, доказательств.

В том случае, если обстоятельства требуют подтверждения факта подлинности ЭП в электронном документе, Экспертная комиссия проводит экспертизу по подтверждению подлинности ЭП.

Проведение экспертизы возлагается на уполномоченных сотрудников УЦ и входящих в состав Экспертной комиссии.

Экспертиза осуществляется с использованием применяемого средства ЭП и специализированного программного обеспечения, используемого УЦ для разрешения конфликтных ситуаций.

Технический порядок проведения экспертизы определяется эксплуатационной документацией на данное специализированное программное обеспечение.

Этапы процедуры проверки подлинности электронных документов, проверки организационных аспектов, подтверждения подлинности ЭП осуществляются согласно п. 4 настоящего документа, а также Приложению N 1.

3.4.5. Оформление результатов работы экспертной комиссии

Все действия, предпринимаемые Экспертной комиссией для выяснения фактических обстоятельств, а также выводы, сделанные Экспертной комиссией, заносятся в протокол работы Экспертной комиссии.

3.4.6. Протокол работы Экспертной комиссии

Протокол работы Экспертной комиссии должен содержать следующие данные:

1. Состав Экспертной комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств, мест работы, занимаемых должностей при необходимости исполняемых при обмене электронными документами, функциональных ролей, контактной информации и квалификации членов Экспертной комиссии;

2. Краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению Инициатора, о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;

3. Установленные Экспертной комиссией фактические обстоятельства;

4. Мероприятия, проводимые Экспертной комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты, времени и места их проведения;

5. Выводы, к которым пришла Экспертная комиссия в результате проведенных мероприятий;

6. Подписи всех членов Экспертной комиссии.

3.4.7. Акт по итогам работы Экспертной комиссии

По итогам работы Экспертной комиссии составляется акт, который должен содержать следующую информацию:

1. Краткое изложение выводов Экспертной комиссии;

2. Принятое решение Экспертной комиссии;

3. Состав Экспертной комиссии;

4. Дату и место составления акта;

5. Дату и время начала и окончания работы Экспертной комиссии;

6. Перечень мероприятий, проведенных Экспертной комиссией;

7. Собственноручные подписи членов Экспертной комиссии;

8. Указание на особое мнение члена Экспертной комиссии (или членов комиссии), в случае наличия такового.

Акт составляется в форме документа в свободной форме на бумажном носителе в 2-х экземплярах и выдается:

1. Инициатору;

2. Ответчику.

3.4.8. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы Экспертной комиссии

Акт Экспертной комиссии является основанием для принятия Участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по урегулированию конфликтной ситуации.

В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы Экспертной комиссии Участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов Экспертной комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации.

Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы Экспертной комиссии, если Участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными Экспертной комиссией, и не имеют претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.

В случае если конфликтная ситуация признается разрешенной, Участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы Экспертной комиссии оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации.

Решение составляется Участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, в свободной форме на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому Участнику. Решение подписывается уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации лицами Участников и утверждается руководителями Участников либо их заместителями.

3.4.9. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации

В случаях, когда конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы Экспертной комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одного из Участников от участия в работе Экспертной комиссии или если одним из Участников, участвующим в разрешении конфликтной ситуации, создавались препятствия работе Экспертной комиссии, а также в случае, если один из Участников считает, что его права в связи с обменом электронными документами были нарушены, он обязан направить Участнику, который, по его мнению, нарушил его права, претензию.

Претензия должна содержать:

1. Изложение требований Инициатора;

2. Изложение фактических обстоя