Постановление Администрации города Перми от 26 февраля 2016 г. N 126 "О внесении изменений в постановление администрации города Перми от 22.08.2007 N 347 "Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми"

В целях приведения в соответствие с действующим законодательством, правовыми актами администрации города Перми администрация города Перми постановляет:

1. Внести в постановление администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347 "Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми" (в ред. от 07.02.2012 N 47) следующие изменения:

1.1. пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Определить руководителями администрации города Перми, уполномоченными за отнесение информации к разряду конфиденциальной в пределах компетенции:

главу администрации города Перми;

первого заместителя главы администрации города Перми;

заместителей главы администрации города Перми;

руководителя аппарата администрации города Перми;

руководителей функциональных органов администрации города Перми;

руководителей территориальных органов администрации города Перми;

руководителей функциональных подразделений администрации города Перми.";

1.2. пункт 3.1 изложить в следующей редакции:

"3.1. по учету документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально", направляемых на имя (либо от имени) главы администрации города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми либо в адрес администрации города Перми (без указания функционального органа или подразделения);".

2. Внести изменения в Перечень сведений конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденный постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347 "Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми" (в ред. от 07.02.2012 N 47), изложив в редакции согласно приложению 1 к настоящему постановлению.

3. Внести в Положение о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденное постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347 (в ред. от 07.02.2012 N 47), следующие изменения:

3.1. абзац первый пункта 1.1 изложить в следующей редакции:

"1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами, делами, изданиями и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и другое) (далее - документы), содержащими конфиденциальную информацию, в администрации города Перми, в том числе функциональных, территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми, а также подведомственных им предприятиях, учреждениях.";

3.2. пункты 2.1-2.3 изложить в следующей редакции:

"2.1. Подготовка и оформление документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - конфиденциальный документ).

2.1.1. Необходимость отнесения разрабатываемого документа к разряду конфиденциального определяется в соответствии с действующим законодательством, Перечнем сведений конфиденциального характера в администрации города Перми, Перечнем сведений конфиденциального характера в функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми:

на этапе подготовки документа - исполнителем;

на этапе подписания документа - руководителем, уполномоченным за отнесение информации к разряду конфиденциальной, или лицом, официально его замещающим (далее - руководитель администрации города Перми).

2.1.2. Подготовка конфиденциальных документов осуществляется следующими способами:

2.1.2.1. вне рамок открытых (незащищенных) информационных систем электронного документооборота (далее - ИСЭД). Согласование и подписание конфиденциальных документов осуществляется на бумажном носителе;

2.1.2.2. в рамках открытых (незащищенных) ИСЭД с применением мер по предварительному обезличиванию или шифрованию конфиденциальных сведений, содержащихся в подготавливаемом документе. Согласование конфиденциальных документов осуществляется в рамках открытых (незащищенных) ИСЭД с представлением, при необходимости, конфиденциальных документов в полном объеме на бумажном носителе. Подписание конфиденциальных документов осуществляется на бумажном носителе.

2.1.3. Подготовка конфиденциальных документов осуществляется:

на защищенных в соответствии с требованиями по защите информации персональных компьютерах;

персональных компьютерах, не подключенных к информационным сетям общего пользования;

посредством защищенных в соответствии с требованиями безопасности информации локальных вычислительных сетей и (или) информационных систем;

на незащищенных персональных компьютерах только при условии использования съемных носителей информации, зарегистрированных в установленном пунктом 2.5.4 настоящего Положения порядке.

2.1.4. На подготавливаемых конфиденциальных документах (проектах документов) в правом верхнем углу первой страницы (обложки, титульном листе) исполнителем проставляется пометка ограничения "Для служебного пользования" или "Конфиденциально" и номер экземпляра.

На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра конфиденциального документа в левом нижнем углу указываются учетный номер конфиденциального документа, количество отпечатанных экземпляров, фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя.

2.1.5. Подписанные на бумажном носителе конфиденциальные документы (вместе с проектами) передаются для учета (регистрации) в подразделение (специалисту), ответственное за прием, учет (регистрацию) и хранение конфиденциальных документов.

2.2. Прием, учет (регистрация) и хранение конфиденциальных документов.

2.2.1. Прием, учет (регистрация) и хранение конфиденциальных документов осуществляется подразделениями (специалистами), которым поручен прием, учет (регистрация) и хранение несекретной документации, либо специалистом, на которого приказом соответствующего руководителя администрации города Перми возложены обязанности по приему, учету (регистрации) и хранению конфиденциальных документов (далее - ответственный специалист).

Обязанность осуществления приема, учета (регистрации) и хранения конфиденциальных документов отражается в положении о подразделении (должностной инструкции специалиста).

2.2.2. Поступающая корреспонденция (конверты, пакеты) с пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" вскрывается ответственным специалистом.

При вскрытии конверта (пакета) проверяется правильность адресата направленной корреспонденции, наличие конфиденциальных документов, соответствие количества листов и экземпляров, указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально", приложений к ним, несоответствия количества листов или экземпляров, указанных в сопроводительном письме, ответственный специалист составляет акт произвольной формы в двух экземплярах. Акт утверждается руководителем подразделения, ответственным за прием, учет (регистрацию) и хранение конфиденциальных документов, или соответствующим руководителем администрации города Перми. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй хранится вместе с поступившим документом.

Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользования", "Конфиденциально" возвращаются отправителю с сопроводительным письмом о возврате ошибочно направленных документов.

2.2.3. Учету (регистрации) подлежат все входящие, исходящие и внутренние конфиденциальные документы.

Конфиденциальные документы учитываются:

отдельно от неконфиденциальных документов при значительном объеме конфиденциальных документов;

совместно с неконфиденциальными документами при незначительном объеме конфиденциальных документов.

К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" (например, 05-14-8дсп).

2.2.4. Учет (регистрация) конфиденциальных документов осуществляется:

в журнале учета подготовленных документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" (приложение 1 к настоящему Положению) или журнале учета входящих документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" (приложение 2 к настоящему Положению) (далее - Журнал учета). Журнал учета учитывается в номенклатуре дел несекретного делопроизводства;

в открытых (незащищенных) ИСЭД без размещения текста конфиденциального документа в открытых (незащищенных) ИСЭД или с размещением в открытых (незащищенных) ИСЭД предварительно обезличенного или зашифрованного конфиденциального документа.

На отдельные конфиденциальные документы для учета движения документов при необходимости заводятся карточки учета выдачи конфиденциальных документальных материалов по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению (далее - карточка учета). Необходимость ведения карточки учета определяется ответственным специалистом.

2.2.5. Исполненные конфиденциальные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства отдельно или вместе с неконфиденциальными документами по одному и тому же вопросу. При этом на обложке дела, в которое помещены документы с пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.2.6. Все конфиденциальные документы должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах или сейфах.

Помещения должны обеспечивать физическую сохранность находящейся в них документации.

При необходимости шкафы, сейфы и служебные помещения могут опечатываться личными металлическими номерными печатями сотрудников.

Доступ в помещения, предназначенные для работы и хранения конфиденциальных документов, посторонних лиц (в том числе служащих администрации города Перми, для которых указанные помещения не являются постоянным местом работы) ограничивается. При невозможности ограничения доступа в указанные помещения принимаются меры по ограничению доступа к шкафам, сейфам, в которых хранятся конфиденциальные документы, в том числе обязательное опечатывание личными металлическими номерными печатями сотрудников.

2.3. Порядок обращения с конфиденциальными документами.

2.3.1. Лица, получившие доступ к конфиденциальным документам, обязаны соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в этих документах.

2.3.2. Под конфиденциальностью понимается обязанность не раскрывать третьим лицам и не распространять конфиденциальную информацию, если иное не предусмотрено федеральным законом, настоящим Положением.

2.3.3. Под раскрытием (распространением) конфиденциальной информации подразумеваются:

умышленные или неосторожные действия лиц, которым была доверена эта информация, в результате которых конфиденциальная информация стала известна посторонним лицам, в том числе служащим администрации города Перми, не допущенным к конфиденциальной информации в установленном настоящим Положением порядке;

передача конфиденциальных сведений без предварительного обезличивания или шифрования по открытым техническим каналам связи (телефон, факс, электронная почта и тому подобное), размещение в открытых (незащищенных) ИСЭД или обработка конфиденциальных сведений на объектах вычислительной техники, не соответствующих требованиям, установленным пунктом 2.1.3 настоящего Положения;

утрата конфиденциальных документов, в том числе временный выход документов из владения лица, которому они были доверены по работе, вследствие чего эти документы стали либо могли стать достоянием посторонних лиц, в том числе служащих администрации города Перми, не допущенных к конфиденциальной информации в установленном настоящим Положением порядке;

опубликование конфиденциальных документов в открытых средствах массовой информации (печатных изданиях, передачах по радио, телевидению, интернет), использование в публичных выступлениях без предварительного обезличивания либо до снятия с информации ограничительной пометки в порядке, установленном пунктами 2.3.4, 2.3.5 настоящего Положения.

2.3.4. Не является раскрытием (распространением) конфиденциальной информации, выражающей интересы юридического (физического) лица, при наличии письменного разрешения (согласия) на опубликование информации (ознакомление с информацией неустановленного числа лиц) руководителя этого юридического лица или физического лица соответственно.

2.3.5. При необходимости открытого опубликования сведений, содержащихся в конфиденциальном документе, руководителем администрации города Перми определяются объем, формы и время опубликования. Каждый предназначенный к опубликованию конфиденциальный документ визируется руководителем администрации города Перми. При этом с документа снимается ограничительная пометка.

2.3.6. О фактах раскрытия (распространения) конфиденциальной информации служащим администрации города Перми, которому была доверена эта информация, ставится в известность соответствующий руководитель администрации города Перми, который принимает решение о привлечении служащего администрации города Перми, допустившего раскрытие (распространение) конфиденциальной информации, к дисциплинарному взысканию.

2.3.7. С конфиденциальными документами разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо письменное разрешение (виза) руководителя администрации города Перми.

2.3.8. При нахождении в помещении, где проводится работа с конфиденциальными документами, посторонних лиц (в том числе служащих администрации города, не допущенных к данным документам) конфиденциальные документы должны убираться в шкаф, сейф, ящик стола либо применяются иные меры, позволяющие исключить случайное ознакомление этих лиц с конфиденциальной информацией.

Запрещается оставлять конфиденциальные документы на рабочих местах без присмотра или в незапертых шкафах (сейфах) в течение рабочего дня или по его окончании.

2.3.9. Конфиденциальные документы передаются руководителям администрации города Перми ответственным специалистом лично либо через секретаря (помощника) руководителя администрации города Перми в папке (конверте), исключающей случайное ознакомление с конфиденциальным документом посторонних лиц (в том числе служащих администрации города, не допущенных к данным документам), под расписку в учетных документах (Журнале учета, карточке учета) с указанием фамилии, инициалов лица, получившего документ, и даты передачи документа.

2.3.10. Допуск руководителей администрации города Перми к конфиденциальным документам осуществляется в соответствии с разрешительной системой доступа к конфиденциальным документам руководителей администрации города Перми согласно приложению 4 к настоящему Положению.

2.3.11. Допуск служащего к работе с конфиденциальными документами (ознакомление с документами) осуществляется с письменного разрешения (визы) руководителя администрации города Перми, в соответствии с разрешительной системой к конфиденциальным документам в функциональном (территориальном) органе (подразделении).

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам в функциональном (территориальном) органе утверждается руководителем функционального (территориального) органа.

2.3.12. Конфиденциальный документ выдается специалисту для работы в соответствии с визой соответствующего руководителя администрации города Перми под расписку в учетных документах (Журнале учета, карточке учета) с указанием фамилии, инициалов лица, получившего документ, и даты выдачи документа.

Специалист, получивший конфиденциальный документ, обязан обеспечивать его сохранность и конфиденциальность с момента получения до момента возврата документа ответственному специалисту.

2.3.13. Возврат конфиденциального документа ответственному специалисту осуществляется под расписку в учетных документах (Журнале учета, карточке учета) с указанием фамилии, инициалов лица, принявшего документ, и даты возврата документа.

Отработанный конфиденциальный документ подшивается в дело вместе с карточкой учета.

2.3.14. Размножение (копирование, тиражирование) подготовленных в администрации города Перми, функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми конфиденциальных документов осуществляется с письменного разрешения (визы) соответствующего руководителя администрации города Перми.

2.3.15. Размножение (копирование, тиражирование) конфиденциальных документов, поступивших в администрацию города Перми, функциональный (территориальный) орган (подразделение) администрации города Перми из сторонних организаций (от третьих лиц), осуществляется:

для внутреннего использования (решения муниципальными служащими администрации города Перми поставленных задач, исполнения должностных обязанностей, подготовки ответов на обращения без предоставления третьим лицам) с письменного разрешения (визы) руководителя администрации города Перми, на чье имя поступил конфиденциальный документ;

для представления третьим лицам - после получения письменного разрешения (согласия) руководителя организации (лица), направившей документ, содержащий конфиденциальную информацию.

2.3.16. Размножение (копирование, тиражирование) конфиденциального документа, осуществляется подразделением (специалистом), осуществляющим хранение конфиденциальных документов, в соответствии с пунктами 2.3.14, 2.3.15 настоящего Положения.

На размножаемом (копируемом, тиражируемом) документе на оборотной стороне последнего листа делается пометка о количестве дополнительно размноженных экземплярах: "Дополнительно размножено экз.".

На первом листе каждого дополнительно размноженного экземпляра делается пометка "Копия" с указанием порядкового номера (например, "Копия N 1").

2.3.17. Конфиденциальные документы пересылаются (отправляются) юридическим (физическим) лицам, в том числе функциональным (территориальным) органам (подразделениям) администрации города Перми, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Запрещается пересылка (отправка) конфиденциальных документов без предварительного обезличивания или шифрования по открытым техническим каналам связи, открытым (незащищенным) ИСЭД.

2.3.18. Конфиденциальные документы выдаются подразделением (специалистом), ответственным за хранение конфиденциальных документов, непосредственно:

физическому лицу на основании документа, подтверждающего его личность;

представителю юридического (физического) лица на основании доверенности с указанием в ней запрашиваемых конфиденциальных документов и документа, подтверждающего его личность.

При получении конфиденциальных документов представителем юридического (физического) лица, доверенность остается у ответственного специалиста.

2.3.19. Пересылка (отправка) конфиденциальных документов осуществляется с пометкой в учетных документах (Журнале учета, карточке учета) с указанием реквизитов реестра на отправленную документацию (квитанции на почтовое отправление).

При получении документов, содержащих конфиденциальную информацию, представителем юридического (физического) лица, физическим лицом в учетных документах указывается фамилия, инициалы, личная подпись лица, получившего документ, дата получения документа.

2.3.20. Пересылка (отправка) конфиденциальных документов осуществляется с сопроводительным письмом, с указанием реквизитов, количества и номеров экземпляров, количества листов каждого экземпляра отправляемых конфиденциальных документов (например, "Приложение: распоряжение администрации города Перми от дд.мм.гггг N 4дсп, в 2 экз., экз. N 5, 6 на 5 л. каждый, для служебного пользования").

Сопроводительное письмо подготавливает ответственный специалист либо иной специалист в рамках полномочий.

Сопроводительное письмо, не содержащее конфиденциальную информацию, может подготавливаться и направляться адресату с помощью открытых (незащищенных) ИСЭД. Размещение (подготовка) в открытых (незащищенных) ИСЭД приложений, являющихся конфиденциальными документами, осуществляется в соответствии с пунктом 2.1.2 настоящего Положения.

2.3.21. При необходимости направления конфиденциальных документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и соответствующим руководителем администрации города Перми, и хранится в подразделении (специалистом), ответственном за хранение конфиденциальных документов.

2.3.22. В случае если конфиденциальный документ поступил в адрес администрации города Перми, функционального (территориального) органа (подразделения) администрации города Перми без указания должностного лица, то дальнейшая работа с документом осуществляется с письменного разрешения (визы) главы администрации города Перми, руководителя функционального (территориального) органа (подразделения) администрации города Перми или лиц, их замещающих, соответственно.";

3.3. пункт 2.5.1 изложить в следующей редакции:

"2.5.1. Обработка конфиденциальной информации (включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, блокирование, удаление, уничтожение) в электронном виде осуществляется в соответствии с пунктами 2.1.3 настоящего Положения.";

3.4. в пункте 2.5.5:

в абзаце первом слова "пунктом 2.2.4" заменить словами "пунктом 2.2.6";

в абзаце втором слова "пунктом 2.3.4, 2.3.5" заменить словами "пунктами 2.3.17-2.3.21";

3.5. пункт 2.6 признать утратившим силу;

3.6. дополнить разделами 3, 4 следующего содержания:

"3. Ответственность за нарушение требований настоящего Положения

3.1. Руководители администрации города Перми, муниципальные служащие администрации города Перми, допущенные к конфиденциальной информации, за разглашение (распространение) конфиденциальной информации, а также нарушение порядка обращения с конфиденциальными документами привлекаются к дисциплинарной или иной предусмотренной действующим законодательством ответственности.

3.2. Руководители функциональных (территориальных) органов (подразделений) администрации города Перми несут ответственность за неисполнение настоящего Положения и нарушение порядка обращения с конфиденциальными документами в функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми.

4. Заключительные положения

Руководители функциональных (территориальных) органов администрации города Перми имеют право утверждать положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера функционального (территориального) органа администрации города Перми для уточнения настоящего Положения с учетом особенностей работы в функциональном (территориальном) органе администрации города Перми.";

3.7. дополнить приложениями 1, 2, 3, 4 согласно приложениям 2, 3, 4, 5 к настоящему постановлению соответственно.

4. Руководителям функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми до 01 июня 2016 г.:

4.1. актуализировать Перечень сведений конфиденциального характера в функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми с учетом действующего законодательства и Перечня сведений конфиденциального характера в администрации города Перми;

4.2. направить утвержденный Перечень сведений конфиденциального характера в функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми в сектор по спецработе администрации города Перми.

5. Настоящее постановление вступает в силу с даты официального опубликования в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

6. Управлению по общим вопросам администрации города Перми обеспечить опубликование постановления в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

7. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову E.Л.

Глава администрации города Перми

Д.И. Самойлов