Приложение

Приложение
к распоряжению администрации
города Перми от 17 июля 2017 г. N 108

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Перми

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми и подведомственных муниципальных учреждениях и предприятиях города Перми (далее - подразделения администрации города Перми).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с:

Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила хранения документов);

Законом Пермского края от 06 марта 2007 г. N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае";

указом губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. N 73 "Об утверждении Регламента применения электронной подписи в "Интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)";

указом губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. N 16 "Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)";

Уставом города Перми.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами (включая документы, содержащие конфиденциальную информацию) независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет, контроль за исполнением и хранением.

1.4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в установленном порядке. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные, регулируются Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в администрации города Перми, утвержденным постановлением администрации города Перми от 22 августа 2007 г. N 347.

Требования настоящей Инструкции к работе с документами, составляющими государственную тайну, с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми, а также оперативное хранение документов осуществляют делопроизводственные службы подразделений администрации города Перми (далее - делопроизводственная служба).

Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации города Перми, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города Перми осуществляет управление по общим вопросам администрации города Перми (далее - управление по общим вопросам).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей подразделений администрации города Перми.

1.7. Ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у сотрудников служебных документов, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов возлагается на сотрудников администрации города Перми.

1.8. При временном отсутствии, увольнении или перемещении руководителей или сотрудников администрации города Перми имеющиеся у них документы по указанию руководителя должны быть переданы другому сотруднику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан самостоятельно делегировать работу в системе электронного документооборота (далее - СЭД) лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в СЭД переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба.

1.9. Принятые на работу сотрудники администрации города Перми после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

II. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции

Автор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (сотрудник), создавшие документ.

Виза документа - реквизит документа, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях использования и хранения.

Документооборот - движение документов с даты их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Лингвистическая экспертиза документов - исследование документов в целях оценки текста проекта документа (проекта правового акта) на соответствие нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей стилистики юридических текстов, их типологической специфики, требований юридической техники, выявления языковых несоответствий, обуславливающих противоречия и неверное толкование текстов документов, выявления логических, стилистических, орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок, установления единства используемых понятий и терминов по всему документу.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись уполномоченного лица.

Пользователь СЭД - муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника СЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках СЭД и зарегистрированное в СЭД.

Регламент процесса СЭД - документ, предназначенный для пользователей СЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, основные правила работы в СЭД по выполнению задач в рамках процесса.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Сканирование документа - получение электронного образа документа.

Срок исполнения документа - срок, установленный правовыми актами или резолюцией.

Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система электронного документооборота, обеспечивающая сбор электронных документов, их включение в систему, обработку, управление документами и доступ к ним.

Исполнитель документа - муниципальный служащий администрации города Перми, руководитель (сотрудник) муниципального учреждения (предприятия) города Перми, осуществляющий подготовку проекта документа по резолюции (поручению), несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль за прохождением всех этапов подготовки проекта документа.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Пермского края.

Электронное дело СЭД - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел в СЭД.

Электронный документ СЭД - документ, подготовленный с использованием СЭД, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать время создания и исполнителя документа. Электронный документ имеет идентификатор (id-номер документа) - уникальный идентификационный код документа, который формируется при создании карточки документа и не изменяется впоследствии при создании новых версий документа.

Электронный документооборот - документооборот с применением СЭД.

Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Организация делопроизводства в администрации города Перми

3.1. Электронный документооборот

3.1.1. Делопроизводство в администрации города Перми осуществляется с использованием системы электронного документооборота (СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и поручений по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов поручений по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов, контроля исполнения документов, справочно-информационной работы.

В подразделениях администрации города Перми с учетом специфики обработки документации используются прочие программные модули: автоматизированная информационная система обеспечения градостроительной деятельности в городе Перми (АИСОГД), "Обращения жителей" (ИСОЖ), информационная система управления землями (ИСУЗ), программный комплекс SAUMI (система автоматизированного учета муниципального имущества), информационная система "Картотека судебных дел" и другие (далее - Программные модули).

Работа в СЭД и Программных модулях основывается на принципе однократной регистрации документов.

Программное обеспечение СЭД позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. Автоматическая маршрутизация документов обеспечивается наличием в СЭД определенного количества заданных процессов (маршрутов), прохождение по которым позволяет передавать документ от одного исполнителя другому в соответствии с реальным процессом работы с документом от этапа создания до этапов согласования, подписания.

3.1.2. Основные принципы работы СЭД:

автоматизация процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ;

запрет на обработку и хранение информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне, информации, содержащей сведения конфиденциального характера (в том числе персональные данные), информации, распространение которой в Российской Федерации запрещено.

3.1.3. Порядок подключения сотрудников к СЭД.

Подключение к СЭД в качестве пользователей СЭД осуществляется на основании заявок, направленных в Службу поддержки пользователей информационных систем Аппарата Правительства Пермского края (далее - СПП). Права пользователей в СЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями. Подключение к СЭД производит СПП.

При изменении организационной структуры подразделений администрации города Перми, перемещении, увольнении, замещении сотрудников соответствующая информация направляется в СПП посредством заявки или пакета заявок.

Права доступа для работы в СЭД устанавливаются СПП. Кроме установки типовых прав доступа для пользователей может осуществляться индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов путем определения бизнес-групп пользователей СЭД и присвоения им определенных ролей.

3.1.4. Документы, поступившие в администрацию города Перми или должностным лицам администрации города Перми в виде электронного документа, равнозначны документам на бумажном носителе.

3.1.5. Электронный документ, сформированный в СЭД с применением ЭП, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа, подписанного на бумажном носителе, и влечет для данного документа правовые последствия.

3.1.6. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

3.1.7. Электронные документы после их исполнения или отправления подлежат хранению в установленном порядке в СЭД и Программных модулях в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.2. Прием и обработка поступающих документов

3.2.1. Документы поступают в администрацию города Перми посредством почтовой связи, по каналам электронной связи, а также передаются курьером и на личном приеме.

3.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.3. По каналам электронной связи поступают электронные документы, электронные копии документов, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

Каналы электронной связи включают СЭД, интегрированную с межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО) и Единой системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), Программные модули, официальный сайт муниципального образования город Пермь в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иные источники электронной связи.

3.2.4. Прием и обработка документов в администрации города Перми производятся децентрализованно:

корреспонденция, поступившая в адрес Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, - управлением по общим вопросам;

корреспонденция, поступившая в адрес руководителей подразделений администрации города Перми, - делопроизводственными службами;

корреспонденция, поступившая по специальной связи, - сектором по спецработе администрации города Перми;

обращения граждан - отделом по работе с обращениями граждан администрации города Перми;

судебная корреспонденция - отделом по организации судебной защиты правового управления администрации города Перми, за исключением судебных документов, направленных в адрес Главы города Перми, администрации города Перми и содержащих властные предписания административных органов, а также корреспонденции, поступившей на имя заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми;

корреспонденция, поступившая в коллегиальные органы, - секретарями соответствующих коллегиальных органов.

3.2.5. Все поступившие конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой "лично".

При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по компетенции, если известен адрес получателя. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

Конверты уничтожаются, кроме обращений граждан и тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

3.2.6. Корреспонденция, поступившая на иностранном языке, подлежит обязательному переводу отделом международных и межмуниципальных связей управления организационно-методической работы администрации города Перми.

3.2.7. Корреспонденция, поступившая на официальные адреса электронной почты администрации города Перми, подлежит рассмотрению управлением по общим вопросам, делопроизводственной службой, распечатке (при необходимости).

Прием электронных писем осуществляется в течение рабочего дня в постоянном режиме.

3.2.8. Прием телеграмм осуществляется под подпись с проставлением даты и времени приема.

Прием телефонограмм осуществляется специалистами приемных руководителей. Полученные телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм с обязательным указанием фамилии передавшего, докладываются руководителю для оформления резолюции, доводятся до исполнителей.

3.2.9. Поступившие документы, исходя из содержания, управлением по общим вопросам, отделом по работе с обращениями граждан администрации города Перми распределяются по компетенции между Главой города Перми, первым заместителем главы администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми.

3.3. Регистрация поступающих документов

3.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, принятия решения и исполнения, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не регистрируются первичные документы бухгалтерского учета, счета на оплату, копии правовых актов, планы работы и отчеты о работе, статистические сведения, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения в виде открыток, периодические издания и так далее.

3.3.2. Документы регистрируются один раз в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Регистрация срочных документов осуществляется незамедлительно.

3.3.3. Регистрация поступающих документов производится в администрации города Перми децентрализованно в соответствии с пунктом 3.2.4 настоящей Инструкции.

Документы, поступившие непосредственно Главе города Перми, первому заместителю главы администрации города Перми, заместителям главы администрации города Перми, руководителю аппарата администрации города Перми, должны быть переданы помощниками руководителей для регистрации в управление по общим вопросам.

3.3.4. При регистрации в СЭД поступивший документ сканируется и верифицируется в целях создания его электронного образа после заполнения основных атрибутов электронной карточки: корреспондента, номера и даты входящего документа корреспондента, вида документа, фамилии, имени, отчества (далее - Ф.И.О.) лица, подписавшего документ, адресата, краткого содержания, срока исполнения документа, индекса дела по номенклатуре дел.

3.3.5. Номер и дата регистрации документов в СЭД присваиваются автоматически в момент завершения процесса регистрации документа. Регистрационные номера документам присваиваются в пределах соответствующей номенклатурной папки.

3.3.6. Номер и дата регистрации муниципальных контрактов, заключаемых на основании электронных торгов в соответствии c Федеральным законом от 05 апреля 2015 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон N 44-ФЗ), присваиваются автоматически на электронной торговой площадке. Перерегистрации в СЭД такие муниципальные контракты не подлежат.

3.3.7. Документы, поступившие в подразделения администрации города Перми и содержащие вопросы, не входящие в их компетенцию, направляются не позднее 7 дней с даты регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в документе вопросов, с уведомлением заявителя, направившего документ, о переадресации документа.

3.4. Порядок рассмотрения документов руководителями

и доведения документов до исполнителей

3.4.1. После регистрации входящая корреспонденция в тот же день поступает помощникам (специалистам делопроизводственных служб) для подготовки проектов резолюций и дальнейшего рассмотрения руководителями либо поступает непосредственно руководителям. Срочные документы представляются на рассмотрение незамедлительно.

Срок рассмотрения документов руководителями не должен превышать 2 рабочих дней.

3.4.2. На поступившие зарегистрированные документы помощниками (специалистами делопроизводственных служб) подготавливаются на бумажном носителе либо вносятся непосредственно в СЭД проекты резолюций по исполнению документов.

3.4.3. Проекты резолюций по исполнению документов, оформленные на бумажном носителе, прикладываются к соответствующим документам на бумажном носителе.

Рассмотренные руководителем документы с резолюциями на бумажном носителе передаются помощнику для внесения поручений по исполнению документов в СЭД и дальнейшей передачи на исполнение в подразделения в соответствии с регламентом процесса по исполнению документа, резолюции или поручения.

3.4.4. Электронные документы, электронные копии документов в СЭД после утверждения проекта резолюции руководителем направляются исполнителям в электронном виде в соответствии с регламентом процесса по исполнению документа, резолюции или поручения.

3.4.5. Документы, направленные на исполнение, могут иметь несколько резолюций, соответствующих этапам рассмотрения документа от руководителя к исполнителю. При этом последующие резолюции не должны противоречить первой.

3.4.6. При наличии нескольких исполнителей ответственным считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Ответственный исполнитель координирует деятельность соисполнителей, контролирует своевременное представление ему необходимых материалов, обобщает информацию.

Ответственный исполнитель или соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

3.4.7. В случае неверного указания ответственного исполнителя в резолюции документ должен быть возвращен должностному лицу, подписавшему резолюцию, для направления по компетенции не позднее 7 календарных дней с даты регистрации.

3.4.8. В случае поступления обращения заявителя нескольким адресатам: Главе города Перми, в администрацию города Перми, подразделение администрации города Перми, должностным лицам или иным органам и направления обращения в соответствии с компетенцией на исполнение одному и тому же должностному лицу целесообразно подготавливать один ответ за подписью должностного лица в соответствии с резолюциями с указанием в ответе информации, в чей адрес или откуда поступило данное обращение.

3.4.9. Если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, соответствующее должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же соответствующий орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении заявитель, направивший обращение, обязательно уведомляется.

3.5. Работа исполнителей с документами, визирование (согласование) проектов документов

3.5.1. Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя и предусматривает сбор, обработку необходимой информации, подготовку проекта итогового документа, оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к пересылке адресату, отметку об исполнении документа.

3.5.2. Работа исполнителя с документом по существу должна быть закончена в течение 2/3 срока, предусмотренного для исполнения документа.

Оставшаяся 1/3 срока предназначена для проведения рабочих встреч, консультаций, лингвистической экспертизы и редактирования, согласования и подписания проекта документа.

3.5.3. В целях организации делопроизводства и контроля исполнения документов, оперативного поиска документов обязательным требованием при подготовке писем в СЭД является запуск ответа связанным процессом с входящим документом. В случае инициативного запуска подготовки ответа ответственный исполнитель должен устанавливать связи документов вручную.

В целях оптимизации подготовки и прохождения проекта документа в СЭД созданы шаблоны маршрутов документов универсального процесса с индексом "059".

При формировании процесса в СЭД ответственный исполнитель обязан указать в списке согласующих всех, кто был указан в качестве соисполнителей в резолюции верхнего уровня, кроме исполнителей, указанных в резолюции "Для сведения".

3.5.4. Соисполнители (за исключением правового управления администрации города Перми) обязаны представить ответственному исполнителю в течение 2/3 от основного срока, предусмотренного для исполнения документа, необходимые материалы (информацию, предложения, справки, сведения и тому подобное).

Все исполнители в равной степени отвечают за полноту и достоверность информации, используемой при подготовке проекта документа.

3.5.5. Визирование (согласование) проектов документов осуществляется в соответствии с регламентом процесса СЭД с использованием ЭП.

3.5.6. Срок согласования проекта документа не должен превышать 2 рабочих дней.

Согласование проекта документа проводится для оценки его содержания с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса определенным кругом должностных лиц, подтверждения согласия заинтересованных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

При отсутствии замечаний и (или) предложений подготовленный ответственным исполнителем проект документа подлежит согласованию согласующими.

При наличии замечаний и (или) предложений проект документа отклоняется для доработки с оформлением их в закладке "Комментарии" или вложенным файлом в формате PDF в задаче процесса СЭД. Комментарии должны быть четкими и обоснованными.

3.5.7. Документы, подписываемые Главой города Перми, подлежат лингвистической экспертизе и редактированию в управлении по общим вопросам. Срок лингвистической экспертизы и редактирования проектов правовых актов составляет 5 рабочих дней, проектов писем - 2 рабочих дня.

3.5.8. Документы, подписываемые должностными лицами подразделений администрации города Перми, подлежат обязательному редактированию в делопроизводственной службе.

3.5.9. Документы зарубежным корреспондентам составляются на русском языке. Перевод письма оформляется на отдельном листе и не требует подписания.

3.5.10. Проекты писем, подписываемые Главой города Перми, после лингвистической экспертизы и редактирования до представления на подпись подлежат обязательному согласованию:

непосредственным руководителем (отдела, управления) автора документа;

руководителем подразделения администрации города Перми автора документа;

курирующим заместителем главы администрации города Перми либо руководителем аппарата администрации города Перми.

3.5.11. Проекты писем, подписываемые Главой города Перми, подлежат дополнительному согласованию:

заместителями главы администрации города Перми или руководителями подразделений администрации города Перми, указанными в резолюции верхнего уровня, - при подготовке ответов на входящие письма;

начальником сектора по взаимодействию с Пермской городской Думой управления по вопросам общественного самоуправления и межнациональным отношениям администрации города Перми (далее - Сектор по взаимодействию с ПГД) и заместителем главы администрации города Перми, курирующим данное подразделение, - при подготовке заключений на проекты решений Пермской городской Думы, сопроводительных писем к проектам решений Пермской городской Думы, по исполнению решений Пермской городской Думы, по исполнению протоколов, решений комитетов, заседаний Пермской городской Думы, заседаний временных комиссий Пермской городской Думы;

начальником департамента финансов администрации города Перми, начальником правового управления администрации города Перми - при подготовке заключений на проекты решений Пермской городской Думы;

начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми - при подготовке писем об исполнении решений протоколов совещаний, проведении регламентных мероприятий;

начальником отдела по работе с обращениями граждан администрации города Перми - при подготовке ответов на обращения граждан;

юридической службой подразделения администрации города Перми, начальником правового управления администрации города Перми - при подготовке ответов на акты прокурорского реагирования;

юридической службой подразделения администрации города Перми, юристом правового управления администрации города Перми - при подготовке доверенностей на представление интересов муниципального образования город Пермь, Главы города Перми, администрации города Перми;

отделом международных и межмуниципальных связей управления организационно-методической работы администрации города Перми - при подготовке писем иностранным партнерам, дипломатическим миссиям, в загранучреждения Российской Федерации, международным организациям, в том числе текстов перевода на иностранные языки.

3.5.12. Проекты внутренних писем, адресованных Главе города Перми, до представления на подпись подлежат обязательному согласованию:

непосредственным руководителем (отдела, управления) автора документа;

руководителем подразделения администрации города Перми автора документа.

3.5.13. Проекты внутренних писем, адресованных Главе города Перми, подлежат дополнительному согласованию:

начальником сектора по взаимодействию с ПГД - о продлении сроков исполнения решений Пермской городской Думы;

начальником департамента финансов администрации города Перми, начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми - по исполнению поручений по перечню нормативных правовых актов, требующих актуализации для формирования проекта бюджета города Перми;

начальником департамента планирования и мониторинга администрации города Перми, начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми - об исполнении, продлении поручения по протоколу Бюджетной комиссии города Перми, по протоколу проектного комитета администрации города Перми;

начальником правового управления администрации города Перми, начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми - по плану актуализации нормативных правовых актов;

начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми - по исполнению, продлению поручений Главы города Перми.

3.5.14. Проекты документов дорабатываются автором с учетом высказанных замечаний и предложений в течение 2 рабочих дней.

Автор документа не имеет права удалять согласующих лиц из исполнителей этапов согласования в целях сокращения сроков прохождения проекта документа после отклонения на доработку с какого-либо этапа процесса СЭД.

Все согласующие должны согласовать последнюю версию проекта документа в СЭД.

3.5.15. В случае невозможности устранения замечаний автор документа подготавливает лист разногласий.

Лист разногласий оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, подписывается руководителем подразделения администрации города Перми автора документа и содержит обоснованную позицию на высказанные замечания. Автор документа должен ознакомить с листом разногласий согласующего с последующим исключением данного согласующего из списка согласующих лиц. Лист разногласий сканируется в формате PDF и добавляется к задаче процесса СЭД.

3.5.16. Доработанные автором и согласованные документы поступают в управление по общим вопросам, делопроизводственные службы, помощникам руководителей в целях проведения нормоконтроля за соблюдением порядка оформления, согласования и представления на подпись документов. На подпись должностному лицу представляется распечатанный на бумажном носителе документ (для правовых актов, отправляемых писем), листы согласований, пояснительная записка (финансово-экономическое обоснование), необходимые приложения.

3.5.17. Управлению по общим вопросам, делопроизводственной службе, помощникам руководителей предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.

3.6. Подписание документов в администрации города Перми

3.6.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции.

3.6.2. Глава города Перми подписывает документы:

в законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации;

губернатору Пермского края;

председателю Законодательного Собрания Пермского края;

в общественные приемные политических партий;

начальнику ГУ МВД России по Пермскому краю;

начальнику Управления МВД России по городу Перми;

начальнику Управления ФСБ России по Пермскому краю;

прокурору Пермского края;

прокурору города Перми;

прокурору Пермской межрайонной природоохранной прокуратуры;

прокурору Пермской транспортной прокуратуры;

руководителю Управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю;

в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;

Уполномоченному по правам человека в Пермском крае;

Уполномоченному по правам ребенка в Пермском крае;

Уполномоченному по защите прав предпринимателей в Пермском крае;

Главному федеральному инспектору по Пермскому краю;

депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

депутатам Законодательного Собрания Пермского края;

депутатам Пермской городской Думы;

председателю Пермской городской Думы;

председателю Контрольно-счетной палаты Пермского края;

председателю Контрольно-счетной палаты города Перми;

руководителям органов местного самоуправления (в том числе иностранных государств);

руководителям ассоциаций межмуниципального сотрудничества;

руководителям дипломатических миссий Российской Федерации за рубежом;

руководителям дипломатических миссий иностранных государств в Российской Федерации.

3.6.3. Первый заместитель главы администрации города Перми, заместители главы администрации города Перми, руководитель аппарата администрации города Перми:

заместителям руководителя Администрации губернатора Пермского края;

заместителям председателя Правительства Пермского края;

депутатам Пермской городской Думы по поручению Главы города Перми;

в исполнительные органы государственной власти Пермского края;

заместителю начальника ГУ МВД России по Пермскому краю;

начальнику Управления МВД России по городу Перми;

заместителям прокурора Пермского края;

заместителям прокурора города Перми;

районные прокуратуры;

инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, по компетенции и в соответствии с резолюцией Главы города Перми.

Руководитель аппарата администрации города Перми:

руководителю Аппарата Правительства Пермского края;

руководителю аппарата Пермской городской Думы;

председателю Избирательной комиссии Пермского края;

председателю Избирательной комиссии города Перми.

3.6.4. Руководители подразделений администрации города Перми подписывают документы, направляемые организациям, гражданам, в соответствии с компетенцией, а также ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города Перми, либо поступившие на исполнение в соответствии с резолюцией вышестоящего должностного лица.

3.6.5. Судебная корреспонденция, подписываемая представителями администрации города Перми по доверенности, оформляется с обязательным указанием должности и подразделения представителя.

3.6.6. Документы, принимаемые коллегиальными органами, подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем коллегиального органа, при необходимости подписываются всеми членами коллегиального органа, присутствующими на заседании.

3.6.7. Договоры, соглашения и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

3.6.8. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц.

3.6.9. Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные документы не допускается.

3.6.10. ЭП в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе.

ЭП при работе в СЭД используется муниципальными служащими администрации города Перми для выполнения задач в соответствии с должностной инструкцией и регламентами процессов СЭД.

3.6.11. При отсутствии должностного лица документ подписывает исполняющий обязанности на бланке того должностного лица, обязанности которого он исполняет.

3.7. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

3.7.1. Типовые сроки устанавливаются действующим законодательством, правовыми актами (приложение 1 к настоящей Инструкции).

3.7.2. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.

3.7.3. Документы с отметкой:

"Срочно" исполняются в течение 3 рабочих дней со дня поступления;

"Оперативно" - в течение 10 календарных дней со дня поступления.

3.7.4. Дата исполнения документа, указанная в резолюции, фиксируется в СЭД.

3.7.5. Если установленный срок исполнения документов приходится на выходные или праздничные дни, сроком исполнения документа считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

3.7.6. Для документов с коротким сроком исполнения в СЭД существует функция "Быстрая отправка". Данная функция позволяет исполнителям оперативно ознакомиться с документом до поступления основной задачи по исполнению, принять необходимые меры для своевременной подготовки ответа.

3.7.7. Срок рассмотрения документов, если иное не установлено законодательством, может быть продлен руководителем или уполномоченными на то лицами, но не более чем на 30 календарных дней.

В случае необходимости дополнительного времени для рассмотрения вопроса, проведения проверки, выезда на место, направления запроса о представлении информации в стороннюю организацию, государственный орган или иные органы обязательно направляется промежуточный ответ адресату.

Промежуточный ответ должен содержать развернутую информацию о проделанной работе по документу с указанием обоснования продления срока исполнения документа и (при необходимости) сроком представления дополнительной информации.

Запрос продления срока исполнения документа осуществляется только ответственным исполнителем документа.

3.7.8. Дополнительный срок для рассмотрения и направления ответов на акты прокурорского реагирования: протест, представление, требование не предоставляется.

3.7.9. Сроки исполнения срочных и оперативных документов не продлеваются.

3.8. Регистрация внутренних документов

3.8.1. Внутренний документооборот администрации города Перми включает:

подготовку правовых актов;

переписку между Главой города Перми, первым заместителем главы администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми;

переписку между подразделениями администрации города Перми, подведомственными учреждениями (предприятиями) администрации города Перми.

3.8.2. Создаваемые и используемые внутри администрации города Перми документы (внутренние документы) подлежат обязательной регистрации.

Регистрация внутренних документов осуществляется децентрализованно в соответствии с пунктом 3.2.4 настоящей Инструкции с использованием СЭД.

3.9. Регистрация и обработка отправляемых документов

3.9.1. Регистрация и обработка отправляемых документов в администрации города Перми осуществляется децентрализованно в соответствии с пунктом 3.2.4 настоящей Инструкции.

3.9.2. При приеме документов для обработки и отправления проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, информации по рассылке документа (при необходимости). Для этого исполнителю в карточке СЭД необходимо указывать способ отправки, почтовый адрес, электронный адрес (если документ отправляется по электронной почте).

В случае большого количества листов приложений (более 20), необходимых к распечатыванию и отправке, автор документа должен представить приложения на бумажном носителе.

3.9.3. Документы, поступающие на подписание руководителям, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.9.4. Ответственность за составление и оформление документа возлагается на автора документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются автору для доработки.

3.9.5. Обработка документов для отправления почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи). На отправляемую корреспонденцию составляются реестры, которые хранятся в течение 2 лет и являются учетно-справочными документами.

3.9.6. Отправление факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется с помощью средств электронной связи.

Отправление электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе.

3.10. Порядок снятия документов с контроля,

исполнительская дисциплина

3.10.1. Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

В СЭД при завершении процесса по исполнению документа, резолюции или поручения исполнитель на закладке "Комментарии" заносит информацию об исполнении документа, дату и регистрационный номер ответного письма.

В СЭД документ считается исполненным после завершения всех этапов многоуровневой проверки в соответствии с процессом по исполнению документа, резолюции или поручения.

3.10.2. Отметка об исполнении документа в СЭД, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется исполнителем на закладке "Комментарии", например: "сообщено по телефону...", "проведено совещание...", "издано постановление..." и тому подобное.

3.10.3. Руководитель, помощники руководителей, управление по общим вопросам, делопроизводственные службы принимают решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (копии ответа заявителю, протокола совещания, копии правового акта, служебной записки, если проведена встреча с заявителем и он не настаивает на подготовке письменного ответа и так далее).

3.10.4. Управлением по общим вопросам, делопроизводственными службами осуществляется мониторинг за состоянием исполнительской дисциплины в администрации города Перми. Еженедельно, ежемесячно проводится мониторинг неисполненных документов, составляются перечни подлежащих исполнению документов и доводится информация до исполнителей и руководителей подразделений администрации города Перми.

Контролируемые в течение месяца и неисполненные прошлых периодов документы учитываются при подсчете исполнительской дисциплины подразделений администрации города Перми.

Анализ рассмотрения и исполнения документов проводится на основе данных аналитической подсистемы СЭД или Программных модулей.

3.11. Учет количества документов и поиск документов

3.11.1. Количество документов за определенный период времени составляет объем документооборота в администрации города Перми (подразделении администрации города Перми).

За единицу учета количества документов принимается документ, зарегистрированный в СЭД или ином Программном модуле.

3.11.2. Учет осуществляется по месту регистрации документов. Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются раздельно.

3.11.3. Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководителям в целях анализа и оптимизации документооборота в администрации города Перми.

3.11.4. СЭД позволяет выполнять поиск документов.

Поиск документа осуществляется по заданным значениям его атрибутов (id-номеру документа, названию, дате регистрации, адресату и так далее).

Для организации поиска документов используется хранилище СЭД с возможностью сохранения условий поискового запроса в базе данных.

IV. Общие требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы, создаваемые в администрации города Перми, оформляются на бланках установленной формы, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, порядок их расположения и оформления.

4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм), имеют поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле 25-30 мм.

4.1.3. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

4.1.4. Включение в документооборот администрации города Перми новых бланков, их проектирование, изготовление осуществляется управлением по общим вопросам. Подразделения администрации города Перми своевременно направляют в управление по общим вопросам, а также в управление информационных технологий администрации города Перми информацию о разработке нового бланка подразделения администрации города Перми (коллегиального органа) или о внесении изменений в существующий бланк с приложением проекта бланка в электронном виде.

Управлением по общим вопросам вносятся изменения в альбом бланков администрации города Перми. Управление информационных технологий администрации города Перми разрабатывает (корректирует) бланки документов в соответствующем формате для СЭД и обеспечивает их дальнейшее размещение в СЭД.

Электронные шаблоны бланков, включенные в альбом бланков администрации города Перми, размещаются на сетевом ресурсе общего доступа для использования в работе и подлежат защите от несанкционированных изменений.

4.1.5. Запрещается самостоятельно проектировать или изменять бланки. Бланки документов, применяемые в администрации города Перми, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам.

4.1.6. Бланки постановлений и распоряжений Главы города Перми, постановлений и распоряжений администрации города Перми, бланки документов для переписки внутри страны и для международной переписки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются типографским способом, подлежат учету, используются только управлением по общим вопросам.

4.1.7. Перечень бланков документов, используемых в администрации города Перми, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.

4.1.8. Виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа;

4.1.8.1. общий бланк используется для создания любых видов документов, кроме письма, в заголовочной части бланка прописными буквами указывается наименование соответствующего вида документа (например: заключение, мнение, отзыв и другие);

4.1.8.2. в зависимости от расположения реквизитов существует угловой и продольный бланки письма.

Угловой бланк письма применяется при служебной переписке с внутренними и внешними контрагентами.

Письма, направляемые за пределы Российской Федерации, оформляются на бланке письма (продольный, угловой) для международной переписки с реквизитами, оформленными на двух языках, - русском и английском.

Продольный бланк письма применяется при подготовке отдельных видов документов, в том числе доверенностей;

4.1.8.3. бланк конкретного вида документа используется для оформления распорядительных документов (распоряжение, постановление, приказ).

4.1.9. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, разработанных и согласованных в соответствии с пунктом 4.1.4 настоящей Инструкции.

4.2. Использование, изготовление и хранение печатей и штампов

4.2.1. В администрации города Перми применяются гербовые и другие печати, штампы.

4.2.2. Глава города Перми, администрация города Перми, территориальные и функциональные органы администрации города Перми имеют печати с изображением герба города Перми.

Оттиск гербовой печати проставляется на следующих документах:

акты о выполнении работ (услуг);

гарантийные письма;

письма-приглашения иностранным партнерам, направляемые в адрес консульств и посольств Российской Федерации за рубежом;

доверенности;

договоры, контракты и соглашения;

представления и ходатайства о награждении, выдаче приглашения на въезд в Российскую Федерацию иностранным гражданам, направляемые в Главное управление МВД России по Пермскому краю;

сметы расходов;

финансовые документы;

удостоверения.

4.2.3. Простые круглые печати проставляются на копиях документов, выписках из документов для удостоверения их соответствия подлиннику.

4.2.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Штампы с воспроизведением подписи должностного лица при необходимости разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

4.2.5. Заказ, учет и хранение гербовых печатей Главы города Перми, администрации города Перми осуществляются управлением по общим вопросам.

Делопроизводственные службы подразделений администрации города Перми заказ, учет и хранение гербовых печатей, печатей и штампов осуществляют самостоятельно.

Изготовление гербовых печатей осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

4.2.6. Печати и штампы выдаются под подпись в специальном журнале учета сотрудникам, ответственным за их использование. Журнал учета печатей и штампов включается в номенклатуру дел.

4.2.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

Ответственность за соблюдение порядка использования, хранения печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений администрации города Перми.

В случае утраты печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель подразделения администрации города Перми.

При оставлении должности сотрудник, ответственный за использование печатей и штампов, сдает их руководителю подразделения администрации города Перми под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.

4.3. Состав и оформление реквизитов документов

4.3.1. Герб города Перми - реквизит, используемый в документах в соответствии с нормативным правовым актом города Перми. Изображение герба города Перми помещается над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

4.3.2. Код формы документа.

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по (наименование классификатора) и цифрового кода".

Например: Форма по ОКУД 0211151*

-------------------------

* В целях выделения текста в настоящей Инструкции примеры оформлены 12 шрифтом.

4.3.3. Наименование организации (подразделения) - автора документа.

Наименование организации (подразделения) - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации (подразделения) в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением).

4.3.4. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес с почтовым индексом, номер телефона, факса (приемная, делопроизводственная служба), адрес электронной почты, сетевой адрес (сайт).

4.3.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, располагается под реквизитами автора документа, печатается прописными буквами вразрядку.

4.3.6. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (правовой акт, письмо, заявление), утверждения (регламент, положение, план, инструкция), заседания (протокол), события (акт).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата оформляется в последовательности: день, месяц, год одним из двух способов: цифровым или словесно-цифровым.

Цифровой способ обозначения даты: 01.10.2017

Указанным способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документа в СЭД, Программных модулях.

Словесно-цифровой способ обозначения даты: 31 июля 2017 г.

4.3.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер (индекс) документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

Регистрационный номер распорядительного документа оформляется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс).

Регистрационный номер письма в СЭД состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, индексом подразделения администрации города Перми, индексом администрации города Перми (059), присвоенным в СЭД. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга точкой или дефисом.

Например: 059-01-06-321, где

059 - индекс, присвоенный администрации города Перми в СЭД,

01 - индекс подразделения администрации города Перми,

06 - индекс дела по номенклатуре дел,

321 - порядковый номер документа.

На документе, составленном двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.

4.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату документа, на который необходимо дать ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Номер и дата в точности переписываются из бланка письма-запроса.

Например: На N 12/08-14 от 03.05.2015

Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания номера, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

4.3.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Например: г. Пермь

4.3.10. Адресат.

Адресат определяет получателей документа, указывается как на отправляемых, так и на внутренних документах.

Адресатом может быть организация, подразделение, должностное или физическое лицо.

Адресат располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю через межстрочный интервал точно 12 пунктов (далее - пт).

В реквизите "Адресат" допускается использовать общепринятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа юридическому или физическому лицу инициалы ставятся после фамилии;

4.3.10.1. способы оформления реквизита "Адресат":

а) при адресовании документа в органы власти, организацию или подразделение без указания должностного лица наименование пишется в именительном падеже, например:

Правительство

Российской Федерации

Департамент делопроизводства

и архива

б) при адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

Генеральному директору

ООО "Газпром газомоторное топливо"

Иванову А.И.

в) при адресовании документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Управление делами

ведущему специалисту

Иванову А.И.

г) в отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, классный чин, ученая степень, почетное звание и другое):

Прокурору района г. Перми

старшему советнику юстиции

Иванову А.И.

д) при адресовании руководителям однотипных организаций или подразделений одной организации их должности указываются обобщенно:

Руководителям

территориальных органов

администрации города Перми

При адресовании документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: (по списку).

Руководителям

территориальных органов

администрации города Перми

(по списку)

е) при адресовании документа физическому лицу адресат оформляется в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, в целях защиты персональных данных почтовый адрес не указывается:

Калинину И.П.

4.3.10.2. элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование улицы, номер дома, номер квартиры (сокращенные слова печатаются через пробел).

Например: Карпинского ул., д. 8, кв. 150;

наименование населенного пункта (города, поселка и так далее) (сокращенные слова печатаются через пробел).

Например: г. Пермь, г. Екатеринбург;

наименование области, края, автономного округа (области), республики;

наименование страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Каждая из указанных составных частей адреса печатается с новой строки (почтовый индекс допускается указывать в одной строке с наименованием населенного пункта), например:

Министру строительства

и жилищно-коммунального

хозяйства Российской Федерации

Иванову М.А.

Садовая-Самотечная ул., д. 10/23, строение 1,

Москва, 127994

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связью (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, номер факса.

Если в письме несколько адресатов, каждый адресат отделяется от предыдущего двумя межстрочными интервалами (внутри одного адресата между должностью, фамилией, адресом интервалы не проставляются).

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

4.3.11. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения:

распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом). Данный реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа, оформляется в соответствии с Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными постановлением администрации города Перми от 30 декабря 2009 г. N 1039 (далее - Правила оформления правовых актов):

Утвержден

постановлением администрации

города Перми

от 03.05.2016 N 216

должностным лицом. В этом случае гриф утверждения состоит из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности

лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и

даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

_______________ И.И. Петров

(личная подпись)

"_______"__________2016 г.

4.3.12. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа (краткое содержание в СЭД) - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа, позволяющий быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогающий ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении, поиске документа в СЭД. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа, быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос о чем?

Например:

О предоставлении земельного участка по ул. Холмогорской О согласовании проекта закона Пермского края по вопросам землепользования

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт и печатается через межстрочный интервал 12 пт жирным шрифтом, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке переносы слов, отдельно стоящих союзов и предлогов не допускаются в целях исключения потери данных при направлении документов в электронном виде в справочно-правовые системы (базы данных).

При подготовке документа в СЭД заголовок к тексту документа оформляется в специальном поле при запуске процесса, когда автор документа заполняет обязательные поля карточки выбранного документа.

4.3.13. Текст документа:

4.3.13.1. текст документа должен содержать достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную последовательно, убедительно и кратко.

Текст документа должен излагаться в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации русского языка, официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации.

Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, обязательно указывают реквизиты: наименование автора документа, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия (типовые формы распоряжений).

Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется согласно приложению 3 к настоящей Инструкции;

4.3.13.2. объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов, следует делить на разделы, пункты, подпункты:

I. Раздел

1.1.1. пункт;

а) подпункт;

4.3.13.3. раздел как структурная единица используется в приложениях, имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, имеет наименование, четко и кратко отражающее содержание раздела, печатается с прописной буквы центрованным способом, жирным шрифтом. Наименование раздела не должно содержать норм права. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

II. Оценка эффективности реализации Программы.

Критерии эффективности

4.3.13.4. пункт как структурная единица нумеруется арабскими цифрами, печатается с абзаца, в пунктах осуществляется деление на абзацы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную нумерацию в виде строчной буквы русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Подпункты заголовков не имеют, оформляются с абзаца, начинаются со строчной буквы, заканчиваются точкой с запятой;

4.3.13.5. абзац как структурная единица начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, заканчивается точкой с запятой;

4.3.13.6. сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - знаками (*- в случае если сносок не более трех) или цифрами (например: текст 1). Текстовое содержание самой сноски после знака (или цифры) всегда должно начинаться с прописной буквы, печататься с абзаца в конце соответствующей страницы, например:

---------------------------

* Информация корректируется ежеквартально.

4.3.13.7. при наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечание", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.

Примечание: участники конкурса могут использовать свой инструмент.

или

Примечание:

1. Графы 2 и 3 таблицы заполняются специалистами департамента финансов администрации города Перми. 2. Графы 5 и 6 таблицы заполняются специалистами функциональных органов администрации города Перми.

4.3.13.8. изложение текста в документах осуществляется:

в распорядительных документах от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ( "решили", "предлагаем", "просим");

в протоколах - от третьего лица множественного числа ( "слушали", "выступили", "решили");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках - от третьего лица единственного или множественного числа ( "отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право");

в письмах:

на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ( "направляю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

на остальных бланках - от первого лица множественного числа ( "направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ( "администрация города Перми считает возможным").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

4.3.14. Отметка о приложении.

Отметка о приложении фиксирует внимание получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Приложения могут быть:

направляемые в комплекте с письмом в другие организации;

приложения в распорядительных документах;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Отметка о приложении, названном в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста через два межстрочных интервала (24 пт) выше реквизита "Подпись" от границы левого поля документа:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование, количество листов в каждом приложении и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:

1. План проведения основных мероприятий архива на 2015 год на 1 л. в 1 экз. 2. График научно-технической обработки дел за 2015 год, подлежащих передаче в архив, на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо МБУ "Архив города Перми" от 05.06.2015 N СЭД-01-02-203 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Документы перечисляются либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.

Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, то есть если часть из них содержит информацию конфиденциального характера, следует указать это, чтобы получатель после ознакомления мог лично определить круг лиц, имеющих право изучить те или иные документы из числа приложений.

Сведения о документах, высланных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими наименованиями, объемом.

При отправлении документа в несколько адресов, а приложения - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: техническая документация в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другие):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Приложения к правовым актам оформляются в соответствии с Правилами оформления правовых актов.

Страницы приложения нумеруются отдельно от основного документа, начиная со второго листа.

В СЭД в целях сохранения приложений к письму необходимо либо основной документ преобразовать в виртуальный, а приложения добавить как потомки виртуального документа, либо связать основной документ с дополнительными файлами на закладке "Вложения".

4.3.15. Гриф согласования документа.

Оформление грифа согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления на бумажном носителе проставляется:

а) на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

б) на последнем листе документа под текстом;

в) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица (либо Ф.И.О.), согласующего документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

________________ инициалы, фамилия

(личная подпись)

28.05.2017

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

Агентства по делам архивов

Пермского края

от 28.08.2017 N 5

4.3.16. Виза:

4.3.16.1. виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного листа с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза для документов на бумажном носителе включает должность визирующего, личную подпись, инициалы и фамилию, дату визирования:

Начальник юридического отдела

_________________А.С. Иванов

(личная подпись)

28.08.2017

4.3.16.2. замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе с указанием наименования документа, подписываются и прилагаются к проекту документа.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

_________________А.С. Иванов

(личная подпись)

28.08.2017

В СЭД визирование (согласование) документа осуществляется проставлением ЭП в соответствии с регламентами процессов СЭД.

4.3.17. Подпись.

Состав реквизита "подпись" включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписавшего документ, оформляется следующим образом:

на бланке администрации города Перми - полное наименование должности;

на бланке подразделения администрации города Перми - сокращенное наименование должности;

на бланке должностного лица - только расшифровка подписи без указания должности.

При подписании документа исполняющим обязанности собственная должность не указывается, например:

И.о. Главы города Перми _____________________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных коллегиальными органами, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением обязанностей в алфавитном порядке. Например:

Председатель личная подпись А.П. Кулаков

Сопредседатель личная подпись А.Н. Иванов

Секретарь личная подпись С.С. Станов

Члены личная подпись А.С. Агиров

личная подпись О.М. Лядов

личная подпись М.В. Серова

Наименование должности подписавшего документ печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала (24 пт) от текста. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией, между инициалами и фамилий ставится пробел. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой одинарным интервалом.

Проставление косой черты, употребление предлога "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо, недопустимо.

Написание на официальных документах только одной буквы имени подписавшего не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.

4.3.18. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Заверение документов печатью - особый способ удостоверения их подлинности и подтверждения юридической силы.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должен быть равномерным.

Печать проставляется, не захватывая собственноручную подпись лица, подписавшего документ.

На финансовых документах оттиск печати проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается аббревиатурой "МП".

Письма, оформленные на бланках, не требуют удостоверения печатью, кроме писем, упомянутых в пункте 4.2.2 настоящей Инструкции.

4.3.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе содержит информацию о лице, подготовившем проект документа. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно подготовил проект документа.

Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом N 10.

Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона:

Максимова Марина Николаевна

212-88-14

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, наименованием подразделения и электронным адресом исполнителя:

Максимова Марина Николаевна, Правовое управление, главный специалист

+7 (342) 212-88-14, maximova@gorodperm.ru

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные ответственного исполнителя.

4.3.20. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется в целях подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" на два интервала (24 пт), оформляется от границы левого поля документа и включает: заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения:

Верно

Ведущий специалист общего

отдела администрации

Свердловского района города Перми личная подпись И.О. Фамилия

21.05.2017

Допускается использование специально изготовленного штампа.

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью подразделения администрации города Перми, выдавшего копию документа.

Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.

4.3.21. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа фиксирует факт поступления документа, проставляется на подлинниках регистрируемых поступающих документов специальным штампом или рукописным способом в правой нижней части лицевой стороны первого листа. Отметка включает наименование подразделения администрации города Перми, дату поступления. В отдельных случаях указывается время поступления, регистрационный номер.

Дата поступления документа является поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

4.3.22. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа, оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД.

Резолюция содержит:

фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), которому (которым) дается поручение, в дательном падеже;

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

ЭП руководителя - в СЭД;

дату;

в левом нижнем углу бланка резолюции проставляется номер, присвоенный документу, по которому дается поручение.

Резолюция должна быть лаконичной и нацеленной на результат. От ее конкретности зависит качество и оперативность исполнения документа.

4.3.23. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в целях его исполнения в установленные сроки. Отметка о контроле проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа, а также заносится в регистрационно-контрольную карточку документа при регистрации в СЭД либо Программных модулях.

4.3.24. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним, включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.

V. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Распорядительные документы

5.1.1. В администрации города Перми распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) подготавливаются в соответствии с:

постановлением Главы города Перми от 28 ноября 2016 г. N 23 "Об утверждении Порядка подготовки правовых актов Главы города Перми";

постановлением администрации города Перми от 25 мая 2012 г. N 235 "О порядке подготовки правовых актов в администрации города Перми".

5.1.2. Оформление распорядительных документов осуществляется в соответствии с Правилами оформления правовых актов.

5.2. Регламенты, положения, инструкции

5.2.1. Регламенты, положения, инструкции подлежат утверждению правовыми актами, должностными лицами.

Подготовка проектов регламентов, положений, инструкций, утверждаемых правовыми актами, осуществляется в соответствии с пунктом 5.1.1 настоящей Инструкции.

5.2.2. Под регламентом понимается свод правил или положений, детально устанавливающий организацию и порядок деятельности (администрации города Перми, подразделения, коллегиального органа), взаимодействия между должностными лицами, подразделениями администрации города Перми, а также со сторонними организациями.

Основные требования к регламентам - определение последовательности действий исполнителей, установка сроков, способов взаимодействия должностных лиц, подразделений администрации города Перми и фиксация требований к основным и промежуточным результатам.

Регламент коллегиального органа определяет статус, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесения материалов для рассмотрения и принятия решений, ведения протокола заседания, документального оформления решений, доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Положения устанавливают статус, определяют задачи и функции, компетенцию, структуру, организацию деятельности какого-либо подразделения, коллегиального органа.

В отдельную группу выделяются положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности, устанавливаются правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности администрации города Перми, подразделений администрации города Перми, должностных лиц.

5.2.3. Текст регламента, положения, инструкции обязательно должен быть структурирован, состоять из разделов. Разделы должны иметь названия.

Внутри раздела текст регламента, положения, инструкции может делиться на пункты и подпункты. Разделы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

Констатирующей частью текста регламента, положения, инструкции служит раздел "Общие положения", содержащий цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, основное назначение и сферу его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий, другие сведения общего характера.

В тексте документа при описании порядка выполнения регламентируемого вопроса используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается", а также включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности подразделений администрации города Перми, должностных лиц.

5.3. Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол содержит последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Все мероприятия коллегиального органа, а также переговорные мероприятия, по итогам которых вырабатываются решения, подлежат протоколированию.

5.3.2. При составлении протокола необходимо обеспечить юридическую силу документа, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов и правильным их оформлением.

Протокол оформляется на стандартных листах формата А4 с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

наименования вида заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру);

места проведения заседания, совещания (выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "N" протокола одинарным межстрочным интервалом);

даты и номера протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера);

основной части протокола (печатается через 1 межстрочный интервал);

подписи (отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица (председатель, секретарь), личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

В администрации города Перми протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Полный протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, передает содержание докладов и выступлений участников совещания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Краткий протокол, в отличие от полного, не дает представления о ходе обсуждения вопросов повестки дня, высказанных мнениях, не показывает, как проходила выработка управленческого решения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" может присутствовать в виде указания фамилий выступавших.

5.3.3. Текст полного протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола начинается с указания:

фамилий и инициалов председателя и секретаря в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола может отсутствовать);

фамилий и инициалов присутствующих на совещании и лиц, приглашенных на мероприятие.

Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием:

Председатель (или председательствующий)

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 8 человек.

Протокол не будет считаться действительным, если на заседании не будет достаточного числа участников для принятия решения, поэтому важнейший элемент вводной части - состав присутствующих. Фамилии присутствующих перечисляются по алфавиту. При оформлении протокола совещания с числом присутствующих более 10 человек их фамилии не перечисляются, а цифрой указывается общее количество участников, например:

Присутствовали: 27 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания. Если вопросов несколько, они располагаются по степени важности, с уточнением докладчика (указываются должность, фамилия, инициалы) по пункту повестки заседания. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" или "Об". Повестка заседания, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ. Перед основной частью текста протокола делается отметка: "Повестка дня прилагается". В повестку не включаются вопросы неконкретного содержания, например, "Разное".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Пишется прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки заседания.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступавших. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указываются его фамилия, инициалы и должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются каждый с красной строки, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ по каждому пункту повестки заседания производится запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть решений содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

В случае утверждения или согласования коллегиальным органом какого-либо документа в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.3.4. Краткий протокол допустим при наличии текстов докладов и выступлений, приложенных к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители главы администрации города Перми;

руководители подразделений администрации города Перми.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, не являющихся членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:" в алфавитном порядке, при необходимости - с наименованием должности.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ( "Об"), с указанием фамилий должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

5.3.5. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы консультативного совета, протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний коллегии.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города Перми.

5.3.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным подразделениям администрации города Перми и должностным лицам. Указатель рассылки составляет ответственный исполнитель, подготовивший рассмотрение вопроса, и подписывает курирующий заместитель главы администрации города Перми.

5.3.7. Принятые решения могут быть доведены до исполнителей в виде выписок из протоколов - копии части текста протокола. При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вводную часть текста полностью, а из основной части берется информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

В реквизите "Наименование вида документа" вместо слова ПРОТОКОЛ прописными буквами печатают ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА.

Личные подписи председателя и секретаря не оформляются, а указываются только слова "Председатель" ( "Председательствующий"), "Секретарь", их фамилии и инициалы. Выписку из протокола подписывает только уполномоченное лицо (секретарь), которое составляет заверительную надпись, состоящую из слова "Верно", указания должности, личной подписи, фамилии, инициалов и даты заверения документа (реквизит "Отметка о заверении копии"). Данный реквизит оформляется после реквизита "Подпись".

5.3.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся у секретаря коллегиального органа в установленном порядке. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности. Сроки хранения протоколов определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения).

Форма полного протокола представлена в приложении 4 к настоящей Инструкции.

5.4. Договоры, соглашения, контракты

5.4.1. В администрации города Перми договоры, соглашения, контракты (далее - договор) подготавливаются в соответствии с Порядком подготовки и заключения договоров от имени администрации города Перми, утвержденным распоряжением администрации города Перми от 28 декабря 2012 г. N 147, вне рамок СЭД.

Проекты муниципальных контрактов, заключаемых на основании электронных торгов в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ, подготавливаются вне рамок СЭД.

5.4.2. Текст договора должен быть структурирован, иметь сквозную нумерацию. Формулировки текста должны быть краткими, точными, завершенными.

Заголовочная часть договора содержит:

наименование вида документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ, МУНИЦИПАЛЬНЫЙ КОНТРАКТ);

заголовок - наименование договора (например: ДОГОВОР о развитии застроенной территории);

место составления (наименование населенного пункта, например: г. Пермь).

Содержательная часть текста договора состоит из:

преамбулы, содержащей: наименования сторон (полное и сокращенное или условное), их представителей, наименование документов, на основании которых действуют представители;

пунктов, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора.

Количество экземпляров договора обусловливается количеством человек, его подписавших, о чем указывается в договоре, например:

"Договор составлен в трех экземплярах, имеющих равную юридическую силу.".

Отдельные вопросы договора могут быть вынесены в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и приложениях делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора, например:

"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью настоящего договора.".

В заключительной части договора содержатся:

юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов;

подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личную подпись и расшифровку подписи);

оттиски печатей сторон.

5.5. Доверенности

5.5.1. Доверенности выдаются в соответствии с действующим законодательством.

5.5.2. Подготовка и оформление доверенностей осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

Доверенности на представление интересов при рассмотрении судебных дел с участием муниципального образования город Пермь, Главы города Перми, администрации города Перми подготавливаются и оформляются в соответствии с Порядком организации судебной защиты в администрации города Перми посредством СЭД.

5.5.3. При оформлении доверенностей для представления интересов муниципального образования город Пермь, Главы города Перми применяется продольный бланк письма Главы города Перми.

При оформлении доверенностей для представления интересов администрации города Перми применяется продольный бланк письма администрации города Перми.

5.5.4. Доверенность должна содержать регистрационный номер, дату, фамилию, имя, отчество лица (полностью), которому выдается доверенность, и должность уполномоченного должностного лица, перечисление предоставленных полномочий, срок действия доверенности, указание на право передоверия (отсутствие права передоверия), оттиск гербовой печати.

5.5.5. По истечении срока действия доверенности на представление интересов при рассмотрении судебных дел с участием муниципального образования город Пермь, Главы города Перми, администрации города Перми подлинник доверенности с истекшим сроком подлежит незамедлительному возврату в управление по общим вопросам руководителем подразделения администрации города Перми с одновременным извещением правового управления администрации города Перми о произведенном возврате.

5.6. Акты

5.6.1. В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения), приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности), состояния зданий и помещений, проверок организаций и иные.

5.6.2. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания председателем, всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении, и утверждения руководителем. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

5.6.3. Акт оформляется на общем бланке подразделения администрации города Перми, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

Реквизиты акта:

дата (датой акта является дата события, проверки, обследования, экспертизы);

номер;

гриф утверждения (акт утверждается руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта);

заголовок к тексту (АКТ выполненных работ, АКТ проверки финансовой деятельности);

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подписи;

оттиски печатей.

Текст акта делится на вводную и констатирующую части.

Вводная часть содержит основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ (договор или распорядительный документ с указанием номера и даты), какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, при необходимости указываются их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы. Делаются выводы, предложения и заключения по установленным фактам. Текст акта может быть разделен на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - направлен (наименование подразделения администрации города Перми);

2-й экземпляр - подшит в дело N 12-01-11.

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (при необходимости).

Если акт является внешним документом, он заверяется печатями подразделений администрации города Перми и печатями организаций, принимавших участие в его составлении.

Оформление акта представлено в приложении 5 к настоящей Инструкции.

5.7. Служебные письма

5.7.1. Осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации, извещения и так далее.

Создаваемые служебные письма делятся на внутренние и отправляемые, по содержанию - на инициативные и ответные.

Переписка осуществляется в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.

5.7.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы, должны иметь реквизиты в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции.

5.7.3. Текст письма размещается только на лицевой стороне бланка, печатается шрифтом Times New Roman N 14, интервал одинарный (допускается полуторный межстрочный интервал). Письмо должно занимать 1-1,5 страницы, остальной текст выносится и оформляется как приложение, за исключением писем в органы прокуратуры, содержание которых оформляется без приложений сплошным текстом.

Если письмо занимает более одной страницы, используется нумерация страниц по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, начиная со второй страницы. В тексте письма не используются полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, нумерация по пунктам. Информация, оформленная в виде таблицы, размещается только в приложении к письму.

Если в тексте письма или таблице используются сокращенные единицы измерения, они печатаются через пробел (например: тыс. руб., кв. м, тыс. куб. м).

5.7.4. Письмо начинается с обращения. Вступительное обращение помещается по центру письма и выносится в отдельную строку. Заканчивается восклицательным знаком.

При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно.

Например: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!"

После обращения "Господин" не принято указывать инициалы или полные имя и отчество.

В письмах гражданам, если не известны имя, отчество, обращение не применяется.

5.7.5. Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, являющиеся основанием, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагаются описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Заключительная часть содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Сокращенная форма письма содержит только вступительную и заключительную части.

В письмах может использоваться заключительная этикетная фраза, которая отделяется запятой. Наименование должности печатается с новой строки со строчной буквы, например:

С уважением,

начальник департамента личная подпись инициалы, фамилия

Пример оформления служебного письма представлен в приложении 6 к настоящей Инструкции.

5.8. Служебные письма, направляемые за рубеж

5.8.1. Служебные письма, направляемые за рубеж, оформляются на бланках для международной переписки.

5.8.2. При оформлении реквизита "Адресат" имя, фамилия, должность пишутся также, как они даны в подписи на поступившем документе.

Не допускается сокращение при написании сложных имен и фамилий. В ряде случаев перед фамилией лица, которому направляется письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое (например: "Соединенные Штаты Америки" или "США"; "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ").

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывается номер факса с кодом страны и города. Например:

Министерство юстиции земли

Нижняя Саксония (ФРГ)

господину Паустиану

Факс (8-10-49) 511-120-5170

5.8.3. При оформлении служебного письма за рубеж заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст письма начинается со вступительного обращения, например: "Уважаемый Господин Министр!". Слово "господин" пишется полностью или сокращенно.

В деловой переписке также могут использоваться следующие обращения:

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемые господа" - к нескольким лицам.

Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например:

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество.

Могут также использоваться слова: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением".

В ответном письме заключительная формула вежливости формулируется в порядке взаимности.

На подлиннике письма зарубежному адресату отметка об исполнителе не проставляется.

5.8.4. Написание адреса на конвертах при переписке с зарубежными корреспондентами осуществляется на языке страны-адресата и располагается в той последовательности, в которой он указан на конверте входящего письма. В конце написания адреса-страны пишется наименование страны на русском языке в скобках, например: (Испания).

5.9. Служебные записки

5.9.1. Служебные записки подготавливаются в СЭД как по инициативе автора документа, так и по указанию руководителя.

5.9.2. Служебные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия руководителем решения.

5.9.3. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для написания, во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Служебная записка оформляется в соответствии с приложением 7 к настоящей Инструкции.

5.10. Заключения (мнения)

5.10.1. Заключение (мнение) - документ, содержащий мнение, выводы подразделения администрации города Перми, коллегиального органа, руководителя или сотрудника по какому-либо документу или вопросу.

5.10.2. Заключение (мнение) оформляется на общем бланке подразделения администрации города Перми или на стандартных листах бумаги формата А4.

Заключение (мнение) должно иметь заголовок с указанием наименования документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и регистрационный номер, подпись должностного лица.

Текст заключения (мнения) состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений, общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого документа (вопроса) или предложения по согласованию.

5.11. Телеграммы, телефонограммы, электронные

и факсимильные сообщения

5.11.1. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации по телеграфной сети общего пользования.

В телеграмме должны содержаться телеграфный адрес получателя, текст (содержание телеграммы), регистрационный номер, дата регистрации, подпись, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы ( "Срочная") указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес: указываются индекс, город, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - кв ч, скобки - скб, номер - нр. Знаки N, +, -, % следует писать словами: номер, плюс и так далее.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в номерах домов, документов. Даты указываются арабскими цифрами (23.03.2016), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она делится на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Текст телеграммы заканчивается точкой ( "тчк"), не должен заканчиваться цифрой.

После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата.

5.11.2. Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

5.11.3. Электронное сообщение (письмо) передается с помощью электронной почты.

Электронная почта предназначается для доставки, отправления и передачи информации внутри администрации города Перми, органам и организациям, юридическим и физическим лицам, имеющим соответствующие программные средства.

Официальный электронный адрес администрации города Перми main@gorodperm.ru установлен в управлении по общим вопросам.

Официальные адреса электронной почты подразделений администрации города Перми установлены в делопроизводственных службах.

Тема электронного сообщения задается автором сообщения и может использоваться при регистрации электронного письма.

Текст официального электронного сообщения, отправляемого из администрации города Перми, должен содержать:

наименование подразделения администрации города Перми;

Ф.И.О. адресата;

должность, Ф.И.О. автора сообщения и номер телефона.

Запрещено направлять сообщения, информацию, содержащие персональные данные, без предварительного обезличивания или шифрования.

5.11.4. Факсимильное сообщение (факсограмма) передает информацию с бумажного носителя при помощи факсимильной аппаратуры.

При использовании факсимильной связи возможна отправка и получение графической информации (текст, таблица, график, рисунок, чертеж, фотография) на бумажном носителе.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Не производится отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Документы, образующиеся в деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, подразделений администрации города Перми, составляют документальный фонд администрации города Перми, являются муниципальной собственностью и частью Архивного фонда Российской Федерации, поэтому подлежат передаче на хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Перми" (далее - МБУ "Архив города Перми") на бумажном носителе.

Документы по личному составу и документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, включенные в учетные документы архива администрации города Перми, архивов функциональных и территориальных органов администрации города Перми, составляют архивный фонд, который подлежит хранению в архиве администрации города Перми, архивах функциональных и территориальных органов администрации города Перми (далее - архив подразделения).

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование дел, оформление дел.

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатуры дел, заводимых в подразделениях администрации города Перми, с указанием заголовков дел, сроков их хранения, оформленные в установленном порядке, предназначены для:

организации формирования исполненных документов в дела;

систематизации, учета и поиска дел;

определения сроков хранения документов;

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении администрации города Перми, штатным расписанием, Перечнем документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данное подразделение. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводственную службу и руководителя подразделения администрации города Перми.

6.1.2. Функциональные и территориальные органы администрации города Перми являются самостоятельными источниками комплектования МБУ "Архив города Перми";

функциональные подразделения администрации города Перми являются источниками комплектования архива администрации города Перми.

Сводная номенклатура дел подразделений администрации города Перми:

составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 10 к настоящей Инструкции) при методической помощи МБУ "Архив города Перми";

подписывается специалистом, ответственным за ведение архива подразделения, либо руководителем делопроизводственной службы;

согласовывается экспертной комиссией по определению ценности документов (далее - ЭК);

согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми.

6.1.3. Номенклатуры дел источников комплектования архива администрации города Перми:

составляются специалистом, ответственным за ведение архива, не позднее 15 ноября текущего года;

утверждаются руководителем функционального подразделения администрации города Перми;

представляются в управление по общим вопросам для составления сводной номенклатуры дел администрации города Перми.

Сводная номенклатура согласовывается ЭК, ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, утверждается руководителем аппарата администрации города Перми.

В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, переоформляется. Вводится в действие с 01 января следующего года.

Утвержденная сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края не реже 1 раза в 5 лет.

Вновь образованное подразделение администрации города Перми обязано в срок не более полугода (при реорганизации - в месячный срок) разработать и представить:

сводную номенклатуру дел подразделения администрации города Перми - в МБУ "Архив города Перми" (копию - в управление по общим вопросам);

номенклатуру дел источников комплектования архива администрации города Перми - в управление по общим вопросам для составления сводной номенклатуры дел администрации города Перми.

В случае изменения функций и структуры функционального или территориального органа администрации города Перми (реорганизации) сводная номенклатура дел пересоставляется, согласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края и заново утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми.

Текущие изменения и дополнения вносятся в течение года, для чего используются резервные номера.

Заверенные в установленном порядке копии сводной номенклатуры направляются в МБУ "Архив города Перми" и управление по общим вопросам.

В структурные подразделения направляются выписки из сводной номенклатуры дел (из соответствующих разделов), подписываются составителем и выдаются специалистам, отвечающим за создание документов на различных участках работ.

Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел включается делопроизводственная служба. Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональному принципу - названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел (подлинник) является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводственной службы. Второй используется в делопроизводственной службе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве. Четвертый передается в МБУ "Архив города Перми".

Сводная номенклатура дел имеет унифицированную форму, титульный лист печатается на общем бланке, сведения оформляются в таблице в пяти графах (приложение 11 к настоящей Инструкции):

а) индекс - это цифровое обозначение подразделения администрации города Перми и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного деления. Индексы обозначаются арабскими цифрами, через дефис. Например: 01-19, где 01 - обозначение подразделения администрации города Перми, 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел;

б) заголовки дел должны точно и полно отражать все документированные участки работы, состав и содержание документов дела.

Заголовок должен быть кратким и четким, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не допускается неконкретная формулировка названия, не раскрывающая суть документа ( "общая переписка", "разные материалы"), название не вида документа, а какой-либо функции ( "вопросы строительства"). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Не допускается помещать в один заголовок документы разных сроков хранения.

Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов:

организационно-распорядительные документы;

планово-отчетные документы;

документы по основным направлениям деятельности.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и так далее) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и так далее), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем оформляется: автор документа, корреспондент или адресат, которому будут адресованы или от которого получены документы, краткое содержание документов дела, даты (период), к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела.

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовках личных (персональных) дел в качестве вида дела употребляется термин "Дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", после которого в скобках указываются их названия:

"Документы (повестки, извещения, доклады и другие) по подготовке семинаров".

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу:

"Документы к протоколам департамента имущественных отношений администрации города Перми".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин: "Акты приема-передачи дел при смене ответственного".

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, рекомендуется вносить в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Необходимо делать указание на копийность документов дела:

"Штатные расписания. Копии".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Дела с документами ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого подразделения администрации города Перми.

В номенклатуру дел подразделения-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных подразделений.

Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с необходимым примечанием (в электронной форме, база данных).

Для баз (банков) данных допускается иметь отдельный перечень, так как это не документы, а формы их существования;

в) графа "Количество дел" заполняется по окончании календарного года, где указывается количество дел на определенном документированном участке, образовавшихся за год, данные сведения учитываются при составлении итоговой записи (приложение 25 к Правилам хранения документов);

г) срок хранения дел, включенных в номенклатуру дел, определяется в соответствии с действующим законодательством и иными правовыми актами в сфере архивного дела, информации и документационного обеспечения управления, действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также Перечнем документов с указанием сроков хранения.

Если срок хранения некоторых документов не определен в Перечне документов, он устанавливается ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края по представлению ЭК. При этом в номенклатуре делается отметка: "5 лет, ЭК, протокол (указывается дата и номер)" или "5 лет, ЭПМК, протокол (указывается дата и номер)".

Применяются сроки: постоянного (словом) и временного (цифрой).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности подразделения администрации города Перми.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечанием, согласно которому дело должно храниться в течение установленного срока - истечение срока договора, по завершении ревизии и тому подобное.

Кроме постоянного и временного сроков хранения, для некоторых дел практического значения применяются сроки:

ДМН (до минования надобности) - документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в подразделении, но не может быть менее 1 года;

ДЗН (до замены новыми) - обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящих организаций. В этом случае документы хранятся в подразделении администрации города Перми, их уничтожение возможно лишь при замене на новые, оформленные в соответствии с установленным порядком.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляются отметки ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) или ЭК, которые означают, что часть документов дела имеют научно-историческое значение и могут быть оставлены на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимает ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. Снятие отметки ЭПК разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Отметка ЭПК делается в случаях, когда она предусмотрена в Перечне, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Отметку ЭПК следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Снижение сроков хранения запрещено, увеличение сроков возможно в случае, если это вызвано специфическими особенностями работы подразделения администрации города Перми, на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. Самовольное увеличение сроков не допускается;

д) в примечание могут заноситься комментарии и уточняться сроки хранения о:

перечнях документов, использованных при определении сроков хранения дел, при составлении номенклатуры дел;

заведении дел (указывается дата);

выделении к уничтожению;

лицах, ответственных за формирование дел;

месте хранения, если дело имеет длительный справочный характер (хранится в структурном подразделении);

изменении сроков хранения (при условии завершения проверки);

исчислении срока с определенного момента (после замены новыми);

изменении формы документа (в электронной форме);

е) по окончании календарного года ответственным за ведение архива в подразделении администрации города Перми подсчитывается количество образовавшихся дел и напротив каждого заголовка в графе 3 проставляется цифра, соответствующая данному количеству дел.

Итоговая запись составляется отдельно по трем группам сроков хранения - постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно) в конце номенклатуры дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются в МБУ "Архив города Перми".

6.2. Формирование дел

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в администрации города Перми осуществляется децентрализованно по месту их образования сотрудниками подразделений администрации города Перми. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется делопроизводственной службой.

При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре;

документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации);

раздельно документы разных сроков хранения;

документы, относящиеся к решению одного вопроса.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "Том 1", "Том 2" и так далее.

Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с распорядительными документами; если утверждены как самостоятельные документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ", то группируются в отдельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения - 50 лет ЭПК (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), изменении фамилии, поощрении, награждении, оплате труда, премировании, различных выплатах, всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы), дежурствах по профилю основной деятельности, длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках).

Отдельно группируются приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в порядке табельных номеров, фамилий по алфавиту или по принципу структурного деления.

Переписка группируется за период календарного года и по тематике и систематизируется внутри дела в хронологической последовательности.

6.3. Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).

При подготовке дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления (подшиваются только оригиналы документов с подлинной подписью руководителя подразделения, информация на документе должна быть оформлена на одной стороне листа, не включаются документы, распечатанные на черновиках) и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре.

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве. Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.

Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года.

В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела.

Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение 12 к настоящей Инструкции):

полное наименование подразделения администрации города Перми;

индекс дела переносится из номенклатуры дел;

заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) переносится из номенклатуры дел;

срок хранения переносится из номенклатуры дел.

На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение 13 к настоящей Инструкции):

номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части);

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом) и года или числа, месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (10 января 2012 года - 30 декабря 2012 года);

количество листов переносится с листа-заверителя;

архивный шифр проставляется после утверждения годовых разделов описей;

в верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа МБУ "Архив города Перми" при приеме дела на хранение.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

В лист-заверитель дела (приложение 8 к Правилам хранения документов) заносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно через знак + (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер, не пронумерован лист, продублирован номер) допускается употребление литерных номеров (например, 123, 123а, 123б).

В листе-заверителе отмечаются особенности физического состояния и формирования дела с указанием номеров листов с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и так далее.

Лист-заверитель подшивается в конце дела.

Для учета документов определенных категорий, в связи со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, контрольные дела, приказы и документы, отнесенные к категории ограниченного доступа) составляется внутренняя опись документов дела (приложение 27 к Правилам хранения документов).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и подшивается в начале дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество включенных в нее документов.

Документы, составляющие дело, формата А4 должны быть подшиты на четыре прокола (формата А5 - на три прокола) в твердую обложку из картона прочными хлопчатобумажными нитками или переплетены типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.

6.4. Организация оперативного хранения документов в подразделениях

администрации города Перми

С момента заведения и до передачи на хранение в архив подразделения дела хранятся по месту их формирования в течение двух лет (по завершении текущего делопроизводства) для практического использования.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения находятся у сотрудников до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

Дела должны храниться в запираемых шкафах. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, по годам в порядке номеров по номенклатуре дел, на корешках дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

Хранение дел в столах у сотрудников не допускается.

VII. Организация работы архива подразделения администрации города Перми

7.1. Задачи и функции архива подразделения определяются на основании Положения об архиве подразделения, утвержденного руководителем подразделения администрации города Перми (для архива администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми), после согласования с МБУ "Архив города Перми". Ведение архива подразделения осуществляется ответственным сотрудником подразделения администрации города Перми. Руководитель подразделения администрации города Перми принимает меры по обеспечению рабочего места специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, и созданию условий сохранности документов.

Для обеспечения сохранности документов архива подразделения проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов;

соблюдение порядка выдачи дел;

учет документов.

При смене специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 8 к настоящей Инструкции).

7.2. Создание оптимальных условий хранения документов обеспечиваются:

предоставлением отдельного помещения - архивохранилища, которое должно быть оборудовано и приспособлено для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями Федеральной архивной службы России;

оборудованием архивохранилища средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением оборудования для хранения документов - стеллажей, сейфов, коробок;

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении хранилища;

проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

7.3. Размещение документов в архивохранилище обеспечивает создание оптимальных условий хранения архивных документов, ежегодное движение дел, оперативный поиск и использование документов.

Дела размещаются в соответствии со следующими требованиями:

документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения;

документы ликвидированных подразделений хранятся отдельно;

документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках (размер 32 х 19,5 х 43);

к коробкам приклеиваются ярлыки с указанием номера описи, номеров дел, крайние даты, наименование подразделения;

коробки устанавливаются на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении.

Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не приспособленных для хранения дел местах.

7.4. Порядок выдачи дел.

Из архива подразделения могут выдаваться дела для:

исполнения копий документов, архивных выписок из документов;

во временное пользование;

изъятия подлинных документов судебным и следственным органам;

составления архивных справок (о зарплате, стаже, награждении и так далее);

исследований;

проведения реставрационных работ, переплета, обработки (дезинфекция, дезинсекция).

При выдаче дел необходимо соблюдать нормативные требования:

для работы с документами сторонним организациям или исследователям дела выдаются сроком до 3 месяцев на основании письма и акта о выдаче дел (приложение 10 к Правилам хранения документов);

во временное пользование дела выдаются сотрудникам администрации города Перми на срок до 10 дней на основании письменной заявки;

направление дел на реставрацию, в переплет оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование;

на место выданного дела подкладывается отдельно для каждого дела карта-заместитель;

при возвращении дел проверяется их состояние после использования - наличие каждого дела, физическое состояние, нумерация листов и состояние каждого документа.

7.5. Учет документов.

Единицами учета документов являются архивный фонд (комплекс документов, образовавшихся в деятельности подразделения администрации города Перми) и единица хранения (дело).

Учет документов производится путем присвоения каждому отдельному архивному делу учетного номера (номера дела), являющегося частью архивного шифра. Полностью архивный шифр состоит из номеров фонда, описи и дела. Архивный шифр помещается на обложке всех архивных дел в нижнем левом и верхнем правом углах. Не допускается присвоение одного учетного номера двум и более делам. Не допускается хранение в архиве подразделения включенных в описи архивных дел без архивных шифров на обложках.

В архивах ведутся следующие учетные документы:

лист фонда;

описи дел;

дело фонда;

лист-заверитель дела;

внутренняя опись документов дела.

В каждом архиве подразделения ведется дело фонда. В него включаются:

историческая справка;

акты передачи дел фонда на постоянное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов фонда;

акты проверок наличия и состояния документов;

паспорт архива подразделения, хранящий управленческую документацию, на 01 декабря...года

и так далее.

При учете документов в архиве подразделения проводится проверка наличия и состояния дел архива подразделения в целях установления фактического наличия дел в соответствии с описями и выявления дел, требующих обработки и реставрации, специалистом, ответственным за ведение архива подразделения, руководителем делопроизводственной службы.

Плановая проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - не реже одного раза в 10 лет.

Единовременная проверка наличия и состояния дел архива подразделения проводится:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел;

при смене специалиста, ответственного за ведение архива подразделения.

Имеющиеся в наличии дела проверяются по описям, дела, выданные для работы или во временное пользование, проверяются по листам-заверителям. Итоги проверки оформляются актом (приложение 3 к Правилам хранения документов). При необходимости изменения и дополнения, выявленные в результате проверки, вносятся в учетные документы архива подразделения.

По истечении предельных сроков хранения в архиве подразделения (5 лет) документы постоянного хранения подлежат передаче в МБУ "Архив города Перми" в установленном порядке.

VIII. Подготовка документов к передаче на хранение в МБУ "Архив города Перми"

Подготовка документов к передаче на хранение в МБУ "Архив города Перми" включает комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению годовых разделов описей на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения, составлению актов о выделении к уничтожению документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

8.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в МБУ "Архив города Перми".

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в подразделениях администрации города Перми создаются постоянно действующие ЭК в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя или заместителя руководителя подразделения администрации города Перми. Состав ЭК утверждается правовым актом.

Функции и права ЭК, организация работы ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем подразделения администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми после согласования с МБУ "Архив города Перми". В целях достижения методического единства положение об ЭК разрабатывается на основе типового или примерного положения о постоянно действующей ЭК.

ЭК является коллегиальным органом. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми председателем ЭК. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем ЭК. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагаются на секретаря ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и дел с отметкой ДМН, подлежащих хранению по месту формирования;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного срока хранения.

Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно с целью выделения документов постоянного хранения. В случае обнаружения таких документов дела переформировываются, а документы постоянного хранения оформляются в самостоятельное дело.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.

По результатам проведения экспертизы ценности документов составляются:

годовой раздел описи дел постоянного хранения;

годовой раздел описи дел по личному составу;

акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

8.2. Составление и оформление описей дел

Опись дела - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета (приложение 14 к настоящей Инструкции).

Годовой раздел описи (далее - опись) составляется отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу;

личные дела муниципальных служащих (могут не выделяться в отдельную опись).

Описи составляются строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо, в соответствии с нормативными требованиями:

каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

нумерация дел в описи сквозная. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел за предыдущий год;

заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел и с заголовком на обложке дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "То же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке);

графы "Индекс дела", "Крайние даты", "Количество листов", "Срок хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии или отсутствии дел, местонахождении дел, наличии копий и так далее.

Систематизация дел в описи соответствует систематизации в номенклатуре дел.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней указывается количество находящихся на хранении дел (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера дел, включенных в данный раздел описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

К каждому последующему годовому разделу описи дел, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи дел. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа запись составляется на его обороте. На отдельном листе составление итоговых записей не допускается.

Сводная опись дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК и утверждается на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, после чего утверждается руководителем подразделения администрации города Перми, сводная опись дел администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми. В МБУ "Архив города Перми" передаются три экземпляра сводной описи дел постоянного хранения, а также один экземпляр описи в электронной форме.

Порядок составления годового раздела сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку составления сводной описи дел постоянного хранения с дополнением графы "Срок хранения". Дела по личному составу располагаются в последовательности: распоряжения (приказы) по личному составу, журналы (списки) учета личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, невостребованные трудовые книжки (дипломы, свидетельства), акты о несчастных случаях.

Сводные описи дел по личному составу составляются в четырех экземплярах, согласовываются с ЭК, ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, утверждаются руководителем подразделения администрации города Перми, сводная опись дел по личному составу администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми. В МБУ "Архив города Перми" передается один экземпляр сводной описи дел по личному составу, а также один экземпляр описи в электронной форме.

В пределах фонда описи дел нумеруются валовым порядком. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи - "л" (личный состав), "п" (проектная документация) и тому подобное.

Не допускается наличие двух описей с одинаковыми номерами или отличающимися только буквенными индексами. Применяется следующая нумерация описей:

Опись N 1 - документы постоянного хранения;

Опись N 2 - документы по личному составу;

Опись N 3л - личные дела муниципальных служащих (при образовании более 10 дел в год).

Справочный аппарат к каждой описи дел составляется отдельно. Обязательными элементами справочного аппарата к описи дел являются титульный лист и предисловие.

На титульном листе описи дел помещаются следующие данные: официальное наименование фонда, номер фонда, номер описи, наименование описи, которое включает наименование категории документов (постоянного хранения, по личному составу), крайние даты дел, включенных в опись дел.

К первому годовому разделу сводной описи дел составляется историческая справка, в которой отражаются в хронологической последовательности сведения:

о создании, преобразовании, ликвидации подразделения администрации города Перми;

крайние даты деятельности;

направления деятельности;

о структуре и ее изменениях;

о составе, объеме, состоянии документов, подлежащих передаче на хранение.

В справочный аппарат к описи дел также входят при необходимости оглавление, если опись имеет разделы, список сокращений, указатели.

8.3. Составление и оформление актов о выделении

к уничтожению дел и документов

Отбор документов к уничтожению производится после составления и утверждения годовых разделов описей дел за этот же период.

Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Для составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, используются номенклатура дел на соответствующий период и Перечень документов с указанием сроков хранения. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела с истекшим сроком хранения на 01 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вместе с годовыми разделами сводных описей дел представляется к рассмотрению на заседании ЭК, утверждается руководителем подразделения администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми. После утверждения документы, не подлежащие хранению, уничтожаются. Наряду с уничтожением документов в бумажном виде производится уничтожение документов, указанных в акте, в СЭД.

Включенные в акт документы уничтожаются децентрализованно, в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения по месту их формирования.

8.4. Порядок передачи документов в МБУ "Архив города Перми"

В МБУ "Архив города Перми" передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного хранения. Дела передаются после ведомственного хранения не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел производится по описям (приложение 14 к Правилам хранения документов).

Передача дел в МБУ "Архив города Перми" осуществляется по графику, составленному МБУ "Архив города Перми".

Прием каждого дела производится с проставлением в описи (в обоих экземплярах) отметки о наличии дела, указанием количества фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, даты приема-передачи дел, подписей сдающего и принимающего.

Вместе с делами в МБУ "Архив города Перми" передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о документах. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

Дела по личному составу и временного (до 10 лет включительно) хранения в МБУ "Архив города Перми" не передаются.

Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов при реорганизации или ликвидации подразделений администрации города Перми регулируется правовыми актами о реорганизации или ликвидации подразделений администрации города Перми.

Передача документов ликвидируемых подразделений администрации города Перми осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии кроме специалиста, ответственного за ведение архива подразделения, должны входить представители МБУ "Архив города Перми".

При ликвидации подразделения администрации города Перми:

документы постоянного хранения и документы по личному составу должны быть переданы в МБУ "Архив города Перми";

документы временного хранения с неистекшими сроками должны быть переданы на архивное хранение:

от источников комплектования архива администрации города Перми - в архив администрации города Перми;

от источников комплектования МБУ "Архив города Перми" - в МБУ "Архив города Перми".

Передача документов на архивное хранение производится по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией.

Документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации подразделения администрации города Перми, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

При реорганизации подразделения администрации города Перми документы передаются вновь созданному подразделению администрации города Перми.

При реорганизации подразделения администрации города Перми путем разделения или выделения из состава одного или нескольких структурных подразделений условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются в установленном порядке.

Перед передачей документов в случае ликвидации или реорганизации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, ликвидационная комиссия или реорганизуемое подразделение администрации города Перми организуют устранение указанных нарушений.

IX. Порядок предоставления документов из архива подразделения администрации города Перми

9.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в соответствии с пунктом 4.3.22 настоящей Инструкции.

9.2. Если документ требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается четыре прокола (на расстоянии 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:

     Прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов.

     Верно

     Специалист делопроизводственной службы

     департамента____________

     администрации города Перми

     _______________________И.О. Ф.

     (личная подпись)

     Дата

     М.П.

     Подпись    заверяется    печатью,  при  этом  оттиск  печати  должен

захватывать лист, на который он наклеен.

9.3. Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки документа пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).

Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа.

При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписку из приложения к документу включается реквизит "Приложение", ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста, заверительная надпись "Верно".

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

9.4. Выдача дел во временное пользование другим подразделениям администрации города Перми производится с разрешения руководителя на срок не более одного месяца под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя делопроизводственной службы с оформлением акта о выдаче во временное пользование (приложение 10 к Правилам хранения документов). На выданное дело составляется карта-заместитель.

9.5. Изъятие документа из дела постоянного хранения допускается в исключительных случаях (налоговым органам, органам дознания, предварительного следствия, прокуратуре) на основании постановлений и производится с разрешения руководителей администрации города Перми с оформлением акта об изъятии подлинника с указанием причин выдачи.

Изъятие документа производится в присутствии должностных лиц. При изъятии обязательно оформляется копия документа, заверяется в установленном порядке. В деле остается заверенная копия, протокол об изъятии подлинника и акт о причинах выдачи подлинника.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

Сроки исполнения документов

N	Документ		Срок исполнения	Начало срока	Основание
1	2		3	4	5
1	Обращения гражданина, объединений граждан, в том числе юридических лиц		в течение 30 дней	со дня регистрации	Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
2	Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации	Парламентский запрос	не позднее чем через 15 дней или иной установленный срок	со дня получения	Федеральный закон от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (ст. 13, 14)
		Депутатский запрос	30 дней или иной согласованный срок
3	Законодательное Собрание Пермского края	Депутатский запрос	не позднее 10 дней	со дня получения	Закон Пермского края от 06.03.2007 N 9-ПК "О статусе депутата Законодательного Собрания Пермского края" (ст. 10, 11)
		Запрос Законодательного Собрания Пермского края
		Обращение депутата	безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 10 дней)
4	Пермская городская Дума	Депутатский запрос	10 дней	со дня получения	Устав города Перми (ст. 42), решение Пермской городской Думы от 27.03.2012 N 50 "Об утверждении Регламента Пермской городской Думы" (ст. 44, 45)
		Обращение депутата	не позднее 10 рабочих дней
5	Уполномоченный по правам человека в Пермском крае	Запрос, ходатайство или иное обращение Уполномоченного по вопросам защиты прав и свобод человека	15-дневный срок	со дня поступления	Закон Пермского края от 05.08.2007 N 77-ПК "Об Уполномоченном по правам человека в Пермском крае" (ст. 17)
		Информация по иным вопросам	30-дневный срок
6	Уполномоченный по правам ребенка в Пермском крае	Запрос	2-недельный срок	со дня получения	Закон Пермского края от 28.08.2013 N 231-ПК "Об Уполномоченном по правам ребенка в Пермском крае" (ст. 8)
		Заключение, содержащее рекомендации	в течение 30 дней
7	Средства массовой информации	Запрос	7-дневный срок	со дня поступления	Закон Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" (ст. 40)
		В случае направления уведомления об отказе в представлении информации	3-дневный срок
8	Акты прокурорского реагирования	Требование	не позднее чем в 10-дневный срок	со дня поступления требования	Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации"
		Протест	не позднее чем в 10-дневный срок	с момента его поступления
		Представление	в течение месяца	со дня внесения представления

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

Перечень
бланков документов, используемых в администрации города Перми

I. Бланки Главы города Перми

1.1. постановление;

1.2. распоряжение;

1.3. письмо (угловой/продольный);

1.4. письмо для международной переписки.

II. Бланки администрации города Перми

2.1. постановление;

2.2. распоряжение;

2.3. письмо (угловой/продольный).

III. Бланки заместителей главы администрации города Перми письмо (угловой).

IV. Бланки руководителя аппарата администрации города Перми

4.1. распоряжение;

4.2. приказ;

4.3. письмо (угловой).

V. Бланки подразделений администрации города Перми

5.1. общий бланк подразделения администрации города Перми;

5.2. распоряжение руководителя подразделения администрации города Перми;

5.3. приказ руководителя подразделения администрации города Перми;

5.4. письмо подразделения администрации города Перми (угловой/продольный).

VI. Бланки совещательных/коллегиальных органов

6.1. общий бланк;

6.2. письмо (угловой/продольный).

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

Оформление таблиц

Таблица - форма представления текста, содержащего словесную или цифровую информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Графы и строки таблицы должны быть пронумерованы.

Текстовая и цифровая информация печатается шрифтом Times New Roman N 14 через одинарный межстрочный интервал.

Для таблиц с большим числом граф допускается применение иных параметров текста, например, альбомной ориентации страницы и шрифта меньшего размера, чтобы уместить таблицу по ширине на одном листе.

В двух- и многоярусной заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и так далее ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго, третьего и так далее ярусов пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Автоматические переносы слов допускаются. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. В заголовках и подзаголовках используются только общепринятые условные обозначения. Все графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице величины, то ее обозначение помещается над таблицей справа.

Если в графе таблицы показатели выражены в одной и той же единице величины, ее обозначение указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы через запятую после наименования показателя.

Допускается (при необходимости) обозначение единицы величины выносить в отдельную графу.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст в таблице начинается с прописных букв, допускаются общепринятые сокращения. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В цифровых величинах целая и дробная части разделяются запятой без пробелов, например: 115,12.

После слов "Всего", "Итого" двоеточие не ставится.

При печати многострочных элементов таблицы числовое значение показателя, значение показателя, приведенное в виде текста, проставляются на уровне первой строки наименования показателя.

При отсутствии данных в таблице следует ставить прочерк (тире).

Таблица

N	Наименование цели, задачи, мероприятия по программе	Показатели непосредственного результата						Источник финансирования	Объем финансирования, тыс. руб.
		наименование показателя непосредственного результата	ед. изм.	2010 год	2011 год	2012 год	2013 год		2010 год	2011 год	2012 год	2013 год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	Цель. Обеспечение нормативного наружного освещения объектов внешнего благоустройства на территории города Перми
1.1	Задача. Строительство сетей наружного освещения на объектах внешнего благоустройства
1.1.1	Мероприятие. Проектно-изыскательские работы по строительству сетей наружного освещения улиц и дорог города Перми	протяженность сетей наружного освещения улиц и дорог города Перми	км	-	-	82,5	61,83	бюджет города Перми	-	-	191,33	229,800

Если приложение состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами, без знака "N", сквозной нумерацией. Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется. Последняя буква в словах "Таблица" или "Таблица 3" ограничивается правым полем страницы.

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

     форма

     Протокол

     __________________________________________________________

     (наименование подразделения или коллегиального органа)

     От _________________ N__________

     Председательствующий

     (фамилия и инициалы в именительном падеже)

     Секретарь

     (фамилия и инициалы в именительном падеже)

     Присутствовали:

     (фамилия  и  инициалы  членов  коллегиального  органа  в  алфавитном

порядке

     в  именительном  падеже  без  наименования  должности для постоянных

участников совещаний)

     Приглашенные:

     (фамилия    и    инициалы    приглашенных  в  алфавитном  порядке  в

именительном падеже,

     при необходимости - с наименованием должности)

     Повестка заседания:

     1. О (Об)

     (содержание вопроса)

     Доклад

     (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

     2. О (Об)... (далее как в пункте 1)

     1. СЛУШАЛИ:

     (фамилия,    инициалы   докладчика  в  родительном  падеже,  краткое

изложение содержания

     доклада  (сообщения,  информации)  от  3  л.  ед.ч. или слова "Текст

прилагается")

     ВЫСТУПИЛИ:

     (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже,

     краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается")

     РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить...)

     1.2. ...

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     Председательствующий Личная подпись И.О. Ф.

     Секретарь Личная подпись И.О. Ф.

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                                             форма

                       Акт

             утверждаю

     Должность руководителя_______

     ____________________________

     ______________________И.О. Ф.

     ____________________(подпись)

     "_____"___________20____ года

     М.П.

     Администрация города перми

     наименование подразделения

     АКТ

     ______________ N______

     Заголовок

     (о проверке, о приеме-передаче,

     о списании и т.д.)

     Основание:

     распоряжение, приказ

     Составлен комиссией:

     Председатель:

     должность, фамилия, инициалы

     Члены комиссии: 1.

     должность, фамилия, инициалы

     (располагают по алфавиту)

     2.____________

     3.____________

     Текст

     Констатирующая  часть  -  цели,  задачи,  дата  (сроки)  и  характер

работы, проделанной составителями акта, и ее результаты.

     Заключительная часть - выводы, решения, предложения, рекомендации.

     Составлен в трех экземплярах:

     1-й   экземпляр  направлен  в_________________________________(куда,

кому)

     2-й   экземпляр  направлен  в_________________________________(куда,

кому)

     3-й   экземпляр  направлен  в_________________________________(куда,

кому)

     Приложение: (наименование документа) на ______л. в ________экз.

     Председатель комиссии Личная подпись И.О. Ф.

     Члены Личная подпись И.О. Ф.

     Личная подпись И.О. Ф.

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

     Глава города перми

     Ленина ул., д. 23, г. Пермь, 614000

     Тел. (342)212-66-22, факс (342)212-23-91

     е-mail: main@gorodperm.ru

     http://www.gorodperm.ru

     ______________ N _______________

     На N _________от _______________

     Обращение (может отсутствовать)!

     Первая часть - причины, мотивы, основания

     Вторая часть - выводы, решения, предложения, просьбы и так далее..

     Приложение: на 2 л. в 1 экз.

     С уважением, И.О. Фамилия

     Иванова Ирина Васильевна

     212-54-74

     верхнее поле - 1 см на бланке

     (2 см - на остальных страницах)

     шрифт N 14,

     интервал точно 12 пт

     первый адрес

     2 интервала

     второй адрес

     Заголовок

     (о чем?)

     жирный шрифт N 14,

     интервал точно 12 пт

     от заголовка

     2 интервала

     2 интервала

     2 интервала

     одинарный (или 1,5) интервал,

     шрифт N 14

     2 интервала

     левое поле 2,5 см

     правое поле 1 см

     шрифт N 10

     нижнее поле 2 см

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                                форма

                   Адресат

           наименование подразделения

               служебная записка

     ________________N___________

     Заголовок к тексту

     1. Констатирующая часть (описательная или аналитическая).

     Изложение  фактов,  событий, ситуаций, причин, информирование о ходе

работ или исполнении документов.

     Анализ:    возможные    варианты  развития  событий  или  выхода  из

сложившейся ситуации.

     2.    Выводы,    предложения,    рекомендации   или  просьбы  (могут

отсутствовать).

     Отметка о наличии приложения (при необходимости)

     Наименование должности личная подпись И.О. Ф.

     Отметка об исполнителе (может отсутствовать)

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                                      форма

                              АКТ

     приема-передачи  при  смене  специалиста,

          ответственного за ведение архива

     Наименование подразделения УТВЕРЖДАЮ

     администрации города

     АКТ_________N_________ Наименование должности

     ________________________ руководителя

     (место составления)

     Подпись И.О. Ф.

     Дата приема-передачи при смене

     специалиста, ответственного

     за ведение архива

     В соответствии с

     _________________________________передал, а

     (Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)

     принял  документы архива за ______________________ годы и справочный

аппарат к ним.

N	N и наименование описи	Количество экземпляров описи	Примечание
1	2	3	4

     Итого: принято _________________________________дел,

     (цифрами и прописью)

     _________________ описей в ______________________________экземплярах

     (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

     Состояние документов и описей:

     (общая характеристика состояния)

     Одновременно передаются:

     _______________________________

     _______________________________

     Состояние: _____________________

     Состояние помещений архива:

     (общая характеристика состояния)

     Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

     (общая характеристика состояния)

     Передал И.О. Ф.

     Принял И.О. Ф.

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                                                  форма

                           Акт

     о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     Наименование подразделения утверждаю

     Наименование должности

     руководителя

     АКТ N_______________ ________________________

     подпись И.О. Ф.

     о выделении к уничтожению документов, "______" ________________

     не подлежащих хранению

     На  основании  номенклатуры  дел  и  перечня  типовых управленческих

документов,  образующихся  в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения  отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической

ценности    и    утратившие    практическое    значение  документы  фонда

N_________________________

N	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер единиц хранения по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого          ________________________________        дел        за

______________________годы

     (цифрами и прописью)

     Описи  дел  постоянного хранения за ________________годы утверждены,

а  по  личному  составу  согласованы  с  ЭПМК  Агентства по делам архивов

Пермского края (протокол от __________________N___________).*

     Наименование должности специалиста, Личная

     ответственного за архив подпись И.О. Ф.

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК*

     от___________N________

     Документы  в количестве _________________единиц хранения на бумажном

носителе весом______________кг сданы на уничтожение.

     Наименование должности специалиста, Личная

     ответственного за архив подпись И.О. Ф.

     Дата

     Изменения в учетные документы внесены.

     Наименование должности сотрудника Личная

     архива, внесшего изменения подпись И.О. Ф.

     в учетные данные

     Дата

     ---------------------

     *При необходимости.

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                    форма

              НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

     Наименование организации

     Наименование подразделения

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

     на_________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

     Наименование должности Личная Ф.И.О.

     руководителя структурного подпись

     подразделения

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Наименование должности Личная И.О. Ф.

     руководителя службы подпись

     делопроизводства

     Дата

     Наименование должности Личная И.О. Ф.

     лица, ответственного за архив подпись

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                    форма

     Сводная номенклатура дел

     Наименование подразделения УТВЕРЖДАЮ

     администрации города Перми Наименование

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ должности руководителя

     на ______________ год ______________________

     "___"_________________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

     Наименование должности Личная И.О. Ф.

     руководителя службы подпись

     делопроизводства

     Дата

     Наименование должности Личная И.О. Ф.

     лица, ответственного за архив подпись

     СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК Протокол ЭПМК

     Агентства по делам

     архивов Пермского края

     от___________N________ от___________N________

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                        форма

     Обложка дела в текущем делопроизводстве

     администрация города перми

     наименование подразделения

     дело N (индекс по номенклатуре)

     Заголовок дела

     Дата

     Начато _________________

     Окончено________________

     Хранить ________________

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                         форма

     Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

     Код МБУ "Архив города Перми" 73888499

     Код администрации города Перми 04038270

     Фонд N ________________

     Опись N ________________

     Дело N _________________

     Дело N ________________

     АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

     НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

     ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

     Заголовок дела

     Дата

     На _______________ листах

     Хранить _________________

     Фонд N ________________

     Опись N________________

     Дело N ________________

     Дело N ________________

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Перми

                                                 форма

        _____________________________

     Наименование подразделения

                 УТВЕРЖДАЮ

     администрации города Перми Наименование должности

     руководителя

     _______________________

     (подпись, расшифровка подписи)

     дата________________________

     ФОНД N_____________________

     ОПИСЬ N____________________

     дел постоянного хранения

     (дел по личному составу*)

     за ________________________год

N	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения*	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено_____________ дел, с N __по N__, в том числе

_________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности Личная И.О. Ф.

составителя описи подпись

Дата

СОГЛАСОВАНО УтвержденО (СОГЛАСОВАНО*)

Протокол ЭК Протокол ЭПМК Агентства

по делам архивов Пермского края

от____________N ________ от____________N ________

______________________

*для описи дел по личному составу