Постановление Администрации города Перми от 22 декабря 2017 г. N 1174 "Об утверждении Положения об управлении по общим вопросам администрации города Перми" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации города Перми
"Об утверждении Положения об управлении по общим вопросам администрации города Перми"

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Перми, в целях актуализации нормативных правовых актов администрации города Перми администрация города Перми постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по общим вопросам администрации города Перми.

2. Признать утратившими силу:

постановление администрации города Перми от 24 ноября 2006 г. N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города Перми";

постановление администрации города Перми от 16 августа 2007 г. N 337 "О внесении изменений в постановление администрации города от 24.11.2006 N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города";

постановление администрации города Перми от 23 апреля 2010 г. N 206 "О внесении изменений в постановление администрации города Перми от 24.11.2006 N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города";

постановление администрации города Перми от 19 июля 2010 г. N 445 "О внесении изменений в постановление администрации города Перми от 24.11.2006 N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города";

пункт 12 постановления администрации города Перми от 27 октября 2011 г. N 682 "О внесении изменений в отдельные постановления администрации города Перми";

постановление администрации города Перми от 27 декабря 2016 г. N 1175 "О внесении изменений в постановление администрации города Перми от 24.11.2006 N 2320 "Об управлении по общим вопросам администрации города".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

4. Управлению по общим вопросам администрации города Перми обеспечить опубликование настоящего постановления в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.

Глава города Перми

Д.И. Самойлов

Утверждено
постановлением администрации
города Перми
от 22.12.2017 N 1174

Положение
об управлении по общим вопросам администрации города Перми

I. Общие положения

1.1. Положение об управлении по общим вопросам администрации города Перми (далее - Положение) устанавливает компетенцию, которая включает права и обязанности, предоставленные управлению по общим вопросам администрации города Перми (далее - Управление) для осуществления целей, задач и функций.

1.2. Управление является функциональным подразделением администрации города Перми.

1.3. Управление не обладает статусом юридического лица.

1.4. Управление подотчетно Главе города Перми, находится в непосредственном подчинении руководителя аппарата администрации города Перми.

1.5. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Пермского края (области), Уставом города Перми, правовыми актами города Перми, настоящим Положением.

1.6. Управление имеет бланки, штампы, круглые печати установленного образца.

1.7. Управление возглавляет начальник управления по общим вопросам администрации города Перми (далее - начальник Управления).

1.8. Специалисты Управления являются муниципальными служащими.

1.9. Структура и штатное расписание Управления утверждаются в порядке, установленном в администрации города Перми.

1.10. Финансовое обеспечение деятельности Управления осуществляется за счет средств бюджета города Перми.

1.11. Место нахождения, почтовый/электронный адрес: 614000, г. Пермь, ул. Ленина, 23, uov@gorodperm.ru.

II. Цели и задачи

2.1. Основной целью деятельности Управления является организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности в администрации города Перми, технологическое и методологическое совершенствование делопроизводственных процессов в соответствии с государственными стандартами, правовыми актами.

2.2. Для достижения поставленной цели Управление решает следующие задачи:

2.2.1. организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документационного обеспечения деятельности в администрации города Перми, единого порядка документирования деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми;

2.2.2. реализация делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов в Управлении;

2.2.3. совершенствование форм и методов работы с документами в системе электронного документооборота (далее - СЭД) по автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов;

2.2.4. осуществление методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

2.2.5. обеспечение комплектования, хранения, учета и использования архивного фонда администрации города Перми, подготовка документов к передаче на хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Перми" (далее - МБУ "Архив города Перми);

2.2.6. организационное и техническое обеспечение деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, Управления.

III. Функции

В целях реализации возложенных задач Управление осуществляет следующие функции:

3.1. по вопросам организации и обеспечения функционирования единой системы делопроизводства и документационного обеспечения деятельности в администрации города Перми, единого порядка документирования деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми:

3.1.1. обеспечивает организацию документооборота в администрации города Перми, взаимодействие функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам подготовки, создания и оформления управленческих решений;

3.1.2. осуществляет мониторинг качества подготовки, согласования и оформления проектов правовых актов и писем в администрации города Перми;

3.1.3. осуществляет разработку и проектирование бланков документов администрации города Перми с установленным составом реквизитов и их соответствующим расположением, формирует и ведет электронный альбом бланков документов администрации города Перми;

3.1.4. организует изготовление гербовых бланков документов типографским способом или тиражированием, обеспечивает учет гербовых бланков документов, осуществляет контроль за их применением и уничтожением;

3.1.5. осуществляет формирование, ведение, пополнение, актуализацию электронной базы (электронного хранилища) правовых актов Главы города Перми, администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми;

3.1.6. комплектует раздел нормативных правовых актов Главы города Перми, администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Пермского края;

3.1.7. является уполномоченным органом по представлению муниципальных нормативных правовых актов, сведений об источниках и датах их официального опубликования (обнародования) и дополнительных сведений к ним для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Пермского края;

3.1.8. формирует выпуски печатного средства массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь" и направляет правовые акты в типографию для официального опубликования, информационно-аналитическое управление администрации города Перми для официального размещения (опубликования) на официальном сайте муниципального образования город Пермь в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

3.1.9. обеспечивает хранение гербовых печатей Главы города Перми, администрации города Перми;

3.1.10. согласовывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль за их применением в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

3.2. по вопросам реализации делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов в Управлении:

3.2.1. осуществляет:

прием и регистрацию в СЭД корреспонденции, поступающей в адрес Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, Управления;

регистрацию исходящей и внутренней корреспонденции Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, Управления;

3.2.2. осуществляет регистрацию:

правовых актов Главы города Перми, администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми;

договоров (соглашений и контрактов), заключаемых от имени муниципального образования город Пермь, администрации города Перми, подписываемых Главой города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми, руководителями функциональных подразделений администрации города Перми по поручению Главы города Перми;

доверенностей на представление интересов муниципального образования город Пермь, Главы города Перми, администрации города Перми, подписываемых Главой города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми;

3.2.3. осуществляет проверку проектов правовых актов и писем на предмет соответствия содержания текста нормам и требованиям, установленным государственными стандартами и правовыми актами, определяет заинтересованные стороны для его согласования;

3.2.4. осуществляет проверку комплектности приложений и сопроводительных материалов к проектам правовых актов и писем, а также наличия виз внутреннего и внешнего (при необходимости) согласования, полноты и обоснованности содержания представленных проектов документов. При нарушении установленных требований к оформлению и содержанию возвращает исполнителям на доработку;

3.2.5. осуществляет лингвистическую экспертизу и редактирование проектов документов на предмет оценки их соответствия нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей, типологической специфики текстов, требований юридической техники, обеспечения терминологического соответствия текста принятым нормам и правилам;

3.2.6. оформляет на гербовых бланках и подготавливает к подписанию проекты правовых актов, осуществляет подготовку пакетов документов поступившей корреспонденции, проектов писем к рассмотрению и подписанию Главой города Перми в соответствии с правовыми актами администрации города Перми;

3.2.7. оформляет Благодарственные письма Главы города Перми, благодарности Главы города Перми, благодарности администрации города Перми, Памятные адреса, телеграммы на бланках установленного образца;

3.2.8. осуществляет отправку исходящей корреспонденции, зарегистрированной в Управлении, посредством почтовой связи, электронной связи;

3.2.9. осуществляет изготовление и направление в установленном порядке копий:

правовых актов в справочные правовые системы;

нормативных правовых актов Главы города Перми, администрации города Перми в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Пермском крае с проведением сверки поступления электронных образов;

3.2.10. осуществляет автоматизированную обработку правовых актов, рассылку их текстов по СЭД или посредством электронной связи;

3.2.11. исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц;

3.3. по вопросам совершенствования форм и методов работы с документами в СЭД по автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов:

3.3.1. определяет задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

3.3.2. осуществляет организационное и методическое обеспечение внедрения информационных технологий в процессы управления документацией, в том числе разработку проектов правовых актов по данным вопросам, реализацию проекта внедрения СЭД в администрации города Перми;

3.3.3. контролирует порядок формирования информационных массивов документов;

3.3.4. обеспечивает создание и ведение электронных архивов по регистрируемым документам;

3.3.5. вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота, в том числе по изменению и внедрению новых маршрутов движения документов в СЭД, интеграции системы СЭД с другими электронными системами администрации города Перми;

3.3.6. осуществляет справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов в СЭД;

3.4. по вопросам осуществления методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми:

3.4.1. разрабатывает и обеспечивает применение правовых актов и методических документов по вопросам документирования управленческой деятельности, организации документооборота и дел в делопроизводстве на основе действующего законодательства, осуществляет контроль их исполнения;

3.4.2. оказывает методическую помощь функциональным и территориальным органам, функциональным подразделениям администрации города Перми по совершенствованию методов контроля за своевременным прохождением и рассмотрением документов в администрации города Перми;

3.4.3. проводит консультационную работу со специалистами функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам документирования управленческой деятельности и документооборота;

3.4.4. проводит семинары по мере необходимости для делопроизводственных служб, специалистов функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми;

3.4.5. осуществляет мониторинг своевременного и качественного исполнения писем, ведет работу с непосредственными исполнителями и делопроизводственными службами;

3.4.6. вносит предложения по предупреждению и устранению причин несвоевременного и ненадлежащего исполнения писем;

3.4.7. инициирует рассмотрение вопросов о нарушении сроков исполнения писем, ответственности руководителей функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми за состояние исполнительской дисциплины с предложением мер по привлечению к дисциплинарной ответственности;

3.4.8. обобщает данные и направляет руководителю аппарата администрации города Перми сведения об объеме документооборота в администрации города Перми;

3.4.9. разрабатывает предложения по оптимизации и сокращению объема документооборота в администрации города Перми;

3.4.10. проводит проверки состояния делопроизводства и организации архива в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми и доводит результаты проверок до сведения руководителей для принятия соответствующих мер;

3.5. по вопросам обеспечения комплектования, хранения, учета и использования архивного фонда администрации города Перми, подготовки документов к передаче на хранение в МБУ "Архив города Перми":

3.5.1. комплектует в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления архив администрации города Перми документами постоянного, временного хранения, по личному составу:

обеспечивает текущее хранение документов, образующихся в деятельности Управления;

проводит экспертизу ценности документов, выявляет особо ценные документы;

осуществляет научно-техническую обработку документов;

проводит проверки наличия и состояния дел архива администрации города Перми;

организует и ведет учет документов (составление листа фонда, реестра описей), вносит сведения в учетные документы об изменениях количества дел архива администрации города Перми;

3.5.2. составляет сводную номенклатуру дел на основании номенклатур дел функциональных подразделений администрации города Перми;

3.5.3. обеспечивает соблюдение режима хранения и правил размещения документов в архивохранилище;

3.5.4. организует работу экспертной комиссии по определению ценности документов администрации города Перми (далее - ЭК);

3.5.5. составляет годовые разделы сводных описей дел и представляет их на рассмотрение ЭК и экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края;

3.5.6. организует работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

3.5.7. осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в МБУ "Архив города Перми" в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;

3.5.8. осуществляет подготовку и представление по запросам граждан и организаций архивных справок и копий документов, находящихся в архиве администрации города Перми, консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

3.6. в сфере организационного и технического обеспечения деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, Управления:

3.6.1. организует работу ведущих специалистов группы специалистов приемных руководителей администрации Управления;

3.6.2. обеспечивает своевременное и качественное выполнение работ по копированию и оперативному размножению (тиражированию) документов Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, подразделений, курируемых руководителем аппарата администрации города Перми;

3.6.3. ведет и актуализирует телефонный справочник администрации города Перми в электронном виде;

3.6.4. ведет и актуализирует списки телефонных номеров для обеспечения оперативной связи с руководителями администрации города Перми;

3.6.5. обеспечивает подписку на периодические издания для Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, функциональных подразделений администрации города Перми;

3.6.6. ведет табель учета рабочего времени Главы города Перми, советников Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, начальника и специалистов Управления.

IV. Права и обязанности

4.1. Управление имеет право:

4.1.1. запрашивать и получать от специалистов администрации города Перми, работников муниципальных учреждений (предприятий) документы и информацию, связанные с осуществлением возложенных на Управление задач;

4.1.2. проводить проверки состояния делопроизводства и организации архива в соответствии с требованиями действующего законодательства в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми;

4.1.3. осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка подготовки и оформления документов, применения бланков и печатей в администрации города Перми. Возвращать исполнителям проекты документов для доработки в случаях нарушения установленного порядка;

4.1.4. определять задачи документационного обеспечения деятельности Главы города Перми, первого заместителя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми;

4.1.5. вносить и согласовывать проекты правовых актов, программ, планов по вопросам компетенции Управления;

4.1.6. инициировать и организовывать проведение совещаний, семинаров, консультаций в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми по вопросам компетенции Управления;

4.1.7. принимать участие в заседаниях, совещаниях, проводимых первым заместителем главы администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми, руководителями функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми, организациями по вопросам компетенции Управления;

4.1.8. вносить предложения о совершенствовании работы Управления, поощрении или наказании специалистов Управления и специалистов, ответственных за организацию делопроизводства и ведение архива в функциональных и территориальных органах, функциональных подразделениях администрации города Перми.

4.2. Управление обязано:

4.2.1. обеспечивать выполнение задач и функций, установленных настоящим Положением;

4.2.2. осуществлять свою деятельность на основе текущих и перспективных планов администрации города Перми и Управления;

4.2.3. своевременно представлять в установленном порядке отчеты и иные сведения о деятельности Управления;

4.2.4. осуществлять координацию деятельности функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми по вопросам компетенции Управления;

4.2.5. руководствоваться в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Начальник и специалисты Управления обязаны:

исполнять основные обязанности муниципального служащего, соблюдать ограничения и не нарушать запреты, предусмотренные Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

соблюдать ограничения и запреты, исполнять обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", в том числе уведомлять в письменной форме представителя нанимателя (работодателя) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта, уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений, принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;

соблюдать положения Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Перми.

V. Руководство

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности распоряжением администрации города Перми в установленном порядке.

5.2. На должность начальника Управления назначается лицо, соответствующее установленным правовыми актами администрации города Перми квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.

5.3. Начальник Управления имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распорядительным актом руководителя аппарата администрации города Перми в установленном в администрации города Перми порядке.

5.4. Начальник Управления:

5.4.1. вносит предложения руководителю аппарата администрации города Перми о поощрении специалистов Управления, применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

5.4.2. утверждает должностные инструкции специалистов Управления в установленном порядке;

5.4.3. утверждает положения о структурных подразделениях Управления;

5.4.4. принимает решения по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, визирует проекты документов, осуществляет переписку в соответствии с компетенцией по вопросам деятельности Управления;

5.4.5. является лицом, уполномоченным подписывать (заверять) усиленной квалифицированной электронной подписью и представлять муниципальные нормативные правовые акты, принятые на территории муниципального образования город Пермь, дополнительные сведения к ним, перечень представляемых муниципальных нормативных правовых актов муниципального образования город Пермь и дополнительных сведений к ним в государственный орган Пермского края, уполномоченный на формирование и ведение Регистра муниципальных нормативных правовых актов Пермского края;

5.4.6. по поручению Главы города Перми и от имени администрации города Перми заключает договоры, муниципальные контракты и подписывает финансовые документы по направлениям, входящим в компетенцию Управления;

5.4.7. осуществляет иные действия от имени Управления, организуя его взаимодействие с функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми, аппаратом Пермской городской Думы, физическими и юридическими лицами по вопросам компетенции Управления;

5.4.8. работает со сведениями, составляющими государственную тайну, в соответствии с установленной формой допуска по направлениям деятельности Управления.

VI. Ответственность

6.1. Начальник Управления несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, неисполнение основных обязанностей муниципального служащего, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы, предусмотренных Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

6.2. Специалисты Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за неисполнение основных обязанностей муниципального служащего, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы, предусмотренных Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

6.3. Начальник и специалисты Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение обязанностей, нарушение запретов, несоблюдение ограничений, предусмотренных Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", в том числе за неисполнение обязанности по уведомлению в письменной форме представителя нанимателя (работодателя) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и по предотвращению подобного конфликта, обязанности по уведомлению представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры и других государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений и недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов.

6.4. Начальник и специалисты Управления несут ответственность за нарушение положений Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Перми.

VII. Взаимоотношения и связи

Управление в процессе осуществления функций взаимодействует с функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми, органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, юридическими и физическими лицами в пределах установленных Управлению целей и задач.

VIII. Контроль, проверка, ревизия деятельности

Контроль, проверку и ревизию деятельности Управления осуществляют уполномоченные органы в установленном порядке в пределах полномочий и функций.

IX. Реорганизация и упразднение

Реорганизация и упразднение Управления производятся в порядке, установленном действующим законодательством.