Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве инвестиций и инноваций Московской области

Приложение N 1

к приказу
Министра инвестиций и инноваций
Московской области
от 3 февраля 2016 г. N 2-ОД

Правила
обработки персональных данных в Министерстве инвестиций и инноваций Московской области

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве инвестиций и инноваций Московской области (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных в Министерстве инвестиций и инноваций Московской области (далее - Министерство).

2. Настоящие Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

4. Обработка персональных данных, обрабатываемых в связи с прохождением государственной гражданской службы и трудовым законодательством, осуществляется в отношении государственных гражданских служащих Министерства и работников, занимающих должности, не относящихся к должностям государственной гражданской службы, (далее - служащие), граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Министерства, лиц, замещающих должности руководителей предприятий, подведомственных Министерству (далее - руководитель предприятия), граждан, претендующих на замещение должностей руководителей предприятий, подведомственных Министерству.

5. Персональные данные лиц, указанных в пункте 4 настоящих Правил, обрабатываются с целью обеспечения кадровой работы.

6. Обработка персональных данных лиц, указанных в пункте 4 настоящих Правил, осуществляется без их согласия в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), положениями Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

7. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся состояния здоровья лиц, указанных в пункте 4 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных", за исключением случаев получения персональных данных у третьей стороны.

8. Согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

9. Обработка персональных данных лиц, указанных в пункте 4 настоящих Правил, осуществляется отделом кадровой работы и делопроизводства Управления правовой и организационной работы Министерства (далее - кадровое подразделение Министерства) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Министерства);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационную систему персональных данных, не подключенную к информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - автоматизированное рабочее место), используемую кадровым подразделением Министерства.

11. В случае возникновения необходимости получения персональных данных служащего, руководителя предприятия у третьей стороны следует известить об этом служащего либо руководителя предприятия, заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

12. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу служащего, руководителя предприятия персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

13. При сборе персональных данных сотрудник кадрового подразделения Министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных обязан разъяснить субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

14. Хранение, извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральным законодательством.

II. Условия и порядок обработки персональных данных, обрабатываемых в связи с исполнением государственных функций

15. Обработка в Министерстве персональных данных осуществляется в связи с исполнением государственных функций Министерства, осуществляемых на основании Положения о Министерстве.

16. Также подлежат обработке персональные данные граждан - заявителей, обратившихся в Министерство в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В рамках рассмотрения обращений граждан обработке подлежат следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя, отчество (отчество при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные заявителем в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

17. В рамках размещения заказов на поставки товаров, оказание услуг обработке подлежат следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя, отчество;

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

3) адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);

4) доля участника хозяйственного общества в уставном капитале общества;

5) номер контактного телефона или сведения о других способах связи.

18. Обработка указанных в настоящем разделе персональных данных осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими исполнение государственных функций Министерства.

19. Обработка персональных данных, в связи с исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Министерства, исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

20. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных граждан - заявителей, обратившихся в Министерство по вопросу исполнения Министерством государственных функций, осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов (заявление);

2) заверения копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в информационную систему автоматизированного рабочего места, используемую в соответствующем структурном подразделении Министерства.

21. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от граждан - заявителей.

22. При исполнении государственной функции Министерством запрещается запрашивать у граждан - заявителей и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

23. При сборе персональных данных ответственное лицо структурного подразделения Министерства, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от граждан - заявителей, в связи с исполнением Министерством государственной функции, обязано разъяснить указанным лицам юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

24. Хранение, извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных граждан - заявителей Министерством осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

III. Условия и порядок обработки персональных данных, обрабатываемых в связи с исполнением договора, стороной которого является гражданин

25. Обработка в Министерстве персональных данных, обрабатываемых в связи с исполнением договора, стороной которого является гражданин, осуществляется в случае заключения договора возмездного оказания услуг при оплате труда независимых экспертов, включаемых в составы аттестационной и конкурсной комиссий, а также комиссии по соблюдению требований к служебному поведению сотрудников Министерства и урегулированию конфликта интересов, когда гражданин выступает в качестве независимого эксперта (далее - договор возмездного оказания услуг).

26. В рамках заключения договора возмездного оказания услуг подлежат обработке следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя, отчество;

2) число, месяц, год рождения;

3) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

4) адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);

5) идентификационный номер налогоплательщика;

6) номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

7) номер лицевого счета.

27. Обработка персональных данных, необходимых при заключении договоров возмездного оказания услуг осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Гражданским кодексом Российской Федерации и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

28. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных граждан осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов (заявление);

2) заверения копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в информационную систему автоматизированного рабочего места, используемую в соответствующем структурном подразделении Министерства.

29. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных при заключении договоров возмездного оказания услуг осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от граждан.

30. При заключении договоров возмездного оказания услуг запрещается запрашивать у граждан и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

31. При сборе персональных данных ответственное лицо структурного подразделения Министерства, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от граждан, обязано разъяснить указанным лицам юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

32. Хранение, извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных граждан Министерством осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральным законодательством.

IV. Условия и порядок обработки персональных данных, обрабатываемых в связи с достижением общественно-значимых целей

33. Обработка в Министерстве персональных данных, обрабатываемых в связи с достижением общественно-значимых целей, осуществляется в случаях:

1) внесения предложений о награждении государственными наградами, присуждении государственных премий и присвоении почетных званий, согласовании представления о награждении наградами Московской области (далее - оформление документов к награждению);

2) подготовки поздравительных писем, открыток с государственными праздниками, юбилейными датами и другими событиями (далее - подготовка поздравительных писем).

34. Персональные данные гражданина, обрабатываемые в связи с достижением общественно-значимых целей, обрабатываются в целях обеспечения объективного подхода к награждению и поздравлениям с событиями.

35. В рамках оформления документов к награждению подлежат обработке следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя, отчество;

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

5) сведения об образовании;

6) сведения о трудовой деятельности;

7) информация о наличии или отсутствии судимости.

36. В рамках подготовки поздравительных писем подлежат обработке следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя, отчество;

2) адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания).

37. Обработка персональных данных, необходимых при оформлении документов к награждению, подготовке поздравительных писем осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Законом Московской области "О наградах Московской области", Указом Президента Российской Федерации "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации" структурными подразделениями Министерства и вкл