Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в Администрации городского округа Химки Московской области

Приложение N 1
к постановлению администрации
от 18 мая 2017 г. N 393

Положение
об организации проектной деятельности в Администрации городского округа Химки Московской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение распространяется на проектную деятельность в администрации городского округа Химки Московской области (далее - Администрация).

1.2. Настоящее Положение устанавливает основные принципы, процедуры контроля выполнения работ по реализации проектной деятельности, оперативного анализа реализации проекта, выявления отклонений, выработки корректирующих мер и других управленческих решений.

1.3. Положение разработано в соответствии со следующими правовыми актами:

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 25.02.1999 N 39-ФЗ "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений";

- Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании";

- ГОСТ Р ИСО 21500:2015 Руководство по проектному менеджменту;

- ГОСТ Р 1.4-2004 "Стандартизации в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения";

- ГОСТ Р 1.5-2004 "Стандартизации в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения";

- ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом;

- ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов;

- ГОСТ Р 54871-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению программой;

- A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 5 Edition USA, Project Management Institute 2012;

- ISO 10006:2003 "Системы менеджмента качества. Руководящие указания по менеджменту качества проектов", Госстандарт России, 2004;

- распоряжением Минэкономразвития России от 14.04.2014 N 26Р-АУ "Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти".

1.4. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

Администратор (ответственный секретарь) проекта - сотрудник Администрации, отвечающий за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов.

Архив проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.

Блок мероприятий (суммарная задача) - часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата в проекте.

Внешний проект - проект, реализуемый организациями, осуществляющими свою деятельность на территории городского округа Химки.

Внутренний проект - проект, направленный на достижение целей Администрации/органа Администрации, заказчиком которого является заместитель главы Администрации или руководитель структурного подразделения Администрации.

Декомпозиция - разделение блоков мероприятий проектов на более мелкие и более управляемые компоненты с целью обеспечения эффективного планирования, организации и контроля проекта.

Ответственный исполнитель проекта - должностное лицо Администрации, ответственное за обеспечение проекта материально-техническими и финансовыми ресурсами и его реализацию.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных либо перекрывающихся этапов проекта, количественный и качественный состав которых определяется характером самого проекта и его прикладной областью.

Задачи проекта - декомпозиция цели(ей) проекта с выделением конкретных, измеримых, достижимых, ограниченных во времени частей проекта (задач проекта).

Заинтересованные стороны проекта - должностные лица или структурные подразделения Администрации, а также иные органы местного самоуправления городского округа Химки Московской области (далее - городской округ), организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект, или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Заказчик проекта - должностное лицо Администрации, инициирующее разработку и внедрение проекта.

Запрос на изменение в проекте - документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, плана-графика проекта, сводный план-график проекта). Документ содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

Индивидуальный КПЭ - численный показатель, определяющий индивидуальную эффективность участников проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации.

Индикатор проекта/процесса - см. "Показатель проекта/процесса".

Инструмент - средство практической реализации управленческого решения. Примеры инструментов: коллегиальный орган (аттестационная комиссия), информационная система (система электронного документооборота), документ (штатное расписание).

Интегрированная система мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации, основанных на единых принципах мотивации для всех должностных лиц органа Администрации, как для участников проектов, так и для участников процессов.

Информационная система управления проектами (ИСУП) - информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности.

Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

Контрольное событие (веха) - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: "Утверждено положение о...", "Информационная система запущена в промышленную эксплуатацию".

Ключевые показатели эффективности (КПЭ) - показатели, по которым оценивается эффективность действий, процессов и функций управления.

КПЭ проекта - численный показатель, определяющий эффективность реализации проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа Администрации.

КПЭ блока мероприятий - численный показатель, определяющий эффективность выполнения блока мероприятий проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа Администрации.

Координатор проекта - должностное лицо Администрации, входящее в состав Управления "Проектный офис" и отвечающее за методологическую поддержку проекта, согласование паспорта, плана-графика, сводного плана-графика проекта, контроль исполнения контрольных событий проекта и подготовки администратором отчетности по проекту.

Критерии успеха проекта - совокупность однозначных и ясных показателей (признаков), которые дают возможность судить об успешности выполнения проекта.

Куратор проекта - см. "Ответственный исполнитель проекта".

Мероприятие (работа) - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющий сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: "Определение ключевых показателей...", "Подготовка регламента...".

Модуль информационной системы управления проектами - функциональная составляющая архитектуры информационной системы управления проектами, позволяющая конфигурировать и адаптировать решения под конечных пользователей.

Нормативная методическая база - совокупность законов, нормативных правовых актов и внутренних методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования данных и документации органа Администрации.

Оперативное управление - управление деятельностью органа Администрации в краткосрочной перспективе на период от 1 месяца до 1 года с контролем раз в неделю/месяц.

Операционное управление - управление деятельностью органа Администрации в краткосрочной перспективе на период от 1 дня до 1 месяца с контролем раз в день/неделю.

Организационная поддержка проектной деятельности - административное обеспечение функционирования проектного управления путем создания специализированных проектных ролей, структурных подразделений и коллегиальных органов в рамках организационной структуры органа Администрации.

Орган Администрации - государственное учреждение, обладающее относительной самостоятельностью, структурной организацией, наделенное государственно-властными полномочиями исполнительно-распорядительного характера и действующее в пределах определенной территории.

Организационная структура - структура количественного и качественного состава подразделений органа Администрации, схематически отражающая порядок их взаимодействия между собой и формируемая исходя из объема и содержания задач, решаемых органом Администрации, направленности и интенсивности, сложившихся в органе Администрации информационных и документационных потоков, и с учетом его организационных и материальных возможностей.

Ответственный секретарь проекта - см. "Администратор проекта".

Отчет по проекту - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства.

Паспорт проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации; документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта (приложение N 1 к Положению).

План-график проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий (приложение N 2 к Положению).

Сводный план-график проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий в себя контрольные точки, мероприятия, план финансового обеспечения, план управления проектом, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий (приложение N 3 к Положению).

План контрольных событий - инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания плана-графика проекта.

Показатель (индикатор) проекта/процесса - запланированное по годам количественное значение в проекте или процессе деятельности органа Администрации, отражающее степень достижения цели, измеряемое или рассчитываемое по утвержденным в органе Администрации методикам.

Портфель - совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления достижением целей органа Администрации.

Приоритетный проект - ключевой проект с точки зрения достижения целей органа Администрации, находящийся под непосредственным контролем руководителя органа Администрации.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Управление "Проектный офис" - орган Администрации, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы в Администрации.

Проектно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа Администрации достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на достижение определенной цели. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Процессно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа Администрации достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности).

Работа - см. "Мероприятие".

Рабочая группа - см. "Участники проекта".

Риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

Руководитель блока мероприятий - должностное лицо органа Администрации, отвечающее в рамках реализации проекта за исполнение задач определенного блока мероприятий согласно плану контрольных событий паспорта проекта.

Руководитель проекта - должностное лицо органа Администрации, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом.

Система проектной мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации участников проектов органа Администрации, основанных на оценке эффективности реализации проектов и определении материального и нематериального поощрения участников проектов.

Система управления органа Администрации - набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа Администрации.

Суммарная задача - см. "Блок мероприятий".

Тактическое управление - управление проектами, процессами, контрольными событиями и показателями органа Администрации на среднесрочной перспективе.

Технический администратор ИСУП - должностное лицо органа Администрации, ответственное за обеспечение бесперебойного функционирования ИСУП (серверной и клиентской части), установку ИСУП на рабочих местах пользователей, резервное копирование, профилактические работы на серверах и рабочих станциях, установку обновлений программного обеспечения, введение в действие и поддержку документов по техническому обеспечению деятельности ИСУП и других технические задачи.

Технологическая поддержка проектной деятельности - автоматизация процессов проектной деятельности с целью эффективного достижения результатов проектов.

Управление компетенциями участников проектной деятельности - процесс формирования необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа Администрации и участников проектной деятельности посредством обучения, а также создание проектной культуры в органе Администрации.

Управление мотивацией - формирование мотивации на качественное и своевременное достижение результатов проекта участников проектов, создание основы для кадровых и административных решений, а также обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов.

Управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

Управление процессом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов процессом, направленные на эффективное достижение целей процесса и его непрерывное совершенствование.

Уровень управления - ступень в иерархии управления органа Администрации.

Участники проекта (рабочая группа) - должностные лица или структурные подразделения органа Администрации, а также представители внешних организаций, участвующие в реализации и управлении проектом в соответствии с закрепленными за ними проектными ролями.

Учебный модуль - основная единица иерархии учебного курса, структурированный организационно-методический блок, являющийся определенным фрагментом учебной программы, выделенным с целью структурирования подачи информации по темам.

Функциональный администратор ИСУП - должностное лицо органа Администрации, ответственное за функциональное администрирование информационной системы (настройка справочников, представлений, прав доступа и т.д.), консультирование и обучение пользователей, решение проблем, связанных с функционалом ИСУП, введение в действие и поддержку документов по использованию ИСУП пользователями.

Функциональный проектный офис - блок заместителя руководителя органа Администрации, внедряющего проектное управление и контролирующего его по своему направлению, либо локальный проектный офис, созданный на уровне отдельного крупного проекта.

Этап проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью эффективного управления достижением основного результата выделенной (обособленной) части проекта.

2. Порядок управления проектной деятельностью

2.1. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация приоритетных проектов Администрации осуществляется Управлением "Проектный офис" Администрации.

2.2. Основные процессы при управлении проектами в Администрации состоят из 6 этапов (рис. 1):

1. Инициация проекта.

2. Планирование проекта.

3. Исполнение.

4. Управление изменениями проекта.

5. Контроль проекта.

6. Завершение проекта.

             /----------\                  /----------\

             |Необходимы|-----Да----------|Нужны     |

             |изменения |              /---|изменения?|

             \----------/             Нет  \----------/

                   |                   |          

                                      |         Нет

             /----------------\        |   /-----------\

             |Нужно           |        |   |Проект     |

             |перепланировать?|--\     |   |реализован?|---\

             \----------------/ Нет    |   \-----------/   Да

                   Да            |     |                  |

                                               |        |

/---------\  /------------\  /----------\  /------------\  | /----------\

|Инициация|  |Планирование|  |Исполнение|  |Контроль    |  \|Завершение|

\---------/  \------------/  \----------/  |и управление|    \----------/

                                           |изменениями |

                                           \------------/

Рисунок 1. Основные этапы управления проектами в Администрации

2.3. Инициация проекта.

2.3.1. Целью инициации проекта является назначение руководителя проекта, ответственного исполнителя проекта, определение рабочей группы проекта и утверждение паспорта, сводного плана-графика и плана-графика проекта.

2.3.2. Назначение руководителя проекта и ответственного исполнителя проекта осуществляется на основании решения главы городского округа.

2.3.3. Руководитель проекта согласует разработанный паспорт проекта с:

- заинтересованными сторонами проекта, вовлеченными в его реа