Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в Администрации городского округа Химки Московской области

Приложение N 1
к постановлению администрации
от 18 мая 2017 г. N 393

Положение
об организации проектной деятельности в Администрации городского округа Химки Московской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение распространяется на проектную деятельность в администрации городского округа Химки Московской области (далее - Администрация).

1.2. Настоящее Положение устанавливает основные принципы, процедуры контроля выполнения работ по реализации проектной деятельности, оперативного анализа реализации проекта, выявления отклонений, выработки корректирующих мер и других управленческих решений.

1.3. Положение разработано в соответствии со следующими правовыми актами:

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 25.02.1999 N 39-ФЗ "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений";

- Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании";

- ГОСТ Р ИСО 21500:2015 Руководство по проектному менеджменту;

- ГОСТ Р 1.4-2004 "Стандартизации в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения";

- ГОСТ Р 1.5-2004 "Стандартизации в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения";

- ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом;

- ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов;

- ГОСТ Р 54871-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению программой;

- A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 5 Edition USA, Project Management Institute 2012;

- ISO 10006:2003 "Системы менеджмента качества. Руководящие указания по менеджменту качества проектов", Госстандарт России, 2004;

- распоряжением Минэкономразвития России от 14.04.2014 N 26Р-АУ "Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти".

1.4. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

Администратор (ответственный секретарь) проекта - сотрудник Администрации, отвечающий за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов.

Архив проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.

Блок мероприятий (суммарная задача) - часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата в проекте.

Внешний проект - проект, реализуемый организациями, осуществляющими свою деятельность на территории городского округа Химки.

Внутренний проект - проект, направленный на достижение целей Администрации/органа Администрации, заказчиком которого является заместитель главы Администрации или руководитель структурного подразделения Администрации.

Декомпозиция - разделение блоков мероприятий проектов на более мелкие и более управляемые компоненты с целью обеспечения эффективного планирования, организации и контроля проекта.

Ответственный исполнитель проекта - должностное лицо Администрации, ответственное за обеспечение проекта материально-техническими и финансовыми ресурсами и его реализацию.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных либо перекрывающихся этапов проекта, количественный и качественный состав которых определяется характером самого проекта и его прикладной областью.

Задачи проекта - декомпозиция цели(ей) проекта с выделением конкретных, измеримых, достижимых, ограниченных во времени частей проекта (задач проекта).

Заинтересованные стороны проекта - должностные лица или структурные подразделения Администрации, а также иные органы местного самоуправления городского округа Химки Московской области (далее - городской округ), организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект, или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Заказчик проекта - должностное лицо Администрации, инициирующее разработку и внедрение проекта.

Запрос на изменение в проекте - документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, плана-графика проекта, сводный план-график проекта). Документ содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

Индивидуальный КПЭ - численный показатель, определяющий индивидуальную эффективность участников проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации.

Индикатор проекта/процесса - см. "Показатель проекта/процесса".

Инструмент - средство практической реализации управленческого решения. Примеры инструментов: коллегиальный орган (аттестационная комиссия), информационная система (система электронного документооборота), документ (штатное расписание).

Интегрированная система мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации, основанных на единых принципах мотивации для всех должностных лиц органа Администрации, как для участников проектов, так и для участников процессов.

Информационная система управления проектами (ИСУП) - информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности.

Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

Контрольное событие (веха) - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: "Утверждено положение о...", "Информационная система запущена в промышленную эксплуатацию".

Ключевые показатели эффективности (КПЭ) - показатели, по которым оценивается эффективность действий, процессов и функций управления.

КПЭ проекта - численный показатель, определяющий эффективность реализации проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа Администрации.

КПЭ блока мероприятий - численный показатель, определяющий эффективность выполнения блока мероприятий проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа Администрации.

Координатор проекта - должностное лицо Администрации, входящее в состав Управления "Проектный офис" и отвечающее за методологическую поддержку проекта, согласование паспорта, плана-графика, сводного плана-графика проекта, контроль исполнения контрольных событий проекта и подготовки администратором отчетности по проекту.

Критерии успеха проекта - совокупность однозначных и ясных показателей (признаков), которые дают возможность судить об успешности выполнения проекта.

Куратор проекта - см. "Ответственный исполнитель проекта".

Мероприятие (работа) - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющий сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: "Определение ключевых показателей...", "Подготовка регламента...".

Модуль информационной системы управления проектами - функциональная составляющая архитектуры информационной системы управления проектами, позволяющая конфигурировать и адаптировать решения под конечных пользователей.

Нормативная методическая база - совокупность законов, нормативных правовых актов и внутренних методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования данных и документации органа Администрации.

Оперативное управление - управление деятельностью органа Администрации в краткосрочной перспективе на период от 1 месяца до 1 года с контролем раз в неделю/месяц.

Операционное управление - управление деятельностью органа Администрации в краткосрочной перспективе на период от 1 дня до 1 месяца с контролем раз в день/неделю.

Организационная поддержка проектной деятельности - административное обеспечение функционирования проектного управления путем создания специализированных проектных ролей, структурных подразделений и коллегиальных органов в рамках организационной структуры органа Администрации.

Орган Администрации - государственное учреждение, обладающее относительной самостоятельностью, структурной организацией, наделенное государственно-властными полномочиями исполнительно-распорядительного характера и действующее в пределах определенной территории.

Организационная структура - структура количественного и качественного состава подразделений органа Администрации, схематически отражающая порядок их взаимодействия между собой и формируемая исходя из объема и содержания задач, решаемых органом Администрации, направленности и интенсивности, сложившихся в органе Администрации информационных и документационных потоков, и с учетом его организационных и материальных возможностей.

Ответственный секретарь проекта - см. "Администратор проекта".

Отчет по проекту - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства.

Паспорт проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации; документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта (приложение N 1 к Положению).

План-график проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий (приложение N 2 к Положению).

Сводный план-график проекта - инструмент проектного управления в органе Администрации, включающий в себя контрольные точки, мероприятия, план финансового обеспечения, план управления проектом, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий (приложение N 3 к Положению).

План контрольных событий - инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания плана-графика проекта.

Показатель (индикатор) проекта/процесса - запланированное по годам количественное значение в проекте или процессе деятельности органа Администрации, отражающее степень достижения цели, измеряемое или рассчитываемое по утвержденным в органе Администрации методикам.

Портфель - совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления достижением целей органа Администрации.

Приоритетный проект - ключевой проект с точки зрения достижения целей органа Администрации, находящийся под непосредственным контролем руководителя органа Администрации.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Управление "Проектный офис" - орган Администрации, организующий планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы в Администрации.

Проектно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа Администрации достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на достижение определенной цели. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Процессно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа Администрации достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности).

Работа - см. "Мероприятие".

Рабочая группа - см. "Участники проекта".

Риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

Руководитель блока мероприятий - должностное лицо органа Администрации, отвечающее в рамках реализации проекта за исполнение задач определенного блока мероприятий согласно плану контрольных событий паспорта проекта.

Руководитель проекта - должностное лицо органа Администрации, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом.

Система проектной мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации участников проектов органа Администрации, основанных на оценке эффективности реализации проектов и определении материального и нематериального поощрения участников проектов.

Система управления органа Администрации - набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа Администрации.

Суммарная задача - см. "Блок мероприятий".

Тактическое управление - управление проектами, процессами, контрольными событиями и показателями органа Администрации на среднесрочной перспективе.

Технический администратор ИСУП - должностное лицо органа Администрации, ответственное за обеспечение бесперебойного функционирования ИСУП (серверной и клиентской части), установку ИСУП на рабочих местах пользователей, резервное копирование, профилактические работы на серверах и рабочих станциях, установку обновлений программного обеспечения, введение в действие и поддержку документов по техническому обеспечению деятельности ИСУП и других технические задачи.

Технологическая поддержка проектной деятельности - автоматизация процессов проектной деятельности с целью эффективного достижения результатов проектов.

Управление компетенциями участников проектной деятельности - процесс формирования необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа Администрации и участников проектной деятельности посредством обучения, а также создание проектной культуры в органе Администрации.

Управление мотивацией - формирование мотивации на качественное и своевременное достижение результатов проекта участников проектов, создание основы для кадровых и административных решений, а также обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов.

Управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

Управление процессом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов процессом, направленные на эффективное достижение целей процесса и его непрерывное совершенствование.

Уровень управления - ступень в иерархии управления органа Администрации.

Участники проекта (рабочая группа) - должностные лица или структурные подразделения органа Администрации, а также представители внешних организаций, участвующие в реализации и управлении проектом в соответствии с закрепленными за ними проектными ролями.

Учебный модуль - основная единица иерархии учебного курса, структурированный организационно-методический блок, являющийся определенным фрагментом учебной программы, выделенным с целью структурирования подачи информации по темам.

Функциональный администратор ИСУП - должностное лицо органа Администрации, ответственное за функциональное администрирование информационной системы (настройка справочников, представлений, прав доступа и т.д.), консультирование и обучение пользователей, решение проблем, связанных с функционалом ИСУП, введение в действие и поддержку документов по использованию ИСУП пользователями.

Функциональный проектный офис - блок заместителя руководителя органа Администрации, внедряющего проектное управление и контролирующего его по своему направлению, либо локальный проектный офис, созданный на уровне отдельного крупного проекта.

Этап проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью эффективного управления достижением основного результата выделенной (обособленной) части проекта.

2. Порядок управления проектной деятельностью

2.1. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация приоритетных проектов Администрации осуществляется Управлением "Проектный офис" Администрации.

2.2. Основные процессы при управлении проектами в Администрации состоят из 6 этапов (рис. 1):

1. Инициация проекта.

2. Планирование проекта.

3. Исполнение.

4. Управление изменениями проекта.

5. Контроль проекта.

6. Завершение проекта.

             /----------\                  /----------\

             |Необходимы|-----Да----------|Нужны     |

             |изменения |              /---|изменения?|

             \----------/             Нет  \----------/

                   |                   |          

                                      |         Нет

             /----------------\        |   /-----------\

             |Нужно           |        |   |Проект     |

             |перепланировать?|--\     |   |реализован?|---\

             \----------------/ Нет    |   \-----------/   Да

                   Да            |     |                  |

                                               |        |

/---------\  /------------\  /----------\  /------------\  | /----------\

|Инициация|  |Планирование|  |Исполнение|  |Контроль    |  \|Завершение|

\---------/  \------------/  \----------/  |и управление|    \----------/

                                           |изменениями |

                                           \------------/

Рисунок 1. Основные этапы управления проектами в Администрации

2.3. Инициация проекта.

2.3.1. Целью инициации проекта является назначение руководителя проекта, ответственного исполнителя проекта, определение рабочей группы проекта и утверждение паспорта, сводного плана-графика и плана-графика проекта.

2.3.2. Назначение руководителя проекта и ответственного исполнителя проекта осуществляется на основании решения главы городского округа.

2.3.3. Руководитель проекта согласует разработанный паспорт проекта с:

- заинтересованными сторонами проекта, вовлеченными в его реализацию;

- руководителем Проектного офиса (в случае приоритетного проекта);

- ответственным исполнителем проекта;

- заказчиком проекта.

2.3.4. Проект, попадающий в категорию приоритетных, разработанный и согласованный в соответствии с настоящим Положением, рассматривается Управлением "Проектный офис".

2.3.5. Проект, попадающий в категорию внутренних, разработанный и согласованный в соответствии с настоящим Положением, рассматривается на совещании у первого заместителя главы Администрации при участии руководителя проекта, ответственного исполнителя проекта и иных заинтересованных сторон проекта и утверждается распоряжением Администрации. Копия утвержденного паспорта, сводного плана-графика, плана-графика внутреннего проекта направляется для учета в Управление "Проектный офис".

2.3.6. Решение об утверждении проекта должно включать:

- наименование проекта;

- срок реализации проекта;

- состав рабочей группы по реализации проекта.

2.4. Планирование проекта.

2.4.1. Планирование проекта Администрации осуществляется руководителем проекта, ответственным исполнителем проекта и привлеченными им участниками проекта путем детализации утвержденного плана контрольных событий проекта и составления плана-графика. Указанный план-график составляется с использованием информационной системы управления проектами Администрации.

2.4.2. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение достаточного (на основании экспертного мнения руководителя проекта и координатора проекта) количества мероприятий и контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год), этапы проекта, весь проект.

2.4.3. План-график проекта согласуется:

- участниками проекта;

- руководителем проекта;

- ответственным исполнителем проекта;

- заказчиком проекта.

2.4.4. Согласованный план-график проекта утверждается главой городского округа.

2.5. Исполнение проекта.

2.5.1. Исполнение проекта осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденными паспортом проекта, сводным планом-графиком, планом-графиком проекта. Участники проекта реализуют запланированные мероприятия и достигают контрольные события, при этом своевременно эскалируют руководству возникающие проблемы и риски посредством формирования отчетов. Руководители блоков мероприятий в рамках выделенных зон ответственностей обеспечивают своевременность и качество реализации мероприятий и достижения контрольных событий. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

2.6. Управление изменениями проекта.

2.6.1. Участник проекта имеет право предложить руководителю проекта внести формализованный запрос на изменение в паспорт проекта, план контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, план-график проекта.

2.6.2. Руководитель проекта проводит анализ предложенных изменений, обсуждение их с ответственным исполнителем.

2.6.3. Пересмотр и внесение изменений в паспорт проекта, план контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, план-график проекта осуществляются в порядке, предусмотренном для их утверждения.

2.7. Контроль проекта.

2.7.1. Не позднее 3 (трех) рабочих дней после издания документа об утверждении проекта руководитель проекта совместно с ответственным исполнителем проекта организуют совещание со всеми участниками проекта, на котором проводят первичный инструктаж по ведению периодической отчетности по проекту, фиксируют отчетные периоды (не реже 1 раза в месяц) и формы отчетности, а также определяют порядок использования при формировании отчетности информационных систем, в частности ИСУП.

2.7.2. Датой предоставления отчета является последний рабочий день отчетного периода (неделя, месяц). По запросу руководителя проекта допускается подготовка отчета на произвольную дату по запросу.

2.7.3. В день предоставления отчета в течение 1 рабочего дня участник проекта в своей части с использованием ИСУП или канала связи, установленного внутренними положениями Администрации, предоставляет информацию о фактическом достижении контрольных событий за отчетный период, прогноз прохождения запланированных контрольных событий на ближайшие 2 отчетных периода, а также сведения о рисках, проблемах, достигнутых и планируемых результатах проекта, не вошедших в утвержденный план-график проекта.

2.7.4. В течение 1 рабочего дня с момента получения отчета от участников проекта администратор проекта подготавливает отчет о статусе проекта и направляет его руководителю проекта.

2.7.5. В течение 1 рабочего дня после предоставления отчета администратором проекта руководитель проекта утверждает отчет о статусе проекта.

2.7.6. Утвержденный руководителем проекта отчет о статусе проекта направляется заказчику проекта. По решению руководителя проекта отчет о статусе проекта может рассматриваться на совещаниях рабочей группы проекта.

2.8. Завершение проекта.

2.8.1. В случае возникновения неустранимых условий во время реализации проекта, при которых проект не может продолжаться, руководитель проекта инициирует процедуру прекращения или приостановления проекта.

2.8.2. Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

2.8.3. Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

2.8.4. Для проектов, попадающий в категорию приоритетных, после получения указания о прекращении или приостановлении проекта руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта и согласует его с заказчиком проекта.

2.8.5. Для проектов, попадающих в категорию внутренних, после получения указания о прекращении или приостановлении проекта руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта и направляет его ответственному исполнителю проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления главе городского округа.

2.8.6. Взаимодействие с внешними подрядчиками на этапе прекращения или приостановления проекта регулируется иными нормативной методической базой органа Администрации.

2.8.7. По итогам достижения цели (целей) проекта в соответствии с утвержденными проектными документами руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

2.8.8. Для проектов, попадающий в категорию приоритетных, руководитель проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта ответственному исполнителю проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления главе городского округа.

2.8.9. Для проектов, попадающий в категорию внутренних, руководитель проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта ответственному исполнителю проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления заместителю главы Администрации по курируемому направлению.

3. Основные задачи управления проектной деятельностью

3.1. Координацию, методологическую поддержку, формирование проектной деятельности осуществляет Управление "Проектный офис" Администрации, основными задачами которого являются:

- разработка и совершенствование методологии управления проектами;

- аудит применения методологии управления проектами;

- организация повышения квалификации в области управления проектами;

- поддержка информационной системы управления проектами;

- помощь в решении сложных проблем;

- формирование предложений по портфелю проектов.

3.2. Система управления проектами Администрации представляет собой совокупность последовательно реализуемых этапов, которые направлены на обеспечение идентичности подходов, минимизации ошибок и соблюдение неизменно высокого уровня качества управления проектами Администрации вне зависимости от назначенных должностных лиц на ключевые роли проектов.

3.3. Для конкретного проекта могут быть разработаны рабочие инструкции и регламенты, учитывающие специфику и содержание проекта, и содержащие распределение полномочий и ответственности конкретных сотрудников Администрации.