Приложение 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве строительного комплекса Московской области

Приложение 1

к распоряжению Министерства

строительного комплекса

Московской области

от 28.11.2017 N 435

Правила
обработки персональных данных в Министерстве строительного комплекса Московской области

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве строительного комплекса Московской области (далее - Министерство) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации и законодательства Московской области в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве.

3. Правила обработки персональных данных в Министерстве (далее - Правила) определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

5. Субъектами персональных данных являются государственные гражданские служащие Московской области, замещающие должности государственной гражданской службы Московской области в Министерстве (далее - гражданские служащие Министерства), работники, занимающие должности, не относящихся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области в Министерстве (далее - работники Министерства), руководители подведомственных Министерству организаций, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей в Министерстве, вакантных должностей руководителей подведомственных организаций.

6. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных Правилами и законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

7. Персональные данные и биометрические персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 5 Правил, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Министерства, работников Министерства и руководителей подведомственных организаций и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации и Московской области условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

8. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных субъектов персональных данных, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

9. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей подведомственных организаций и граждан, претендующих на замещение указанных должностей).

10. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области о государственной гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

11. В случаях, предусмотренных пунктом 10 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

12. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется Управлением государственной гражданской службы, кадров и мобилизационной подготовки Министерства (далее - кадровая служба), Управлением исполнения бюджета, администрирования доходов бюджета, бюджетного учета и отчетности Министерства, Управлением информационно-аналитического обеспечения Министерства и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

13. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в кадровую службу);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы Министерства, используемые структурными подразделениями Министерства, указанными в п. 12 Правил.

14. В случае возникновения получения персональных данных гражданских служащих Министерства, работников Министерства, руководителей подведомственных организаций у третьей стороны, следует известить об этом гражданских служащих Министерства, работников Министерства, руководителей подведомственных организаций, заранее получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

15. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего Министерства, работника Министерства и руководителя подведомственной организации персональные данные, не предусмотренные Перечнем персональных данных, обрабатываемых в Министерстве, в связи с реализацией служебных и трудовых отношений, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

16. При сборе персональных данных должностные лица структурных подразделений Министерства, указанных в пункте 12 Правил, осуществляющие сбор (получение) персональных данных, обязаны разъяснить субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

17. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

III. Сроки обработки и хранения персональных данных

18. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных субъектов персональных данных:

1) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях Министерства (о приеме, о перемещении, об увольнении), подлежат хранению в кадровой службе в течение 75 лет;

2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках гражданских служащих Министерства, работников Министерства, руководителей подведомственных организаций, хранятся в кадровой службе в течение 75 лет;

3) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях Министерства по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение чинов, изменение фамилии, поощрения, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, отпуска без сохранения заработной платы) подлежат хранению в кадровой службе в течение 75 лет;

4) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях Министерства по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением), подлежат хранению в кадровой службе в течение 5 лет с последующим уничтожением;

5) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях Министерства о дисциплинарных взысканиях, подлежат хранению в кадровой службе в течение 5 лет с последующим уничтожением;

6) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях Министерства о командировании, подлежат хранению в кадровой службе в течение 5 лет с последующим уничтожением.

19. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

20. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных Правилами.

21. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.