VI. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства

VI. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства

6.1.1. Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляется государственными гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях Министерства ведется в СЭД.

Организация прохождения внутренних документов (служебных записок, докладных записок и др.), передача подготовленной информации от исполнителей к ответственному исполнителю по документу осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

6.1.2. Зарегистрированные отделом документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя передаются ответственным за делопроизводство под роспись в журнале передачи (реестре).

Государственные гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства у первого заместителя Министра, заместителей Министра, в структурных подразделениях, забирают документы из Отдела в течение дня с 09.00 до 18.00 и передают их на исполнение государственным гражданским служащим структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства или непосредственным исполнителям под роспись в журнале передачи (реестре).

Документы с пометкой "Срочно" передаются ответственным за делопроизводство незамедлительно.

6.1.3. Первый заместитель Министра, заместители Министра, руководители структурных подразделений Министерства организуют работу с поступившими документами, перенаправляют их на исполнение непосредственным исполнителям через государственных гражданских служащих, ответственных за делопроизводство, с обязательным занесением резолюции в программу СЭД, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

6.1.4. Подготовленный ответ вместе с исполняемым документом передается на подпись Министру или исполняющему обязанности Министра через Отдел.

Подписанный ответ вместе с исполненным документом передается исполнителем или государственным гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для регистрации и отправки в Отдел.

Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

6.1.5. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений.

Использование этого штампа при оформлении остальных документов допускается только по согласованию с Министром.

6.1.6. После завершения работы над документом исполнитель или государственный гражданский служащий ответственный за делопроизводство, должен внести отчет об исполнении поручения в программу СЭД.

Например: "Вопрос рассмотрен, ответ дан - N, число", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Проведено совещание (рабочая встреча). Письменный ответ не требуется", "Вопрос рассмотрен. Доложено (указать, кому и форму доклада при отсутствии служебных и докладных записок - "устно")", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

6.1.7. При продлении срока исполнения контрольного поручения Правительства Московской области необходимо подготовить письмо в адрес Правительства Московской области с информацией об уже проделанной работе, указать причины неисполнения поручения в срок и об отсрочке срока исполнения. Срок исполнения поручения может быть продлен не более, чем на 15 календарных дней, в некоторых случаях индивидуально.

6.1.8. Если вопрос в документе, поступившем из Правительства Московской области не относится к компетенции Министерства, его необходимо перенаправить в соответствующий орган исполнительной власти Московской области по принадлежности вопроса или вернуть документ в Правительство Московской области с сопроводительным письмом о необходимости переадресации документа с продлением срока исполнения на то количество дней, которое прошло с момента (даты) регистрации в Министерстве.

6.1.9. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.10. Формирование и ведение дел в структурных подразделениях Министерства осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе 13 настоящей Инструкции.

6.1.11. Государственные гражданские служащие Отдела, ответственные за делопроизводство, осуществляют контроль за сроками и ходом исполнения документов, поступивших на рассмотрение в структурные подразделения.

6.1.12. При работе с документами в структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- государственные гражданские служащие Министерства несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Об утрате документов государственный гражданский служащий, обнаруживший факт такой утраты, немедленно докладывает руководителю структурного подразделения, который сообщает о случившемся в Управление по обеспечению деятельности министерства. При утрате государственным гражданским служащим служебного документа составляется акт при участии руководителя структурного подразделения, где работает государственный гражданский служащий, потерявший документ. Назначается служебное расследование.

Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у государственного гражданского служащего.

Не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

Документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя структурного подразделения временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение N 9).

При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) государственный гражданский служащий должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности государственной гражданской службы обязан сдать все числящиеся за ним документы лицу, ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении Министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

6.2. Порядок прохождения внутренних документов

6.2.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.2.2. Во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа, например: "предлагаю...", "прошу...", "считаю целесообразным...".

6.2.3. Внутренняя переписка ведется на стандартных листах формата А4 без использования бланков с символикой Московской области или в СЭД.

6.3. Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных (тиражированных) экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.