VI. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства

VI. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства

6.1.1. Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляется государственными гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях Министерства ведется в СЭД.

Организация прохождения внутренних документов (служебных записок, докладных записок и др.), передача подготовленной информации от исполнителей к ответственному исполнителю по документу осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

6.1.2. Зарегистрированные отделом документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя передаются ответственным за делопроизводство под роспись в журнале передачи (реестре).

Государственные гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства у первого заместителя Министра, заместителей Министра, в структурных подразделениях, забирают документы из Отдела в течение дня с 09.00 до 18.00 и передают их на исполнение государственным гражданским служащим структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства или непосредственным исполнителям под роспись в журнале передачи (реестре).

Документы с пометкой "Срочно" передаются ответственным за делопроизводство незамедлительно.

6.1.3. Первый заместитель Министра, заместители Министра, руководители структурных подразделений Министерства организуют работу с поступившими документами, перенаправляют их на исполнение непосредственным исполнителям через государственных гражданских служащих, ответственных за делопроизводство, с обязательным занесением резолюции в программу СЭД, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

6.1.4. Подготовленный ответ вместе с исполняемым документом передается на подпись Министру или исполняющему обязанности Министра через Отдел.

Подписанный ответ вместе с исполненным документом передается исполнителем или государственным гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для регистрации и отправки в Отдел.

Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

6.1.5. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений.

Использование этого штампа при оформлении остальных документов допускается только по согласованию с Министром.

6.1.6. После завершения работы над документом исполнитель или государственный гражданский служащий ответственный за делопроизводство, должен внести отчет об исполнении поручения в программу СЭД.

Например: "Вопрос рассмотрен, ответ дан - N, число", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Проведено совещание (рабочая встреча). Письменный ответ не требуется", "Вопрос рассмотрен. Доложено (указать, кому и форму доклада при отсутствии служебных и докладных записок - "устно")", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

6.1.7. При продлении срока исполнения контрольного поручения Правительства Московской области необходимо подготовить письмо в адрес Правительства Московской области с информацией об уже проделанной работе, указать причины неисполнения поручения в срок и об отсрочке срока исполнения. Срок исполнения поручения может быть продлен не более, чем на 15 календарных дней, в некоторых случаях индивидуально.

6.1.8. Если вопрос в документе, поступившем из Правительства Московской области не относится к компетенции Министерства, его необходимо перенаправить в соответствующий орган исполнительной власти Московской области по принадлежности вопроса или вернуть документ в Правительство Московской области с сопроводительным письмом о необходимости переадресации документа с продлением срока исполнения на то количество дней, которое прошло с момента (даты) регистрации в Министерстве.

6.1.9. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.10. Формирование и ведение дел в структурных подразделениях Министерства осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе 13 настоящей Инструкции.

6.1.11. Государственные гражданские служащие Отдела, ответственные за делопроизводство, осуществляют контроль за сроками и ходом исполнения документов, поступивших на рассмотрение в структурные подразделения.

6.1.12. При работе с документами в структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- государственные гражданские служащие Министерства несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Об утрате документов государственный гражданский служащий, обнаруживший факт такой утраты, немедленно докладывает руководителю структурного подразделения, который сообщает о случившемся в Управление по обеспечению деятельности министерст